fbpx

ฟีเจอร์สำคัญที่ควรมองหาในระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) มีอะไรบ้าง?

ฟีเจอร์สำคัญที่ควรมองหาในระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) มีอะไรบ้าง?

ในโลกดิจิทัลที่หมุนไปเร็วอย่างปัจจุบันนี้ ทุกธุรกิจต้องมองหาจุดได้เปรียบเพื่อการแข่งขันให้มากขึ้นกว่าเดิม และระบบจัดการเอกสารทุกชนิดก็มีส่วนช่วยเพิ่มความได้เปรียบให้กับทุกบริษัทได้ ไม่ว่าจะเป็นในด้าน Productivity, efficiency, multiple tasks capability วันนี้เราจึงมาแนะนำฟีเจอร์ที่ควรมาพร้อมกับระบบจัดการเอกสาร หรือที่เราเรียกว่า EDMS (Electronics Document Management System) กัน

Choosing EDMS

เป็นที่ทราบกันดีว่าเราเสียเวลาอันมีค่าไปกับการจัดการเอกสารต่าง ๆ ทั้งการจัดเก็บเอกสาร การใช้งาน โดยเฉพาะการใช้งานเอกสารให้ถูกเวอร์ชั่น การค้นหาเอกสาร การไฟล์ลิ่งเอกสารอย่างเป็นระบบ ฯลฯ ดังนั้นระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) จึงเป็นทางออกให้กับปัญหาเอกสารที่ยุ่งเหยิง ที่ต้องใช้เวลาเป็นวัน ๆ สำหรับการจัดการ ดังนั้นเมื่อต้องเลือกระบบจัดการเอกสารมาปรับใช้ มีฟีเจอร์ไหนบ้างที่คุณควรมองหา มาดูกันครับ

1. สามารถจัดการเอกสารในแบบอัตโนมัติ
ระบบ EDMS ควรมีระบบอัตโนมัติเป็นมาตรฐาน หรืออย่างน้อยควรมีฟังก์ชั่นดังนี้
–  จัดการและจัดเก็บไฟล์แบบอัตโนมัติเมื่อมีการ upload หรือ import เข้าระบบ
–  สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
–  ระบบสามารถจับข้อมูลที่สำคัญจากไฟล์และนำไปจัดเป็นหมวดหมู่ได้

2. มีความปลอดภัย และกำหนดสิทธิ์ในการจัดการได้
ระบบจัดการเอกสารควรช่วยเหลือคุณในการควบคุมการเข้าถึงเอกสารและข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ได้ ระบบ EDMS จึงควรมีฟังก์ชั่นกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารบางชนิดสำหรับพนักงานไม่ว่าจะเป็น กำหนดตามแผนก ตามบุคคล หรือตามโครงการ เป็นต้น

3. Metadata Capture
ระบบ EDMS ควรมีฟีเจอร์ในการเก็บ Metadata ซึ่งเป็นรายละเอียดพื้นฐานของไฟล์นั้น ๆ และมีประโยชน์ในการยืนยันเอกสาร ดังนั้นฟีเจอร์ Metadata Capture นี้จะตัวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงานโดยรวมได้อย่างไม่ต้องสงสัย

บทสรุป
การนำระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาปรับใช้ในองค์กร ถือเป็นหนึ่งในกลยุทธ์หลักที่ควรพิจารณาในยุค Digitalization นี้ ฟังก์ชั่นพื้นฐานที่ดีของระบบ EDMS จะช่วยให้องค์กรของคุณสามารถจัดการกับเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ ประหยัดเวลา และทำงานอย่างชาญฉลาด

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจากดิทโต้และซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0-2517-5555 หรือ Email: marketing@dittothailand.com

ขอบคุณแหล่งที่มา https://amagno.co.uk/