รู้จักการทำงานแบบ Paperless แนวคิดยุคใหม่ที่ทุกองค์กรควรปรับใช้งาน
March 15, 2024
การทำธุรกิจในยุคนี้จำเป็นต้องก้าวให้ทันโลก การพัฒนาองค์กรที่เคยใช้ระบบเอกสารที่ยุ่งยาก ล่าช้า มีปัญหาจุกจิก จึงเป็นหนึ่งในเรื่องที่หลายองค์กรทั่วโลกให้ความสนใจ เพราะนอกจากจะลดปัญหาการสืบค้นเอกสารเพื่อนำมาใช้แล้ว ยังช่วยลดการใช้กระดาษโดยสิ้นเปลือง ลดปริมาณขยะในสำนักงาน และช่วยลดปริมาณการตัดต้นไม้เพื่อนำมาผลิตกระดาษ เป็นส่วนหนึ่งในการสร้างสภาพแวดล้อมที่เป็นมิตรต่อโลกอีกด้วย ระบบเอกสารไร้กระดาษ หรือ Paperless เป็นระบบที่ช่วยให้การใช้งานเอกสารมีความง่ายดาย รวดเร็ว ช่วยให้การทำงานภายในองค์กรมีประสิทธิภาพ หากองค์กรไหนที่อยากปรับมาใช้ระบบ Paperless ก็ยังไม่สายเกินไป เราจะมาเจาะลึกว่า Paperless คืออะไร และมีประโยชน์อย่างไรไปพร้อม ๆ กันในบทความนี้ ทำความรู้จัก Paperless คืออะไร Paperless คือ ระบบที่เข้ามาช่วยดำเนินงานเกี่ยวกับเอกสาร และจัดการข้อมูลในองค์กรโดยไม่พึ่งพาการใช้กระดาษ แต่อาจจะใช้กระดาษเฉพาะในกรณีที่จำเป็นเท่านั้น องค์กรที่ใช้ระบบ Paperless จะใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือดิจิทัลในการสร้างเอกสารและจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ แทนวิธีพิมพ์เอกสารหรือเก็บข้อมูลในรูปแบบกระดาษนั่นเอง ยกตัวอย่างองค์กรที่ใช้ระบบ Paperless เช่น กรมศุลกากร และโรงพยาบาล ถึงแม้ระบบ Paperless จะไม่ใช่แนวคิดที่แปลกใหม่ แต่ก็ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าหลากหลายองค์กรก็ต่างหันมาจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เพราะมีความเหมาะสมกับวิถีชีวิตของมนุษย์ในปัจจุบันที่อาจมีการทำงานแบบ Work from Home หรือนักเรียนที่ต้องเรียนออนไลน์นั่นเอง ระบบ Paperless มีข้อดีอย่างไร การเปลี่ยนมาจัดการเอกสารด้วยระบบ... read more