ข้อมูลคือหัวใจสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจ หากข้อมูลหายไปก็อาจส่งผลกระทบต่อรายได้ และความน่าเชื่อถือขององค์กรได้ ไม่ว่าจะเกิดจากอุบัติเหตุ อุปกรณ์เสื่อมสภาพ หรือแม้แต่การโจมตีทางไซเบอร์ที่ทวีความรุนแรงขึ้นทุกวัน ดังนั้น การเตรียมความพร้อม และหาวิธีป้องกันจึงเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรไม่อาจละเลยได้เลย บทความนี้ เราจะพาทุกคนไปทำความรู้จักกับการสำรองข้อมูลกันว่า มีความสำคัญอย่างไร และเราจะปกป้องข้อมูลอันมีค่าขององค์กรได้อย่างไรบ้าง
Backup คืออะไร
Backup คือการคัดลอกหรือทำสำเนาข้อมูล (Copy) จากต้นฉบับ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เอกสาร รูปภาพ ฐานข้อมูล หรือแม้กระทั่งระบบปฏิบัติการ นำไปจัดเก็บไว้อีกแหล่งหนึ่งที่ปลอดภัย เช่น ฮาร์ดดิสก์ภายนอก เซิร์ฟเวอร์สำรอง หรือระบบคลาวด์ (Cloud) เพื่อให้มั่นใจว่าหากวันใดวันหนึ่งข้อมูลต้นฉบับเกิดความเสียหาย สูญหาย หรือถูกโจรกรรม องค์กรจะยังมีข้อมูลสำรองที่สามารถนำกลับมาใช้งานต่อได้ทันทีโดยไม่สะดุด
การ Backup ข้อมูลมีกี่ประเภท?
ก่อนที่จะเริ่มวางแผน เราควรทราบก่อนว่าการแบ็กอัปข้อมูลนั้นไม่ได้มีเพียงแค่วิธีเดียว แต่ถูกแบ่งออกตามรูปแบบการทำงาน เพื่อให้เหมาะสมกับขนาดข้อมูลและเวลาที่องค์กรมี โดยหลัก ๆ จะมีด้วยกัน 3 ประเภท ดังนี้
1. Full Backup
Full Backup คือการสำรองข้อมูลแบบเต็มรูปแบบ โดยคัดลอกข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ในระบบไปเก็บไว้ ข้อดี คือเมื่อต้องการกู้คืนข้อมูลจะทำได้ง่าย และได้ข้อมูลที่ครบถ้วนที่สุด แต่ข้อเสีย คือต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บมาก และอาจใช้เวลาในการแบ็กอัปค่อนข้างนาน จึงมักนิยมทำเพียงสัปดาห์ละครั้ง หรือเดือนละครั้ง
2. Incremental Backup
Incremental Backup คือการสำรองข้อมูลเฉพาะส่วนที่เปลี่ยนแปลง หรือเพิ่มขึ้นใหม่จากการ Backup ครั้งล่าสุด วิธีนี้มีข้อดี คือใช้เวลา และพื้นที่จัดเก็บน้อยมาก สามารถทำได้ทุกวัน แต่ข้อเสีย คือเมื่อต้องการกู้คืนไฟล์ จะต้องใช้เวลานาน
3. Differential Backup
Differential Backup คือการสำรองข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงจาก Full Backup ครั้งล่าสุดเท่านั้น วิธีนี้จะใช้เวลาและพื้นที่มากกว่า Incremental แต่เมื่อถึงเวลากู้คืนข้อมูล จะทำได้รวดเร็วกว่า เพราะต้องการเพียงแค่ไฟล์จาก Full Backup ครั้งล่าสุด และไฟล์ Differential Backup ล่าสุดเท่านั้น
ประโยชน์ของการ Backup ข้อมูล
การสำรองข้อมูลไม่ใช่แค่ทางเลือก แต่เป็นทางรอดของธุรกิจในปัจจุบัน ลองมาดูกันว่า การเตรียมพร้อมในเรื่องนี้ จะส่งผลดีต่อองค์กรของคุณอย่างไรบ้าง
- ป้องกันข้อมูลสูญหายจากเหตุไม่คาดคิด ไม่ว่าจะเป็นภัยธรรมชาติ ไฟไหม้ น้ำท่วม หรือฮาร์ดแวร์พังกะทันหัน ข้อมูลของคุณก็จะยังปลอดภัยอยู่ในที่จัดเก็บสำรอง
- ป้องกันภัยคุกคามทางไซเบอร์ หากองค์กรโดนโจมตีด้วย Ransomware การมีข้อมูลสำรองที่แยกเก็บไว้อย่างปลอดภัยจะช่วยให้คุณกู้คืนระบบได้โดยไม่ต้องจ่ายเงินค่าไถ่
- กู้คืนไฟล์กลับมาได้ หมดปัญหาเรื่องพนักงานเผลอลบไฟล์สำคัญโดยไม่ได้ตั้งใจ เพราะคุณสามารถดึงไฟล์จากระบบสำรองกลับมาใช้งานได้เสมอ
- ช่วยให้ธุรกิจดำเนินได้อย่างต่อเนื่อง ลดระยะเวลา Downtime ของระบบ หากเกิดปัญหา องค์กรสามารถกู้คืนข้อมูล และกลับมาให้บริการลูกค้าต่อได้อย่างรวดเร็ว
- ย้อนกลับไปใช้ข้อมูลเวอร์ชันเก่า ในกรณีที่ไฟล์ถูกแก้ไขจนเกิดข้อผิดพลาด การสำรองข้อมูลเป็นประจำจะช่วยให้คุณสามารถดึงไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้ากลับมาใช้งานได้
- สร้างความน่าเชื่อถือให้แก่องค์กร องค์กรที่มีมาตรฐานการจัดการ และรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ย่อมได้รับความไว้วางใจจากลูกค้าและพาร์ตเนอร์ทางธุรกิจมากกว่า
Backup กับการเก็บไฟล์ทั่วไปต่างกันอย่างไร
หลายคนมักเข้าใจผิดว่า การเซฟไฟล์งานลงในคอมพิวเตอร์ หรือโยนไฟล์ใส่ Shared Drive ถือเป็นการสำรองข้อมูลแล้ว แต่ในความเป็นจริง การจัดเก็บไฟล์ทั่วไป คือการเอาไฟล์ไปวางไว้เฉย ๆ เพื่อใช้งานร่วมกัน หากโฟลเดอร์นั้นติดไวรัส ไฟล์ทั้งหมดก็พังไปด้วย
ในขณะที่การแบ็กอัปข้อมูล คือกระบวนการคัดลอกไฟล์อย่างเป็นระบบ มีการตั้งเวลาอัตโนมัติ มีการแยกสถานที่จัดเก็บ และมีการเข้ารหัสความปลอดภัย เพื่อจุดประสงค์เดียว คือการกู้คืน (Recovery) เมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินเท่านั้น
ยกระดับการสำรองข้อมูลด้วยโซลูชันจัดการข้อมูลจาก Ditto Thailand
การจัดการข้อมูลให้ปลอดภัย และเป็นระบบอาจฟังดูเป็นเรื่องซับซ้อน แต่ Ditto มีโซลูชันที่ช่วยให้องค์กรของคุณทำงานได้ง่ายและปลอดภัยยิ่งขึ้น เริ่มตั้งแต่การแปลงเอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลผ่านบริการ BPO (Business Process Outsourcing) ที่ช่วยลดภาระงานเอกสารซ้ำซ้อนของพนักงาน ด้วยการบริการจัดเตรียมสถานที่ เครื่องมือและบุคลากร พร้อมจัดวางระบบให้พร้อมสแกนและจัดเก็บไฟล์ เมื่อข้อมูลอยู่ในรูปแบบดิจิทัลแล้ว การจัดเก็บและสำรองข้อมูลก็จะง่ายขึ้น โดยสามารถนำไปบริหารจัดการต่อในระบบ DMS (Document Management System) ซึ่งเป็นระบบจัดเก็บเอกสารอัจฉริยะของ Ditto ที่ไม่เพียงแต่ช่วยให้ค้นหาไฟล์ได้สะดวกรวดเร็ว แต่ยังมีฟังก์ชันความปลอดภัยสูง พร้อมรองรับการจัดเก็บและสำรองข้อมูลอย่างเป็นระบบ หมดกังวลเรื่องเอกสารสูญหายได้
ยกระดับการจัดการ และสำรองข้อมูลองค์กรให้ปลอดภัยขั้นสุดด้วยโซลูชันจาก Ditto ติดเราได้ที่ Line @dittothailand หรือโทร. 02-517-5555
Frequently Asked Questions (FAQ)
ควร Backup ข้อมูลบ่อยแค่ไหน?
ความถี่ขึ้นอยู่กับความสำคัญของข้อมูล สำหรับธุรกิจที่มีการอัปเดตข้อมูลตลอดเวลา เช่น ระบบบัญชี หรือฐานข้อมูลลูกค้า ควรสำรองข้อมูลแบบ Incremental ทุกวัน และทำ Full Backup ทุกสัปดาห์ แต่หากเป็นข้อมูลที่ไม่ได้เปลี่ยนแปลงบ่อย อาจทำเพียงสัปดาห์ละครั้งหรือเดือนละครั้งก็ได้
Backup ข้อมูลบน Cloud ปลอดภัยหรือไม่?
การสำรองข้อมูลบนคลาวด์มีความปลอดภัยสูงมาก เนื่องจากผู้ให้บริการคลาวด์ชั้นนำมีมาตรฐานการเข้ารหัสข้อมูล (Data Encryption) ทั้งในขณะจัดเก็บและขณะรับส่งข้อมูล รวมถึงมีศูนย์ข้อมูล (Data Center) ก็จะช่วยป้องกันข้อมูลสูญหายได้เป็นอย่างดี
การ Backup ข้อมูลในองค์กรควรเริ่มต้นอย่างไร?
เริ่มต้นจากการประเมินว่า ข้อมูลใดสำคัญที่สุดและสูญหายไม่ได้ (Data Classification) จากนั้นเลือกประเภทการสำรองข้อมูลที่เหมาะสมกับเวลาและงบประมาณ และขั้นตอนสุดท้าย คือการนำระบบ หรือซอฟต์แวร์ที่น่าเชื่อถือเข้ามาช่วยจัดการ เพื่อให้กระบวนการทั้งหมดทำงานได้โดยอัตโนมัติ และลดความผิดพลาดจากคนทำงาน (Human Error)
