“e-Document” หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อธิบายเพิ่มเติมคือ เอกสารที่ไม่ได้ถูกจัดเก็บอยู่ในรูปแบบกระดาษ แต่จะถูกจัดเก็บแบบออนไลน์บนเซิร์ฟเวอร์ต่าง ๆ ซึ่งนอกจากจะช่วยลดการใช้ทรัพยากรกระดาษที่สิ้นเปลืองและไม่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมแล้ว e-Document ยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลองค์กรได้อีกชั้นหนึ่ง    อย่างไรก็ตาม หากมีการทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากโดยไม่มีการจัดการที่ดีพอ อาจทำให้ค้นหาไฟล์เอกสารไม่เจอ หรือจำไม่ได้ว่าจัดเก็บไฟล์เอกสารไว้ที่ไหน ฉะนั้นจึงเป็นหน้าที่ของระบบ DMS ที่เข้ามาช่วยจัดการเอกสารให้เป็นระเบียบมากขึ้น เพราะระบบ DMS หรือ Document Management System เป็นระบบการจัดการเอกสารแบบครบวงจรในรูปแบบดิจิทัล ช่วยจัดเก็บ จัดการ และติดตามการดำเนินงานเอกสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ตลอดเวลา ช่วยออกแบบ Workflow และช่วยให้ค้นหาเอกสารได้เร็วยิ่งขึ้น   ทำไมเอกสารของคุณถึงปลอดภัยมากขึ้นเมื่อเปลี่ยนเป็น e-Document?   ใช้ในการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้ เอกสารภายในองค์กรมักมีรูปแบบหลากหลายทั้งเอกสารทั่วไป เอกสารสัญญา ใบแจ้งหนี้ จดหมาย และเอกสารลับทางการค้า ระดับการเข้าถึงของพนักงานก็เช่นกัน ระบบ DMS จะจำกัดสิทธิ์การเข้าถึง e-Document บางฉบับ เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลภายในองค์กร ซึ่งสามารถตั้งค่ากำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลในแต่ละส่วนให้กับพนักงานที่เกี่ยวข้องแต่ละคนได้ ยิ่งไปกว่านั้นยังสามารถตรวจสอบการเข้าถึงเอกสารย้อนหลังได้ผ่านระบบบันทึกการเข้าถึงข้อมูลของ DMS   ความสามารถในการปรับตัวและพัฒนารูปแบบการใช้งาน e-Document อยู่สม่ำเสมอ โดยปกติ e-Document... read more

Workflow แปลตรง ๆ ว่า กระแสงาน ถ้าเป็นในองค์กรก็หมายถึง กระบวนการทำงานระหว่าง บุคลากร หรือหน่วยงาน พร้อมกำหนดข้อปฏิบัติตั้งแต่ การกระจายงาน ติดตาม อนุมัติ และประสานงาน โดยใช้เอกสารเป็นองค์ประกอบสำคัญ ส่งผ่านบุคลากรหรือคอมพิวเตอร์ ที่คอยช่วยกำกับแต่ละขั้นตอนให้เป็นไปตาม Workflow ที่ผู้บริหาร หรือ เจ้าของโครงการวางไว้   ต่อมาเมื่อองค์กรเริ่มก้าวสู่ยุค Digital Transformation ที่ส่งผลกระทบต่อรูปแบบเอกสาร เริ่มเปลี่ยนจากกระดาษเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ทำให้รูปแบบบริหารจัดการ Workflow แต่ละองค์กร ปรับจากการส่งเอกสารจากมือถึงมือ การจัดเก็บและค้นหาโดยบุคลากร สู่ระบบจัดการเอกสาร (DMS: Document Management System) แบบดิจิทัล ทำงานผ่านเครือข่าย โดยใช้โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว สามารถป้องกันข้อผิดพลาดในเรื่องของ e-Document ได้   เพราะการบริหารจัดการ e-Document ที่แตกต่างจากเอกสารแบบเดิม ทำให้องค์กรต้องหันมาใช้ระบบ DMS แบบดิจิทัล... read more

หลายครั้งที่มักจะเกิดปัญหาระหว่างแผนกบัญชีและการเงินกับฝ่ายขาย แม้จะเป็นเรื่องที่ไม่อยากให้เกิดขึ้น เนื่องจากเลขที่บนใบแจ้งหนี้หรือบนเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชีและการเงินผิดพลาด ไม่ว่าจะเป็นเลข PO (Purchase Order), DO (Delivery Order), WO (Work Order), หรือ PR (Purchase Requisition) ฯลฯ จนทำให้การทำงานภายในองค์กรไม่ราบรื่นในแบบที่ควรจะเป็น ดังนั้น Invoice Processing System หรือ ระบบจัดการใบแจ้งหนี้ จึงเป็นส่วนสำคัญ ที่เข้ามาช่วยลดปัญหาของแผนกบัญชีและการเงินได้   ปัญหาเรื่องการจัดการใบแจ้งหนี้ ที่เกิดขึ้นระหว่างฝ่ายขาย และฝ่ายบัญชีและการเงิน  ภายในองค์กรใหญ่แห่งหนึ่งที่มีฝ่ายขายคอยดูแลและให้คำแนะนำแก่บริษัทคู่ค้า จนทำให้เกิดการซื้อขายสินค้ากันเรียบร้อยแล้ว หน้าที่ต่อมาของฝ่ายขาย คือ ติดต่อไปที่แผนกจัดส่ง เพื่อทำใบ DO และส่งต่อไปที่แผนกบัญชีและการเงิน แต่มักจะเกิดปัญหาขึ้นในขั้นตอนนี้อยู่เสมอ จนไม่สามารถเบิกเงินจากลูกค้าได้ โดยปัญหาที่เกิดขึ้น คือ ตัวเลขบนใบ DO ไม่ตรงกับของลูกค้า ซึ่งฝ่ายบัญชีและการเงินก็ไม่ทราบว่าทำไมถึงไม่ตรง เสียเวลาในการประสานงานกลับไปกลับมา เพราะเมื่อฝ่ายบัญชีไม่ทราบว่าจะต้องตามงานจากที่ไหน ก็ต้องส่งกลับมาที่ฝ่ายขายอีกครั้ง จึงเป็นบ่อเกิดของปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่าง... read more

  เมื่อการเปลี่ยนแปลงของยุคสมัยมาถึง ก็เป็นเรื่องปกติที่หลายองค์กรต้องเร่งปรับตัวเพื่อพาตัวเองก้าวให้ทันตามบริบทโลก ดังนั้นเพื่อให้การทำงานเกิดความต่อเนื่องและไม่มีปัญหาตามมา การเตรียมความพร้อมให้บุคลากรล่วงหน้าก่อนทำ Digitization ก็เป็นอีกหนึ่งขั้นตอนสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม ดังนั้นวันนี้ Ditto จึงอยากจะมาแนะนำ Soft Skill สำคัญเมื่อองค์กรเริ่มทำ Digital Transformation หากทุกคนพร้อมแล้ว เราไปดูกันเลยครับ   1. เปิดใจรับความเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ การที่องค์กรเริ่มทำ Digital Transformation ความเคยชินและรูปแบบการทำงานบางอย่างอาจต้องถูกปรับเปลี่ยนไปอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นสำหรับตัวบุคลากรทุกคนแล้ว ควรเตรียมพร้อมเปิดใจรับทุกความเปลี่ยนแปลงที่จะมาถึงอยู่เสมอ ต้องไม่ปิดกั้นตัวเองจากเทคโนโลยี หรือขั้นตอนการทำงานใหม่ ๆ เพราะใครหลายคนอาจมีความคิดว่าตัวเองคงไม่เก่งพอที่จะใช้งานนวัตกรรมเหล่านี้ ส่งผลให้ไม่กล้าที่จะเรียนรู้อะไรเพิ่มเติม ไม่กล้าที่จะเริ่มต้นใช้งานเทคโนโลยีใหม่ ๆ ดังนั้นหากเราปรับทัศนคติตรงนี้เสียตั้งแต่ต้น ลองเปิดใจยอมรับความเปลี่ยนแปลงที่กำลังมาถึง บางทีเทคโนโลยีหรือรูปแบบการทำงานเหล่านี้อาจจะไม่ได้ยากอย่างที่คิดก็เป็นได้    โดยหลายองค์กรที่เริ่มต้นใช้นวัตกรรมใหม่ ๆ ในการทำงานมักจะประสบปัญหาตรงจุดนี้ บุคลากรบางส่วนมักตามเทคโนโลยีไม่ทัน ทำให้กระบวนการทำงานเกิดความล่าช้า เกิดปัญหาติดขัดตามมามากมาย ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานต้องลดลงกว่าที่ควรจะเป็น ซึ่งปัญหาเหล่านี้อาจสะสมจนเกิดเป็นความเสียหายในระยะยาวได้ ฉะนั้นทุกองค์กรควรให้การอบรมล่วงหน้ากับพนักงานก่อนทำ Digital Tranformation เสมอ ต้องปูพื้นฐานให้บุคลากรเข้าใจว่าทำไมถึงต้องมีการเปลี่ยนแปลง และแนวทางใหม่ ๆ เหล่านี้จะสร้างประโยชน์อย่างไรให้กับตัวองค์กรในอนาคต      2. เรียนรู้อย่างตั้งใจ... read more

จากบทความที่ผ่านมา Ditto ได้พูดถึงการ แก้ไขปัญหายุ่งยากจากการ Work From Home ด้วยระบบ Workflow ที่สามารถออกแบบ จัดวาง และตรวจสอบขั้นตอนการทำงานได้ ตั้งแต่การจัดทำ การส่งต่อ ไปจนถึงการอนุมัติ ทำให้รับรู้ความคืบหน้าของงานเอกสารได้แบบ Real-Time ซึ่งนอกจากขั้นตอนการบริหารจัดการข้อมูลระหว่างการทำงาน ยังมีกระบวนการหลังบ้านที่ทางองค์กรต้องดูแล ทั้งส่วนของการจัดเก็บเอกสาร และการสำรองหรือถ่ายโอนข้อมูล ซึ่งถือเป็นขั้นตอนการทำงานที่มีความสำคัญ จำเป็นต้องได้รับการป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลที่อยู่ในระดับสูง เพราะเมื่อเรายกขั้นตอนการทำงานไปอยู่บนระบบออนไลน์ อาจเกิดช่องโหว่ขึ้นในองค์กร ส่งผลให้มีโอกาสเกิดปัญหาไฟล์งานหายและตกหล่น ประสิทธิภาพการดำเนินงานอาจจะลดลง ทำให้ข้อมูลสำคัญหรือความลับภายในรั่วไหล ส่งผลกระทบต่อความมั่นคงและภาพลักษณ์ของธุรกิจ    สาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาข้อมูลรั่วไหล  จากการรายงานของ IBM Security ร่วมกับ Ponemon Institute เรื่อง Data Breach (การละเมิดข้อมูล หรือ ข้อมูลถูกเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต) พบว่ามูลค่าองค์กรที่ได้รับความเสียหายจาก Data Breach ปี 2564 เพิ่มขึ้นกว่า 10% ซึ่งเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้ข้อมูลเกิดการรั่วไหล แต่นอกจากการละเมิดข้อมูลแล้ว... read more