บ่อยครั้งที่เรามักทำงานอยู่บนกองเอกสารมากมาย หากมองย้อนกลับไปในอดีต เอกสารต่าง ๆ เหล่านั้นคงอยู่ในรูปแบบของกระดาษ ที่มีการบริหารจัดการค่อนข้างวุ่นวายและพบปัญหาต่าง ๆ จนทำให้หลายองค์กรต้องการเปลี่ยนระบบการทำงานเดิมเป็นรูปแบบใหม่โดยใช้ Document Management System เข้ามาช่วยบริหารจัดการเอกสารภายในองค์กร

โดยมี OCR ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของระบบที่ช่วยให้การจัดเก็บ จัดการ รวมไปถึงการค้นหาเอกสาร ที่ทำได้ง่าย และรวดเร็วนั้น จริง ๆ แล้วเบื้องหลังก็มาจาก OCR นี่แหละ แต่ OCR จะไปช่วยขั้นตอนไหน ช่วยอย่างไร? ไปติดตามกันเลย!

• Document Management System หรือ DMS คืออะไร 
• OCR คืออะไร? และมีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร? 

OCR ช่วยลดขั้นตอนการค้นหา และการคีย์ข้อมูล

จะเห็นได้ว่าหลาย ๆ ครั้งที่เราสแกนเอกสารไม่ว่าจะเป็นไฟล์ภาพหรือไฟล์ PDF เพื่อเอามาเก็บในคอมพิวเตอร์ หรือเว็บไซต์ที่ให้บริการเก็บไฟล์ก็ตาม เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บ และค้นหา แต่ก็ยังพบว่าการค้นหาไฟล์ต่าง ๆ นั้นจะค้นได้จาก “ชื่อไฟล์” ที่เราตั้งเอาไว้เท่านั้น

ซึ่งต่างจากการจัดเก็บไฟล์บน Document Management System ที่มีระบบ OCR อยู่ในนั้น มันจะแปลงทุกอย่างที่อยู่บนหน้าเอกสารนั้น ๆ ให้กลายเป็น Text ทั้งหมด หมายความว่าเราไม่จำเป็นต้องค้นจากชื่อไฟล์เพียงอย่างเดียว แต่สามารถค้นจากคำที่อยู่ในเอกสารนั้น ๆ ได้เลย ซึ่งทำให้เจอไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำมากยิ่งขึ้น

และยังไม่จบแต่เพียงเท่านี้ เพราะถ้าคุณต้องการเอาเอกสารเข้ามาเก็บในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล จะต้องเอาเอกสารต่าง ๆ มาสแกน และตั้งชื่อไฟล์ให้จัดเก็บเป็นหมวดหมู่ แต่ลองนึกภาพว่าเอกสารที่ต้องจัดเก็บไม่ได้มีกระดาษแค่แผ่นเดียว แต่เป็นเอกสารของทั้งแผนก ดีไม่ดีอาจเป็นเอกสารทั้งองค์กรด้วยซ้ำ

กลายเป็นว่าจะต้องมานั่งมาคีย์ข้อมูล Index ตั้งชื่อไฟล์เอกสารต่าง ๆ ทีละไฟล์ด้วยตนเอง จนเกิดเป็นความยุ่งยากขึ้นมาทันที เพราะกว่าจะคีย์ข้อมูลเสร็จอาจใช้ระยะเวลานานจนกระทบกับงานอื่น ๆ ก็เป็นได้ แต่ถ้าใช้ระบบจัดการเอกสารที่มี OCR จะช่วยในการIndex นั้นง่ายขึ้น ไม่ต้องมานั่งพิมพ์ชื่อไฟล์ทีละตัว แต่สามารถคลิกเลือกคำที่อยู่บนเอกสาร จากนั้นระบบจะนำคำที่คลิกเลือก ไปตั้งเป็นชื่อไฟล์ให้ทันทีโดยอัตโนมัติ

คงจะพอเห็นภาพกันบ้างแล้วว่า OCR ช่วยให้การค้นหาและการ Index ข้อมูล ง่ายขนาดไหน ทั้งนี้หากคุณกำลังต้องการระบบที่ช่วยในการบริหารจัดการข้อมูล (ECM) , ระบบจัดการเอกสาร (DMS) ที่มี OCR หรือทีมสแกนเอกสาร และ Index เอกสารกองยักษ์ของคุณ Ditto เราพร้อมบริการเพื่อตอบโจทย์การทำงานของทุกองค์กร

สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto (Thailand)

📞02 – 517 – 5555

https://dittothailand.com/contact-us/

Line ID: @dittothailand

The post ลดขั้นตอนการค้นหาและคีย์ข้อมูลบนเอกสารด้วย OCR appeared first on Ditto.

จากที่ Ditto เคยนำเสนอเรื่องของ OCR คืออะไร? มีประโยชน์ต่อองค์กรของคุณอย่างไร? ในบทความ สร้างการแปลงไฟล์ให้เกิดประสิทธิภาพด้วย OCR

มาในบทความนี้ Ditto จะพาทุกคนไปทำความรู้จักกับ OCR ในบทบาทฟังก์ชันเสริมของ Invoice Processing เจาะลึกให้เห็นถึงความสำคัญของ OCR ที่มีผลต่อกระบวนการทำงาน ซึ่งทั้งสองส่วนจะเกี่ยวข้องกันอย่างไร? แล้วทำไมองค์กรใหญ่ถึงควรมี หาคำตอบได้ที่นี่!

OCR ฟังก์ชันเสริม Invoice Processing เปลี่ยนกระบวนการทำงานให้เร็วขึ้น

Invoice Processing คือ กระบวนการทำจ่าย เริ่มต้นตั้งแต่รับเอกสารเข้าระบบ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารกระดาษ Email ไฟล์รูปภาพ หรือไฟล์ PDF ต่าง ๆ ที่ถูกส่งเข้ามา โดยจะมีลักษณะการทำงาน เริ่มตั้งแต่การ Capture เป็นการดึงข้อความที่อยู่บนรูปภาพ โดยการเปลี่ยนรูปภาพให้เป็น Text ข้อความ ซึ่งเป็นการทำ OCR นั่นเอง ถือเป็นกระบวนการทำงานขั้นตอนแรกของ Invoice Processing ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนถัดไป

• Invoice Processing คืออะไร? อ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่!
• ประโยชน์ของ OCR คืออะไร? อ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่!

หน้าที่ของ OCR

โดย หน้าที่ OCR คือ ฟังก์ชันเสริมของระบบงาน Invoice Processing เพื่อให้การคีย์ข้อมูลต่าง ๆ ทำได้ง่ายและรวดเร็วมากขึ้น เนื่องจากธุรกิจหรือองค์กรขนาดใหญ่มักจะพบเจอกับปัญหาการจัดการเอกสารจำนวนมาก และมีความยุ่งยากในเรื่องของเอกสารตามมาอยู่เสมอ ทำให้ต้องมองหาระบบการบริหารจัดการที่สะดวกรวดเร็วเพื่อเป็นตัวช่วย จึงทำให้ OCR ได้เข้ามาเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการแปลงข้อความในภาพ ให้กลายเป็น Text หรือตัวอักษรที่สามารถนำไปใช้งานบนคอมพิวเตอร์ได้ ดังนั้นการเลือกใช้ OCR จึงตอบโจทย์ที่ช่วยประหยัดเวลาในการคีย์ข้อมูลตามเอกสาร ลดความผิดพลาดในการคีย์ข้อมูล และการสืบค้นข้อมูล ก็เป็นไปได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น รวมไปถึงทำให้แผนกบัญชีสามารถทำเรื่องเบิกจ่ายหรือเคลมภาษีภายในองค์กรได้เร็วขึ้นตามลำดับ

อย่างไรก็ตามการทำ OCR ไม่ได้เป็นแค่เพียงฟังก์ชันหนึ่งของ Invoice Processing เท่านั้น แต่เป็นส่วนสำคัญที่ทำให้ลดระยะเวลาการทำงาน ในการคีย์ข้อมูลเอกสารได้เป็นอย่างมาก รวมถึงช่วยทำให้ข้อมูลสำคัญที่อยู่บนเอกสารง่ายต่อการค้นหา และง่ายต่อการตรวจสอบข้อมูลยิ่งขึ้น ทั้งหมดนี้คือเหตุผลว่าทำไมองค์กรใหญ่ถึงควรใช้ระบบที่ทรงพลังอย่าง Invoice Processing ที่มาพร้อม OCR

สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto (Thailand)

📞02-517-5555

https://dittothailand.com/contact-us/

Line ID: @dittothailand

The post OCR ฟังก์ชันช่วยงาน Invoice Processing ที่องค์กรใหญ่ควรมี! appeared first on Ditto.

OCR คือ อะไร

แม้ว่ายุคสมัยจะเปลี่ยนแปลงไป แต่ดูเหมือนว่าการเก็บข้อมูลโดยการเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม ยังคงเป็นระบบการทำงานที่องค์กรส่วนใหญ่เลือกใช้และมีแนวโน้มว่าจะเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ซึ่งไม่ใช่เรื่องผิดถ้าหากในองค์กรเลือกใช้วิธีการแบบเดิม ๆ แต่คงจะดีไม่น้อยถ้าหากองค์กรนั้นได้รู้จักกับตัวช่วยที่สามารถทำให้การแปลงไฟล์ข้อมูล หรือรูปภาพถูกจัดเก็บ แบ่งปัน ค้นหาและแก้ไขได้ง่ายขึ้นในเวลาเดียวกัน ซึ่งเทคโนโลยีที่สามารถทำให้การแปลงไฟล์นั้นเกิดประสิทธิภาพและง่ายขึ้นเรียกว่า OCR

ประโยชน์ของโปรแกรม OCR 

OCR ย่อมาจาก Optical Character Recognition คือ ตัวช่วยอ่านข้อความจากเอกสาร PDF หรือไฟล์รูปภาพ หรือแม้กระทั่งลายมือในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และแปลงให้อยู่ในรูปแบบของตัวอักษรหรือข้อความที่สามารถนำไปประมวลผลและใช้สำหรับค้นหาได้  ด้วยการจัดทำดัชนีเอกสาร (index) ซึ่งจะช่วยให้ค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วผ่านการค้นหาด้วยคีย์เวิร์ดที่ถูกตั้งไว้ นอกจากนั้นยังช่วยสกัดข้อมูลจากการสแกนเอกสารสำคัญเช่น ใบแจ้งหนี้ หรือใบกำกับภาษี พร้อมทำการถ่ายโอนไปยังโปรแกรมที่เกี่ยวข้องได้อีกด้วย และเมื่อใช้งานคู่กับระบบ DMS (Document Magement System) หรือระบบจัดเก็บเอกสาร คุณก็จะสามารถจัดเก็บและรักษาเอกสารเก่า ๆ ให้คงอยู่ ในรูปแบบของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะผ่านไปนานแค่ไหน และยังสามารถค้นหาเพื่อนำกลับมาใช้ได้ง่าย ๆ

จะเห็นได้ว่า OCR  มีประโยชน์ต่อการแปลงไฟล์เอกสาร เพื่อการจัดเก็บภายในองค์กรให้เป็นระเบียบ และง่ายต่อการค้นหาอย่างมาก ยิ่งองค์กรที่มีการใช้เอกสารจำนวนมหาศาล OCR ถือว่าเป็นตัวช่วยสำคัญที่เข้ามามีบทบาทในการอำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการสแกน จัดเก็บ และค้นหาเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้เป็นอย่างดี

OCR ช่วยอะไรคุณได้บ้าง?

จากทั้งหมดที่ได้กล่าวมา เรียกได้ว่า OCR จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้คุณได้ โดยการประหยัดเวลามากขึ้นในแง่ของการจัดระเบียบเอกสาร การค้นหาเอกสาร โดยสามารถกำหนด Keyword ที่สำคัญสำหรับการค้นหาได้ ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาไปกับการค้นหาเอกสารที่เก็บอยู่ในลัง หรือในคลังเก็บเอกสาร นอกจากนี้คุณยังไม่ต้องเสียเวลาไปกับการพิมพ์เนื้อหาหรือข้อความใดๆ ตามเอกสารต้นฉบับ แค่สแกนและใช้งาน OCR เนื้อหาหรือรูปภาพเหล่านั้นก็จะถูกแปลงเป็นข้อความที่สามารถนำไปใช้ต่อได้ 

ยกตัวอย่างเช่น ห้างสรรพสินค้าขนาดใหญ่ที่มีการจัดเก็บเอกสารข้อมูลด้านต่าง ๆ ไว้มากมาย อย่างเอกสารสำคัญทางบัญชี เช่น ใบกำกับภาษี หรือ ใบวางบิล จำนวนมหาศาลจะถูกส่งเข้ามาที่แผนกบัญชีในทุก ๆ วัน หากเจ้าหน้าที่บัญชีต้องใช้วิธีการตรวจ และบันทึกเองแบบแมนนวลแล้ว คงจะใช้เวลานานและอาจมีความเสี่ยงในการบันทึกข้อมูลผิดพลาดได้ ในขณะที่ OCR สามารถอ่านข้อมูลบนเอกสารเหล่านี้และแปลงให้เป็นข้อความที่สามารถนำไปใช้ต่อได้ทันทีแบบอัตโนมัติ ระบบ DMS ที่ใช้ควบคู่กันจะทำหน้าที่จับคู่ใบวางบิลที่ได้มากับเอกสารที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ และดำเนินการเพื่อส่งอนุมัติต่อไปตาม Workflow ที่วางไว้ โดยใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที และจัดเก็บเอกสารอยู่ในระบบเมื่องานเอกสารนี้สิ้นสุดลง โดยเจ้าหน้าที่สามารถกลับไปค้นหาเอกสารได้อย่างง่ายดายเมื่อต้องการนำมาใช้ ด้วยความรวดเร็วเหล่านี้ จึงส่งผลให้การทำงานลื่นไหล มีประสิทธิภาพ และส่งผลดีต่อธุรกิจอย่างแน่นอน

สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto (Thailand)

📞 02-517-5555

https://dittothailand.com/contact-us/

Line ID: @dittothailand

The post สร้างการแปลงไฟล์ให้เกิดประสิทธิภาพด้วย OCR appeared first on Ditto.