Ditto เคยได้นำเสนอบทความเกี่ยวกับ ระบบ Workflow ไปมากมาย เช่น ระบบ Workflow คืออะไร มีข้อดีและข้อเสียอย่างไร? หรือ บทความจบปัญหารออนุมัติด้วย Workflow  ซึ่งล้วนเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์ต่อทุกคนที่กำลังสนใจการเปลี่ยนองค์กรให้อยู่ในกระบวนการ Digitization เป็นอย่างมาก และในวันนี้ทาง Ditto ก็ขอพาทุกคนไปรู้จักกับ 3 หลักองค์ประกอบ Workflow ที่ทุกธุรกิจควรมี เพื่อให้งานไหลลื่น ให้เข้าใจถึงความสำคัญของระบบ Workflow มากยิ่งขึ้นกันครับ   3 หลักองค์ประกอบของ Workflow ประกอบไปด้วย 1. งาน (Job) งาน (Job) ของระบบ Workflow ที่เรากำลังกล่าวถึงในที่นี้ จะอยู่ในรูปแบบของเอกสารหรือฟอร์มต่าง ๆ  ซึ่งเป็นหนึ่งองค์ประกอบสำคัญที่ทำให้การทำงานภายในองค์กรไหลลื่นไปได้ด้วยดี  โดยเอกสารหรือฟอร์มจะมีการเปลี่ยนจากกระดาษให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ที่ช่วยให้มีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น เพราะระบบ Workflow จะเข้ามาทำหน้าที่กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของเอกสาร เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล และจะมีการบันทึกข้อมูลการทำงานไว้ภายในระบบอย่างครบถ้วน สามารถตรวจสอบได้ว่าใครเข้ามาแก้ไขข้อมูลตรงส่วนไหนบ้าง นอกจากนี้เอกสารหรือฟอร์มต่าง ๆ ภายในระบบ... read more

  เมื่อไหร่ก็ตามที่เราถูกจำกัดอยู่ในกรอบเดิม ๆ โดยไม่พัฒนาให้ก้าวทันโลกสมัยใหม่ที่เต็มไปด้วยเทคโนโลยี เมื่อนั้นเราอาจจะพบเจอกับปัญหายุ่งเหยิงที่รอการแก้ไขก็เป็นได้ อย่างเช่น การทำงานของแผนกบัญชีและการเงินในบริษัทต่าง ๆ ที่ยังมีการใช้ใบแจ้งหนี้แบบเดิม ซึ่งทุกคนทราบไหมครับว่าการแจ้งหนี้แบบเดิมนี้ สามารถนำไปสู่ปัญหาอะไรได้บ้าง วันนี้ Ditto มีคำตอบมาฝากทุกคน จะมีอะไรบ้างไปติดตามกันเลยครับ!   ปัญหาการใช้ Invoice Processing แบบเดิม   1. ใช้ทรัพยากรบุคคลเป็นจำนวนมาก ด้วยความหลากหลายของเอกสารภายในแผนกบัญชีและการเงิน ซึ่งเต็มไปด้วยตัวเลข และยังต้องทำงานแข่งกับเวลาควบคู่กับความถูกต้อง จึงทำให้หลายองค์กร ต้องจ้างพนักงาน ในแผนกบัญชีและการเงินนี้เป็นจำนวนมาก เพื่อเข้ามาตรวจสอบเอกสารการเงินต่าง ๆ อย่างเช่น ใบ PO (Purchase Order), DO (Delivery Order), WO (Work Order), หรือ PR (Purchase Requisition) ให้มีความถูกต้อง รวมถึงจัดการ Invoice Processing ให้เป็นไปตามกระบวนการที่มันควรจะเป็น   2. เกิด Human Error ได้ง่าย แม้จะจ้างพนักงานในแผนกบัญชีและการเงินจำนวนมากแค่ไหน... read more

  องค์กรใดที่มีการใช้งาน e-Document หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คงเป็นไปไม่ได้เลยที่จะไม่มีการใช้ e-Signature หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารควบคู่ไปด้วย เพราะความสามารถที่โดดเด่นของมัน ช่วยเพิ่มโอกาสในการทำธุรกรรมให้สะดวก รวดเร็ว และง่ายดายยิ่งขึ้น      e-Signature คืออะไร? ชื่อเต็มคือ Electronic Signature หรือภาษาไทยคือ “ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์” เป็นเครื่องมือที่ช่วยยืนยันความสัมพันธ์ ของตัวบุคคลผู้เป็นเจ้าของลายเซ็น กับพันธสัญญาในเอกสารนั้น ๆ     โดยตัวลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ สามารถใช้เป็นตัวเลข, อักขระ, ตัวอักษร, หรือสัญลักษณ์ในการระบุแทนตัวตนได้ โดยลายเซ็นจะถูกบีบอัดเป็นชุดข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ และใช้เทคโนโลยีในการช่วยเข้ารหัส สำหรับยืนยันความเป็นเจ้าของ ทำให้มีความปลอดภัยสูง ตรวจสอบย้อนหลังได้     ประโยชน์ของ e-Signature ที่มีดีมากกว่าแค่ลายเซ็นบนหน้าจอ     ยกระดับความน่าเชื่อถือของ e-Document e-Signature จะทำงานควบคู่กับ e-Document ที่รันอยู่บนระบบ DMS ช่วยรักษาความปลอดภัยของเอกสารได้ดียิ่งขึ้น รวมถึงยังสามารถตรวจสอบเอกสารได้อย่างอัตโนมัติ      ทำธุรกิจข้ามประเทศได้สะดวก การใช้งานเอกสารแบบเดิม ที่ต้องมีการใช้ลายเซ็นจากปากกาจริง เมื่อมีการทำสัญญาข้ามประเทศ ทำให้ต้องเสียค่าขนส่งเอกสาร และเวลาเพิ่มมากขึ้นกว่าจะได้ลายเซ็นกลับมา แต่เมื่อมีการใช้งาน e-Signature บนเอกสาร e-Document ก็สามารถเซ็นเอกสารจากที่ไหนก็ได้ เพียงแค่มีสมาร์ตโฟน หรือแท็บเล็ต... read more

    Digital Transformation มีส่วนสำคัญในการพัฒนาศักยภาพของตัวธุรกิจได้มากกว่าที่คิด เพราะมันถือเป็นการยกระดับองค์กร ด้วยนวัตกรรมหรือแนวคิดการทำงานรูปแบบใหม่ ที่สอดคล้องไปกับยุคสมัยและเทคโนโลยีที่มี ณ ช่วงเวลานั้น ไม่เว้นแม้แต่องค์กรชั้นอย่าง Netflix ก็มีการทำ Digital Transformation เช่นเดียวกัน   ซึ่งเมื่อองค์กรนำความเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เข้ามาใช้งานภายใน ก็จะส่งผลให้กระบวนการทำงานทั้งหมด มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะมีคุณภาพ และตอบโจทย์ความต้องการของตัวองค์กรได้เป็นอย่างดี ดังนั้นวันนี้ Ditto จึงอยากจะมาแนะนำประโยชน์ทั้ง 7 ข้อ หลังองค์กรเริ่มทำ Digital Transformation โดยจะมีข้อดีอะไรบ้างนั้น ไปดูพร้อม ๆ กันเลยครับ   ประโยชน์ของการทำ Digital Transformation   1. พัฒนาและยกระดับการทำงานภายในองค์กร   การทำ Digital Transformation นั้นเป็นการยกระดับขั้นตอนการดำเนินงานภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการนำเอานวัตกรรมหรือเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามาใช้ ซึ่งมันจะช่วยสร้างความสะดวกรวดเร็วในการทำงาน ทั้งยังส่งเสริมบุคลากรให้สามารถสร้างผลลัพธ์ที่มีคุณภาพออกมาได้ โดยการ Transformation ถือเป็นการพัฒนาองค์กรให้ก้าวทันตามยุคสมัยได้อย่างมั่นคง เพราะในปัจจุบันเทคโนโลยีด้านต่าง ๆ ล้วนไปไกลมาก การปรับปรุงขั้นตอนการทำงานขององค์กรให้ทันสมัย และเหมาะสมกับสังคมในบริบทโลกอยู่ตลอด... read more

  เมื่อไม่กี่ปีก่อนหลายคนน่าจะเคยได้ยินข่าว เรื่องการชูนโยบาย Thailand 4.0 สังคมไทยไร้กระดาษ ราชการ Paperless กันมาแล้ว ซึ่งที่ผ่านมาก็มีหน่วยงานราชการไทย ที่ได้ดำเนินตามนโยบาย Paperless ไปบ้าง ซึ่งจะมีองค์กรไหน และมีการทำงานอย่างไร อ่านได้ในบทความนี้     ภาครัฐที่หันมาทำงานแบบ Paperless     กรมการค้าต่างประเทศ กระทรวงพาณิชย์    มีการปรับปรุงงานบริการ ยกเลิกการใช้กระดาษ ลดขั้นตอนและค่าใช้จ่ายให้กับผู้ประกอบการ เชื่อมโยงข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และองค์กรในต่างประเทศ มีการใช้ระบบลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ สามารถส่งคำขอได้ตลอด 24 ชั่วโมง และภายหลังเอกสารได้รับการตรวจสอบข้อมูลถูกต้องก็จะแจ้งผลการอนุมัติผ่านระบบคอมพิวเตอร์     กรมบังคับคดี    มีนโยบายผลักดันวงการสีกากีไทย ให้ใช้ระบบ Paperless ในองค์กรมากขึ้น โดยนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แบบใหม่มาใช้ ในการรับส่งหนังสือราชการ และ ยื่นคำร้องทางอิเล็กทรอนิกส์   จะเห็นได้ว่าราชการบางส่วน เริ่มมีการทำงานแบบ Paperless และสนับสนุนให้มีการจัดทำ e-Document กันมากขึ้น ซึ่งนับตั้งแต่วันแรกที่มีการประกาศ นโยบาย Thailand 4.0 จนถึงปัจจุบันนี้ มีเอกสารที่ทางราชการ สามารถออกเอกสารเป็นแบบ e-Document ให้กับประชาชนใช้งานได้สะดวกขึ้น       ตัวอย่างเอกสารที่ราชการออกให้ ในรูปแบบ... read more

  ในวันที่ทั้งโลกอยู่ท่ามกลางกระแสการเปลี่ยนแปลงสู่ยุคดิจิทัล ทำให้เกิดเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามามีอิทธิพลในการใช้ชีวิตเกือบ 100% ทั้งการสื่อสาร, คมนาคม, สินค้าอุปโภค บริโภคในชีวิตประจำวัน ถือเป็นปัจจัยหลักที่ทำให้โลกธุรกิจ เกิดการขับเคลื่อนไปข้างหน้า เพื่อตอบโจทย์วิถีชีวิตผู้บริโภคยุคใหม่เช่นกัน   จากผลสรุปเทรนด์เทคโนโลยีมาแรงปี 2022 ของ Gartner บริษัทวิจัยและให้คำปรึกษาชั้นนำระดับโลก ได้กล่าวถึง 1 เทรนด์น่าสนใจ คือ  ‘เทคโนโลยี Hyperautomation’ การใช้เทคโนโลยีที่ซับซ้อน สร้างกระบวนการทำงานแบบ Automate เพื่อทดแทนการทำงานที่ต้องใช้มนุษย์ ช่วยเร่งให้ธุรกิจเติบโตเร็วขึ้น จากความสามารถด้านการประมวลผล, เพิ่มประสิทธิภาพให้การตรวจสอบ และทำให้กระบวนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติให้ได้มากที่สุด เช่น ระบบซอฟต์แวร์ต่าง ๆ, ปัญญาประดิษฐ์ (AI), Machine learning, เครื่องมือแบบ Low-code/no-code, เครื่องมือจัดกระบวนการเอกสารภายในองค์กร เป็นต้น     ซึ่ง ระบบ Workflow จัดอยู่ในส่วนหนึ่งของ Hyperautomation เช่นกัน... read more

  ใบแจ้งหนี้มักจะมี Template ที่แตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับบริษัท หรือองค์กรนั้น ๆ แต่ก็จะมีส่วนที่ทุกบริษัทมีเหมือนกัน เพื่อให้แผนกบัญชีในการทำอนุมัติ เบิกจ่ายได้สะดวก โดยการตรวจสอบว่า ใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice นั้นถูกต้องหรือไม่ จะมีจุดสังเกตหลัก ๆ 5 จุด ได้แก่   5 จุดสำคัญ ดูใบแจ้งหนี้ถูกต้องไหม 1. ข้อมูลติดต่อบน Invoice ข้อมูลติดต่อไม่ว่าจะเป็นฝั่งผู้ประกอบการ หรือฝั่งลูกค้า อย่างเช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ อีเมล รวมถึงหมายเลขโทรศัพท์ ต้องเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง อ่านได้อย่างชัดเจน และอย่าลืมตรวจสอบว่าเป็นข้อมูลที่อัปเดตล่าสุดหรือไม่ เพราะบางครั้งที่ถึงแม้ข้อมูลจะถูกต้อง แต่กลับเป็นข้อมูลของปีที่แล้ว ก็อาจทำให้การดำเนินงานในเรื่องของบัญชีล่าช้าออกไป   2. เลขที่ใบสั่งซื้อสินค้า ในกรณีที่เราเป็นผู้ซื้อสินค้า/บริการ เมื่อฝ่ายบัญชีได้รับใบแจ้งหนี้ ฝ่ายบัญชีจะรู้ทันทีว่าต้องทำเรื่องเพื่อชำระค่าสินค้า/บริการ โดยจะนำหมายเลขใบสั่งซื้อสินค้า (Purchase Order) หรือเรียกสั้น ๆ ว่า “ใบ PO” ที่ระบุอยู่บนใบแจ้งหนี้ ไปเทียบกับใบ PO... read more