รู้จักระบบ Workflow ตัวช่วยมาแรงเปลี่ยนงานเอกสารให้เป็นเรื่องง่าย

  • June 10, 2021

News Description

workflow

 

Workflow

ช่วงปีนี้เป็นยุคสมัยที่เกิดการแข่งขันสูงอย่างมากในแวดวงธุรกิจ หลากหลายองค์กรต่างงัดเอากลยุทธ์มากมายมาใช้เพื่อชิงความเป็นหนึ่งกันอย่างไม่มีใครยอมใคร มีจุดมุ่งหมายเพื่อผลักดันบริษัทของตัวเองให้ยืนเด่นอยู่เหนือคู่แข่งได้อย่างภาคภูมิ แน่นอนว่าแต่ละองค์กรนั้นก็มีแผนการ รูปแบบและวิธีการทำงานในแบบของตัวเอง แต่เชื่อหรือไม่ว่ายังมีเคล็ดลับง่าย ๆ ที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพองค์กรให้มีคุณภาพเพิ่มขึ้นได้อีก นั่นก็คือ ระบบ Workflow เครื่องมือการทำงานที่ช่วยจัดการระบบการทำงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

 

workflow คือ

 

Workflow คืออะไร?

Workflow คือ ระบบที่เป็นเหมือนตัวช่วยในกระบวนการจัดการเอกสารที่รวมถึงการอนุมัติและตรวจสอบต่าง ๆ ภายในบริษัท ทำให้พนักงานในองค์กรสามารถทำงานได้อย่างมีแบบแผน มีระเบียบ เป็นขั้นเป็นตอนมากขึ้น ลดขั้นตอนหรือเวลาการทำงานที่ไม่จำเป็นออกไป เพราะเรื่องของการจัดการเอกสารนั้นไม่ใช่เรื่องเล็ก ๆ ถึงแม้จะอยู่ภายในองค์กรเดียวกัน แต่รายละเอียดการจัดการเอกสารในแต่ละแผนกอาจแตกต่างกันออกไป แต่ละทีมอาจมีขั้นตอนการดำเนินงานที่เจาะจงรายละเอียดมากขึ้นไปอีก

 

ระบบ Workflow จึงเข้ามาช่วยเปลี่ยนการดำเนินงานที่ยุ่งยากตรงนี้ให้คล่องตัวและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ลดขั้นตอนการดำเนินงานเอกสารที่บางทีอาจเสียเวลาเพราะต้องทำเรื่องขออนุมัติ ต้องมีลายเซ็น ต้องผ่านแผนกหลายแผนกจนเป็นกระบวนการที่ยุ่งยากเสียเวลาจนเกินไป ซึ่งหลาย ๆ ระบบ Workflow ในปัจจุบันนั้นสามารถสร้างแบบฟอร์มเอกสารได้หลายรูปแบบ เช่น การสร้างโฟลว์การอนุมัติที่สามารถแยกโฟลว์การอนุมัติได้ตามลำดับขั้นตอน หรือแยกตามตำแหน่งที่มีอำนาจในการอนุมัติเอกสารนั้น ๆ สามารถยื่นคำขออนุมัติเอกสารได้ผ่านอุปกรณ์ที่สะดวก และตัวระบบจะทำการบันทึกการทำงานของทุกคนทุกแผนกแบบเรียลไทม์ในทุกขั้นตอน ทุกคนที่เกี่ยวข้องจะสามารถติดตามเอกสารได้ตลอด เข้าถึงได้ทุกที่ สามารถแก้ไขเอกสารได้ตามต้องการ

 

โปรแกรม workflow

 

ข้อดีของการจัดการเอกสารผ่านระบบ Workflow

ในหลากหลายองค์กรยุคใหม่ที่มีการนำระบบ Workflow เข้ามาใช้เพื่อประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากรในแผนกต่าง ๆ ทุกตำแหน่งจะมีระเบียบและแบบแผนมากกว่า ทุกอย่างจะรวดเร็ว คล่องตัว มีระบบขั้นตอนที่ชัดเจนสามารถตรวจสอบการทำงานได้ในทุกรายละเอียด ทั้งหมดเกิดจากการจัดการเอกสารด้วยระบบ Workflow ที่กำหนดขั้นตอนการทำงานที่มีคุณภาพเอาไว้แล้วเรียบร้อย เมื่อไม่มีปัญหาในด้านของเอกสาร ความล่าช้าและความผิดพลาดที่เกี่ยวข้องก็จะค่อยๆหายไป องค์กรก็จะมีเวลาพัฒนาศักยภาพการทำงานด้านอื่นได้อย่างเต็มที่ ประโยชน์ของ Workflow จึงมีให้เห็นอีกมากมายหลายด้าน อาทิเช่น

 

  • workflow เสริมสร้างความปลอดภัย

  • กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของบุคลากรในองค์กรสำหรับเอกสารแต่ละประเภท

  • workflow เอกสารไม่มีหาย

    ค้นหาเอกสารได้ง่าย ๆ

  • workflow จัดการการเดินเอกสารให้อัตโนมัติ

    ใช้งานง่าย สามารถปรับระบบแก้ไขการทำงานได้จากโมเดลสำเร็จรูปที่จัดไว้ให้

  • workflow ลดต้นทุนในระยะยาว

    ประหยัดงบประมาณการเก็บเอกสารและรายจ่ายส่วนเกิน เช่น ค่ากระดาษในการจัดทำเอกสาร ค่าอุปกรณ์เครื่องเขียนสำนักงานทั่วไป

และสิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ เวลา องค์กรไหนที่นำเอาระบบ Workflow เข้ามาช่วยนั้นจะสามารถประหยัดเวลาการทำงาน และลดขั้นตอนความยุ่งยากที่ไม่จำเป็นออกไป นั่นหมายความว่าองค์กรคุณจะสามารถดึงเอาศักยภาพที่มีอยู่ไปใช้งานได้อย่างสูงสุด เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ง่าย ๆ เพียงแค่คุณกล้าและพร้อมที่จะปรับเปลี่ยนรายละเอียดพื้นฐานพวกนี้ให้เหมาะสม ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้บริหารหรือบุคลากรทั่วไปของบริษัท สิ่งนี้จะสามารถช่วยให้การทำงานของคุณดีและมีคุณภาพมากยิ่งขึ้น เพิ่มโอกาสประสบความสำเร็จทางธุรกิจขึ้นไปได้อีกระดับอย่างแน่นอน