fbpx

ระบบการจัดการเอกสาร DMS คืออะไร?

ระบบการจัดการเอกสาร DMS คืออะไร?

ระบบ DMS คืออะไร?

ระบบการจัดการเอกสาร DMS คืออะไร?

หากคุณเป็นพนักงานแผนกบัญชีที่ต้องใช้ชีวิตอยู่ติดกับกองเอกสารการเงิน

หากคุณเป็นพนักงานออฟฟิศที่พยายามจะหาเอกสารสำคัญ แต่หาเท่าไหร่ก็หาไม่เจอสักที

หากคุณเป็นเจ้าของบริษัทที่เวลาเป็นเงินเป็นทอง แต่ต้องวิ่งเข้าออฟฟิศเพื่อเซ็นเอกสารใบเดียว

 

มันจะง่ายกว่าไหม ถ้าคุณมี DMS (Document Management System) หรือ ระบบการจัดการเอกสาร ที่จะเข้ามาเป็นระบบจัดเก็บเอกสารองค์กรคุณ ในรูปแบบ Digital ให้งานเอกสารที่สุดแสนจะปวดหัว ง่ายขึ้นในพริบตา 

ดังนั้นหากคุณเป็นหนึ่งคนที่อ่านมาถึงตรงนี้แล้วเริ่มสนใจว่าระบบ DMS นี้คืออะไร แล้วรายละเอียดที่ระบบนี้เข้ามาช่วยเรื่องเอกสารในองค์กรเป็นอย่างไร วันนี้ Ditto Thailand เราเตรียมข้อมูลส่วนนี้มาให้คุณแล้ว 


 

ระบบจัดเก็บเอกสาร DMS คืออะไร?

 

 ระบบการจัดการเอกสาร DMS คืออะไร

 

DMS ย่อมาจากคำว่า Document Management System คือ ระบบจัดการเอกสารแบบครบวงจร ในลักษณะ Digital ซึ่งหลักในการทำงานของระบบนี้คือ ช่วยจัดเก็บเอกสาร (Store) จัดการเอกสาร (Manage) ติดตามเอกสาร (Track) ในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic) 

 

ทั้งนี้ Document Management System ระบบจัดเก็บเอกสาร ถือเป็นส่วนหนึ่งของระบบ ECM (Enterprise Content Management) หรือก็คือระบบที่ช่วยจัดการ จัดเก็บ ควบคุม และบริหารข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ สรุปก็คือระบบ DMS เป็นระบบการจัดการเอกสารย่อยของ ECM อีกที

 

โดยระบบ DMS ใช้หลักแนวคิด Paperless หรือที่เรียกว่า การใช้ทรัพยากรกระดาษให้น้อยที่สุด เพื่อลดภาระค่าใช้จ่ายในส่วนของเอกสารลงไป ช่วยจัดการเอกสารให้ง่าย สะดวก รวดเร็ว และปลอดภัย เสริมประสิทธิภาพวางรากฐาน Digital Transformation ให้องค์กรพร้อมเข้าสู่ Digital Workflow อย่างสมบูรณ์แบบนั่นเอง

 


หลักการทำงานของระบบการจัดการเอกสาร DMS

 

หลักการทำงานของระบบ Document Management System

 

  • เป็นพื้นที่จัดเก็บเอกสารแบบ Digital (Store)

เนื่องจากระบบจัดการเอกสาร เปรียบเสมือนตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่ เพียงแต่คุณเปลี่ยนกระดาษเอกสารให้เป็นรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และทำการเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้เข้าไปในโปรแกรม DMS ซึ่งสามารถจุเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้เป็นจำนวนมาก หมดปัญหาเรื่องหาพื้นที่เก็บเอกสารภายในองค์กรไปได้เลย 

 

  • จัดประเภทชัดเจน ร่นเวลาหาเอกสาร (Search) 

เมื่อทำการเก็บเอกสารเป็นที่เรียบร้อย คุณสามารถจัดประเภทเอกสารได้ตามที่คุณต้องการ อย่างเช่น แบ่งประเภทเอกสารตามฝ่าย แบ่งประเภทเอกสารตามชื่อบุคคล เป็นต้น เพื่อลดปัญหาการค้นเอกสารไม่เจอ อีกทั้งทางระบบยังมีฟังก์ชันที่ช่วยให้หาเอกสารได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น 

 

  • ระบุสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารไว้ชัดเจน (Share)

สามารถเลือกแจ้งสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารภายในระบบการจัดการเอกสารได้ อย่างเช่น คุณต้องการให้เอกสารฉบับนี้มีคนในฝ่ายบัญชีเข้ามาแก้ไขได้ ฝ่ายการตลาดเข้ามาแก้ไขได้ หรือฝ่ายจัดซื้อเข้ามาแก้ไข คุณสามารถระบุได้ตามต้องการ อีกทั้งยังสามารถใช้งานข้อมูลเอกสารพร้อมกันหลายๆคน และข้อมูลในเอกสารจะอัพเดตแบบ Real-Time 

 

  • จำกัดสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร (Security)

ระบบจะทำการจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงการใช้งานของข้อมูลเอกสาร สามารถระบุเป็นรายชื่อ หรือเป็นฝ่ายที่สามารถเข้าถึงเอกสารได้ เพื่อความปลอดภัยของเอกสาร นอกจากการกำหนดสิทธิ์เข้าถึงเอกสารแล้ว ในระบบยังทำการรักษาเอกสารต้นฉบับ เพื่อป้องกันปัญหาลบเอกสารไปโดยไม่ตั้งใจ แถมยังสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงการแก้ไขของเอกสาร ถือว่าเป็นการยกระดับความปลอดภัยให้กับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปในตัว 

 


ข้อดีของการมี Document Management System

 

ประโยชน์ของการจัดการเอกสารด้วย Document Management System

 

  • DMS ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายภายในองค์กร 

หลายบริษัทที่มีกองเอกสารเป็นจำนวนมาก คุณคงเข้าใจดีที่จะต้องมานั่งหาตู้เก็บเอกสารภายในองค์กร จัดพื้นที่ให้เพียงพอกับเอกสารที่มีอยู่ หรือบางทีเอกสารเยอะจนไม่สามารถเก็บที่บริษัทได้ ก็ต้องไปเช่าโกดังเพื่อเก็บเอกสารโดยเฉพาะ ซึ่งพื้นที่เหล่านี้ย่อมมีค่าใช้จ่ายที่ตามมา

แต่ถ้าคุณลงทุนติดตั้งระบบ ECM ใช้ระบบจัดเก็บเอกสาร เปลี่ยนจากเอกสารแบบกระดาษ ให้เป็นเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ ก็ช่วยประหยัดพื้นที่จัดเก็บเอกสาร 

 

  • เพิ่มประสิทธิภาพ Digital Workflow 

เปรียบการหาเอกสารสักใบในองค์กรยักษ์ใหญ่ ก็เหมือนเรากำลังงมเข็มในมหาสมุทร ถ้ามัวแต่มานั่งหาเอกสาร คงหมดไปเป็นวัน ดังนั้นการสร้าง Digital Workflow ให้มีประสิทธิภาพ ช่วยลดขั้นตอนในการหาเอกสาร เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์ มีเวลาไปโฟกัสงานหลัก

 

  • สร้าง Centralize ให้กับองค์กร 

ระบบ Document Management System เป็นศูนย์กลางของข้อมูล เป็นที่รวบรวมเอกสารทั้งหมดขององค์กร ดังนั้นการจะหาเอกสารสักใบก็เป็นเรื่องง่าย สะดวกต่อการนำเอกสารมาใช้ รวมถึงยังเป็นพื้นที่กลางที่สามารถนำเอกสารส่งต่อให้คนในองค์กรได้อีกด้วย 

 

  • เพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสารในองค์กร

เนื่องจากเอกสารภายในองค์กรไม่ได้มีแค่เอกสารทั่วไปที่ใครก็สามารถเข้าถึงได้ แต่ยังมีเอกสารลับทางธุรกิจ และเอกสารข้อมูลลับอื่นๆ ที่ไม่ต้องการให้พนักงานทั่วไปเห็น ทาง Document Management System มีระบบรักษาความปลอดภัยของเอกสาร สามารถกำหนดการได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเอกสาร และยังช่วยป้องกันเอกสารเสียหายหรือสูญหายได้อีกด้วย

 

และนี่คือข้อมูลเกี่ยวกับระบบจัดเก็บเอกสาร Document Management System ที่จะช่วยจัดการงานเอกสารในองค์กรของคุณให้ง่าย สะดวก รวดเร็ว และเสริมประสิทธิภาพการทำงานรูปแบบ Digital Transformation ให้กับองค์กรของคุณ 


หากคุณสนใจหรืออยากสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบ DMS Ditto (Thailand) ให้บริการ

สนใจสินค้าหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม

📞02-517-5555

https://www.dittothailand.com/contact-us/

Line ID: @dittothailand
Add Friend