ในยุคที่การดำเนินธุรกิจต้องอาศัยความรวดเร็ว โปร่งใสและประหยัดต้นทุน การเปลี่ยนผ่านจากเอกสารกระดาษสู่ระบบดิจิทัลจึงกลายเป็นก้าวสำคัญที่หลายองค์กรไม่อาจมองข้าม โดยเฉพาะเรื่องของใบกำกับภาษีที่เป็นเอกสารสำคัญทางบัญชีและภาษี ปัจจุบันกรมสรรพากรได้ผลักดันให้ใช้ e-Tax Invoice หรือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการภาษี ลดขั้นตอนเอกสารและอำนวยความสะดวกทั้งแก่ผู้ขายและผู้ซื้อ ซึ่งในบทความนี้ Ditto จะพาคุณไปทำความเข้าใจว่าใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร ทำไมถึงสำคัญ และธุรกิจจะได้ประโยชน์อะไรจากการใช้งานระบบนี้บ้าง
ทำความรู้จัก e-Tax Invoice และ e-Receipt
ก่อนจะเจาะลึกถึงประโยชน์และวิธีการใช้งาน ลองมาทำความเข้าใจพื้นฐานของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั้งสองประเภทนี้กัน
e-Tax Invoice คืออะไร?
e-Tax Invoice หรือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ซึ่งออกในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามที่กฎหมายกำหนด แทนการใช้ใบกำกับภาษีแบบกระดาษ โดยข้อมูลจะถูกสร้าง จัดทำ นำส่งและจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล ทำให้กระบวนการต่าง ๆ สะดวก รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น
e-Receipt คืออะไร?
e-Receipt หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ คือเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานการรับเงินหรือการให้บริการ ซึ่งออกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เช่นเดียวกับ e-Tax Invoice เหมาะสำหรับธุรกิจที่ไม่มีการเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือธุรกิจที่ต้องการออกใบรับให้กับลูกค้า เพื่อเป็นหลักฐานการชำระเงิน
เปรียบเทียบความแตกต่างระหว่าง e-Tax Invoice และใบกำกับภาษีแบบกระดาษ
| คุณสมบัติ | e-Tax Invoice | ใบกำกับภาษีแบบกระดาษ |
| รูปแบบ | ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ | เอกสารกระดาษ |
| การจัดส่ง | ส่งผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น อีเมล ระบบอิเล็กทรอนิกส์ | ส่งทางไปรษณีย์ และส่งด้วยตนเอง |
| การจัดเก็บ | จัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล | จัดเก็บในตู้เอกสาร |
| ความปลอดภัย | มีระบบรักษาความปลอดภัยสูง ยากต่อการปลอมแปลง | เสี่ยงต่อการชำรุด สูญหายและปลอมแปลง |
| การค้นหา | ค้นหาง่าย สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้รวดเร็ว | ค้นหายาก และใช้เวลานาน |
7 ข้อดีของ e-Tax Invoice ที่ผู้ประกอบการต้องรู้
การเปลี่ยนมาใช้ e-Tax Invoice ไม่ได้เป็นเพียงการทำตามกฎหมาย แต่ยังนำมาซึ่งข้อดีมากมายที่ช่วยยกระดับการบริหารจัดการธุรกิจอีกมากมาย ดังนี้
1. ลดต้นทุนค่าใช้จ่ายแฝงได้อย่างมหาศาล
การใช้ e-Tax Invoice ช่วยลดต้นทุนที่มองไม่เห็นได้อย่างมหาศาล ทั้งค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ ค่าซองจดหมาย ค่าไปรษณีย์และค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งรวมถึงพื้นที่จัดเก็บ ค่าแรงพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำและจัดส่งเอกสาร ตลอดจนค่าใช้จ่ายในการทำลายเอกสารเก่า
2. เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ในการจัดส่งเอกสาร
การจัดส่งใบกำกับภาษีสามารถทำได้ทันทีผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็นอีเมลหรือระบบเชื่อมโยงข้อมูล ช่วยลดเวลาในการรอรับเอกสาร ทำให้คู่ค้าได้รับเอกสารรวดเร็วขึ้น ส่งผลดีต่อกระบวนการทางธุรกิจโดยรวม
3. ลดความผิดพลาดและขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน
ระบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือ รวมถึงลดการทำซ้ำของขั้นตอนเดิม ๆ อย่างเช่น การพิมพ์ การเซ็นเอกสาร หรือการจัดเรียงแฟ้มเอกสารต่าง ๆ ซึ่งมักกินเวลานานและเสี่ยงต่อการตกหล่นของข้อมูล เมื่อปรับใช้ระบบอัตโนมัติ (Automation) และ AI เข้ามาเสริม จะยิ่งทำให้กระบวนการต่าง ๆ ทำงานได้อย่างราบรื่นและแม่นยำมากยิ่งขึ้น
สำหรับองค์กรที่ต้องการลดภาระของงานซ้ำซ้อนและมุ่งสู่กระบวนการที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น การใช้บริการ BPO (Business Process Outsourcing) เข้ามาช่วยบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลแบบครบวงจร ก็จะทำให้สามารถลดต้นทุน ลดข้อผิดพลาดและเพิ่มศักยภาพให้ทีมงานสามารถโฟกัสกับงานสำคัญทางธุรกิจได้อย่างเต็มที่
4. ปลอดภัยและน่าเชื่อถือยิ่งขึ้น
e-Tax Invoice มีการใช้เทคโนโลยีการเข้ารหัสข้อมูล (Encryption) ร่วมกับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) เพื่อรับรองความถูกต้องและป้องกันการปลอมแปลง ทั้งนี้ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในระบบ e-Tax Invoice จะต้องออกโดยผู้ให้บริการใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรอง (CA) เช่น สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) หรือผู้ให้บริการเอกชนที่ได้รับอนุญาต ซึ่งจะทำให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับถึงตัวตนของผู้ที่ออกเอกสารได้อย่างชัดเจน ช่วยยกระดับความน่าเชื่อถือของเอกสารทางภาษีให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ทางกฎหมายอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
5. ง่ายต่อการค้นหาและตรวจสอบย้อนหลัง
เมื่อเอกสารอยู่ในรูปแบบดิจิทัล การค้นหาข้อมูลย้อนหลังทำได้ง่ายและรวดเร็ว เพียงแค่ค้นหาด้วยคำสำคัญหรือเงื่อนไขที่ต้องการ ต่างจากการค้นหาเอกสารกระดาษที่ต้องใช้เวลานานการมีระบบจัดการเอกสาร และระบบ ECM ที่ดีจะช่วยเสริมประสิทธิภาพในส่วนนี้อย่างมาก
6. สร้างภาพลักษณ์องค์กรที่ทันสมัย ใส่ใจสิ่งแวดล้อม
การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แสดงให้เห็นถึงความพร้อมขององค์กรในการปรับตัวสู่ Digital Transformation และการใช้เทคโนโลยีอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังเป็นการลดการใช้ทรัพยากรธรรมชาติและสนับสนุนนโยบายด้านสิ่งแวดล้อม ซึ่งช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กร และแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นต่อหลักการพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ในการจัดการข้อมูลอีกด้วย
7. รับสิทธิประโยชน์ทางภาษี 2 เท่า
กรมสรรพากรมีมาตรการส่งเสริมการใช้งาน e-Tax Invoice โดยให้สิทธิประโยชน์ทางภาษีแก่ผู้ประกอบการที่เข้าร่วมโครงการ ซึ่งอาจรวมถึงการนำค่าใช้จ่ายในการลงทุนระบบมาหักลดหย่อนภาษีได้เป็น 2 เท่า ซึ่งกรมสรรพากรได้มีมาตรการยกสิทธิประโยชน์ทางภาษี 2 เท่า สำหรับผู้ประกอบการที่เข้าร่วมใช้งานระบบ e‑Tax Invoice และ e‑Receipt ดังนี้
- หักค่าใช้จ่ายลงทุนระบบดิจิทัลเพิ่ม 100% (รวมเป็น 2 เท่า) ผู้ประกอบการสามารถนำค่าใช้จ่ายที่ใช้ลงทุนในระบบ e‑Tax Invoice, e‑Receipt และ e‑Withholding Tax ทั้งในส่วนฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ มาหักลดหย่อนภาษีได้เป็นสองเท่า ตามจริงจนถึง 31 ธันวาคม 2568 (ปี 2025)
- เงื่อนไขการหักภาษีสองเท่า ต้องเป็นทรัพย์สินที่ยังไม่เคยใช้งาน (ใหม่) ตั้งอยู่ในราชอาณาจักร มีการใช้งานในธุรกิจอย่างน้อย 3 รอบระยะเวลาบัญชี และต้องแจ้งข้อมูลและหลักฐานการลงทุน ผ่านแบบที่กรมฯ กำหนด ภายในไม่เกิน 31 พฤษภาคม 2569
- โครงการ Easy E‑Receipt 2.0 ผู้ประกอบการที่ร่วม จะส่งเสริมให้คนซื้อสินค้า/บริการแบบมี e‑Tax Invoice หรือ e‑Receipt ซึ่งลูกค้าบุคคลธรรมดาสามารถนำไปลดหย่อนภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาได้สูงสุด 50,000 บาท แบ่งเป็น 30,000 บาท สำหรับร้าน VAT และ 20,000 บาท สำหรับ OTOP/กลุ่มชุมชน
อย่างไรก็ตาม ในปีนี้ โครงการ Easy E‑Receipt 2.0 ได้สิ้นสุดระยะเวลาการเข้าร่วมเรียบร้อยแล้ว ทั้งนี้ สิทธิประโยชน์ด้านภาษีและมาตรการส่งเสริมอื่น ๆ จากกรมสรรพากรอาจมีการปรับเปลี่ยนหรือประกาศใหม่เป็นระยะ แนะนำให้ผู้ประกอบการ ตรวจสอบโปรโมชั่นและมาตรการล่าสุดจากกรมสรรพากร ผ่านช่องทางเว็บไซต์ทางการหรือที่ปรึกษาทางภาษี เพื่อไม่พลาดสิทธิประโยชน์ที่อาจช่วยลดต้นทุนและเพิ่มความได้เปรียบทางธุรกิจในยุคนี้ได้
วิธีเริ่มต้นใช้งานระบบ e-Tax Invoice ต้องเตรียมตัวอย่างไร?
การเปลี่ยนมาใช้ระบบ e-Tax Invoice และ e-Receipt ไม่ใช่เรื่องซับซ้อน หากผู้ประกอบการเตรียมตัวให้พร้อมตามขั้นตอนที่กรมสรรพากรกำหนด โดยมีแนวทางเบื้องต้นดังนี้
- จดทะเบียนเป็นผู้มีสิทธิออก e-Tax Invoice ผู้ประกอบการที่ต้องการใช้ระบบ e-Tax Invoice ต้องแจ้งความประสงค์ต่อกรมสรรพากรผ่านระบบ RD e-Services เพื่อขอใช้สิทธิ์ในการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์อย่างเป็นทางการ
- เตรียมพร้อมด้านระบบไอทีหรือซอฟต์แวร์ที่รองรับ ระบบที่ใช้ต้องสามารถออกเอกสารในรูปแบบ XML ตามมาตรฐานของกรมสรรพากร และต้องลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) พร้อมมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย ทั้งนี้อาจเลือกพัฒนาเอง หรือใช้บริการผู้ให้บริการ e-Tax Platform ที่ได้มาตรฐานก็ได้
- สร้างลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature) การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เป็นสิ่งจำเป็นในการออกเอกสาร e-Tax Invoice ผู้ประกอบการจึงต้องยื่นในรับรองอิเล็กทรอนิก์ (Digital Certificate) กับหน่วยงานที่ได้รับการรับรอง เช่น ETDA หรือบริษัทเอกชนที่ได้รับใบอนุญาต
- ทดสอบการใช้งานระบบกับกรมสรรพากร ก่อนใช้งานจริง ต้องทำการทดสอบการส่งเอกสาร e-Tax Invoice ผ่านระบบ Test Environment ของกรมสรรพากร เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้องตามมาตรฐาน
- ส่งเอกสารจริงผ่านช่องทางที่กำหนด เมื่อผ่านการทดสอบแล้ว ผู้ประกอบการสามารถเริ่มใช้งานจริง โดยส่ง e-Tax Invoice และ e-Receipt ผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email หรือ Web Service API ไปยังกรมสรรพากรตามรอบเวลาที่กำหนด
- เก็บรักษาเอกสารอย่างปลอดภัย เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องจัดเก็บในรูปแบบที่เข้าถึงได้ ตรวจสอบย้อนหลังได้ และปลอดภัยจากการถูกแก้ไข ซึ่งต้องเก็บไว้อย่างน้อย 5 ปี ตามที่กฎหมายกำหนด
Article Summary
การใช้ e-Tax Invoice และ e-Receipt ถือเป็นก้าวสำคัญของธุรกิจยุคใหม่ที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และยกระดับความโปร่งใสในการจัดการภาษี โดยใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ไม่เพียงแต่ตอบโจทย์เรื่องความรวดเร็วและความถูกต้อง แต่ยังช่วยลดภาระงานเอกสาร เพิ่มความปลอดภัยในการจัดเก็บและสร้างภาพลักษณ์องค์กรที่ทันสมัยพร้อมรับกับยุคดิจิทัล อีกทั้งยังได้รับสิทธิประโยชน์ทางภาษีจากกรมสรรพากร ช่วยเพิ่มความได้เปรียบทางธุรกิจ สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการเริ่มใช้งานระบบนี้ สามารถดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนดได้อย่างไม่ยุ่งยาก และควรติดตามมาตรการส่งเสริมล่าสุดเพื่อไม่พลาดโอกาสสำคัญในการพัฒนาองค์กรให้พร้อมต่อการแข่งขันในอนาคต
เพื่อให้การใช้งาน e-Tax Invoice และ e-Receipt เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด การมีระบบการจัดการเอกสารที่ทันสมัยและครบวงจรอย่าง Ditto จะช่วยเสริมศักยภาพให้ธุรกิจของคุณสามารถบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลได้อย่างปลอดภัย รวดเร็ว และเป็นระบบมากขึ้น ทั้งยังลดความผิดพลาดและประหยัดทรัพยากรคนและเวลา ช่วยให้ทีมงานของคุณโฟกัสกับการพัฒนาธุรกิจได้เต็มที่ พร้อมรองรับการเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัลอย่างมั่นใจและยั่งยืน
