Paperless คือ แนวคิดประหยัดการใช้กระดาษ ด้วยวิธีลดการใช้งานเอกสารรูปแบบกระดาษ หรือใช้วัสดุสิ่งของที่ทำจากกระดาษให้น้อยที่สุด ซึ่งการทำเช่นนี้เป็นการช่วยประหยัดพลังงาน และทรัพยากรธรรมชาติ รวมถึงยังเป็นปัจจัยกระตุ้นให้เกิดการพัฒนารูปแบบการทำงานเป็นระบบ Digital มากยิ่งขึ้น เพื่อเตรียมพร้อมก้าวเข้าสู่สังคม Digital Transformation ต่อไป   ยิ่งในช่วงสถานการณ์การแพร่ระบาดของ Covid-19 ทำให้หลายองค์กรทั่วโลกต่างหันมาใช้ระบบ Digital ในการทำงานแทนการทำงานแบบเดิมที่ใช้เอกสารกระดาษไปบ้างแล้ว ซึ่งทางหน่วยงานราชการไทยเองก็ปรับตัวมาใช้ระบบ Digital และเห็นความสำคัญของแนวคิด Paperless ไม่แพ้นานาชาติ โดยอีกไม่นานทางภาครัฐจะประกาศใช้ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่ให้หน่วยงานราชการสามารถปฏิบัติการด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงหน่วยงาน อบต. และ อบจ. เองก็สามารถทำงานผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้เช่นกัน โดยอาศัยแนวคิด Paperless เข้ามาช่วยจัดการปัญหาเอกสารต่างๆ ในหน่วยงานราชการ เพื่อปรับเปลี่ยนการบริการของภาครัฐให้เข้าสู่ระบบดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ  

ปัญหาด้านการบริหารจัดการระบบเอกสารในหน่วยงานราชการ

 

1. หาเอกสารไม่เจอ เพราะจำนวนเอกสารเยอะ

โดยปกติแล้วเอกสารทางราชการนั้นมีหลากหลายประเภท ไม่ว่าจะเป็นหนังสือภายใน หนังสือภายนอก หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือรับรอง และหนังสือประเภทอื่น ๆ รวมถึงจำนวนเอกสารในแต่ละปีที่ทางหน่วยงานราชการออก ก็มีจำนวนนับไม่ถ้วน หากจำเป็นต้องค้นหาเอกสารสำคัญที่ย้อนหลังไป... read more

  ร่างพ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็น พ.ร.บ. เรื่องเทคโนโลยี ที่ทางภาครัฐเพิ่งลงมติเห็นชอบ ให้หน่วยงานราชการสามารถทำงานผ่านระบบออนไลน์มากยิ่งขึ้น เพื่อส่งเสริมภาพลักษณ์ของหน่วยงานราชการให้ทันสมัย และเพิ่มความสะดวกให้กับประชาชนที่ต้องการติดต่อทางออนไลน์ ซึ่งการพัฒนาเหล่านี้เรียกว่า “รัฐบาลดิจิทัล” หรือ “Digital government” ที่ทั่วโลกต่างกำลังปรับใช้กัน ว่าแต่ รัฐบาลดิจิทัล คืออะไร แล้วความสำคัญของรัฐบาลดิจิทัลเป็นอย่างไร วันนี้ Ditto เตรียมข้อมูลมาให้คุณแล้ว  

เสริมความทันสมัย ก้าวทันเทคโนโลยี กับ รัฐบาลดิจิทัล

รัฐบาลดิจิทัล หรือ Digital government คือ การที่หน่วยงานภาครัฐนำเอาเทคโนโลยีดิจิทัลมาปรับใช้ภายในหน่วยงาน เพิ่มศักยภาพการทำงานขององค์กรรัฐให้รวดเร็ว ก้าวทันตามเทคโนโลยีขององค์กรเอกชนได้อย่างเทียบเท่า รวมถึงยังมีระบบการเชื่อมโยงการเข้าถึงข้อมูล ระหว่างหน่วยงานภาครัฐ หน่วยงานภาคเอกชน และประชาชน เพื่อเพิ่มความสะดวกรวดเร็วให้กับผู้ที่ต้องการติดต่อกับหน่วยงานภาครัฐง่ายยิ่งขึ้น ทั้งนี้ลักษณะรัฐบาลดิจิทัล สามารถแบ่งออกได้ 3 แบบดังนี้  

1. Reintegration 

เป็นรูปแบบของการบูรณาการการทำงานของหน่วยงานต่าง ๆ ในภาครัฐ เชื่อมต่อข้อมูลเข้าด้วยกัน เพื่อให้เกิดการสร้างศูนย์ข้อมูล และยังง่ายต่อการควบคุมและการจัดการของหน่วยงานราชการให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น   

2. Needs-based holism 

เป็นรูปแบบการปรับปรุงองค์กรภาครัฐ... read more

  เมื่อไม่นานนี้ มีการประกาศรับร่าง พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้อีกไม่นานเกินรอจะมีการประกาศใช้ว่าด้วยกฎหมายกลางในการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อส่งเสริมรูปแบบการทำงานของภาครัฐให้สอดคล้องกับยุคดิจิทัลในปัจจุบันมากยิ่งขึ้น พร้อมอำนวยความสะดวกรวดเร็วให้กับผู้ที่ต้องการติดต่อหน่วยงานราชการ ก็สามารถติดต่อผ่านระบบออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว   แต่ทั้งนี้ กฎหมายที่กำลังจะถูกประกาศใช้ฉบับนี้ไม่ใช่ฉบับแรกที่มีการประกาศให้หน่วยงานภาครัฐ หันมาใช้ระบบออนไลน์ ให้ประชาชนเข้าถึงข้อมูลภาครัฐได้ง่ายยิ่งขึ้น เพราะก่อนหน้านี้เรามี พ.ร.บ. ว่าด้วยเรื่องการให้บริการภาครัฐผ่านระบบดิจิทัล พ.ศ. 2562 ที่มีจุดประสงค์ต้องการให้ประชาชนเข้าถึงข้อมูลข่าวสารของข้าราชการได้อย่างครบถ้วน และสามารถนำไปเผยแพร่ให้เป็นประโยชน์ต่อสังคมได้ ด้วยเหตุนี้ พ.ร.บ. นี้จึงได้ชื่อว่าเป็นข้อมูลเปิดภาครัฐนั่นเอง  

ทำความรู้จัก "ข้อมูลเปิดภาครัฐ" 

ข้อมูลเปิดภาครัฐ คือ ข้อมูลที่หน่วยงานของรัฐต้องเปิดเผยต่อสาธารณะตามกฎหมาย ว่าด้วยข้อมูลข่าวสารของราชการในรูปแบบข้อมูลดิจิทัลที่สามารถเข้าถึงและใช้ได้อย่างเสรี ไม่จำกัดแพลตฟอร์ม ไม่เสียค่าใช้จ่าย สามารถเผยแพร่ ทำซ้ำ หรือใช้ประโยชน์ได้โดยไม่จำกัดวัตถุประสงค์ ทั้งนี้ข้อมูลเปิดภาครัฐยังผ่านกระบวนการจัดลำดับความลับของข้อมูลว่าเป็นข้อมูลสาธารณะ ที่ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูล และสามารถนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้งาน หรือดัดแปลงได้ตามความต้องการแต่ละบุคคล และทาง พ.ร.บ. ยังกำหนดแนวทางและมาตรฐานให้หน่วยงานของรัฐจัดส่งหรือเชื่อมโยงข้อมูลดังกล่าวเพื่อเปิดเผยข้อมูลข่าวสารแก่ประชาชน ณ ศูนย์กลางข้อมูลเปิดภาครัฐ (Open Government Data of Thailand) หรือสามารถเข้าไปดูได้ที่ใน เว็บไซต์... read more

  ปัจจุบัน ดิจิทัลออนไลน์นับเป็นปัจจัยที่ 5 ที่สำคัญต่อการดำเนินชีวิตของทุกคน โดยในช่วงสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด 19 ทำให้หลายหน่วยงานรัฐตื่นตัว หันมาใช้ระบบออนไลน์ในการจัดการการทำงานมากยิ่งขึ้น ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อไม่นานมานี้ ทางรัฐบาลได้ลงมติเห็นชอบร่าง พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่ว่าด้วยการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อส่งเสริมการทำงานในรูปแบบออนไลน์ ทำให้เป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้หน่วยงานรัฐ และสถานที่ราชการหลายแห่งเร่งแผนพัฒนาการให้บริการแบบดิจิทัล เพื่อรองรับการใช้งานระบบจัดการเอกสารออนไลน์ในการติดต่อ ทำเรื่องด้วยเอกสารออนไลน์ได้    ตอนนี้เรามาอัปเดตหน่วยงานราชการกันดีกว่า ว่าตอนนี้มีหน่วยงานไหนบ้างที่สามารถติดต่อออนไลน์ได้ ไม่ต้องเดินทางไปถึงสถานที่ราชการให้เสียทั้งค่าเดินทาง และเสียทั้งเวลา  

หน่วยงานรัฐไหนบ้าง? ที่สามารถติดต่อออนไลน์ได้

1. กรมการขนส่งทางบก

เริ่มกันด้วยที่กรมการขนส่งทางบก ที่เรียกว่าเหล่าคนขับขี่รถทั้งหลายที่ต้องไปสอบใบขับขี่จะรู้จักกันเป็นอย่างดี ตั้งแต่มีสถานการณ์โควิด 19 กรมการขนส่งทางบกได้ปรับเปลี่ยนวิธีการดำเนินงานใหม่ สามารถติดต่อขอเอกสารออนไลน์เพื่อทำการสอบใบขับขี่รวมถึงการอบรมความรู้ด้านการจราจร ซึ่งเอกสารที่สามารถติดต่อออนไลน์จากกรมการขนส่งทางบกได้ มีดังนี้   จองคิวทำใบขับขี่ เสียภาษีรถยนต์ ขอเลขทะเบียนรถ ทั้งนี้การติดต่อเอกสารกับทางกรมการขนส่งทางบก อาจจะไม่ได้เป็นเอกสารที่เป็นกระดาษ แต่จะเป็นรูปแบบ e-Service ที่พร้อมให้บริการแบบออนไลน์ ทำให้ขั้นตอนการติดต่อต่าง ๆ สะดวกขึ้นเป็นอย่างมาก  

2. กรมสรรพสามิต

เป็นหน่วยงานในสังกัดกระทรวงการคลัง มีหน้าที่และความรับผิดชอบในการจัดเก็บภาษีสรรพสามิต เพื่อเป็นรายได้ของรัฐ โดยทุกวันนี้เราสามารถติดต่อทางออนไลน์กับทางกรมสรรพสามิตในบริการหลักอย่าง การยื่นภาษีออนไลน์ ได้แล้ว แต่ทั้งนี้กรมสรรพสามิตยังมีบริการอื่น ๆ... read more

  เชื่อว่าในสังคมเรามีผู้คนมากมายที่พยายามผลักดันตนเองให้ทันสมัยไปพร้อม ๆ กับโลกที่เปลี่ยนแปลงไปสู่ยุคดิจิทัล หลายองค์กรจึงเริ่มหันมาพัฒนาขั้นตอนการทำงานให้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น เพื่อตอบโจทย์พฤติกรรมของบุคลากร ที่เป็นปัจจัยสำคัญ ในการขับเคลื่อนองค์กรให้เติบโตไปข้างหน้า ซึ่งหนึ่งในแนวทางพัฒนา คือการปรับตามหลักมาตรฐานระบบบริหารงานคุณภาพ ISO 9001:2015 ที่ระบุว่า ทุกการดำเนินงานภายในองค์กรต้องสามารถควบคุมและตรวจสอบได้ เพราะฉะนั้นการที่องค์กรจะเป็นที่ยอมรับจากสังคมตามหลักสากล ย่อมต้องมีมาตรฐานเหล่านี้เข้ามาเป็นหลักประกันความน่าเชื่อถือให้แก่บุคคลภายนอก   ซึ่งเริ่มต้นได้จากคุณภาพกระบวนการของงานเอกสารตั้งแต่ขั้นตอนการจัดทำ จัดเก็บ เข้าถึง ค้นหา แจกจ่าย ตลอดจนการทิ้งหรือทำลายเอกสาร ที่องค์กรควรมีการควบคุมให้เป็นไปตาม Flow ที่วางไว้ และสามารถตรวจสอบได้ในทุกกรณี ซึ่งปัจจุบันมีหลายองค์กรเลือกใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Document เข้ามาทดแทนเอกสารกระดาษมากขึ้น เนื่องจากประโยชน์ที่โดดเด่นของ e-Document ช่วยลดเวลาทำงานของบุคลากรและเพิ่มประสิทธิภาพงานเอกสารขององค์กรให้ดีขึ้นได้ ที่สำคัญการใช้ควบคู่กับ ระบบจัดการเอกสาร Document Management System: DMS เพื่อจัดระเบียบเอกสารให้ดำเนินไปตามกระบวนการเฉพาะของแต่ละองค์กร นั้นตรงกับเงื่อนไขจากมาตรฐานระบบบริหารงานคุณภาพข้างต้น    แต่เนื่องจาก e-Document ยังถือเป็นเทคโนโลยีใหม่สำหรับบางองค์กร จึงทำให้มีข้อสงสัยและความกังวลที่บางท่านยังไม่มั่นใจในเครื่องมือการทำงานชนิดนี้ วันนี้ Ditto จะมาตอบ 4... read more

  จากบทวิเคราะห์ของ Harvard Business Review พบว่าในปี 2022 มีหลายเทรนด์ที่จะเข้ามามีบทบาทในองค์กรทั่วโลก โดยระบุว่าเราจะยังคงอยู่กับการทำงานแบบผสมผสาน (Hybrid work) ระหว่าง Offline และ Online แบบนี้ไปเรื่อย ๆ ซึ่งจะส่งผลให้องค์กรเกิดความผันผวนมากขึ้น ทั้งสถานที่ทำงาน, จำนวนคน, อุปกรณ์การทำงาน, ระยะเวลา รวมถึงกระบวนการทำงานก็ควรปรับให้เข้ากับโลกที่กำลังถูกเปลี่ยนแปลงด้วยเทคโนโลยี วันนี้ Ditto ขอสรุปเป็น 5 แนวคิดหลักที่มีโอกาสเกิดขึ้นในการทำงานขององค์กรปี 2022 นี้แน่นอน   

5 แนวคิดการทำงาน ปี 2022

1. ความรู้ ความเข้าใจ ความสามารถของบุคลากรคือสิ่งสำคัญที่สุด 

  การสร้างทักษะใหม่หรือพัฒนาทักษะเดิม ที่พนักงานมีความเคยชินจนสามารถทำได้อย่างถนัดอยู่แล้วให้ดีขึ้นไปอีกระดับ จะช่วยให้ผลลัพธ์ของงานออกมามีประสิทธิภาพมากขึ้นและสร้างผลกำไรได้ในอนาคต เพราะฉะนั้นผู้นำองค์กรควรหาโอกาสที่จะให้ความรู้และสนับสนุนบุคลากรอย่างเต็มที่ในด้านนี้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น ในประเทศสิงคโปร์มีโครงการพัฒนาทักษะแรงงานเพื่อช่วยให้บุคลากรระดับกลางได้เรียนรู้สิ่งใหม่ที่จำเป็นต่อการทำงาน ตั้งแต่ทักษะสำคัญ เช่น วิธีการแก้ปัญหา การศึกษาข้อมูลเชิงลึกแล้วนำมาวิเคราะห์เพื่อพัฒนาองค์กร รวมไปถึง Soft Skill อย่างทักษะการประสานงาน การสื่อสาร... read more

  เชื่อว่าหลายคนกำลังรู้สึกเหมือนกันว่าเราอยู่ในยุคที่หันไปทางไหนก็เจอความรุ่งเรืองของเทคโนโลยีดิจิทัล โดยเฉพาะโลกการทำงานของคนรุ่นใหม่เริ่มมีสาขาอาชีพให้เลือกหลากหลายขึ้น ส่งผลให้คนหางานในปัจจุบัน มองหาตัวเลือกที่แสดงความทันสมัยขององค์กรและตำแหน่งงานนั้น ๆ อย่างชัดเจน โดยเฉพาะ Gen Z ที่เริ่มก้าวสู่วัยทำงานหรือ First Jobber ซึ่งทาง Universum Global ได้คาดการณ์ว่าภายในปี 2040 คนกลุ่มนี้จะมีมากถึง 40% ของตลาดแรงงานทั่วโลก ที่สำคัญนับเป็นรุ่นแรกของ Digital Native หรือผู้ที่เข้าใจคุณค่าพยายามมองหาโอกาสสร้างประโยชน์จากเทคโนโลยีดิจิทัลอยู่เสมอ   

แล้วทำไมองค์กรจึงควรปรับตัวให้เข้ากับคนรุ่นใหม่? 

จากผลสำรวจข้อมูลบนแพลตฟอร์มของจ๊อบส์ดีบี (JobsDB) พบว่าปี 2564 ที่ผ่านมา มี ผู้หางานในประเทศไทยมากกว่า 51% เลือกใช้ “ชื่อบริษัทหรือองค์กร” เป็นคีย์เวิร์ดหลัก และใช้ “ตำแหน่งงาน” เป็นคีย์เวิร์ดรองลงมาในการหางาน อยู่ที่ 32% ซึ่งข้อมูลนี้สามารถชี้ให้เห็นได้ว่าคนทำงานรุ่นใหม่ให้ความสำคัญกับองค์กรเป็นปัจจัยหลัก ในการตัดสินใจเลือกร่วมงาน ซึ่งวันนี้ Ditto มี 3 แนวทางพัฒนาองค์กรให้คนทำงานรุ่นใหม่อยากร่วมงานด้วย มาแบ่งปันเหล่าผู้ประกอบการและทีมบริหารได้นำไปประยุกต์ใช้เพื่อดึงดูดบุคลากรรุ่นใหม่มีคุณภาพและรักษาคนเก่าให้ยังคงอยู่ต่อไป  

สนับสนุนเครื่องมือที่ทันสมัยให้บุคลากรทำงานได้สะดวกขึ้น

แน่นอนว่าปัจจุบันเราอยู่ในยุคที่เทคโนโลยีกำลังเฟื่องฟู และโลกธุรกิจถูกปรับให้เป็น read more

  เนื่องจากเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามามีบทบาทสำคัญในชีวิตมากขึ้นเรื่อย ๆ ทั้งในด้านการติดต่อสื่อสาร การปฏิสัมพันธ์ของผู้คนในสังคม และการค้นคว้าหาข้อมูลต่าง ๆ โดยส่วนใหญ่แล้ว จะมีอินเทอร์เน็ต เป็นสื่อกลาง ที่เป็นตัวแปรสำคัญต่อการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาในรูปแบบที่แตกต่างกัน เพื่อให้สอดคล้องกับยุคสมัยในปัจจุบัน ด้วยเหตุนี้ หลายประเทศจึงจำเป็นต้องปรับตัวเข้าสู่โลกดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ และหนึ่งในนั้นก็ คือ ประเทศไทย   จะเห็นว่า ตลอดระยะเวลาที่ผ่านมาทางภาครัฐได้มีความตั้งใจที่จะยกระดับการทำงานให้ทันสมัย ไม่ว่าจะเป็น รูปแบบกระบวนการทำงานที่ใช้ระบบดิจิทัลมากขึ้น การจัดเก็บข้อมูล เอกสารหลักฐานในการปฏิบัติงานและการบริการของรัฐ รวมถึงหนังสือราชการให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล เพื่อเป็นการปรับปรุงงานสารบรรณของภาครัฐ ตั้งแต่ การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การสืบค้น การยืม และการทำลายหนังสือราชการ  

ประโยชน์ของการมี พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์

 

1. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารราชการแผ่นดิน

พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการปรับปรุงเพื่อพัฒนาระบบการบริหารราชการแผ่นดินให้มีความทันสมัยและมีประสิทธิภาพ ถือเป็นความจำเป็นอย่างยิ่งที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ เพื่อให้ระบบการบริหารราชการได้พัฒนาภายใต้การมุ่งเน้นถึงความทันสมัย ก้าวหน้า และมีประสิทธิภาพสูงสุดตามนโยบายของรัฐบาล    

2. อำนวยความสะดวกให้แก่ประชาชน

ด้วยรูปแบบการเข้าถึงข้อมูลหรือเข้ารับบริการจากภาครัฐผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็นการอำนวยความสะดวกในการติดต่อขอรับบริการทางราชการแก่ประชาชน เพื่อให้สามารถติดต่อกับทางราชการได้อย่างง่าย รวดเร็ว และตอบโจทย์ความต้องการของประชาชนให้ได้มากที่สุด รวมทั้งเพื่อเป็นการปรับเปลี่ยนรูปแบบและวิธีการให้บริการของภาครัฐให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น    

3. ยกระดับคุณภาพชีวิตของประชาชน

เนื่องจากความไม่เท่าเทียมที่พบเจอกันในทุกพื้นที่ ทุกภาคส่วน พ.ร.บ.... read more

  สืบเนื่องจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของไวรัส COVID-19 ได้ก่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่ส่งผลกระทบ และสร้างความเปลี่ยนแปลงทางสังคมในหลากหลายมิติ หนึ่งในนั้นก็คือ “รูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไป” เรื่องนี้ส่งผลต่อการใช้ชีวิตและการทำงานของหน่วยงานและองค์กรต่าง ๆ ไม่ว่าจะภาครัฐหรือเอกชนอย่างปฏิเสธไม่ได้ โดยมีประเด็นหลักคือ การทำงานจากที่บ้านโดยไม่ต้องเข้าไปที่องค์กร ส่งผลให้การทำงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารก็ต้องมีวิธีการที่เปลี่ยนไปจากเดิม นับเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่หน่วยงานภาครัฐต้องมีการผลักดัน จนตกผลึกและทำให้เกิดร่าง พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นมา ซึ่งถือเป็นอีกหนึ่งตัวแปรสำคัญที่เรากำลังจะเห็นถึงการเปลี่ยนแปลงในระยะอันใกล้นี้ เพื่อให้หน่วยงานต่าง ๆ ในภาครัฐสะดวกในการรับ - ส่งข้อมูลหน่วยงานมากขึ้น รวมถึงการสื่อสารและการทำเอกสารต่าง ๆ โดยการรองรับและสนับสนุนการปฏิบัติงานสารบรรณทางอิเล็กทรอนิกส์ให้มีมาตรฐานที่ชัดเจนและสอดคล้องกับเทคโนโลยีในปัจจุบัน พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพ ความรวดเร็ว และความมั่นคงปลอดภัยในการดำเนินงานของภาครัฐ และช่วยให้ประชาชนได้รับความสะดวกในการติดต่อกับส่วนราชการมากขึ้น   แต่เนื่องด้วยเอกสารทางราชการมีอยู่หลายประเภท ซึ่งในบางประเภทนั้น เราไม่สามารถยื่นผ่านวิธีการอิเล็กทรอนิกส์ได้ เพราะขั้นตอนและรูปแบบของตัวเอกสารมีความละเอียดอ่อนเป็นอย่างมาก จะต้องเป็นการเข้าไปขอรับบริการกับทางหน่วยงานภาครัฐโดยตรง จะมีเอกสารประเภทไหนบ้างนั้น? วันนี้ ดิทโต้ เตรียมข้อมูลมาให้คุณแล้ว   

เอกสารราชการที่ไม่สามารถยื่นโดยวิธีการอิเล็กทรอนิกส์ได้

 

1. การจดทะเบียนหย่า

ปัญหาคู่สมรสไม่สามารถครองรักกันได้ จนเกิดปัญหาที่จะต้องการหย่าร้างและแยกกันอยู่ การจะดำเนินการจดทะเบียนหย่านี้ ไม่สามารถยื่นเอกสารผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ เนื่องจากเป็นเรื่องภายในครอบครัวที่มีความละเอียดอ่อน เพราะการหย่าจะต้องขึ้นตรงต่อคำพิพากษาของศาล ต้องมีหลักฐานในในการยื่นฟ้องหย่า เพราะฉะนั้นการยื่นเอกสารหย่าจะต้องดำเนินเรื่องที่สำนักทะเบียนเท่านั้น โดยหลักฐานที่ต้องใช้เพื่อการจดทะเบียนหย่า มีดังต่อไปนี้   หลักฐานที่ต้องใช้เพื่อการจดทะเบียนหย่า   ... read more

  จากปัญหาในการจัดเก็บเอกสารของหน่วยงาน อบต. และ อบจ. ในปัจจุบัน ที่ยังคงมีรูปแบบในการจัดเก็บเป็นแฟ้มหรือกล่องกระดาษ และการใช้โปรแกรมประยุกต์สเปรดชีท (Excel) โดยมีรูปแบบที่ยุ่งยากและซับซ้อนในการจัดเก็บ ด้วยจำนวนของเอกสารที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องในแต่ละวัน เพราะปริมาณของเอกสารที่ยิ่งมีเพิ่มมากขึ้นเท่าไร ก็ต้องเสียเวลาในการจัดเก็บและค้นหามากขึ้นเท่านั้น ทำให้โอกาสของการชำรุดหรือสูญหายของเอกสารมีสูงขึ้นตามลำดับเช่นกัน และยังทำให้การจัดหมวดหมู่เอกสารยังไม่เป็นระบบเท่าที่ควร ทั้งหมดนี้นับว่าเป็นปัญหาเดิม ๆ ที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งในหลายองค์กร และปัญหาเหล่านี้ก็ยังไม่ได้รับการแก้ไขอย่างถูกวิธีเท่าไรนัก   สาเหตุหลักเป็นเพราะหน่วยงานภาครัฐยังไม่มีการนำระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เข้ามาเป็นเครื่องมือช่วยในการจัดเก็บและบริหารจัดการเอกสาร ด้วยรูปแบบการจัดเก็บเอกสารแบบเดิมที่เก่าเกินไป และมีบางส่วนที่ยังไม่ได้รับการพัฒนาตามเทคโนโลยีที่หมุนผ่าน ส่งผลให้เกิดสัญญาณเตือนตามมา ว่าแต่สัญญาณเตือนดังกล่าวจะมีอะไรบ้าง ดิทโต้ รวบรวมมาให้แล้วในบทความนี้  

 5 เหตุผลควรเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ.

1 .ความไม่สะดวกในการจัดเก็บเอกสาร และการสืบค้นเอกสารที่ล่าช้า

  สีบเนื่องจากในแต่ละวัน ทางหน่วยงาน อบต. และ อบจ. จะมีเอกสารผ่านเข้ามาให้ดำเนินการทั้งภายในและภายนอกอยู่เป็นจำนวนมาก ซึ่งทางหน่วยงานจะต้องรับเอกสารข้อมูลมาจากสารบรรณกลางอีกทางหนึ่ง จึงทำให้มีการทำสำเนาเอกสารข้อมูลชุดเดิมซ้ำ ๆ และเมื่อเวลาผ่านไป การตรวจสอบและการสืบค้นเอกสารในการทำงานก็จะค่อย ๆ เกิดปัญหา เนื่องจากปริมาณเอกสารจำนวนมากที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง และไม่มีพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารมากพอ  อาจเกิดข้อผิดพลาดจากเลขที่อ้างอิงเอกสารซ้ำซ้อน... read more

  ปัจจุบันพบว่า ขั้นตอนการทำงานและการบริหารงานในหน่วยงานราชการ อบต. และ อบจ. มีรูปแบบในการดำเนินงานที่ซับซ้อน ยากแก่การเข้าใจและเต็มไปด้วยกฎระเบียบ ข้อบังคับ จนทำให้เสียเวลาในการปฏิบัติงานและไม่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ได้  จากสภาพปัญหาของหน่วยงานราชการที่ขาดความคล่องตัว ส่งผลให้ระบบการบริหารจัดการไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร จึงทำให้การทำงานและการบริหารงานในหน่วยงานราชการต้องมีการปฏิรูประบบในรูปแบบใหม่ เนื่องจากระบบราชการถือเป็นกลไกสำคัญและจำเป็นต่อภาครัฐในการให้บริการสาธารณะแก่ประชาชน และหลาย ๆ ท่าน อาจมีคำถามว่า การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวเกิดขึ้นเพื่ออะไร คำตอบคือ เกิดขึ้นเพื่อตอบสนองความจำเป็นอันเนื่องมาจากการเพิ่มประสิทธิภาพและส่งเสริมให้หน่วยงานราชการเกิดการยกระดับคุณภาพในการปฏิบัติราชการให้มีความเหมาะสมและมีประสิทธิภาพมากที่สุด  

5 วิธีการทำงานที่สามารถช่วยให้หน่วยงานราชการ อบต. และ อบจ. ทำงานเสร็จไวขึ้น มีอะไรบ้าง

 

1. การบริการที่ดี

การให้ความช่วยเหลือ หรือการดำเนินการด้วยความตั้งใจ และความพยายามของข้าราชการในการให้บริการ เพื่อเป็นประโยชน์แก่ประชาชน  ข้าราชการ หรือหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ดังนั้น ถ้าบริการดี ผู้รับบริการเกิดความประทับใจ ถือเป็นหน้าเป็นตาของหน่วยงานราชการ และภาพลักษณ์ของภาครัฐก็จะดีตามไปด้วย   ข้อดีของการให้บริการที่ดี มีดังนี้   สามารถให้บริการที่ผู้รับบริการต้องการได้ด้วยความเต็มใจ มีความเป็นมิตร สุภาพ เพื่อให้ผู้รับบริการได้รับความพึงพอใจ โดยสามารถให้ข้อมูล ข่าวสาร ที่ถูกต้อง ชัดเจน และสามารถแจ้งให้ผู้รับบริการทราบความคืบหน้าในการดำเนินเรื่อง หรือขั้นตอนงานต่าง... read more

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงไป เป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลให้หลายธุรกิจในประเทศ ต้องเผชิญหน้ากับวิกฤติต่าง ๆ มากมาย จนตัวธุรกิจต้องประสบปัญหาและไม่สามารถเติบโตได้อย่างที่ควรจะเป็น แต่ทราบกันหรือไม่ครับว่านอกจากปัจจัยภายนอกแล้ว ปัจจัยภายในองค์กรเองก็เป็นอีกหนึ่งสาเหตุที่คอยฉุดรั้งไม่ให้ธุรกิจได้เติบโตเช่นกัน วันนี้ Ditto จึงขออาสารวบรวม 3 ปัญหาสุดเรื้อรังที่เจ้าของธุรกิจอาจมองข้ามไป มาบอกเล่าให้ผู้ที่สนใจได้รู้และนำไปปรับปรุงแก้ไขกันครับ   

1. ขั้นตอนการประสานงานไม่ชัดเจน ไม่เป็นระบบ

  ปัญหาอย่างแรกที่มักพบเจอในทุกองค์กรเลยก็คือ มีขั้นตอนการประสานงานหรือส่งต่องานระหว่างแผนกที่ไม่ต่อเนื่องและไม่เป็นระบบ ไม่มีแบบแผนการทำงานที่คอยกำหนดอย่างชัดเจน ว่าใครต้องทำอะไรอย่างไร บุคลากรจึงทำงานในส่วนของตัวเองโดยไม่มีโอกาสได้คำนึงถึงแผนกอื่น เมื่อเกิดปัญหาขึ้นจึงไม่มีใครสามารถที่จะแก้ไขหรือจัดการอะไรได้อย่างถูกต้อง ส่งผลให้เกิดความล่าช้าภายในองค์กร ไม่สามารถทำงานหรือขับเคลื่อนองค์กรได้อย่างที่ควรจะเป็น    ซึ่งเรื่องนี้ไม่ใช่เรื่องเล็ก ๆ ที่เจ้าของธุรกิจควรมองข้าม เพราะมันเป็นสาเหตุสำคัญของปัญหามากมายที่จะตามมาในระยะยาว อาทิเช่น    

เสียโอกาสทางธุรกิจ 

หากการทำงานภายในองค์กรมีความล่าช้า แต่ละแผนกไม่สามารถประสานงานหรือดำเนินงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ผลเสียก็จะตกไปอยู่ที่ตัวบริษัท มันอาจทำให้องค์กรพลาดโอกาสดี ๆ โดยที่มิอาจประเมินค่าได้  

พนักงานประสบปัญหาไม่สามารถทำงานได้ 

ปัญหาของการประสานงานส่งผลโดยตรงต่อบุคลากรภายในองค์กรด้วยผลที่ตามมาคือ การสื่อสารผิดพลาด หรือเกิดความไม่เข้าใจในตัวงาน ทำให้ระบบการทำงานติดชัด เสียเวลาไปโดยใช่เหตุ ซึ่งมันทำให้พวกเขาไม่สามารถทำงานได้ตรงตามเป้าหมายที่วางไว้ หรือหนักกว่านั้นคือเกิดความขัดแย้งขึ้นระหว่างแผนกจนส่งผลให้เกิดการลาออก ตัวองค์กรอาจต้องสูญเสียทรัพยากรบุคคลไปอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้  

ไม่สามารถสร้างผลกำไรได้ตามเป้าหมาย 

การที่ตัวองค์กรประสบปัญหาเรื่องการประสานงานภายใน จะส่งผลให้ระบบงานทั้งหมดต้องสะดุด และบุคลากรไม่สามารถทำงานได้อย่างที่ควรจะเป็น ซึ่งความล่าช้าหรือความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจะทำให้ตัวธุรกิจมีโอกาสสูญเสียผลประโยชน์ต่าง ๆ ไปแบบไม่คาดฝันก็เป็นได้   ฉะนั้นการสร้างขั้นตอนหรือรูปแบบการดำเนินงานที่เหมาะสม จึงเป็นแนวทางการแก้ไขปัญหาข้อนี้ได้ดีที่สุด ตัวองค์กรอาจหาเครื่องมือหรือเทคโนโลยีบางอย่างมาใช้เป็นตัวช่วย เช่น... read more