เทียบชัด ๆ จัดการเอกสารแบบ

Document vs. e-document ต่างกันแค่ไหน?

  หากพูดถึง “เอกสาร (Document)” เรามักจะนึกถึงข้อมูลสำคัญทางธุรกิจที่เราจำเป็นต้องจัดเก็บไว้ให้ดี ห้ามทำหล่นหาย แต่ในทางกลับกันบางคนอาจจะนึกถึงกองกระดาษกองโตบนโต๊ะทำงานที่ทำให้เราต้องปวดหัว และเสียเวลาเป็นอย่างมากเพื่อจัดการกับมันในแต่ละวัน การทำงานในองค์กรยุคใหม่จึงเริ่มหันมาสนใจกับสิ่งที่เรียกว่า e-document กันมากขึ้น หรือก็คือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่สามารถจัดเก็บเอกสารไว้ในระบบซอฟต์แวร์ ในรูปแบบของดิจิทัลไฟล์ประเภทต่าง ๆ ได้    ถึงแม้เราจะได้ยินคำว่า e-document มาอย่างยาวนานแล้วก็ตาม แต่การเปลี่ยนเอกสารขององค์กรทั้งหมดให้กลายเป็น e-document จะสามารถช่วยให้องค์กรเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บเอกสารได้จริงหรือ?    หากผู้ประกอบการคนไหนที่สนใจจะติดตั้งระบบเพื่อเปลี่ยนเอกสารให้กลายเป็น e-document แต่ยังคงตัดสินใจไม่ได้ วันนี้ Ditto จะมาเปรียบเทียบให้ดูกันชัด ๆ ไปเลยว่า การจัดการเอกสารแบบกระดาษ และการจัดการเอกสารแบบ e-document มีข้อแตกต่างอะไรบ้าง   ความสามารถของ e-document ที่ไม่ได้มีดีแค่ลดต้นทุนกระดาษ    

เลือกการจัดเก็บเอกสารแบบ e-document หรือ...

read more

5 ขั้นตอนเปลี่ยนองค์กรเข้าสู่ Digitization Process 

    การพัฒนาทางเทคโนโลยีที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมานี้ ทำให้ชีวิตประจำวันของเราเปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง เราคงนึกกันไม่ออกแล้วว่า ส่วนไหนของชีวิตที่ไม่มีเทคโนโลยีเข้ามาแทรกบ้าง เพราะว่าในการทำหน้าที่ต่าง ๆ ในชีวิตประจำวันนั้นมักจะมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วย ส่งผลให้มีความสะดวกสบายและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น     เช่นเดียวกันกับภาคธุรกิจที่มีการนำเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาประยุกต์ใช้เพื่อสร้างระบบทำงานที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นระบบการทำงานภายในองค์กร ไปจนถึงการเสริมสร้างประสบการณ์ที่ดีให้แก่ลูกค้า จนเกิดเป็นคำที่เรามักจะได้ยินกันอยู่บ่อย ๆ ในแวดวงธุรกิจนั้นก็คือการทำ Digital Transformation ยิ่งในช่วงที่เกิดการระบาดของ Covid-19 อย่างต่อเนื่องแบบนี้ ทุกองค์กรยิ่งเห็นความสำคัญของการปรับแผนการทำงานให้สอดคล้องกับยุค Digital มากขึ้นไปอีก     ดังนั้นหากองค์กรของคุณต้องการเริ่มวางแผนทำ Digital transformation ในช่วงนี้ คุณสามารถเริ่มได้จากการเปลี่ยนวิธีการทำงานองค์กรให้กลายเป็นรูปแบบ Digitization หรือการเปลี่ยนข้อมูลเอกสารในรูปแบบกระดาษและระบบการทำงานให้เข้าสู่ระบบดิจิทัล ซึ่งถือเป็นก้าวแรกที่สำคัญของทุกองค์กรในยุคดิจิทัล วันนี้ Ditto จึงมีคำแนะนำดี ๆ สำหรับเจ้าของกิจการที่สนใจการทำ Digitization มาฝากกันในบทความนี้!      

อยากเปลี่ยนองค์กรให้เข้าสู่การทำ  Digitization ต้องทำอย่างไรบ้าง?

 

1. ตรวจสอบกระบวนการทำงานภายในองค์กร

  ก่อนที่องค์กรจะลงทุนกับเครื่องมือต่าง ๆ ในการทำ Digitization... read more

Digitization จุดเริ่มต้นเปลี่ยนองค์กรให้เป็น Digital Transformation

  ในช่วง 4 - 5 ปีที่ผ่านมา โลกของเราก้าวเข้าสู่การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะในแวดวงธุรกิจที่หลายคนอาจเคยได้ยินคำว่า Digital Transformation ซึ่งคำ ๆ นี้มักจะมาพร้อมกับคำว่า Digitization และ  Digitalization ซึ่งเป็นการนำเทคโนโลยีเข้ามาเป็นปัจจัยหลักเพื่อผลักดันองค์กรสู่โลกดิจิทัล เปลี่ยนการทำงานแบบเดิม ๆ ให้เป็นรูปแบบใหม่ รวมถึงเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรให้มั่นคงและตอบโจทย์การทำงานของยุคโลกาภิวัตน์มากยิ่งขึ้น สามารถอ่านบทความเกี่ยวกับ Digitization และ Digitalization  เพิ่มเติมได้ที่   การทำ Digitization สำคัญแค่ไหนสำหรับองค์กรยุคใหม่     

ขั้นตอนการทำ Digitization

  แต่ก่อนที่องค์กรจะเข้าสู่การเปลี่ยนแปลงเป็น Digital Transformation ต้องผ่านการเปลี่ยนแปลงข้อมูลแบบอนาล็อก (Analog) ให้เป็นดิจิทัล (Digital) เสียก่อน หรือที่เรียกว่า Digitization ที่มักจะมาควบคู่กับเปลี่ยนกระบวนการทำงานเป็น Digitalization ที่นำมาใช้เพื่อสร้างคุณค่าและต่อยอดโอกาสให้กับธุรกิจ    ในบทความนี้ Ditto ขอหยิบยกประเด็นเรื่องของ... read more

ความสามารถของ E-document ที่ไม่ได้มีดีแค่ลดต้นทุนกระดาษ

  เรื่องราวของการเปลี่ยนแปลงงานเอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบของ E-document เป็นเทคนิคจัดเก็บ จัดการ ค้นหา ที่เริ่มมีอิทธิพลทั่วโลกมาตั้งแต่ปี 2012 หรือประมาณ 9 ปีที่แล้ว เป็นยุคที่โลกของเรากำลังก้าวเข้าสู่โลกาภิวัตน์อย่างเต็มตัว          เมื่อย้อนกลับไปในอดีตเราจะพบว่าข้อมูลต่าง ๆ ขององค์กรมักถูกเก็บอยู่ในรูปแบบของเอกสารที่เป็นกระดาษมากกว่า แต่เมื่อเริ่มมี E-doc เข้ามา การจัดการเอกสารก็กลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาทันที เพราะ E-document เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อยู่ในรูปแบบของไฟล์ต่าง ๆ นิยมนำข้อมูลมาเข้าสู่ระบบที่ช่วยในการจัดเก็บ การจัดการ การสืบค้นที่สะดวกขึ้นอย่างระบบจัดการเอกสาร (DMS) ที่ช่วยสร้างประโยชน์ต่อองค์กรอย่างมากมาย และด้วยความสะดวกแบบสารพัดประโยชน์แบบนี้จึงทำให้ E-doc ถูกใช้อย่างแพร่หลายไปทั่วโลก รวมถึงประเทศไทยที่มีกระแสนิยมเริ่มใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในการทำงานกันมากขึ้น ซึ่งในบทความนี้ Ditto จะพาไปทำความรู้จัก ความสามารถของ E-document ที่ไม่ได้มีดีแค่ลดต้นทุนกระดาษ    E-document คืออะไร  ความแตกต่างการจัดการ เอกสารแบบเดิม กับ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์       

E-document มากกว่าการลดต้นทุนกระดาษ

  ... read more

แก้ไขปัญหา Work From Home ยุ่งยากด้วยระบบ Workflow

  จากสถานการณ์ปัจจุบันที่มีการแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 ทำให้รัฐบาลมีมาตรการขอความร่วมมือให้ทำงานที่บ้าน เชื่อว่าปัญหาเหล่านี้คงทำให้หลายองค์กรนั้นเกิดความยุ่งยากของระบบงานต่าง ๆ มากมาย จากเดิมที่เคยใช้ระบบ Manual ในการทำงาน ต้องเปลี่ยนเข้าสู่ระบบ Digital เพื่อเป็นการแก้ไขปัญหาดังกล่าว สำหรับองค์กรที่เปลี่ยนกระบวนการทำงานให้เป็นดิจิทัล ส่วนสำคัญของการเปลี่ยนแปลง คือ ต้องมีระบบ Workflow เข้าไปแทนกระบวนการทำงานเดิม ๆ        

Workflow ช่วยวางขั้นตอนการทำงานภายในองค์กร

  ยกตัวอย่างเช่น การทำเรื่องขออนุมัติจากผู้จัดการในช่วง Work From Home แค่นึกภาพก็เห็นถึงปัญหาของการทำงานตามมาแล้วใช่ไหม? เพราะถ้าองค์กรยังใช้ระบบการทำงานแบบ Manual อยู่ การทำเรื่องขออนุมัติก็คงเป็นไปได้ยาก เพราะต้องดำเนินการทั้งพิมพ์และพริ้นเอกสาร แล้วส่งเอกสารนั้นให้กับผู้จัดการที่อยู่กันคนละที่เซ็น อีกทั้งยังต้องรอรับเอกสารกลับอีกด้วย เป็นขั้นตอนการทำงานที่ค่อนข้างวุ่นวายอยู่ไม่น้อย และที่สำคัญตัวอย่างที่ยกมาเป็นแค่การขออนุมัติเพียงผู้บริหาร 1 ท่านเท่านั้น   ดังนั้นการนำระบบ Workflow เข้ามาช่วยในเรื่องของการทำงาน จะเป็นการวางขั้นตอนการทำงานทั้งหมด เช่น ถ้าหากเรามีเอกสารประเภทหนึ่งที่ต้องมีผู้อนุมัติหลายคน ระบบ Workflow จะเข้ามาวางระบบการเดินงานเอกสารตั้งแต่ต้นทางเมื่อสร้างเอกสารและส่งไฟล์งานไปยังผู้จัดการ... read more