7 ปัญหาที่องค์กรต้องรู้ เมื่อก้าวเข้าสู่ยุค Digital Transformation

 

การทำ Digital Transformation ได้กลายเป็นทางรอด ไม่ใช่แค่ทางเลือกสำหรับองค์กรที่ต้องการอยู่รอดและเติบโตในปัจจุบัน แต่ทำไมหลายที่ถึงไปไม่ถึงฝั่งฝัน? นั่นเพราะระหว่างทางเต็มไปด้วยกับดักที่มองไม่เห็น การเตรียมตัวเปลี่ยนผ่านองค์กรสู่ยุคดิจิทัลจึงเป็นเรื่องสำคัญ ตั้งแต่นี้ Digital Transformation ไม่ใช่เพียงแค่การซื้อเทคโนโลยีใหม่ ๆ แต่คือการเปลี่ยนแปลงทั้งระบบ ตั้งแต่วิธีคิด วัฒนธรรม ไปจนถึงกระบวนการทำงาน บทความนี้ Ditto รวบรวม 7 ปัญหาที่องค์กรต้องรู้ก่อนเปลี่ยนผ่านไปสู่ยุคดิจิทัลมาฝากกัน  

7 ปัญหา Digital Transformation ที่หลายองค์กรพบบ่อย

แม้องค์กรจำนวนมากจะเริ่มทำ Digital Transformation แล้ว แต่หลายแห่งกลับเจอปัญหาระหว่างทาง มาดูกันดีกว่าว่า 7 ปัญหาหลักที่มักเกิดขึ้นมีอะไรบ้าง เพื่อให้องค์กรเตรียมรับมือและก้าวข้ามการเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัลได้อย่างมั่นใจกัน 

1. ขาดกลยุทธ์และเป้าหมายที่ชัดเจน 

หนึ่งในสาเหตุหลักที่ทำให้การทำ Digital Transformation ล้มเหลว คือการไม่มีกลยุทธ์และเป้าหมายที่ชัดเจน Ditto เชื่อว่าหลายองค์กรเริ่มต้นด้วยความเข้าใจว่าเพียงแค่ใช้เทคโนโลยีใหม่ ก็เท่ากับการทรานส์ฟอร์มแล้ว แต่จริง ๆ แล้วองค์กรควรกำหนดนโยบาย ทิศทาง วัตถุประสงค์และตัวชี้วัดผลลัพธ์ (KPI) ที่ชัดเจน เพื่อให้การลงทุนด้านเทคโนโลยีตอบโจทย์เป้าหมายทางธุรกิจอย่างแท้จริง

2. วัฒนธรรมองค์กรและการต่อต้านจากภายใน

การเปลี่ยนแปลงย่อมนำมาซึ่งแรงต้านอย่างแน่นอน โดยเฉพาะในองค์กรที่มีโครงสร้างลำดับชั้นหรือยึดติดกับวิธีการทำงานแบบเดิม ๆ พนักงานบางส่วนอาจรู้สึกว่าการเปลี่ยนไปใช้เทคโนโลยีใหม่ทำให้งานยุ่งยากขึ้น หรือกลัวการถูกแทนที่ด้วยระบบ Automation และปัญญาประดิษฐ์ที่เข้ามา ดังนั้นผู้นำองค์กรจำเป็นต้องสื่อสารและสร้างความเข้าใจ เพื่อให้พนักงานรู้ว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะช่วยให้ทุกคนทำงานได้ง่ายขึ้น ไม่ใช่ถูกแทนที่  

3. ผู้นำขาดความเข้าใจและไม่ผลักดันจริงจัง 

ปัญหาของการทำ Digital Transformation ไม่ใช่เพียงเรื่องของทีม IT แต่เป็นเรื่องของผู้นำองค์กรที่ต้องเข้าใจแนวคิดและมีวิสัยทัศน์ในการขับเคลื่อน หลาย ๆ การเปลี่ยนผ่านมักจะล้มเหลว เพราะผู้บริหารมองเป็นเพียงโปรเจกต์ทดลอง หรือไม่มี ความมุ่งมั่นอย่างจริงจัง ในการผลักดันให้เกิดผลลัพธ์ที่แท้จริง เพราะฉะนั้นการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลจึงควรถูกผลักดันจากระดับบนลงล่าง เพื่อให้ทุกฝ่ายเห็นความสำคัญร่วมกัน 

4. จมอยู่กับระบบเดิมและข้อมูลที่กระจัดกระจาย 

หลายองค์กรยังคงใช้ระบบแบบเดิม ๆ ตามความเคยชิน ที่ไม่สามารถเชื่อมต่อกันได้ เช่น ระบบเอกสารกระดาษหรือข้อมูลที่แยกกันอยู่ตามแผนกต่าง ๆ ซึ่งเป็นอุปสรรคสำคัญต่อการทำงานแบบดิจิทัลเป็นอย่างมาก ดังนั้นการนำระบบ DMS (Document Management System) เข้ามาใช้จัดการเอกสารที่อยู่ในรูปแบบกองเอกสารกระดาษ ก็จะช่วยจัดเก็บเอกสารให้อยู่ในรูปดิจิทัล ค้นหาได้ง่าย กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้อย่างแม่นยำ รวมทั้งระบบ ECM (Enterprise Content Management) ที่จะเข้ามาช่วยบริหารจัดการข้อมูลและเนื้อหาทั้งองค์กรแบบครบวงจร ตั้งแต่การจัดเก็บเอกสาร การจัดการ Workflow ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูล ทำให้ทีมต่าง ๆ สามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้อย่างปลอดภัยและรวดเร็ว ทั้งสองระบบจึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยทลายกำแพงข้อมูลกระจัดกระจาย และเป็นจุดเริ่มต้นสำคัญของการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลอย่างมีประสิทธิภาพ 

5. เลือกใช้เทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสม 

ไม่ใช่ทุกเทคโนโลยีจะเหมาะกับทุกองค์กร การเลือกใช้ระบบที่ซับซ้อนเกินไป หรือไม่ตรงกับขนาดและลักษณะการทำงาน อาจกลายเป็นภาระแทนที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ ดังนั้นจึงควรวิเคราะห์ความต้องการจริงขององค์กรก่อนนำเทคโนโลยีมาใช้ พร้อมทั้งเลือกโซลูชันที่สามารถออกแบบให้เหมาะกับธุรกิจของคุณได้ เพื่อให้การลงทุนด้านเทคโนโลยีเกิดประโยชน์สูงสุดและขับเคลื่อนเข้าสู่ Digital Transformation ได้จริง 

6. มองข้ามความปลอดภัยทางไซเบอร์ 

เมื่อองค์กรเปลี่ยนเข้าสู่ดิจิทัลแล้ว การจัดเก็บและแลกเปลี่ยนข้อมูลผ่านช่องทางออนไลน์หรือ Cloud ย่อมมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยอย่างแน่นอน ดังนั้นจึงอาจนำไปสู่ Cybersecurity ทำให้ข้อมูลสำคัญรั่วไหล หรือถูกโจมตีจากภัยไซเบอร์ได้ เพราะฉะนั้นองค์กรควรลงทุนในระบบรักษาความปลอดภัย เช่น การเข้ารหัสข้อมูล (Encryption) การกำหนดสิทธิ์เข้าถึงและการตรวจสอบความปลอดภัยอย่างต่อเนื่อง ทั้งนี้ก็เพื่อลดความเสี่ยงต่อการสูญเสียข้อมูลสำคัญไปและยังถือเป็นการสร้างความมั่นใจให้ทั้งองค์กรและลูกค้าอีกด้วย   

7. คาดหวังผลลัพธ์เร็วเกินไป 

การทำ Digital Transformation เป็นกระบวนการเปลี่ยนแปลงระยะยาว ไม่ใช่โครงการที่เห็นผลทันที หลายองค์กรมักตั้งความคาดหวังว่าจะได้ผลลัพธ์ทางธุรกิจทันทีหลังเริ่มใช้ระบบใหม่ แต่ความจริงคือ การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลต้องใช้เวลาในการปรับตัวทั้งในด้านคน กระบวนการ และเทคโนโลยี ดังนั้น การวางแผนอย่างรอบคอบในระยะยาว พร้อมกับการติดตามและประเมินผลอย่างต่อเนื่องหลังการปรับเปลี่ยน จึงเป็นกุญแจสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายของการทรานส์ฟอร์มสู่ระบบดิจิทัลอย่างยั่งยืน

Ditto ช่วยองค์กรของคุณก้าวข้ามปัญหา Digital Transformation ได้ 

Ditto Thailand เข้าใจดีว่าการทำ Digital Transformation ไม่ใช่เพียงการเปลี่ยนระบบ แต่คือการยกระดับทั้งองค์กรให้พร้อมสู่อนาคต เราช่วยวางกลยุทธ์ ออกแบบระบบงานและติดตั้งเทคโนโลยีดิจิทัลที่เหมาะสมกับแต่ละธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการใช้ DMS เพื่อจัดการเอกสาร หรือ ECM เพื่อบริหารข้อมูลอย่างเป็นระบบ พร้อมทีมผู้เชี่ยวชาญที่ดูแลตั้งแต่ต้นจนจบ ให้การเปลี่ยนผ่านขององค์กรคุณเป็นไปอย่างมั่นคงและมีประสิทธิภาพ สนใจติดต่อได้ที่ 025175555 หรือ Line @dittothailand  

 

คำถามที่พบบ่อย (FAQ) 

Digital Transformation ต่างจากการทำ Automation อย่างไร?

Automation คือการใช้เทคโนโลยีเพื่อทำงานซ้ำ ๆ แทนคน เช่น RPA หรือ Workflow แต่ Digital Transformation คือภาพที่ใหญ่กว่า คือการเปลี่ยนโมเดลธุรกิจ หรือวิธีคิดใหม่ทั้งหมดโดยใช้ดิจิทัลเป็นแกนหลัก   

ทำไมหลายองค์กรเริ่มทำ Digital Transformation แล้วไม่สำเร็จ? 

สาเหตุหลัก ๆ มักเกิดจากคนและวัฒนธรรมองค์กรมากกว่าเทคโนโลยี เช่น การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ผู้นำไม่สนับสนุนจริงจัง หรือวางกลยุทธ์ไม่ชัดเจน ทำให้การเปลี่ยนแปลงไม่เกิดผลในวงกว้าง 

ต้องใช้เวลาเท่าไรในการทำ Digital Transformation ให้เห็นผล? 

ขึ้นอยู่กับขนาดองค์กร ความซับซ้อนของปัญหาและเป้าหมายที่ตั้งไว้ครับ บางโครงการย่อยอาจเห็นผลใน 6 เดือน แต่การเปลี่ยนแปลงทั้งองค์กร (Full Transformation) อาจใช้เวลา 2 – 5 ปี หรือเป็นกระบวนการที่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement) ครับ  

องค์กรขนาดเล็กสามารถทำ Digital Transformation ได้ไหม? 

สามารถทำได้ องค์กรขนาดเล็ก (SMEs) มักมีความคล่องตัวสูงกว่าองค์กรใหญ่ ทำให้ปรับตัวได้เร็วกว่าด้วยซ้ำ การเริ่มต้นอาจโฟกัสที่การปรับปรุงกระบวนการหลัก ๆ เช่น การใช้ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้ทันที