News

    ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าในช่วง 1-2 ปีที่ผ่านมา หลากหลายองค์กรที่ได้รับผลกระทบจากพิษโควิด 19 ได้อาศัยโอกาสนี้ ยกระดับการทำงานภายในให้เหมาะสมกับสถานการณ์โลกในปัจจุบัน ทั้งยังตอบโจทย์รูปแบบการใช้ชีวิตในยุคดิจิทัลมากขึ้น หรือที่เราเรียกกันว่า Digitization นั่นเอง ซึ่งจากการเปลี่ยนแปลงมากมายที่เกิดขึ้น ก็ส่งผลให้บุคลากรภายในองค์กรสามารถทำงานต่อไปได้ แม้ตัวองค์กรจะเผชิญหน้ากับวิกฤติระดับโลกอยู่ก็ตาม วันนี้ Ditto จึงอยากพาทุกท่าน ไปเจาะลึก 3 องค์กรชั้นนำที่เลือกทำ Digital Transformation กันครับ ว่าพวกเขาได้รับประโยชน์อะไรจากการเปลี่ยนแปลงภายในที่เกิดขึ้นบ้าง      Microsoft   สำหรับผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์แล้วคงไม่มีใครไม่รู้จัก Microsoft บริษัทผู้ผลิตและพัฒนาซอฟต์แวร์รายใหญ่ของโลก ที่ถูกก่อตั้งโดย Bill Gates และ Paul Allen ชายสองคนที่มีความเชื่อว่าอุปกรณ์คอมพิวเตอร์นั้นจะกลายเป็นกุญแจสำคัญที่จะเปลี่ยนโฉมโลกทั้งใบ ซึ่งในยุคปัจจุบันมันก็ได้ถูกพิสูจน์แล้วว่าวิสัยทัศน์ของพวกเขาเป็นอะไรที่มาก่อนกาลอย่างแท้จริง โดยตัว Microsoft นั้น ถูกยกให้เป็นอีกหนึ่งองค์กรสำคัญอันดับต้น ๆ ของโลกที่เป็นผู้นำด้านเทคโนโลยี เพราะนับตั้งแต่ปี ค.ศ.1975 เป็นต้นมา Microsoft ก็ได้พัฒนาระบบซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และการให้บริการต่าง ๆ แก่ผู้ใช้งานออกมามากมาย         แต่ถึงตัวบริษัทจะเคยประสบความสำเร็จมามากมายขนาดไหน... read more

  เชื่อว่าหลายคนคงเคยได้ยินหรือผ่านตา กับคำว่า Paperless กันมาบ้าง ซึ่งหมายถึง “การลดใช้กระดาษ” โดยเฉพาะในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา ทั้งอุตสาหกรรมและธุรกิจหลายประเภทเริ่มหันมาให้ความสนใจประเด็นนี้กันมากขึ้น   รวมถึง Ditto เองก็เช่นกัน เรามองว่า แนวคิด Paperless เป็นสิ่งสำคัญที่เจ้าของธุรกิจควรมีและปลูกฝังให้บุคลากรได้ด้วยยิ่งดี เพราะทุกองค์กรล้วนมีกระบวนการดำเนินงานที่ต้องใช้เอกสารจำนวนมาก โดยรายงานจาก Clean Up Australia องค์กรอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมของออสเตรเลียบอกว่า แม้ปัจจุบันจะมีหลายธุรกิจดำเนินงานและสื่อสารผ่านระบบดิจิทัลมากขึ้น แต่ยังพบว่าพนักงานออฟฟิศมีอัตราการใช้งานกระดาษเฉลี่ยรายบุคคลอยู่ที่ 50 กิโลกรัม/ปี ลองนึกภาพว่าถ้าคิดรวมทั้งองค์กรจะขนาดไหนกัน..     แต่ด้วยยุคสมัยที่เปลี่ยนเข้าสู่ Digital Tranformation ทำให้หลายธุรกิจเริ่มปรับวิธีการทำงาน จากเดิมที่เคยคุยกันต่อหน้าก็กลายเป็นการสื่อสารผ่านทางโปรแกรมออนไลน์ทั้งวิดีโอคอล และส่งแชทข้อความ รวมถึงบางองค์กรเคยใช้เอกสารเป็นกระดาษทั้งหมด ก็จำเป็นต้องเปลี่ยนมาใช้ไฟล์ดิจิทัลหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ควบคู่ไปด้วย เพื่อให้บุคลากรและกระบวนการทำงานสามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่น หรือถ้าพูดง่าย ๆ ก็คือ ทำงานได้แบบโฟลว์ ๆ ตัวอย่างเช่น การใช้    e-Ticket/e-Brochure ในงานอีเวนต์ e-Book... read more

  หากคุณพบว่าองค์กรของคุณมีปัญหาสะสมเกิดขึ้นซ้ำ ๆ ในเรื่องของใบแจ้งหนี้ ที่ผู้อนุมัติใช้เวลานานเกินไปในกระบวนการอนุมัติ ส่งผลต่อการจัดซื้อและการชำระเงิน ทั้งในระยะสั้น-ระยะยาว วันนี้ Ditto จะมาบอกถึงเหตุผล ว่าทำไมองค์กรจึงต้องติดตาม KPI แผนกบัญชีและการเงิน และ Invoice Processing System จะเข้ามาช่วยเรื่องนี้ได้อย่างไร? ไปติดตามกันเลยครับ   ทำไมองค์กรจึงต้องติดตาม KPI แผนกบัญชี ทุกองค์กรจะมีการทำรายงานของแผนกบัญชีและการเงิน ซึ่งรายงานนี้เปรียบเสมือนการประมวลผลข้อมูลเบื้องต้นขององค์กร ช่วยให้ผู้บริหารเห็นตัวเลขสถานะการเงินของธุรกิจ ผลการดำเนินงาน และค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจแผนธุรกิจในอนาคตได้ ดังนั้นการที่แผนกบัญชีและการเงินสามารถจัดการ Invoice ต่าง ๆ ได้ตรงตาม KPI ที่ตั้งไว้ จะช่วยให้ข้อมูลในรายงานแผนกบัญชีและการเงิน ตรงกับสถานการณ์ปัจจุบันมากที่สุด และช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจทิศทางธุรกิจได้อย่างแม่นยำมากยิ่งขึ้น   ทุกองค์กรมีเวลาในการติดตาม KPI ใบแจ้งหนี้ แผนกบัญชีและการเงินมีหน้าที่ต้องทำจ่ายให้ตรงตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ หากไม่เช่นนั้น จะส่งผลให้การทำจ่ายล่าช้า และส่งผลกระทบต่อกระบวนการทำงานของแผนกอื่นเป็นลูกโซ่   แสดงให้เห็นถึงใบกำกับสินค้าของ Supplier ว่ารายใดที่อาจทำให้เกิดปัญหาใหญ่สำหรับฝ่ายบัญชี ช่วยให้ฝ่ายบัญชีและการเงินรู้ตัวตั้งแต่เนิ่น ๆ และจัดการปัญหาได้อย่างทันท่วงที   ... read more

“e-Document” หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อธิบายเพิ่มเติมคือ เอกสารที่ไม่ได้ถูกจัดเก็บอยู่ในรูปแบบกระดาษ แต่จะถูกจัดเก็บแบบออนไลน์บนเซิร์ฟเวอร์ต่าง ๆ ซึ่งนอกจากจะช่วยลดการใช้ทรัพยากรกระดาษที่สิ้นเปลืองและไม่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมแล้ว e-Document ยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลองค์กรได้อีกชั้นหนึ่ง    อย่างไรก็ตาม หากมีการทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากโดยไม่มีการจัดการที่ดีพอ อาจทำให้ค้นหาไฟล์เอกสารไม่เจอ หรือจำไม่ได้ว่าจัดเก็บไฟล์เอกสารไว้ที่ไหน ฉะนั้นจึงเป็นหน้าที่ของระบบ DMS ที่เข้ามาช่วยจัดการเอกสารให้เป็นระเบียบมากขึ้น เพราะระบบ DMS หรือ Document Management System เป็นระบบการจัดการเอกสารแบบครบวงจรในรูปแบบดิจิทัล ช่วยจัดเก็บ จัดการ และติดตามการดำเนินงานเอกสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ตลอดเวลา ช่วยออกแบบ Workflow และช่วยให้ค้นหาเอกสารได้เร็วยิ่งขึ้น   ทำไมเอกสารของคุณถึงปลอดภัยมากขึ้นเมื่อเปลี่ยนเป็น e-Document?   ใช้ในการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้ เอกสารภายในองค์กรมักมีรูปแบบหลากหลายทั้งเอกสารทั่วไป เอกสารสัญญา ใบแจ้งหนี้ จดหมาย และเอกสารลับทางการค้า ระดับการเข้าถึงของพนักงานก็เช่นกัน ระบบ DMS จะจำกัดสิทธิ์การเข้าถึง e-Document บางฉบับ เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลภายในองค์กร ซึ่งสามารถตั้งค่ากำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลในแต่ละส่วนให้กับพนักงานที่เกี่ยวข้องแต่ละคนได้ ยิ่งไปกว่านั้นยังสามารถตรวจสอบการเข้าถึงเอกสารย้อนหลังได้ผ่านระบบบันทึกการเข้าถึงข้อมูลของ DMS   ความสามารถในการปรับตัวและพัฒนารูปแบบการใช้งาน e-Document อยู่สม่ำเสมอ โดยปกติ e-Document... read more

Workflow แปลตรง ๆ ว่า กระแสงาน ถ้าเป็นในองค์กรก็หมายถึง กระบวนการทำงานระหว่าง บุคลากร หรือหน่วยงาน พร้อมกำหนดข้อปฏิบัติตั้งแต่ การกระจายงาน ติดตาม อนุมัติ และประสานงาน โดยใช้เอกสารเป็นองค์ประกอบสำคัญ ส่งผ่านบุคลากรหรือคอมพิวเตอร์ ที่คอยช่วยกำกับแต่ละขั้นตอนให้เป็นไปตาม Workflow ที่ผู้บริหาร หรือ เจ้าของโครงการวางไว้   ต่อมาเมื่อองค์กรเริ่มก้าวสู่ยุค Digital Transformation ที่ส่งผลกระทบต่อรูปแบบเอกสาร เริ่มเปลี่ยนจากกระดาษเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ทำให้รูปแบบบริหารจัดการ Workflow แต่ละองค์กร ปรับจากการส่งเอกสารจากมือถึงมือ การจัดเก็บและค้นหาโดยบุคลากร สู่ระบบจัดการเอกสาร (DMS: Document Management System) แบบดิจิทัล ทำงานผ่านเครือข่าย โดยใช้โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว สามารถป้องกันข้อผิดพลาดในเรื่องของ e-Document ได้   เพราะการบริหารจัดการ e-Document ที่แตกต่างจากเอกสารแบบเดิม ทำให้องค์กรต้องหันมาใช้ระบบ DMS แบบดิจิทัล... read more

หลายครั้งที่มักจะเกิดปัญหาระหว่างแผนกบัญชีและการเงินกับฝ่ายขาย แม้จะเป็นเรื่องที่ไม่อยากให้เกิดขึ้น เนื่องจากเลขที่บนใบแจ้งหนี้หรือบนเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชีและการเงินผิดพลาด ไม่ว่าจะเป็นเลข PO (Purchase Order), DO (Delivery Order), WO (Work Order), หรือ PR (Purchase Requisition) ฯลฯ จนทำให้การทำงานภายในองค์กรไม่ราบรื่นในแบบที่ควรจะเป็น ดังนั้น Invoice Processing System หรือ ระบบจัดการใบแจ้งหนี้ จึงเป็นส่วนสำคัญ ที่เข้ามาช่วยลดปัญหาของแผนกบัญชีและการเงินได้   ปัญหาเรื่องการจัดการใบแจ้งหนี้ ที่เกิดขึ้นระหว่างฝ่ายขาย และฝ่ายบัญชีและการเงิน  ภายในองค์กรใหญ่แห่งหนึ่งที่มีฝ่ายขายคอยดูแลและให้คำแนะนำแก่บริษัทคู่ค้า จนทำให้เกิดการซื้อขายสินค้ากันเรียบร้อยแล้ว หน้าที่ต่อมาของฝ่ายขาย คือ ติดต่อไปที่แผนกจัดส่ง เพื่อทำใบ DO และส่งต่อไปที่แผนกบัญชีและการเงิน แต่มักจะเกิดปัญหาขึ้นในขั้นตอนนี้อยู่เสมอ จนไม่สามารถเบิกเงินจากลูกค้าได้ โดยปัญหาที่เกิดขึ้น คือ ตัวเลขบนใบ DO ไม่ตรงกับของลูกค้า ซึ่งฝ่ายบัญชีและการเงินก็ไม่ทราบว่าทำไมถึงไม่ตรง เสียเวลาในการประสานงานกลับไปกลับมา เพราะเมื่อฝ่ายบัญชีไม่ทราบว่าจะต้องตามงานจากที่ไหน ก็ต้องส่งกลับมาที่ฝ่ายขายอีกครั้ง จึงเป็นบ่อเกิดของปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่าง... read more

  เมื่อการเปลี่ยนแปลงของยุคสมัยมาถึง ก็เป็นเรื่องปกติที่หลายองค์กรต้องเร่งปรับตัวเพื่อพาตัวเองก้าวให้ทันตามบริบทโลก ดังนั้นเพื่อให้การทำงานเกิดความต่อเนื่องและไม่มีปัญหาตามมา การเตรียมความพร้อมให้บุคลากรล่วงหน้าก่อนทำ Digitization ก็เป็นอีกหนึ่งขั้นตอนสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม ดังนั้นวันนี้ Ditto จึงอยากจะมาแนะนำ Soft Skill สำคัญเมื่อองค์กรเริ่มทำ Digital Transformation หากทุกคนพร้อมแล้ว เราไปดูกันเลยครับ   1. เปิดใจรับความเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ การที่องค์กรเริ่มทำ Digital Transformation ความเคยชินและรูปแบบการทำงานบางอย่างอาจต้องถูกปรับเปลี่ยนไปอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นสำหรับตัวบุคลากรทุกคนแล้ว ควรเตรียมพร้อมเปิดใจรับทุกความเปลี่ยนแปลงที่จะมาถึงอยู่เสมอ ต้องไม่ปิดกั้นตัวเองจากเทคโนโลยี หรือขั้นตอนการทำงานใหม่ ๆ เพราะใครหลายคนอาจมีความคิดว่าตัวเองคงไม่เก่งพอที่จะใช้งานนวัตกรรมเหล่านี้ ส่งผลให้ไม่กล้าที่จะเรียนรู้อะไรเพิ่มเติม ไม่กล้าที่จะเริ่มต้นใช้งานเทคโนโลยีใหม่ ๆ ดังนั้นหากเราปรับทัศนคติตรงนี้เสียตั้งแต่ต้น ลองเปิดใจยอมรับความเปลี่ยนแปลงที่กำลังมาถึง บางทีเทคโนโลยีหรือรูปแบบการทำงานเหล่านี้อาจจะไม่ได้ยากอย่างที่คิดก็เป็นได้    โดยหลายองค์กรที่เริ่มต้นใช้นวัตกรรมใหม่ ๆ ในการทำงานมักจะประสบปัญหาตรงจุดนี้ บุคลากรบางส่วนมักตามเทคโนโลยีไม่ทัน ทำให้กระบวนการทำงานเกิดความล่าช้า เกิดปัญหาติดขัดตามมามากมาย ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานต้องลดลงกว่าที่ควรจะเป็น ซึ่งปัญหาเหล่านี้อาจสะสมจนเกิดเป็นความเสียหายในระยะยาวได้ ฉะนั้นทุกองค์กรควรให้การอบรมล่วงหน้ากับพนักงานก่อนทำ Digital Tranformation เสมอ ต้องปูพื้นฐานให้บุคลากรเข้าใจว่าทำไมถึงต้องมีการเปลี่ยนแปลง และแนวทางใหม่ ๆ เหล่านี้จะสร้างประโยชน์อย่างไรให้กับตัวองค์กรในอนาคต      2. เรียนรู้อย่างตั้งใจ... read more