การทำธุรกิจไม่เพียงแต่ต้องโฟกัสที่การสร้างยอดขายและผลกำไรเท่านั้น แต่เรื่องภาษีและเอกสารบัญชีก็เป็นอีกหนึ่งหัวใจสำคัญที่ผู้ประกอบการจะมองข้ามไม่ได้เด็ดขาด หลายบริษัทมักเจอกับปัญหาตอนสิ้นปีที่คิดว่า บริษัทมีกำไรน้อย น่าจะเสียภาษีน้อย แต่พอต้องยื่นภาษีจริงกลับต้องจ่ายแพงกว่าที่คิด สาเหตุหลักมักมาจากสิ่งที่เรียกว่า ค่าใช้จ่ายต้องห้ามที่แฝงอยู่ในงบการเงินโดยที่เราไม่รู้ตัว วันนี้เราจะพาทุกคนไปทำความรู้จักกันว่าสิ่งนี้คืออะไร และมีรายการไหนที่องค์กรต้องระวังเป็นพิเศษบ้าง
ค่าใช้จ่ายต้องห้าม คืออะไร
ค่าใช้จ่ายต้องห้าม ตามมาตรา 65 ตรี แห่งประมวลรัษฎากร คือ รายจ่ายที่เกิดขึ้นจริงจากการดำเนินกิจการ และมีการบันทึกบัญชีเป็นรายจ่ายของบริษัทไปแล้ว แต่ในทางภาษี กรมสรรพากรไม่อนุญาตให้นำรายจ่ายเหล่านั้นมาหักเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิ เพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล เนื่องจากมองว่า เป็นรายจ่ายที่ไม่เข้าเงื่อนไข ขาดหลักฐานที่ชัดเจน หรือไม่มีความเกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการนั่นเอง
ค่าใช้จ่ายบวกกลับทางภาษี คืออะไร
เมื่อบริษัทมีรายจ่ายที่สรรพากรไม่ยอมรับให้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี ในตอนสิ้นปีที่ต้องคำนวณภาษี นักบัญชีจะต้องนำรายจ่ายก้อนนี้บวกเพิ่มกลับเข้าไปใน “กำไรสุทธิทางบัญชี” เพื่อให้กลายเป็น “กำไรสุทธิทางภาษี” ที่ถูกต้อง เราจึงเรียกกระบวนการและรายจ่ายส่วนนี้ว่า ค่าใช้จ่ายบวกกลับทางภาษี ซึ่งจะทำให้กำไรสุทธิที่ใช้เป็นฐานในการคำนวณภาษีของบริษัทสูงขึ้น และส่งผลให้ต้องจ่ายภาษีเพิ่มขึ้นตามไปด้วย
5 ค่าใช้จ่ายต้องห้ามที่หลายบริษัทพลาดบ่อย มีอะไรบ้าง
แม้ในทางกฎหมายจะมีข้อกำหนดเรื่องรายจ่ายต้องห้ามไว้หลายข้อ แต่ในการทำธุรกิจจริง มักจะมีอยู่ 5 รายการหลัก ๆ ที่หลายองค์กรเผลอบันทึกผิดพลาด หรือรู้เท่าไม่ถึงการณ์ จนกลายเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้าม ได้แก่
1. รายจ่ายส่วนตัวของผู้บริหารหรือพนักงาน
รายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการส่วนตัว การให้โดยเสน่หา หรือไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์ใด ๆ กับกิจการโดยตรง เช่น ค่าน้ำมันรถส่วนตัวที่ไม่ได้ใช้ติดต่องาน ค่าตั๋วเครื่องบินไปเที่ยวพักผ่อนของครอบครัวผู้บริหาร หรือค่าใช้จ่ายในบ้านพัก รายจ่ายเหล่านี้ไม่สามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายของบริษัทได้
2. รายจ่ายที่ไม่มีหลักฐาน หรือใบเสร็จรับเงินไม่สมบูรณ์
หลายครั้งที่พนักงานไปซื้อของ หรือจ่ายค่าบริการเพื่อใช้ในบริษัท แต่ได้มาเพียงบิลเงินสดเปล่า ๆ ที่ระบุไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับเงิน หรือใบเสร็จรับเงินมีข้อมูลไม่ครบถ้วนตามที่กรมสรรพากรกำหนด สรรพากรจะมองว่า พิสูจน์ผู้รับไม่ได้ และตีเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามทันที ซึ่งในปัจจุบันหลายองค์กรเริ่มแก้ปัญหานี้ด้วยการหันมาใช้ระบบ E-tax invoice ที่สามารถรับ-ส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างถูกต้อง ครบถ้วน และตรวจสอบได้ง่ายขึ้นตามมาตรฐานของกรมสรรพากร
3. ค่ารับรองที่เกินกว่าขีดจำกัดที่กฎหมายกำหนด
ค่าใช้จ่ายในการรับรองลูกค้า เช่น ค่าอาหาร ค่าเครื่องดื่ม หรือค่าของขวัญ แม้จะเป็นรายจ่ายเพื่อธุรกิจ แต่กฎหมายกำหนดเพดานไว้ชัดเจน เช่น ต้องไม่เกิน 0.3% ของรายได้รวมหรือทุนจดทะเบียน (แล้วแต่จำนวนใดจะมากกว่า) และสูงสุดไม่เกิน 10 ล้านบาท นอกจากนี้สิ่งของที่นำไปมอบให้ต้องมีมูลค่าไม่เกิน 2,000 บาทต่อคนต่อคราว หากจ่ายเกินกว่าเพดานที่กำหนด ส่วนที่เกินมาจะต้องถูกนำไปเป็นค่าใช้จ่ายบวกกลับทันที
4. ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เบี้ยปรับ และเงินเพิ่ม
สำหรับบริษัทที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หากมีภาษีซื้อต้องห้าม เช่น ภาษีซื้อจากรถยนต์นั่งส่วนบุคคลไม่เกิน 7 ที่นั่ง รวมถึงพวกเบี้ยปรับ เงินเพิ่มภาษีอากร หรือค่าปรับทางอาญาต่าง ๆ ที่เกิดจากการจ่ายภาษีล่าช้า หรือทำผิดกฎหมาย รายการเหล่านี้ไม่สามารถนำมาถือเป็นรายจ่ายของบริษัทในการคำนวณกำไรสุทธิได้
5. รายจ่ายเพื่อการกุศลสาธารณะที่เกินสัดส่วน
การทำบุญบริจาคเป็นเรื่องที่ดี และสามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทได้ แต่กฎหมายกำหนดสัดส่วนไว้ ดังนี้
- รายจ่ายเพื่อการกุศลสาธารณะจะต้องไม่เกิน 2% ของกำไรสุทธิ
- รายจ่ายเพื่อการศึกษา หรือการกีฬาก็หักได้ไม่เกิน 2% ของกำไรสุทธิ
หากบริษัทบริจาคเกินกว่าโควตานี้ ส่วนที่เกินจะกลายเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามทันที
หากองค์กรมีค่าใช้จ่ายบวกกลับทางภาษีมาก จะส่งผลกระทบอย่างไรบ้าง
หากปล่อยให้องค์กรมีค่าใช้จ่ายบวกกลับทางภาษีเป็นจำนวนมาก ผลกระทบแรกที่เห็นได้ชัดเจนที่สุด คือ บริษัทจะต้องแบกรับภาระภาษีที่สูงกว่าความเป็นจริง เพราะกำไรทางภาษีจะถูกดันให้สูงขึ้น นอกจากนี้ ยังสะท้อนให้เห็นถึงระบบการควบคุมภายใน และการจัดการเอกสารที่หละหลวม ซึ่งอาจเป็นจุดสังเกตที่ทำให้กรมสรรพากรเข้ามาตรวจสอบบัญชี และเอกสารย้อนหลังได้ง่ายขึ้น นำไปสู่ความเสี่ยงในการโดนเบี้ยปรับ และเงินเพิ่มในอนาคตได้
หมดปัญหาค่าใช้จ่ายต้องห้าม และเอกสารสูญหายด้วยระบบจัดการเอกสารจาก Ditto
เอกสารประกอบค่าใช้จ่ายที่ถูกต้อง และครบถ้วนช่วยให้ธุรกิจทำบัญชี และเตรียมยื่นภาษีได้สะดวกขึ้น แต่เมื่อมีเอกสารจำนวนมาก ทั้งบิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน และเอกสารเบิกจ่าย การจัดเก็บและค้นหาให้ครบเมื่อต้องใช้งานก็อาจเป็นเรื่องยุ่งยาก ระบบจัดการเอกสาร (DMS) จาก Ditto ช่วยรวบรวมเอกสารให้อยู่ในรูปแบบ e-Document จัดเก็บเป็นหมวดหมู่ และค้นหาได้ง่าย ทีมบัญชีจึงนำเอกสารมาตรวจสอบความครบถ้วน และใช้ประกอบการพิจารณารายจ่ายทางภาษีได้สะดวกขึ้น พร้อมลดความเสี่ยงที่เอกสารจะสูญหายระหว่างการทำงาน
หากธุรกิจของคุณต้องการลดเวลาค้นหาเอกสาร และจัดการงานบัญชีให้คล่องตัวขึ้น ติดต่อ Ditto ได้ที่ Line @dittothailand หรือโทร. 02-517-5555 เพื่อปรึกษาแนวทางวางระบบเอกสารที่เหมาะกับธุรกิจได้เลย
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีบิล หรือบิลเงินสดธรรมดา นำมาหักภาษีได้ไหม?
สามารถนำมาหักได้ หากสามารถพิสูจน์ได้ว่า รายจ่ายนั้นจ่ายไปเพื่อกิจการจริง และมีตัวตนผู้รับเงินที่ชัดเจน โดยอาจต้องจัดทำเอกสารอื่นประกอบ เช่น ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) พร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงิน หรือหลักฐานการโอนเงิน (Slip) แต่หากเป็นบิลเงินสดลอย ๆ ที่ระบุผู้รับไม่ได้ จะถูกตีเป็นรายจ่ายต้องห้ามทันที
ใบกำกับภาษีปลอม ถือเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามหรือไม่?
ถือเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามอย่างแน่นอน และมีความร้ายแรงกว่ารายการอื่น ๆ มาก เพราะนอกจากจะไม่สามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายของบริษัทได้แล้ว การใช้ใบกำกับภาษีปลอมยังถือเป็นการกระทำที่ผิดกฎหมายอาญา ซึ่งจะทำให้บริษัทต้องรับโทษหนัก ทั้งโดนปรับ โดนเรียกเก็บเงินเพิ่มย้อนหลัง และอาจมีโทษจำคุกร่วมด้วย
ค่าสวัสดิการพนักงาน ถือเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามหรือไม่?
ค่าสวัสดิการพนักงานสามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้ และไม่ถือเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้าม หากบริษัทมีการเขียนระบุเงื่อนไขการให้สวัสดิการเหล่านั้นไว้อย่างเป็นลายลักษณ์อักษรในระเบียบของบริษัท และจะต้องเป็นการให้สวัสดิการแก่พนักงานทุกคนอย่างเท่าเทียมกัน ไม่ได้เป็นการเลือกปฏิบัติ หรือให้สิทธิประโยชน์เฉพาะผู้บริหารรายใดรายหนึ่งเท่านั้น
บริจาคเงินให้วัดหรือมูลนิธิ ต้องทำอย่างไรไม่ให้เป็นค่าใช้จ่ายต้องห้าม?
การบริจาคเงินให้วัด โรงพยาบาล หรือมูลนิธิต่าง ๆ จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่า หน่วยงานนั้นได้รับการประกาศจากกรมสรรพากรให้เป็นสถานสาธารณกุศล และต้องมีใบเสร็จรับเงินที่ระบุชื่อบริษัทอย่างถูกต้องชัดเจน
นอกจากนี้ ยอดเงินบริจาคเมื่อนำไปคำนวณจะต้องไม่เกิน 2% ของกำไรสุทธิ หากบริจาคให้หน่วยงานที่ไม่ได้ขึ้นทะเบียน หรือบริจาคเกินเพดานที่กำหนด จะต้องนำยอดส่วนนั้นมาคำนวณเป็น ค่าใช้จ่ายบวกกลับทางภาษี ในตอนสิ้นปี
จะป้องกันปัญหาค่าใช้จ่ายต้องห้ามในบริษัท ควรเริ่มต้นอย่างไร?
ควรวางนโยบายการเบิกจ่ายภายในบริษัทให้ชัดเจน อบรมพนักงานให้เข้าใจว่า ค่าใช้จ่ายแบบไหนที่เบิกได้ และต้องขอเอกสารแบบไหนกลับมา และควรเปลี่ยนมารับ-ส่งเอกสารในรูปแบบ E-tax invoice ควบคู่ไปกับการใช้ระบบจัดเก็บเอกสารที่ได้มาตรฐาน เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบความถูกต้องของบิล ป้องกันเอกสารสูญหาย และช่วยให้นักบัญชีทำงานได้รวดเร็วขึ้น
