ในปัจจุบันเทรนด์เกี่ยวกับข้อมูลหรือ Data ถือว่าได้รับความนิยมอย่างมาก เพราะ Data เหล่านี้ให้ข้อมูลที่มากกว่าตัวเลข เพราะสามารถบ่งบอกพฤติกรรมของผู้ใช้บริการของเรา สามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาคาดการณ์อนาคต เสริมกลยุทธ์การทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ไม่เพียงแต่หน่วยงานภาคเอกชนเท่านั้น ที่หยิบข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์และปรับกลยุทธ์ในการทำงาน ทางฝั่งของหน่วยงานภาครัฐเองก็เล็งเห็นความสำคัญ และเริ่มทำการเก็บรวบรวมข้อมูล หรือ Data Collection ในหน่วยงานรัฐมาวิเคราะห์และปรับมาใช้งานในภายภาคหน้าเช่นกัน เพราะฉะนั้นวันนี้ Ditto จะขอนำเสนอความหมายเกี่ยวกับ Data Collection ให้ทุกท่านได้ทำความเข้าใจกัน
การเก็บรวบรวมข้อมูล (Data Collection) คืออะไร
Data Collection คือกระบวนการเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ เพื่อนำมาใช้ในการวิเคราะห์ ประมวลผล หรือจัดเก็บเพื่อใช้ในการตัดสินใจ การเก็บข้อมูลสามารถทำได้หลายวิธี เช่น การสัมภาษณ์ผู้เกี่ยวข้อง การสำรวจแบบสอบถาม การเก็บข้อมูลจากฐานข้อมูลออนไลน์ หรือการเก็บข้อมูลจากการวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่แล้ว การเก็บข้อมูลที่ถูกต้องและเพียงพอเป็นสิ่งสำคัญในการใช้ข้อมูลให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการทำงานต่อไป
การเก็บรวบรวมข้อมูล มีกี่ประเภท อะไรบ้าง
การเก็บรวบรวมข้อมูลมีด้วยกันทั้งหมด 2 ประเภท ดังนี้
1. การเก็บรวบรวมข้อมูลเชิงปริมาณ (Quantitative Data)
ข้อมูลเชิงปริมาณ คือข้อมูลที่ได้จากการเก็บข้อมูลออกมาในเชิงตัวเลข (Numerical data) เพื่อแสดงปริมาณของสิ่งที่นับหรือสิ่งที่วัดได้ สามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภท
- ข้อมูลปริมาณแบบต่อเนื่อง (Continuous Data) เป็นข้อมูลที่มีค่าต่อเนื่องกันในช่วงที่กำหนด เช่น อายุ น้ำหนัก ส่วนสูง
- ข้อมูลเชิงปริมาณแบบไม่ต่อเนื่อง (Discrete Data) เป็นข้อมูลจำนวนเต็มหรือจำนวนนับ เช่น จำนวนรถยนต์ในกรุงเทพฯ จำนวนนักศึกษา จำนวนสมาชิกในครอบครัว
2. การเก็บรวมรวมข้อมูลเชิงคุณภาพ (Qualitative Data)
ข้อมูลเชิงคุณภาพ คือข้อมูลที่ไม่สามารถวัดค่าได้ด้วยตัวเลขว่ามากหรือน้อย แต่จะเป็นข้อมูลที่แสดงถึงสถานภาพ คุณลักษณะ ทัศนคติ หรือคุณสมบัติ มักจะอยู่ในรูปแบบของคำพูด การบรรยาย การอธิบาย ตัวหนังสือ รูปภาพ หรือสัญลักษณ์ต่าง ๆ เช่น สี สถานที่ที่ชอบไป เชื้อชาติ สถานภาพสมรส ศาสนา กลุ่มเลือด
ขั้นตอนการเก็บรวบรวมข้อมูล มีอะไรบ้าง
ขั้นตอนในการเก็บรวบรวมข้อมูลเ พื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพและตรงตามความต้องการ มีดังนี้
- กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ระบุให้ชัดเจนตั้งแต่แรก เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ตอบโจทย์ความต้องการอย่างแท้จริง
- วางแผนและออกแบบเครื่องมือ ออกแบบเครื่องมือที่จะใช้เก็บข้อมูล โดยพิจารณาจากประเภทของข้อมูลและกลุ่มเป้าหมายเป็นหลัก
- กำหนดกลุ่มตัวอย่างและขนาด ระบุให้ชัดเจนว่าจะเก็บข้อมูลจากใคร จำนวนเท่าใด รวมถึงเลือกวิธีการสุ่มตัวอย่างที่เหมาะสม
- จัดเตรียมอุปกรณ์และฝึกอบรม เตรียมเครื่องมือที่จำเป็นให้พร้อม และที่สำคัญต้องฝึกอบรมผู้เก็บข้อมูลให้เข้าใจวิธีการและขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้องตรงกัน
- ดำเนินการเก็บข้อมูล ลงมือเก็บข้อมูลตามแผนที่วางไว้ พร้อมทั้งคอยควบคุมคุณภาพและความถูกต้องของข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ
- รวบรวมและตรวจสอบ เมื่อเก็บข้อมูลเสร็จสิ้น ให้นำมารวบรวมและตรวจสอบความครบถ้วน เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการวิเคราะห์และนำไปใช้ประโยชน์ในขั้นตอนต่อไป
วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล มีอะไรบ้าง
กระบวนการเก็บรวบรวมข้อมูลสามารถทำได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ ลักษณะของข้อมูล และแหล่งที่มาของข้อมูล ซึ่งโดยทั่วไปสามารถแบ่งวิธีการเก็บข้อมูลออกได้ดังนี้
1. แบบสอบถาม
เป็นวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพ ผู้ตอบแบบสอบถามจะได้รับชุดคำถามที่มีทั้งแบบปิดและแบบเปิด แบบสอบถามสามารถออกแบบได้ทั้งในรูปแบบออนไลน์หรือออฟไลน์ ข้อมูลที่ได้จากแบบสอบถามถือเป็นข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) ที่มีความถูกต้องและเป็นปัจจุบันมากที่สุด อีกทั้งการสอบถามได้ด้วยชุดคำถามเดียวกันสามารถทำได้ง่าย รวดเร็ว และสามารถสอบถามได้หลาย ๆ คนในครั้งเดียวกัน
2. การสัมภาษณ์
การสัมภาษณ์เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลที่นิยมใช้ในงานวิจัยด้านสังคมศาสตร์ โดยมีเครื่องมือในการวิจัยหลายแบบ เช่น การสัมภาษณ์ตัวต่อตัว การสนทนากลุ่ม (Focus Group) และการสัมภาษณ์เจาะลึก (In-depth Interview) ข้อดีของวิธีนี้คือสามารถอ่านความรู้สึกและสังเกตสภาพการณ์ต่าง ๆ จากผู้ถูกสัมภาษณ์ได้ และยังสามารถเจาะลึกเนื้อหาเฉพาะเรื่องที่สนใจได้ดี ทำให้ได้ข้อมูลที่น่าเชื่อถือ แต่ผู้สัมภาษณ์เองต้องมีทักษะสูงในการหาคำตอบและการใช้เวลานานเพื่อให้ได้ข้อมูลครบถ้วนตามที่ต้องการ
3. การสนทนากลุ่ม
วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล (Data Collection) แบบสัมภาษณ์ที่มีการนำกลุ่มคนมาอภิปรายกันในหัวข้อที่ต้องการ ซึ่งมักจะประกอบด้วยผู้เข้าร่วมสัมภาษณ์ที่จำกัดจำนวนเป็นกลุ่มเล็ก ๆ ประมาณ 6 – 10 คน และมักจะมีผู้สังเกตการณ์เข้าร่วมเพื่อบันทึกความคิดเห็นและพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมสัมภาษณ์ในระหว่างการอภิปรายกัน เป็นวิธีที่ช่วยให้ได้ข้อมูลที่สามารถนำมาวิเคราะห์ได้เป็นรายละเอียด และช่วยในการวิจัยในด้านต่าง ๆ อย่างได้ผลอย่างมาก
4. การสังเกตการณ์
วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลแบบสังเกตการณ์โดยตรง (Direct Observation) เป็นวิธีที่สะดวกและเร็วที่สุดในการเก็บข้อมูล โดยไม่มีการแสวงหาข้อมูลจากบุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้อง นอกจากนี้ยังสามารถใช้วิธีนี้ในการสังเกตคน สัตว์ สิ่งของ หรือสภาพแวดล้อมได้ แต่ควรใช้กับสถานการณ์ขนาดเล็กเท่านั้นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่แม่นยำและเชื่อถือได้
5. การวิจัยเชิงทดลอง
วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลแบบนี้ เน้นการค้นหาความจริง และประเมินผลการเป็นผลต่อตัวแปรตาม โดยควบคุมตัวแปรอื่น ๆ ที่สามารถมีผลต่อตัวแปรตามได้ แต่ตัวแปรอิสระหรือตัวแปรทดลองจะไม่ต้องควบคุม
6. การเก็บรวบรวมข้อมูลทุติยภูมิ
มีลักษณะที่แตกต่างจากการเก็บข้อมูลแบบ Primary Data (ข้อมูลปฐมภูมิ) แต่ต้องเป็นการรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง แต่จะเป็นการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ เช่น รายงานการเงินของบริษัท รายงานการขายของฝ่ายขาย ข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ อายุ และข้อมูลติดต่อ รายงานการวิจัยที่มีผู้วิจัยไว้แล้ว รายงานผลการดำเนินงานของหน่วยงานภาครัฐ และรายงานสำรวจของรัฐบาล เช่น สำมะโนครัว ภาษี ข้อมูลประกันสังคม และข้อมูลบัญชีประชาชาติ โดยไม่ต้องมีการเข้าถึงหรือเก็บข้อมูลโดยตรงเอง
และนี้คือข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการรวบรวมข้อมูล หรือ Data Collection ซึ่งการรวบรวมข้อมูลส่วนนี้สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการพัฒนาศักยภาพขององค์กร ของบริษัท ของหน่วยงานราชการได้เช่นกัน ซึ่งทาง Ditto ได้พัฒนาระบบจัดการเอกสารสำหรับ อบต. และ อบจ. ที่สามารถเก็บเอกสารและข้อมูลของหน่วยงานราชการในระบบดิจิทัล อีกทั้งยังช่วยเก็บรวบรวมข้อมูลให้ง่ายต่อการจัดเก็บและค้นหา เพื่อนำข้อมูลไปใช้ในการบริการประชาชน รวมถึงนำมาพัฒนาหน่วยงานราชการให้ดียิ่งขึ้น
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
การเก็บรวบรวมข้อมูล (Data Collection) สำคัญอย่างไรกับองค์กร?
การเก็บรวบรวมข้อมูลมีความสำคัญอย่างมาก เพราะเป็นพื้นฐานของการวิเคราะห์และการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ ข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วนจะช่วยให้องค์กรเข้าใจพฤติกรรมลูกค้า วางแผนธุรกิจได้แม่นยำ ลดความเสี่ยง และเพิ่มโอกาสในการแข่งขันในตลาด
Data Collection ต่างจาก Data Analysis อย่างไร?
Data Collection คือขั้นตอนของการเก็บข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ส่วน Data Analysis คือการนำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์ เพื่อหาข้อสรุปหรือ Insight ดังนั้น Data Collection จะเป็นขั้นตอนต้นน้ำ ส่วน Data Analysis เป็นขั้นตอนปลายน้ำที่นำข้อมูลไปใช้ประโยชน์
องค์กรควรเริ่มต้นทำ Data Collection อย่างไร?
องค์กรสามารถเริ่มต้นทำ Data Collection ได้โดยการกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจนก่อนว่า ต้องการเก็บข้อมูลไปเพื่ออะไร จากนั้นเลือกประเภทข้อมูลและวิธีการเก็บข้อมูลที่เหมาะสมกับธุรกิจ พร้อมระบบจัดการเอกสาร (DMS) เข้ามาช่วยเพื่อให้การจัดเก็บเป็นระบบมากขึ้น สุดท้ายจึงนำข้อมูลที่ได้ไปวิเคราะห์และต่อยอดเพื่อพัฒนากลยุทธ์และการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
