ใบแจ้งหนี้มักจะมี Template ที่แตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับบริษัท หรือองค์กรนั้น ๆ แต่ก็จะมีส่วนที่ทุกบริษัทมีเหมือนกัน เพื่อให้แผนกบัญชีในการทำอนุมัติ เบิกจ่ายได้สะดวก โดยการตรวจสอบว่า ใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice นั้นถูกต้องหรือไม่ จะมีจุดสังเกตหลัก ๆ 5 จุด ได้แก่   5 จุดสำคัญ ดูใบแจ้งหนี้ถูกต้องไหม 1. ข้อมูลติดต่อบน Invoice ข้อมูลติดต่อไม่ว่าจะเป็นฝั่งผู้ประกอบการ หรือฝั่งลูกค้า อย่างเช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ อีเมล รวมถึงหมายเลขโทรศัพท์ ต้องเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง อ่านได้อย่างชัดเจน และอย่าลืมตรวจสอบว่าเป็นข้อมูลที่อัปเดตล่าสุดหรือไม่ เพราะบางครั้งที่ถึงแม้ข้อมูลจะถูกต้อง แต่กลับเป็นข้อมูลของปีที่แล้ว ก็อาจทำให้การดำเนินงานในเรื่องของบัญชีล่าช้าออกไป   2. เลขที่ใบสั่งซื้อสินค้า ในกรณีที่เราเป็นผู้ซื้อสินค้า/บริการ เมื่อฝ่ายบัญชีได้รับใบแจ้งหนี้ ฝ่ายบัญชีจะรู้ทันทีว่าต้องทำเรื่องเพื่อชำระค่าสินค้า/บริการ โดยจะนำหมายเลขใบสั่งซื้อสินค้า (Purchase Order) หรือเรียกสั้น ๆ ว่า “ใบ PO” ที่ระบุอยู่บนใบแจ้งหนี้ ไปเทียบกับใบ PO... read more

  “สัญญาใด ๆ ก็ตามที่มีหลักฐานเป็นหนังสือและมีการลงลายลักษณ์อักษรครบถ้วนสมบูรณ์” คือจุดกำเนิดสัญญาแบบเก่าและมีผลบังคับใช้ทันทีหรือตามเวลาที่กำหนดในสัญญา เช่น การทำสัญญาเช่าอสังหาริมทรัพย์ สัญญาซื้อขาย สัญญาการประกอบธุรกิจ กิจการ ซึ่งการทำสัญญาแบบเป็นลายลักษณ์อักษร โดยทั่วไปมีไว้เพื่ออ้างอิงความบริสุทธิ์ หรือความผิดจากเหตุฟ้องร้องกันในชั้นศาล ฉะนั้นตามหลักกฎหมายจึงกำหนดหลักเกณฑ์การทำสัญญาไว้ 2 ประการด้วยกัน คือ ต้องมีหลักฐานเป็นหนังสือ ในสัญญาต้องมีการลงลายมือชื่อของคู่สัญญาเพื่อระบุตัวผู้ทำสัญญาได้ถูกต้อง   อย่างไรก็ตามในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา การทำสัญญายังคงถูกจำกัดอยู่เฉพาะในรูปแบบ “เอกสารและหลักฐานที่เป็นหนังสือในเชิงกายภาพ” พูดให้เข้าใจง่าย ๆ ก็คือ เอกสารที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษ ทำให้มีการตีความว่าเอกสารสัญญาต้องอยู่ในรูปแบบที่จับต้องได้ มีรูปร่างที่ปรากฏให้เห็นได้เท่านั้น ตัวสัญญาจึงอยู่ในรูปแบบของกระดาษเป็นส่วนใหญ่ แต่เพื่อปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น รองรับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไปอย่างไม่หยุดยั้ง กฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์จึงถูกบัญญัติขึ้นมา เพื่ออุดช่องโหว่ของกฎหมายเดิม ซึ่งภายในบทบัญญัติได้ระบุแนวทางเอาไว้ชัดเจน ในการยอมรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Document จะต้องมีสถานะครบถ้วนทางกฎหมาย 3 ประการ ดังนี้   ข้อความที่ระบุในสัญญาสามารถเข้าถึงได้ หมายความถึง ข้อความที่ถูกเขียนขึ้นต้องสามารถอ่านได้ ตีความได้ แปลความหมายแล้วเข้าใจตรงกัน ไม่สามารถถูกตีความไปเป็นความหมายอื่น ข้อความที่ถูกเขียนต้องสามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ หมายถึง สามารถเปิดดูข้อความเนื้อหาในภายหลังได้ หรือดึงข้อมูลกลับมาเปิดดูอีกครั้งได้... read more

  ด้วยการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี บวกกับนโยบาย Thailand 4.0 เอกสารราชการต่าง ๆ ก็กลายเป็น e-Document กันมากขึ้น รวมไปถึง Invoice Processing ที่ทางสรรพากรสนับสนุนให้ผู้ประกอบการ ใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt เพื่อลดปัญหาการจัดการเอกสาร ที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษ และประหยัดเวลา - ค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสารของผู้ประกอบการ ดังนั้น Ditto จะพามาดู Invoice Processing พื้นฐาน ที่กำลังจะเปลี่ยนไปในอนาคตอันใกล้นี้     Invoice Processing พื้นฐาน   1. สร้าง และ ส่ง ใบแจ้งหนี้ โดยปกติผู้ขายจะเป็นคนสร้างและพิมพ์ใบแจ้งหนี้ จากนั้นส่งไปยังผู้ซื้อ เมื่อผู้ซื้อได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว จะต้องส่งไปยังแผนกบัญชีบริษัท เพื่อนำรายละเอียดเหล่านี้พิมพ์เข้าสู่ระบบด้วยตนเอง หรือในบางบริษัทอาจใช้เทคโนโลยี OCR เพื่อช่วยลดเวลาของฝ่ายบัญชีในการคีย์ข้อมูล   2. ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับมา จะถูกเจ้าหน้าที่ฝ่ายบัญชีตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่า หมายเลขใบแจ้งหนี้ ตรงกับหมายเลขใบสั่งซื้อ, เงื่อนไขการชำระเงินถูกต้อง, จำนวนเงินที่เรียกเก็บเงินเท่ากับจำนวนสินค้า/บริการที่จัดซื้อหรือไม่... read more

  แม้ว่าในยุคปัจจุบันนี้ Digital Transformation จะเป็นเรื่องสำคัญที่ทุกองค์กรไม่ควรมองข้าม แต่การทำความเข้าใจ และศึกษาคอนเซปต์การเปลี่ยนแปลงนี้ให้ละเอียดถี่ถ้วน ก็เป็นสิ่งจำเป็นที่ทุกองค์กรต้องทำก่อนเริ่มการปรับตัว ดังนั้นเพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ Ditto จึงอยากจะมาแนะนำ 4 เคล็ดลับ การเตรียมพร้อมก่อนเริ่มทำ Digital Transformation ให้ทุกองค์กรได้รู้กันครับ ว่ามีขั้นตอนหรือข้อแนะนำอะไรบ้าง ที่จะช่วยให้การเปลี่ยนผ่านนี้ เป็นไปได้อย่างราบรื่น และไม่มีปัญหาตามมา     1. เตรียมความพร้อมให้บุคลากรเป็นอันดับแรก   การทำ Digital Transformation ให้ประสบความสำเร็จ ไม่ได้ขึ้นอยู่กับเครื่องมือหรือเทคโนโลยีเพียงอย่างเดียวเท่านั้น คนทำงานหรือบุคลากรภายในก็เป็นปัจจัยสำคัญ ที่ช่วยส่งเสริมให้องค์กรประสบความสำเร็จได้ตามเป้าหมายที่วางไว้ เพราะหากบุคลากรสามารถปรับตัว ตามความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว การทำงานภายในก็จะเกิดความต่อเนื่อง สามารถดำเนินงานต่อไปได้โดยไม่มีอะไรติดขัด ประสิทธิภาพการทำงานก็จะถูกยกระดับ ให้เหมาะสมกับยุคสมัย และก้าวทันโลกได้อย่างที่ควรจะเป็น   นั่นจึงเป็นเหตุผลที่องค์กรชั้นนำที่ทำ Digital Transformation ควรให้ความสำคัญกับความรู้และประสบการณ์ของพนักงานก่อนเป็นอันดับแรก เพราะการเปลี่ยนแปลงไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับทุกคน บุคลากรแต่ละคนต่างก็มีศักยภาพ ในการเรียนรู้ที่แตกต่างกันไปเป็นปกติ บ้างก็เรียนรู้ได้เร็ว บ้างก็เรียนรู้ได้ช้า ต้องใช้เวลาที่เหมาะสมในการขัดเกลาทักษะ หากองค์กรต้องการผลลัพธ์ที่น่าพึงพอใจจากความเปลี่ยนแปลง ต้องไม่รีบเร่งหรือกดดันพนักงานมากจนเกินไป ฉะนั้นการเตรียมความพร้อมให้กับบุคลากรล่วงหน้า จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ทุกองค์กรไม่ควรมองข้าม     2. กำหนด “เป้าหมาย”... read more

    ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าในช่วง 1-2 ปีที่ผ่านมา หลากหลายองค์กรที่ได้รับผลกระทบจากพิษโควิด 19 ได้อาศัยโอกาสนี้ ยกระดับการทำงานภายในให้เหมาะสมกับสถานการณ์โลกในปัจจุบัน ทั้งยังตอบโจทย์รูปแบบการใช้ชีวิตในยุคดิจิทัลมากขึ้น หรือที่เราเรียกกันว่า Digitization นั่นเอง ซึ่งจากการเปลี่ยนแปลงมากมายที่เกิดขึ้น ก็ส่งผลให้บุคลากรภายในองค์กรสามารถทำงานต่อไปได้ แม้ตัวองค์กรจะเผชิญหน้ากับวิกฤติระดับโลกอยู่ก็ตาม วันนี้ Ditto จึงอยากพาทุกท่าน ไปเจาะลึก 3 องค์กรชั้นนำที่เลือกทำ Digital Transformation กันครับ ว่าพวกเขาได้รับประโยชน์อะไรจากการเปลี่ยนแปลงภายในที่เกิดขึ้นบ้าง     Microsoft   สำหรับผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์แล้วคงไม่มีใครไม่รู้จัก Microsoft บริษัทผู้ผลิตและพัฒนาซอฟต์แวร์รายใหญ่ของโลก ที่ถูกก่อตั้งโดย Bill Gates และ Paul Allen ชายสองคนที่มีความเชื่อว่าอุปกรณ์คอมพิวเตอร์นั้นจะกลายเป็นกุญแจสำคัญที่จะเปลี่ยนโฉมโลกทั้งใบ ซึ่งในยุคปัจจุบันมันก็ได้ถูกพิสูจน์แล้วว่าวิสัยทัศน์ของพวกเขาเป็นอะไรที่มาก่อนกาลอย่างแท้จริง โดยตัว Microsoft นั้น ถูกยกให้เป็นอีกหนึ่งองค์กรสำคัญอันดับต้น ๆ ของโลกที่เป็นผู้นำด้านเทคโนโลยี เพราะนับตั้งแต่ปี ค.ศ.1975 เป็นต้นมา Microsoft ก็ได้พัฒนาระบบซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และการให้บริการต่าง ๆ แก่ผู้ใช้งานออกมามากมาย         แต่ถึงตัวบริษัทจะเคยประสบความสำเร็จมามากมายขนาดไหน... read more

  เชื่อว่าหลายคนคงเคยได้ยินหรือผ่านตา กับคำว่า Paperless กันมาบ้าง ซึ่งหมายถึง “การลดใช้กระดาษ” โดยเฉพาะในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา ทั้งอุตสาหกรรมและธุรกิจหลายประเภทเริ่มหันมาให้ความสนใจประเด็นนี้กันมากขึ้น รวมถึง Ditto เองก็เช่นกัน เรามองว่า แนวคิด Paperless เป็นสิ่งสำคัญที่เจ้าของธุรกิจควรมีและปลูกฝังให้บุคลากรได้ด้วยยิ่งดี เพราะทุกองค์กรล้วนมีกระบวนการดำเนินงานที่ต้องใช้เอกสารจำนวนมาก โดยรายงานจาก Clean Up Australia องค์กรอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมของออสเตรเลียบอกว่า แม้ปัจจุบันจะมีหลายธุรกิจดำเนินงานและสื่อสารผ่านระบบดิจิทัลมากขึ้น แต่ยังพบว่าพนักงานออฟฟิศมีอัตราการใช้งานกระดาษเฉลี่ยรายบุคคลอยู่ที่ 50 กิโลกรัม/ปี ลองนึกภาพว่าถ้าคิดรวมทั้งองค์กรจะขนาดไหนกัน..     แต่ด้วยยุคสมัยที่เปลี่ยนเข้าสู่ Digital Tranformation ทำให้หลายธุรกิจเริ่มปรับวิธีการทำงาน จากเดิมที่เคยคุยกันต่อหน้าก็กลายเป็นการสื่อสารผ่านทางโปรแกรมออนไลน์ทั้งวิดีโอคอล และส่งแชทข้อความ รวมถึงบางองค์กรเคยใช้เอกสารเป็นกระดาษทั้งหมด ก็จำเป็นต้องเปลี่ยนมาใช้ไฟล์ดิจิทัลหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ควบคู่ไปด้วย เพื่อให้บุคลากรและกระบวนการทำงานสามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่น หรือถ้าพูดง่าย ๆ ก็คือ ทำงานได้แบบโฟลว์ ๆ ตัวอย่างเช่น การใช้   e-Ticket/e-Brochure ในงานอีเวนต์ e-Book ในการทำหนังสือ/คู่มือต่าง ๆ ... read more

  หากคุณพบว่าองค์กรของคุณมีปัญหาสะสมเกิดขึ้นซ้ำ ๆ ในเรื่องของใบแจ้งหนี้ ที่ผู้อนุมัติใช้เวลานานเกินไปในกระบวนการอนุมัติ ส่งผลต่อการจัดซื้อและการชำระเงิน ทั้งในระยะสั้น-ระยะยาว วันนี้ Ditto จะมาบอกถึงเหตุผล ว่าทำไมองค์กรจึงต้องติดตาม KPI แผนกบัญชีและการเงิน และ Invoice Processing System จะเข้ามาช่วยเรื่องนี้ได้อย่างไร? ไปติดตามกันเลยครับ   ทำไมองค์กรจึงต้องติดตาม KPI แผนกบัญชี ทุกองค์กรจะมีการทำรายงานของแผนกบัญชีและการเงิน ซึ่งรายงานนี้เปรียบเสมือนการประมวลผลข้อมูลเบื้องต้นขององค์กร ช่วยให้ผู้บริหารเห็นตัวเลขสถานะการเงินของธุรกิจ ผลการดำเนินงาน และค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจแผนธุรกิจในอนาคตได้ ดังนั้นการที่แผนกบัญชีและการเงินสามารถจัดการ Invoice ต่าง ๆ ได้ตรงตาม KPI ที่ตั้งไว้ จะช่วยให้ข้อมูลในรายงานแผนกบัญชีและการเงิน ตรงกับสถานการณ์ปัจจุบันมากที่สุด และช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจทิศทางธุรกิจได้อย่างแม่นยำมากยิ่งขึ้น   ทุกองค์กรมีเวลาในการติดตาม KPI ใบแจ้งหนี้ แผนกบัญชีและการเงินมีหน้าที่ต้องทำจ่ายให้ตรงตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ หากไม่เช่นนั้น จะส่งผลให้การทำจ่ายล่าช้า และส่งผลกระทบต่อกระบวนการทำงานของแผนกอื่นเป็นลูกโซ่   แสดงให้เห็นถึงใบกำกับสินค้าของ Supplier ว่ารายใดที่อาจทำให้เกิดปัญหาใหญ่สำหรับฝ่ายบัญชี ช่วยให้ฝ่ายบัญชีและการเงินรู้ตัวตั้งแต่เนิ่น ๆ... read more

“e-Document” หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อธิบายเพิ่มเติมคือ เอกสารที่ไม่ได้ถูกจัดเก็บอยู่ในรูปแบบกระดาษ แต่จะถูกจัดเก็บแบบออนไลน์บนเซิร์ฟเวอร์ต่าง ๆ ซึ่งนอกจากจะช่วยลดการใช้ทรัพยากรกระดาษที่สิ้นเปลืองและไม่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมแล้ว e-Document ยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลองค์กรได้อีกชั้นหนึ่ง   อย่างไรก็ตาม หากมีการทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากโดยไม่มีการจัดการที่ดีพอ อาจทำให้ค้นหาไฟล์เอกสารไม่เจอ หรือจำไม่ได้ว่าจัดเก็บไฟล์เอกสารไว้ที่ไหน ฉะนั้นจึงเป็นหน้าที่ของระบบ DMS ที่เข้ามาช่วยจัดการเอกสารให้เป็นระเบียบมากขึ้น เพราะระบบ DMS หรือ Document Management System เป็นระบบการจัดการเอกสารแบบครบวงจรในรูปแบบดิจิทัล ช่วยจัดเก็บ จัดการ และติดตามการดำเนินงานเอกสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ตลอดเวลา ช่วยออกแบบ Workflow และช่วยให้ค้นหาเอกสารได้เร็วยิ่งขึ้น   ทำไมเอกสารของคุณถึงปลอดภัยมากขึ้นเมื่อเปลี่ยนเป็น e-Document?   ใช้ในการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้ เอกสารภายในองค์กรมักมีรูปแบบหลากหลายทั้งเอกสารทั่วไป เอกสารสัญญา ใบแจ้งหนี้ จดหมาย และเอกสารลับทางการค้า ระดับการเข้าถึงของพนักงานก็เช่นกัน ระบบ DMS จะจำกัดสิทธิ์การเข้าถึง e-Document บางฉบับ เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลภายในองค์กร ซึ่งสามารถตั้งค่ากำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลในแต่ละส่วนให้กับพนักงานที่เกี่ยวข้องแต่ละคนได้ ยิ่งไปกว่านั้นยังสามารถตรวจสอบการเข้าถึงเอกสารย้อนหลังได้ผ่านระบบบันทึกการเข้าถึงข้อมูลของ DMS   ความสามารถในการปรับตัวและพัฒนารูปแบบการใช้งาน e-Document อยู่สม่ำเสมอ โดยปกติ e-Document จะถูกจัดเก็บไว้ในเครือข่ายภายในขององค์กร... read more