4 Workflow องค์กรยุคใหม่ ที่ควรเปลี่ยนให้เป็นระบบ Digital

  • November 17, 2022

News Description

 

เมื่อเทคโนโลยีและนวัตกรรมต่าง ๆ ได้เข้ามามีบทบาทต่อเนื่องในภาคธุรกิจ นับเป็นเรื่องปกติที่หลายองค์กรจะเริ่มปรับเปลี่ยนโครงสร้างการทำงานภายในให้เหมาะสมกับยุคสมัยมากยิ่งขึ้น เพราะนอกจากจะช่วยสร้างผลลัพธ์การทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิมแล้ว ยังเป็นการสนับสนุนบุคลากรให้สามารถทำงาน ได้อย่างยืดหยุ่นขึ้นอีกหลายเท่า โดยจะมี Workflow อะไร ที่ควรเปลี่ยนให้เหมาะสมกับยุคดิจิทัลบ้างนั้น วันนี้ Ditto ได้รวบรวมมาให้ผู้ประกอบการที่สนใจได้อ่านกันแล้วครับ

 

 

1. การอนุมัติเอกสาร

 

ขั้นตอนนี้ถือเป็นขั้นตอนหลักที่องค์กรชั้นนำให้ความสำคัญ เพราะอย่างที่ทราบกันดีว่า Workflow การอนุมัติเอกสารแบบเก่า มักสร้างปัญหาและเกิดความล่าช้าได้ ซึ่งหากเราไม่ปรับปรุงแก้ไขให้ทันสมัย ก็จะกลายเป็นปัญหาเรื้อรังที่คอยฉุดรั้งธุรกิจไม่ให้เติบโตอย่างที่ควรจะเป็น ด้วยเหตุนี้เอง ระบบอัตโนมัติ หรือระบบการจัดการเอกสาร (DMS) จึงเข้ามามีบทบาท เพราะทันทีที่ตัวองค์กรนำเอกสารเข้าสู่ระบบดิจิทัล และระบบ Workflow จะช่วยจัดการเอกสารที่ยุ่งเหยิง ให้เป็นระเบียบและตอบโจทย์การทำงานในยุคปัจจุบันมากยิ่งขึ้น ดังนี้

 

  • มีความสะดวก คล่องตัว และรวดเร็วยิ่งขึ้น หากขั้นตอนการอนุมัติเอกสารของตัวธุรกิจกลายเป็นระบบดิจิทัลหรือระบบอัตโนมัติ จะช่วยผลักดันระบบการทำงานภายในองค์กรให้เกิดความคล่องตัวและส่งต่องานไปยังแผนกอื่นได้รวดเร็วยิ่งขึ้น หมดปัญหาเอกสารตกค้างหรือสูญหาย เพราะระบบจัดการเอกสารจะช่วยอำนวยความสะดวกให้ระบบการทำงานลื่นไหล ตั้งแต่เริ่มจนจบสิ้นกระบวนการ

  • ตรวจสอบย้อนหลังได้ตลอดเวลา การปรับขั้นตอนการอนุมัติเอกสารให้เป็นระบบดิจิทัล จะทำให้คนที่รับผิดชอบในระบบนั้น ๆ สามารถเข้าไปตรวจสอบข้อมูลการดำเนินงานย้อนหลังได้ตลอดเวลาที่ต้องการ เป็นการเปลี่ยนปัญหาที่ยาก ให้กลายเป็นเรื่องง่าย ด้วยความคล่องตัวนี้จะช่วยให้ตัวบุคลากรแก้ไขข้อผิดพลาดได้อย่างรวดเร็วหากเกิดปัญหาขึ้นมา

  • มีความปลอดภัยสูง การอนุมัติเอกสารเป็นกระบวนการทำงานหลักที่มีความสำคัญต่อตัวองค์กร ดังนั้นระบบจัดการเอกสารที่เป็นดิจิทัล จะทำให้มีความปลอดภัยในการทำงานมากกว่าเดิมหลายเท่า เพราะไม่สามารถปลอมแปลงหรือแทรกแซงระบบขั้นตอนการอนุมัติเอกสารได้ อีกทั้งยังสามารถป้องกันปัญหาเอกสารสูญหายและข้อมูลสำคัญรั่วไหลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยมาตรฐานความปลอดภัยของข้อมูลในระดับสากล

 

 

expense

 

2. การอนุมัติค่าใช้จ่าย

 

นอกเหนือจากกระบวนการอนุมัติเอกสารแล้ว ขั้นตอนการทำงานถัดมาที่มีความสำคัญต่อตัวองค์กรโดยตรงเลยก็คือ Workflow การอนุมัติค่าใช้จ่าย ที่สามารถสร้างผลกระทบให้กับทุกแผนกได้หากเกิดปัญหาขึ้นมาจริง ๆ โดยการนำเอาระบบดิจิทัลเข้ามาใช้กับงานส่วนนี้นั้น จะช่วยลดอัตราความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างมีนัย ทำให้การอนุมัติค่าใช้จ่ายกลายเป็นเรื่องที่ง่าย สะดวกรวดเร็ว และปลอดภัยมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังช่วยลดภาระการทำงานให้กับแผนกบัญชี และแผนกที่เกี่ยวข้องได้อย่างตรงจุด เพราะเอกสารทั้งหมดที่อยู่ในกระบวนการจะกลายเป็นไฟล์ดิจิทัลที่ไม่มีวันหาย สามารถตรวจสอบได้ และส่งต่อเพื่อขอคำอนุมัติได้ในทุกที่ทุกเวลา

 

 

3. การปฐมนิเทศพนักงานใหม่

 

การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ เป็นอีกหนึ่งขั้นตอนการทำงานที่ทุกองค์กรควรให้ความสำคัญ เพราะวันแรกที่พนักงานใหม่เข้ามาทำงานนั้น คือวันที่พวกเขาเข้ามารับผิดชอบงานต่อจากคนก่อนหน้า หรือมาช่วยเสริมการทำงานในแผนก หากตัวองค์กรละเลยไม่ให้ความสำคัญ ก็อาจทำให้เกิดปัญหาจนส่งผลให้เกิดความล่าช้าหรือความวุ่นวายภายในแผนกได้ ซึ่งก็เป็นหน้าที่ของฝ่ายบุคคลหรือหัวหน้าแผนก ที่ต้องคอยดูแลพร้อมแนะนำแนวทางที่ถูกต้องให้กับพวกเขาอย่างใกล้ชิด

 

แต่การนำเอาระบบดิจิทัลหรือระบบอัตโนมัติเข้ามาใช้ จะเป็นการช่วยยกระดับการทำงานตรงนี้ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะคำแนะนำและกฎระเบียบที่พนักงานใหม่ต้องทราบ พวกเขาก็จะเรียนสิ่งที่ต้องรู้ผ่านระบบที่วางไว้ได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ประหยัดเวลาได้อย่างมหาศาล สามารถเริ่มงานต่อจากที่ค้างไว้ได้อย่างทันที อีกทั้งตัวผู้ประกอบการเอง ยังสามารถควบคุมมาตรฐานการฝึกสอนงานเบื้องต้นได้ตามความต้องการ ทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานใหม่จะทำงานได้ตรงตามเป้าหมายของตัวองค์กรอย่างแน่นอน

 

 

annual leave form

 

4. การอนุมัติวันลาพนักงาน

 

อย่างที่ทราบกันดีว่าบรรดาองค์กรยุคใหม่ ล้วนใส่ใจความรู้สึกและคุณภาพชีวิตการทำงานของบุคลากรก่อนเป็นอันดับแรก ดังนั้นขั้นตอนการอนุมัติวันลาของพวกเขา จึงมักถูกเปลี่ยนให้เป็นระบบ Workflow อัตโนมัติ หรือระบบดิจิทัลที่เป็นกลาง เพราะการที่ตัวธุรกิจมีขั้นตอนเพื่อขอลางานที่ง่ายและโปร่งใส ก็จะช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจให้กับพนักงานได้อย่างมหาศาล ทำให้พนักงานสามารถจัดสรรเวลาเพื่อทุ่มเทให้กับงานและชีวิตส่วนตัวได้อย่างเต็มที่ อีกทั้งยังตอบโจทย์พฤติกรรมการทำงานของคนรุ่นใหม่ได้อย่างลงตัว

 

ซึ่งการเปลี่ยนขั้นตอนการอนุมัติวันลาพนักงานให้กลายเป็นระบบดิจิทัล ก็เป็นอะไรที่สะดวกต่อการตรวจสอบย้อนหลังอีกด้วย เพราะข้อมูลหรือสถิติวันลาของพนักงานจะถูกเก็บไว้ในระบบตลอดเวลา ผู้ประกอบการสามารถย้อนดูหรือนำข้อมูลที่มีไปใช้ เพื่อปรับปรุงแก้ไขโครงสร้างของตัวองค์กรให้ก้าวหน้าต่อไปได้ในอนาคต

 

จากทั้งหมดที่กล่าวมา เราจะเห็นได้ว่าทิศทาง Workflow การทำงานหลายอย่างในปัจจุบันนั้น กำลังถูกเปลี่ยนให้เป็นระบบดิจิทัลหรือระบบอัตโนมัติมากขึ้น เพราะการที่ตัวองค์กรจะอยู่รอดในยุคดิจิทัลได้นั้น ความรวดเร็ว ความยืดหยุ่น และความปลอดภัย คือคุณสมบัติสำคัญที่จะขาดไปไม่ได้ในทุกขั้นตอนการทำงาน

 

ดังนั้นระบบ DMS จาก Ditto จึงถูกพัฒนาขึ้นเพื่อให้ทุกคนในองค์กร สามารถทำงานได้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น ด้วย Workflow ที่สามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับแผนกต่าง ๆ ได้เอง ถือเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยสำคัญที่เต็มไปด้วยประสิทธิภาพในการรับมือกับความเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น

 

ขอบคุณข้อมูลจาก
cflowapps.com

 

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

📞 02-517-5555

Line ID: @dittothailand

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม


เราใช้คุกกี้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ และประสบการณ์ที่ดีในการใช้เว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถศึกษารายละเอียดได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว และสามารถจัดการความเป็นส่วนตัวเองได้ของคุณได้เองโดยคลิกที่ ตั้งค่า

Privacy Preferences

คุณสามารถเลือกการตั้งค่าคุกกี้โดยเปิด/ปิด คุกกี้ในแต่ละประเภทได้ตามความต้องการ ยกเว้น คุกกี้ที่จำเป็น

Allow All
Manage Consent Preferences
  • คุกกี้ที่จำเป็น
    Always Active

    ประเภทของคุกกี้มีความจำเป็นสำหรับการทำงานของเว็บไซต์ เพื่อให้คุณสามารถใช้ได้อย่างเป็นปกติ และเข้าชมเว็บไซต์ คุณไม่สามารถปิดการทำงานของคุกกี้นี้ในระบบเว็บไซต์ของเราได้

  • คุกกี้เพื่อการวิเคราะห์

    คุกกี้ประเภทนี้จะทำการเก็บข้อมูลการใช้งานเว็บไซต์ของคุณ เพื่อเป็นประโยชน์ในการวัดผล ปรับปรุง และพัฒนาประสบการณ์ที่ดีในการใช้งานเว็บไซต์ ถ้าหากท่านไม่ยินยอมให้เราใช้คุกกี้นี้ เราจะไม่สามารถวัดผล ปรังปรุงและพัฒนาเว็บไซต์ได้

Save