รวม 5 เอกสารทางธุรกิจ ที่เหล่าพนักงานมักทำหายเป็นประจำ

เอกสารทางธุรกิจ

รวม 5 เอกสารทางธุรกิจ ที่หลายองค์กรมักจะทำหายกันเป็นประจำ จะมีเอกสารอะไร แล้วถ้าเอกสารหายไปจะเกิดปัญหาอะไรตามมา

เมื่อธุรกิจและการดำเนินงานในองค์กรมีจำนวนเอกสารที่มากขึ้น คุณต้องให้ความสำคัญกับการทำงานด้านเอกสาร ต้องทำระบบการจัดการเอกสาร การเก็บรักษา การค้นหา และการทำลายอย่างมีมาตรฐาน เพราะเอกสารเป็นหลักฐานประกอบการทำบัญชีที่สำคัญ

ดังนั้นการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบเดิมขององค์กร เช่นในตู้เก็บเอกสารหรือแฟ้มต่าง ๆ แม้จะมีการจัดหมวดหมู่เอาไว้ แต่ก็ยังมีโอกาสที่เอกสารจะมีการชำรุดเสียหาย หรือหลงลืมว่าเก็บเอกสารฉบับนั้น ๆ ไว้ที่ไหน และหากเกิดปัญหาเหล่านี้ขึ้น อาจทำให้เสียโอกาสทางธุรกิจไปได้

วันนี้ทาง Ditto (Thailand) ได้รวม 5 เอกสารสำคัญทางธุรกิจ ที่หลายองค์กรมักจะทำหาย ถ้าหายแล้วมักส่งผลกระทบ ต่อภาพลักษณ์ขององค์กร และอาจเป็นปัญหาใหญ่โตได้ในอนาคต มาฝาก เพื่อให้ทุกคนได้ระมัดระวังในการจัดเก็บเอกสารสำคัญเหล่านี้

เอกสารทางธุรกิจ ที่องค์กรต้องระวังไม่ให้สูญหาย

Quotation

ใบเสนอราคา (Quotation)

หมดปัญหากับการหาตัวอย่างใบเสนอราคาไม่เจอ ส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าไม่ได้ทันทีที่ต้องการ หรือส่งใบเสนอราคาผิดให้ลูกค้า หรือทำใบเสนอราคาหาย ถึงใบเสนอราคาอาจไม่ถือเป็นสัญญาในธุรกิจ แต่เป็นหลักฐานการทำธุรกิจที่สำคัญที่ไม่ควรสูญหาย เพราะใบเสนอขายถือเป็นหลักฐานการเสนอราคาที่ผู้ขายยืนยันจะขายให้ผู้ซื้อในราคาตามที่ตกลงไว้

ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)

ทุกคนในวงการบัญชีหรือการขายมักรู้จักกันในชื่อ ใบ PO ใช้เป็นหลักฐานในการยืนยันข้อตกลงระหว่างการทำธุรกิจได้เป็นอย่างดี เอกสารฉบับนี้ถือว่ามีความสำคัญต่อทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย เป็นหลักฐานออกโดยแผนกจัดซื้อของผู้ซื้อ ต้องระบุถึงรายละเอียดให้กับขาย อย่างจำนวนของสินค้าที่สั่งซื้อ ราคาของสินค้า รายละเอียดเงื่อนไขในการชำระเงิน โดยผู้ขายสามารถนำเอกสารมาเป็นหลักฐานเมื่อต้องการเรียกชำระจากผู้ซื้อ ซึ่งใบ PO หากเอกสารใบนี้หายไปก็อาจจะทำให้กระบวนการทำงานยุ่งยากมากขึ้น

ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

ถือเป็นเอกสารสำคัญในการเรียกชำระเงินที่น่าเชื่อถือระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย เป็นหลักฐานเพื่อแจ้งให้ผู้ซื้อทราบถึงยอดเงินที่ต้องชำระ และเป็นเอกสารสำหรับผู้ซื้อใช้แนบเพื่อทำการเบิกการจ่ายต่อไปอีกด้วย หากใบแจ้งหนี้สูญหาย ก็อาจจะมีปัญหาในการเรียกเก็บเงิน จนทำให้เกิดปัญหากับผู้ประกอบการในการได้รับเงินล่าช้าเกินกว่ากำหนด แต่หากในด้านของผู้ซื้อทำใบแจ้งหนี้สูญหายจนเกิดการค้างชำระ หรือชำระเงินล่าช้าอาจทำให้สูญเสียเครดิต

ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)

โดยปกติแล้วใบกำกับภาษี เป็นเอกสารที่เป็นหัวใจของคนทำธุรกิจ จำเป็นสำหรับผู้ซื้อที่ต้องการใช้ใบกำกับภาษีเป็นหลักฐานเพื่อนำ “ภาษีซื้อ” และผู้ขายที่ต้องนำ “ภาษีขาย” ไปใช้เพื่อประกอบการยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นเอกสารสำคัญสำหรับคนที่จดทะเบียนภาษี มีหมายเลขเอกสารเฉพาะจะออกตามใจไม่ได้ โดยใบกำกับภาษีจะอิงจากข้อมูลมาจากใบเสนอราคาและใบสั่งขาย เป็นหลักฐานยืนยันว่า ได้เก็บ VAT จากลูกค้าแล้ว และต้องออกให้กับลูกค้าทุกครั้ง แต่ผู้ขายจะไม่สามารถออกซ้ำให้ได้ ต้นฉบับใบกำกับภาษีจะต้องส่งมอบให้ผู้ซื้อ เนื่องจากใบกำกับภาษีเป็นเอกสารที่ผู้ซื้อสามารถนำไปใช้เคลมภาษีได้ นำมาขอคืนภาษีซื้อภายใน 6 เดือน และสำเนาต้องเก็บไว้ที่ผู้ขายเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี อีกด้วย

ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

ใบเสร็จรับเงิน เป็นหนึ่งในเอกสารที่ทุกธุรกิจทั้งธุรกิจการบริการ ขายส่ง และขายปลีก ต้องออกให้ลูกค้าเมื่อเราได้รับเงิน เอกสารหลักฐานที่สำคัญของลูกค้าสำหรับการยืนยันว่าลูกค้าได้ชำระเงินเป็นที่เรียบร้อย โดยตามกฎหมายแล้ว จะมีการกำหนดให้ผู้ขายออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้ง เพื่อเป็นหลักฐานว่าได้ทำการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ผู้ซื้อมีความจำเป็นในการต้องเก็บใบเสร็จรับเงินในระยะที่รับประกันสินค้า

และนี่คือ 5 เอกสารสำคัญขององค์กร ที่ถ้าหายแล้วเป็นเรื่องแน่ เพราะอาจเป็นปัญหาใหญ่โตตามมา ดังนั้นเพื่อป้องกันเอกสารหาย หรือหาไม่เจอเมื่อต้องการใช้ องค์กรของคุณควรมี การจัดการเอกสาร ระบบจำแนกและเก็บเอกสาร หรือวิธีการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ เอกสารอยู่ในสภาพที่พร้อมจะใช้งานอย่างสะดวกเมื่อต้องการเรียกใช้ ให้องค์กรของคุณคล่องตัวในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบการจัดการเอกสาร DMS จาก Ditto (Thailand) จะมาเป็นผู้ช่วยให้กับการบริหารงานเอกสารของฝ่ายบัญชี ใส่ใจและครอบคลุมทุกความต้องการของเอกสารที่จำเป็นต่อธุรกิจ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน แถมยังช่วยสร้างมาตรฐานให้ทีมอีกด้วย เพื่อให้การทำเอกสารถูกต้องครบถ้วน ตรงความต้องการของผู้ใช้งาน เรียกหาได้ง่าย เมื่อถึงเวลาที่ต้องการใช้งาน หมดปัญหาเอกสารหาย อยู่กระจัดกระจาย ไฟล์ไม่เป็นระเบียบ