5 สัญญาณเตือน ที่บอกว่าบริษัทคุณควรมีระบบจัดการเอกสารของ Ditto (Thailand)
เคยสงสัยกันไหมว่า เมื่อไหร่ที่องค์กรหรือบริษัทของคุณถึงจะได้ฤกษ์ติดตั้งระบบ DMS หรือ Document Management System เอาไว้ให้พนักงานภายในบริษัทใช้ หากคุณเป็นหนึ่งในคนที่สงสัยในส่วนนี้อยู่ วันนี้ Ditto (Thailand) เตรียม 5 สัญญาณที่บอกว่าองค์กรของคุณควรใช้ Ditto DMS มาดูกันดีกว่าว่าสัญญาณที่ว่าจะมีอะไรบ้าง แล้วองค์กรของคุณมีสัญญาณเหล่านี้อยู่หรือไม่?
5 สัญญาณเตือนที่บอกว่า ถึงเวลาแล้ว
ที่องค์กรคุณควรใช้ระบบ Ditto DMS
-
เอกสารเยอะเกินไป พอถึงเวลาใช้หาไม่เจอ
หากคุณประสบปัญหาค้นหาเอกสารเท่าไหร่ก็หาไม่เจอสักที ต้องมานั่งเสียเวลาเป็นชั่วโมงเพื่อหาเอกสารใบเดียว หรือบางทีนั่งหาคนเดียวก็ยังไม่เจอต้องเอาเพื่อนมาช่วยอีกแรง จะดีกว่าไหมถ้าเราเอาเวลาหาเอกสารตรงนี้ไปทำงานหลักของเรา มีเวลาไปโฟกัสวิธีทำกำไรให้กับบริษัท
ดังนั้นถ้าบริษัทของคุณเกิดเหตุการณ์เช่นนี้บ่อย ๆ บอกเลยว่านี่คือ 1 ในสัญญาณที่คุณควรมองหาระบบจัดการเอกสารได้แล้ว เพราะระบบ DMS จะช่วยจัดการเอกสารของคุณให้เป็นระบบ ให้การค้นหาเอกสารของคุณเป็นเรื่องง่าย และรวดเร็ว
-
ไม่รู้ว่าเอกสารอัปเดตล่าสุดคือเอกสารฉบับไหน
เชื่อว่าพนักงานทุกคนที่ต้องทำงานกับเอกสารจะต้องประสบปัญหา แก้ไขเอกสารวนไปวนมา และไม่ทราบว่าเอกสารล่าสุดที่แก้และเนื้อหาถูกต้องคือเอกสารฉบับไหน หรือบางทีเป็นเอกสารเก่าเก็บ จะเรียกออกมาใช้ ก็ไม่แน่ใจว่าเอกสารตัวนี้แก้ไขถูกต้องหรือยัง หรือเจอปัญหาไม่สามารถทราบได้ว่าพนักงานคนไหนแก้ข้อมูลเอกสารของคุณไป หรือแก้กันหลายคนจนสับสนว่าเอกสารตัวไหนคือล่าสุด
หากคุณประสบปัญหาแบบนี้ บอกเลยว่าควรเรียกตัวช่วยอย่างระบบ Document Management System เพราะตัวระบบจะทำการแจ้งสถานะการแก้ไขล่าสุด หรือการแก้ไขย้อนหลังได้ ไม่ต้องเสียเวลามานั่งแก้เอกสารซ้ำไปซ้ำมา รวมถึงยังมีระบบบการเข้าถึงเอกสารแบบระบุตัวตนก่อนเข้าถึงเอกสาร (log) เพื่อป้องกันเอกสารถูกแก้ไขจากบุคคลที่คุณไม่ต้องการ และช่วยแจ้งให้คุณทราบว่าใครเข้ามาในเอกสารบ้าง
-
หาเอกสารสำคัญไม่เจอ เดือดร้อนถึงตัวบริษัท
เอกสารสำคัญไม่ว่าจะเป็น ใบสัญญา ใบแจ้งหนี้ ใบสัญญาเช่า หรือเอกสารทางการเงินต่างๆ วันหนึ่งคุณต้องใช้เอกสารตัวนี้ แต่กลับหาเอกสารไม่เจอ ไม่ทราบว่าเอกสารสำคัญตอนนี้อยู่ที่ฝ่ายไหน หรือบางทีเอกสารฉบับนั้นจำเป็นต้องให้หลายฝ่ายเซ็นอนุมัติ แต่กระบวนการเดินเอกสารที่ไม่ได้มาตรฐาน เป็นเหตุให้เอกสารหาย จนกลายเป็นปัญหาระดับองค์กร ถึงขั้นที่บริษัทจะต้องจ่ายค่าปรับ หรือขาดทุน
ดังนั้นคุณควรมี ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่เก็บเอกสารสำคัญเอาไว้อย่างเป็นระบบ สร้าง Centralize ให้กับองค์กร พร้อมรักษาความปลอดภัยของเอกสารฉบับนั้น เมื่อถึงเวลาเรียกใช้ก็สามารถหาเอกสารได้รวดเร็ว ลดปัญหาการเกิดข้อผิดพลาดจนเป็นเหตุให้เสียชื่อขององค์กร
-
มองหาความปลอดภัยให้กับเอกสารลับ
เชื่อว่าคนที่ทำงานเรื่องเอกสารอยู่บ่อย ๆ ทุกครั้งที่มีเอกสารลับมาวางอยู่บนโต๊ะคุณ คุณคงอดไม่ได้ที่จะระแวงว่าเพื่อนร่วมงาน หรือคนอื่นเห็นเอกสารฉบับนี้หรือยัง หรือมีคนแอบมาอ่านเอกสารลับทั้ง ๆ ที่คุณไม่รู้ตัวด้วยซ้ำ หากไม่อยากมานั่งระแวง กังวลเรื่องเอกสารลับ เอกสารสำคัญ แนะนำให้หาระบบจัดการเอกสาร ที่มาพร้อมระบบรักษาความปลอดภัยของเอกสาร จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์เอกสาร ป้องกันการเข้ามาแก้ไขข้อมูลโดยพลการ ลดปัญหาเอกสารผิดพลาด ให้การทำงานของคุณปลอดภัยและอุ่นใจทุกครั้งที่ใช้งาน
-
ต้องการขยายพื้นที่การทำงาน
หากคุณกำลังมีแผนจะขยายองค์กร กำลังมองหาพนักงานเพื่อเข้ามาร่วมทีมจำนวนมาก แต่พื้นที่ที่มีอยู่กลับถูกใช้ให้กับตู้เก็บเอกสาร ดังนั้นถ้าคุณมีแผนจะขยายพื้นที่การทำงาน เพื่อรองรับจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้น แนะนำว่าให้ย้ายเอกสารที่มีอยู่ในตู้ เข้าระบบ DMS และเปลี่ยนเอกสารให้เป็นรูปแบบ E-Document เปลี่ยนพื้นที่เก็บเอกสารเป็นพื้นที่ทำงาน ให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
และนี่ก็คือ 5 สัญญาณบอกว่า “ถึงเวลาแล้วที่องค์กรของคุณควรหันมาใช้ระบบ DMS” หากคุณอ่านมาถึงตรงนี้แล้วสนใจรายละเอียดเพิ่มเติมว่าระบบจัดการเอกสาร DMS คืออะไร หรือต้องการสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมกับทางผู้เชี่ยวชาญด้านระบบ DMS กับทาง Ditto (Thailand) ได้ทันที
หากคุณสนใจหรืออยากสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ
ระบบ DMS Ditto (Thailand) ให้บริการ
สนใจสินค้าหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
📞 02-517-5555
https://dittothailand.com/contact-us/
