5 เช็คลิสต์ ที่เจ้าของบริษัทต้องรู้ กับวิธีเตรียมตัวก่อน Work From Home

เตรียมตัว work from home

Covid-19 ระบาดอีกรอบ งานนี้เจ้าของกิจการคนไหนกำลังมีแผน Work From Home เรามี 5 เช็คลิสต์ที่เจ้าของกิจการต้องรู้ ก่อนตัดสินใจ Work From Home

ในช่วงที่สถานการณ์ Covid-19 กลับมาระบาดอีกครั้ง และเป็นครั้งที่จำนวนผู้ติดเชื้อมีจำนวนมากกว่าคราวก่อน ทำเอาหลายบริษัท หลายองค์กร ต้องประกาศให้พนักงาน Work From Home เพื่อความปลอดภัยของเหล่าพนักงาน และเพื่อหยุดการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 แต่ก็ยังมีบางบริษัท บางองค์กรที่ยังไม่ประกาศ Work From Home เนื่องจากยังไม่รู้ว่าจะต้องรับมือหรือเตรียมตัวอย่างไร วันนี้ Ditto (Thailand) เลยเตรียม 5 เช็คลิสต์เตรียมตัวก่อน Work From Home มาฝาก

เช็คลิสต์ที่เจ้าของกิจการต้องรู้ ก่อนตัดสินใจ Work From Home

วางแผนการ Work From Home

อย่างแรกที่ต้องทำก็คือ วางแผนการทำงานภายในองค์กร ว่ารูปแบบการทำงานจะต้องเป็นอย่างไร จะต้องรายงานการทำงานให้หัวหน้าฝ่ายอย่างไร รวมถึงตรวจสอบความพร้อมของพนักงานในองค์กรว่า เครื่องมือพร้อมทำงานหรือไม่ ระบบโปรแกรมที่ใช้ในการทำงานที่บ้านมีอะไรบ้าง แนะนำว่าก่อนที่จะถึงวัน Work From Home ให้คุณเรียกพนักงานทั้งบริษัทมาประชุมการทำงาน อธิบายแผนการทำงานให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน เพื่อให้การทำงานที่บ้านมีประสิทธิภาพ ไม่แพ้การทำงานที่บริษัท

เลือกแพลตฟอร์มสำหรับการสื่อสาร

การสื่อสารที่ดี จะช่วยให้ประสิทธิภาพการทำงานสมบูรณ์แบบ แม้จะทำงานอยู่ที่บ้านก็ตาม ลองหาโปรแกรมแชทที่มีทั้งใน Mobile และ Desktop อย่างเช่น Facebook Messenger, Line, Google Hangout, Microsoft Team, Slack หรืออื่น ๆ โดยโปรแกรมเหล่านี้สามารถโทรคุยแบบ 1 ต่อ 1 ก็ได้ หรือใน Facebook Messenger, Line, Google Hangouts ก็สามารถตั้งกลุ่มโทรหากันได้มากกว่า 200 สายทีเดียว

เลือกแพลตฟอร์มสำหรับประชุมทางไกล

ในส่วนของการประชุมทางไกล ไม่ว่าจะประชุมกับคนในบริษัท หรือประชุมกับลูกค้า การทำงานอยู่ที่บ้านจะไม่ใช่อุปสรรค ถ้าคุณมีโปรแกรมอย่าง Zoom Application, G-Suite Meet หรือ Line Group ก็สามารถ VDO Call ได้เช่นกัน นอกจากโปรแกรมการประชุมทางไกลแล้ว อีกสิ่งที่หลายคนมักหลงลืมก็คือ การนัดหมายประชุม แนะนำให้ส่ง Mail ไปยังพนักงานที่ต้องเข้าประชุม หรือตั้งแจ้งเตือนใน Calendar ก่อนถึงกำหนดเวลาประชุม

นำเอกสารเข้าสู่ระบบออนไลน์

สำหรับบริษัทหรือองค์กรใด ที่ยังชินกับการทำงานเดินเอกสารด้วยตัวเอง โดยเฉพาะฝ่ายที่เน้นการทำงานกับเอกสารโดยตรง บอกเลยว่า Work From Home ครั้งนี้ต้องลองเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการทำงานมากขึ้น ไม่ว่าจะเจอสถานการณ์แบบไหนก็ตาม

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือ นำเอกสารเข้าสู่ระบบออนไลน์ให้หมด เริ่มด้วยการติดตั้งระบบ Document Management System (DMS) คือระบบจัดการเอกสารแบบครบวงจร ในลักษณะดิจิทัล ซึ่งหลักในการทำงานของระบบนี้ คือ ช่วยจัดเก็บเอกสารออนไลน์ (Store) จัดประเภทเอกสาร ง่ายต่อการค้นหา (Search) ระบุสิทธิ์เข้าถึงเอกสารออนไลน์ (Authorization) พร้อมด้วยระบบรักษาความปลอดภัยต่อเอกสารออนไลน์ (Security) โดยระบบสามารถทำงานในรูปแบบออนไลน์ได้ดี ตอบโจทย์ช่วง Work From Home ช่วยสร้าง Centralize ศูนย์กลางของข้อมูล ค้นหาเอกสารได้ง่าย สะดวกต่อการนำเอกสารมาใช้ สามารถค้นหาได้แบบ Real-Time และยังช่วยลดต้นทุนกระดาษและพื้นที่จัดเก็บเอกสารในองค์กรได้อีกด้วย

นำเอกสารเข้าสู่ระบบออนไลน์ เปลี่ยนองค์กรให้เป็นรูปแบบดิจิทัล คลิก!

https://dittothailand.com/contact-us/

จัดการระบบอนุมัติการทำงาน

ในส่วนของขั้นตอนการอนุมัติการทำงาน บางบริษัทอาจจะแค่พิมพ์ผ่านไลน์ก็สามารถอนุมัติการทำงานได้ทันที แต่ถ้าเป็นบริษัทที่ต้องใช้ระยะเวลาในการอนุมัติ ต้องยื่นเอกสารให้หลายฝ่ายเซ็นอนุมัติการทำงาน ถ้าลองนึกภาพเราต้อง Work From Home ไปด้วยดูจะยากพอสมควร

แต่ถ้าคุณติดตั้งระบบ Document Management System ขั้นตอนการอนุมัติการทำงานจะง่ายและรวดเร็วขึ้นทันที เนื่องจากระบบมีฟังก์ชันในการอนุมัติเอกสาร รวมถึงการจัดทำ Workflow ในการทำงาน คุณสามารถส่งเอกสารอนุมัติให้หัวหน้างานในแต่ละฝ่ายแบบ Real-Time และทางผู้อนุมัติก็สามารถเซ็นเอกสาร (e-signature) ได้แม้จะอยู่ที่บ้าน

ทั้งนี้ทาง Ditto (Thailand) เป็นผู้นำด้านการบริหารจัดการเอกสารรูปแบบดิจิทัล (Data & Document Management Solutions) ที่เข้าใจการทำงานในแบบดิจิทัลเป็นอย่างดี เรามั่นใจนำเสนอระบบ Document Management System ระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์ ที่ตอบโจทย์ในช่วงสถานการณ์ Work From Home