หลายครั้งที่มักจะเกิดปัญหาระหว่างแผนกบัญชีและการเงินกับฝ่ายขาย แม้จะเป็นเรื่องที่ไม่อยากให้เกิดขึ้น เนื่องจากเลขที่บนใบแจ้งหนี้หรือบนเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชีและการเงินผิดพลาด ไม่ว่าจะเป็นเลข PO (Purchase Order), DO (Delivery Order), WO (Work Order), หรือ PR (Purchase Requisition) ฯลฯ จนทำให้การทำงานภายในองค์กรไม่ราบรื่นในแบบที่ควรจะเป็น ดังนั้น Invoice Processing System หรือ ระบบจัดการใบแจ้งหนี้ จึงเป็นส่วนสำคัญ ที่เข้ามาช่วยลดปัญหาของแผนกบัญชีและการเงินได้
ปัญหาเรื่องการจัดการใบแจ้งหนี้ ที่เกิดขึ้นระหว่างฝ่ายขาย และฝ่ายบัญชีและการเงิน
ภายในองค์กรใหญ่แห่งหนึ่งที่มีฝ่ายขายคอยดูแลและให้คำแนะนำแก่บริษัทคู่ค้า จนทำให้เกิดการซื้อขายสินค้ากันเรียบร้อยแล้ว หน้าที่ต่อมาของฝ่ายขาย คือ ติดต่อไปที่แผนกจัดส่ง เพื่อทำใบ DO และส่งต่อไปที่แผนกบัญชีและการเงิน แต่มักจะเกิดปัญหาขึ้นในขั้นตอนนี้อยู่เสมอ จนไม่สามารถเบิกเงินจากลูกค้าได้
โดยปัญหาที่เกิดขึ้น คือ
- ตัวเลขบนใบ DO ไม่ตรงกับของลูกค้า ซึ่งฝ่ายบัญชีและการเงินก็ไม่ทราบว่าทำไมถึงไม่ตรง
- เสียเวลาในการประสานงานกลับไปกลับมา เพราะเมื่อฝ่ายบัญชีไม่ทราบว่าจะต้องตามงานจากที่ไหน ก็ต้องส่งกลับมาที่ฝ่ายขายอีกครั้ง จึงเป็นบ่อเกิดของปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่าง 2 แผนก ที่ทำให้งานไม่สามารถเดินต่อไปได้
- ทำให้การเบิกเงินได้ล่าช้า ซึ่งส่งผลต่อระบบการทำงานภายในองค์กรอย่างต่อเนื่องอีกด้วย
จะเห็นได้ว่าการทำงานของใบ DO รวมไปถึงใบ PR และ ใบ PO เสี่ยงต่อการสูญหายและข้อมูลบนเอกสารผิดพลาดได้เป็นอย่างมาก ยิ่งในช่วงเวลาที่มีเอกสารเข้ามาจำนวนมาก ยิ่งทำให้เกิดความเสี่ยงที่ข้อมูลบนเอกสารไม่ตรงกัน จนทำให้เกิดความวุ่นวายระหว่างแผนกได้
Invoice Processing System หรือ ระบบจัดการใบแจ้งหนี้เป็นส่วนสำคัญที่เข้ามาช่วยลดปัญหาระหว่างแผนกได้อย่างไร?
ทางที่ดีที่สุดของการลดปัญหาระหว่างแผนกคือการให้ Invoice Processing System เป็นตัวช่วยในการลงบันทึกบัญชีและการเงินมีความถูกต้องและรวดเร็วได้อีกด้วย
- สามารถแยกประเภทเอกสาร และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลบนเอกสารได้
- สามารถติดตามสถานะการชำระเงินจากกระบวนการจัดการเอกสาร สามารถค้นหาไฟล์ได้ง่ายและรวดเร็ว
- สามารถลดปัญหาเอกสารตกหล่น และไม่รู้จะไปตามงานจากที่ไหนเมื่อมีความผิดพลาดเกิดขึ้น
ซึ่งเท่ากับว่า Invoice Processing System สามารถตอบโจทย์การทำงานของแผนกบัญชีและการเงิน ที่ช่วยลดปัญหาการทำงานระหว่างแผนก และทำให้ขั้นตอนการทำงานดำเนินต่อได้อย่างสะดวก ทำให้ระบบการทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto
📞 02-517-5555
https://dittothailand.com/contact-us/
