แก้ไขปัญหา Work From Home ยุ่งยากด้วยระบบ Workflow
จากสถานการณ์ปัจจุบันที่มีการแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 ทำให้รัฐบาลมีมาตรการขอความร่วมมือให้ทำงานที่บ้าน เชื่อว่าปัญหาเหล่านี้คงทำให้หลายองค์กรนั้นเกิดความยุ่งยากของระบบงานต่าง ๆ มากมาย จากเดิมที่เคยใช้ระบบ Manual ในการทำงาน ต้องเปลี่ยนเข้าสู่ระบบ Digital เพื่อเป็นการแก้ไขปัญหาดังกล่าว สำหรับองค์กรที่เปลี่ยนกระบวนการทำงานให้เป็นดิจิทัล ส่วนสำคัญของการเปลี่ยนแปลง คือ ต้องมีระบบ Workflow เข้าไปแทนกระบวนการทำงานเดิม ๆ
Workflow ช่วยวางขั้นตอนการทำงานภายในองค์กร
ยกตัวอย่างเช่น การทำเรื่องขออนุมัติจากผู้จัดการในช่วง Work From Home แค่นึกภาพก็เห็นถึงปัญหาของการทำงานตามมาแล้วใช่ไหม? เพราะถ้าองค์กรยังใช้ระบบการทำงานแบบ Manual อยู่ การทำเรื่องขออนุมัติก็คงเป็นไปได้ยาก เพราะต้องดำเนินการทั้งพิมพ์และพริ้นเอกสาร แล้วส่งเอกสารนั้นให้กับผู้จัดการที่อยู่กันคนละที่เซ็น อีกทั้งยังต้องรอรับเอกสารกลับอีกด้วย เป็นขั้นตอนการทำงานที่ค่อนข้างวุ่นวายอยู่ไม่น้อย และที่สำคัญตัวอย่างที่ยกมาเป็นแค่การขออนุมัติเพียงผู้บริหาร 1 ท่านเท่านั้น
ดังนั้นการนำระบบ Workflow เข้ามาช่วยในเรื่องของการทำงาน จะเป็นการวางขั้นตอนการทำงานทั้งหมด เช่น ถ้าหากเรามีเอกสารประเภทหนึ่งที่ต้องมีผู้อนุมัติหลายคน ระบบ Workflow จะเข้ามาวางระบบการเดินงานเอกสารตั้งแต่ต้นทางเมื่อสร้างเอกสารและส่งไฟล์งานไปยังผู้จัดการ A เมื่ออนุมัติแล้ว ไฟล์นั้นจะถูกส่งไปยังผู้จัดการ B เพื่อส่งต่อไปยังผู้อนุมัติในระดับอื่น ๆ และไปสิ้นสุดที่กระบวนการทำงานขั้นสุดท้าย โดยถ้าหากขั้นตอนการทำงานเอกสารขององค์กรมีอยู่ 10 ขั้นตอน ระบบ Workflow จะเข้าไปดำเนินการตามขั้นตอนที่วางไว้ได้ทันที นอกจากการทำเรื่องการขออนุมัติจากผู้จัดการจะไม่ยุ่งยากแล้ว ทุกฝ่ายภายในองค์กรยังสามารถติดตามความคืบหน้าของเอกสารที่ส่งไปขออนุมัติแบบ Real-time ได้ตลอดเวลา ช่วยให้รู้สถานะงานปัจจุบันและทำการวางแผนงานต่อได้ทันที
Workflow ช่วยตรวจสอบขั้นตอนการทำงาน
อีกทั้งระบบ Workflow ยังสามารถตรวจสอบขั้นตอนของงานแต่ละประเภทว่างานนั้นใช้ระยะเวลาเท่าไหร่ได้อีกด้วย ซึ่งเป็นส่วนช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายภายในองค์กรสามารถควบคุมกระบวนการทำงานของเอกสารตั้งแต่ต้นจนจบ เริ่มตั้งแต่ขั้นตอนการสร้างไฟล์เอกสารขึ้นมาเพื่อส่งให้ผู้อนุมัติแต่ละคน สามารถกำหนดได้ว่าต้องใช้เวลาในแต่ละขั้นตอนกี่วัน ดังนั้นระบบ Workflow ก็จะกำหนดได้ว่า แผนก A จะใช้ระยะเวลาในการทำงานในขั้นตอนดังกล่าวให้แล้วเสร็จภายในกี่วัน ก่อนจะส่งงานต่อให้แผนกอื่น ทำให้บุคลากรภายในองค์กรสามารถกำหนดระยะเวลาการทำงานได้ เพื่อส่งต่อข้อมูลไปยังแผนกอื่นได้ในระยะเวลาที่กำหนด และยังสามารถสร้างเงื่อนไขต่อได้ว่าจะให้เอกสารไปที่ไหนต่อได้อย่างอิสระ
จะเห็นได้ว่าระบบ Workflow มีบทบาทสำคัญด้วยการเข้ามาช่วยทำให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพและรวดเร็วขึ้น ด้วยการปรับแต่งระบบ Workflow ให้เข้ากับรูปแบบการทำงานขององค์กรนั้น ๆ ได้อย่างลงตัว และทำให้ทุกคนภายในองค์กรสามารถตรวจสอบสถานะของงานแต่ละงานที่ทำอยู่ว่าไปถึงขั้นตอนไหนแล้ว ทำให้รู้ได้ทันทีว่าเกิดปัญหา หรือล่าช้าตรงจุดไหน ทำให้แก้ไขได้ทันท่วงที ด้วยศักยภาพของระบบ Workflow ที่ได้กล่าวมาคร่าว ๆ เบื้องต้น จะเห็นได้ว่าทำไมองค์กรของคุณถึงควรเปลี่ยนเข้าสู่ระบบการทำงานแบบดิจิทัล นอกจากการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแล้ว ยังตอบโจทย์การทำงานแบบ Work From Home ได้อย่างลงตัวอีกด้วย
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto (Thailand)
📞 02-517-5555
https://dittothailand.com/contact-us/
