News

หลายครั้งที่มักจะเกิดปัญหาระหว่างแผนกบัญชีและการเงินกับฝ่ายขาย แม้จะเป็นเรื่องที่ไม่อยากให้เกิดขึ้น เนื่องจากเลขที่บนใบแจ้งหนี้หรือบนเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชีและการเงินผิดพลาด ไม่ว่าจะเป็นเลข PO (Purchase Order), DO (Delivery Order), WO (Work Order), หรือ PR (Purchase Requisition) ฯลฯ จนทำให้การทำงานภายในองค์กรไม่ราบรื่นในแบบที่ควรจะเป็น ดังนั้น Invoice Processing System หรือ ระบบจัดการใบแจ้งหนี้ จึงเป็นส่วนสำคัญ ที่เข้ามาช่วยลดปัญหาของแผนกบัญชีและการเงินได้  

ปัญหาเรื่องการจัดการใบแจ้งหนี้ ที่เกิดขึ้นระหว่างฝ่ายขาย และฝ่ายบัญชีและการเงิน 

ภายในองค์กรใหญ่แห่งหนึ่งที่มีฝ่ายขายคอยดูแลและให้คำแนะนำแก่บริษัทคู่ค้า จนทำให้เกิดการซื้อขายสินค้ากันเรียบร้อยแล้ว หน้าที่ต่อมาของฝ่ายขาย คือ ติดต่อไปที่แผนกจัดส่ง เพื่อทำใบ DO และส่งต่อไปที่แผนกบัญชีและการเงิน แต่มักจะเกิดปัญหาขึ้นในขั้นตอนนี้อยู่เสมอ จนไม่สามารถเบิกเงินจากลูกค้าได้ โดยปัญหาที่เกิดขึ้น คือ ตัวเลขบนใบ DO ไม่ตรงกับของลูกค้า ซึ่งฝ่ายบัญชีและการเงินก็ไม่ทราบว่าทำไมถึงไม่ตรง เสียเวลาในการประสานงานกลับไปกลับมา เพราะเมื่อฝ่ายบัญชีไม่ทราบว่าจะต้องตามงานจากที่ไหน ก็ต้องส่งกลับมาที่ฝ่ายขายอีกครั้ง จึงเป็นบ่อเกิดของปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่าง... read more

  เมื่อการเปลี่ยนแปลงของยุคสมัยมาถึง ก็เป็นเรื่องปกติที่หลายองค์กรต้องเร่งปรับตัวเพื่อพาตัวเองก้าวให้ทันตามบริบทโลก ดังนั้นเพื่อให้การทำงานเกิดความต่อเนื่องและไม่มีปัญหาตามมา การเตรียมความพร้อมให้บุคลากรล่วงหน้าก่อนทำ Digitization ก็เป็นอีกหนึ่งขั้นตอนสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม ดังนั้นวันนี้ Ditto จึงอยากจะมาแนะนำ Soft Skill สำคัญเมื่อองค์กรเริ่มทำ Digital Transformation หากทุกคนพร้อมแล้ว เราไปดูกันเลยครับ  

1. เปิดใจรับความเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ

การที่องค์กรเริ่มทำ Digital Transformation ความเคยชินและรูปแบบการทำงานบางอย่างอาจต้องถูกปรับเปลี่ยนไปอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นสำหรับตัวบุคลากรทุกคนแล้ว ควรเตรียมพร้อมเปิดใจรับทุกความเปลี่ยนแปลงที่จะมาถึงอยู่เสมอ ต้องไม่ปิดกั้นตัวเองจากเทคโนโลยี หรือขั้นตอนการทำงานใหม่ ๆ เพราะใครหลายคนอาจมีความคิดว่าตัวเองคงไม่เก่งพอที่จะใช้งานนวัตกรรมเหล่านี้ ส่งผลให้ไม่กล้าที่จะเรียนรู้อะไรเพิ่มเติม ไม่กล้าที่จะเริ่มต้นใช้งานเทคโนโลยีใหม่ ๆ ดังนั้นหากเราปรับทัศนคติตรงนี้เสียตั้งแต่ต้น ลองเปิดใจยอมรับความเปลี่ยนแปลงที่กำลังมาถึง บางทีเทคโนโลยีหรือรูปแบบการทำงานเหล่านี้อาจจะไม่ได้ยากอย่างที่คิดก็เป็นได้    โดยหลายองค์กรที่เริ่มต้นใช้นวัตกรรมใหม่ ๆ ในการทำงานมักจะประสบปัญหาตรงจุดนี้ บุคลากรบางส่วนมักตามเทคโนโลยีไม่ทัน ทำให้กระบวนการทำงานเกิดความล่าช้า เกิดปัญหาติดขัดตามมามากมาย ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานต้องลดลงกว่าที่ควรจะเป็น ซึ่งปัญหาเหล่านี้อาจสะสมจนเกิดเป็นความเสียหายในระยะยาวได้ ฉะนั้นทุกองค์กรควรให้การอบรมล่วงหน้ากับพนักงานก่อนทำ Digital Tranformation เสมอ ต้องปูพื้นฐานให้บุคลากรเข้าใจว่าทำไมถึงต้องมีการเปลี่ยนแปลง และแนวทางใหม่ ๆ เหล่านี้จะสร้างประโยชน์อย่างไรให้กับตัวองค์กรในอนาคต     

2. เรียนรู้อย่างตั้งใจ...

read more

จากบทความที่ผ่านมา Ditto ได้พูดถึงการ แก้ไขปัญหายุ่งยากจากการ Work From Home ด้วยระบบ Workflow ที่สามารถออกแบบ จัดวาง และตรวจสอบขั้นตอนการทำงานได้ ตั้งแต่การจัดทำ การส่งต่อ ไปจนถึงการอนุมัติ ทำให้รับรู้ความคืบหน้าของงานเอกสารได้แบบ Real-Time ซึ่งนอกจากขั้นตอนการบริหารจัดการข้อมูลระหว่างการทำงาน ยังมีกระบวนการหลังบ้านที่ทางองค์กรต้องดูแล ทั้งส่วนของการจัดเก็บเอกสาร และการสำรองหรือถ่ายโอนข้อมูล ซึ่งถือเป็นขั้นตอนการทำงานที่มีความสำคัญ จำเป็นต้องได้รับการป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลที่อยู่ในระดับสูง เพราะเมื่อเรายกขั้นตอนการทำงานไปอยู่บนระบบออนไลน์ อาจเกิดช่องโหว่ขึ้นในองค์กร ส่งผลให้มีโอกาสเกิดปัญหาไฟล์งานหายและตกหล่น ประสิทธิภาพการดำเนินงานอาจจะลดลง ทำให้ข้อมูลสำคัญหรือความลับภายในรั่วไหล ส่งผลกระทบต่อความมั่นคงและภาพลักษณ์ของธุรกิจ   

สาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาข้อมูลรั่วไหล 

จากการรายงานของ IBM Security ร่วมกับ Ponemon Institute เรื่อง Data Breach (การละเมิดข้อมูล หรือ ข้อมูลถูกเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต) พบว่ามูลค่าองค์กรที่ได้รับความเสียหายจาก Data Breach ปี 2564 เพิ่มขึ้นกว่า 10% ซึ่งเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้ข้อมูลเกิดการรั่วไหล แต่นอกจากการละเมิดข้อมูลแล้ว... read more

หลังจบเทศกาลสงกรานต์ เชื่อว่าหลายคนคงกลับมาเจอกองเอกสารที่ค้างตั้งแต่ก่อนเทศกาลนี้ รวมถึงแฟ้มงานใหม่ที่วางรออยู่ตรงหน้า เรียกว่ายังไม่ได้นั่งพัก ก็ต้องกลับสู่มหกรรมสะสางงานกันอีกแล้ว แน่นอนว่า ถ้าคุณวางแผนการทำงานได้ไม่ดีพอ ก็มีโอกาสเจอปัญหาส่งงานไม่ทันเดดไลน์ งานตกหล่น ทำให้การส่งเอกสารเพื่ออนุมัติงานผิดพลาดหรือล่าช้า วันนี้ Ditto มีเทคนิควางแผนงานที่นิยมใช้กันทั่วโลกมาฝาก…

1. Eisenhower Matrix จัดตารางงานที่เร่งด่วน และ สำคัญ

Eisenhower Matrix คิดค้นโดย Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกาคนที่ 34 เป็นการแยก 4 ประเภทงาน ได้แก่ 1.1 งานเร่งด่วน และสำคัญ : งานที่ต้องทำให้เร็วที่สุด หากไม่ส่งตามกำหนดอาจเกิดผลกระทบต่อคุณหรือองค์กรได้ เช่น งานลูกค้า หรืองานที่ใกล้ถึงเดดไลน์ เป็นต้น 1.2 งานไม่เร่งด่วน แต่สำคัญ : งานที่ไม่มีกำหนดส่งตายตัว แต่ต้องทำเพื่อเป้าหมายของคุณหรือองค์กร ควรลงตารางเวลาว่าจะทำเมื่อไหร่ เช่น การพัฒนาทักษะตัวเอง หรือการวางแผนลดต้นทุนองค์กร เป็นต้น 1.3 งานเร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ... read more