News

จากบทความที่ผ่านมา Ditto ได้พูดถึงการ แก้ไขปัญหายุ่งยากจากการ Work From Home ด้วยระบบ Workflow ที่สามารถออกแบบ จัดวาง และตรวจสอบขั้นตอนการทำงานได้ ตั้งแต่การจัดทำ การส่งต่อ ไปจนถึงการอนุมัติ ทำให้รับรู้ความคืบหน้าของงานเอกสารได้แบบ Real-Time ซึ่งนอกจากขั้นตอนการบริหารจัดการข้อมูลระหว่างการทำงาน ยังมีกระบวนการหลังบ้านที่ทางองค์กรต้องดูแล ทั้งส่วนของการจัดเก็บเอกสาร และการสำรองหรือถ่ายโอนข้อมูล ซึ่งถือเป็นขั้นตอนการทำงานที่มีความสำคัญ จำเป็นต้องได้รับการป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลที่อยู่ในระดับสูง เพราะเมื่อเรายกขั้นตอนการทำงานไปอยู่บนระบบออนไลน์ อาจเกิดช่องโหว่ขึ้นในองค์กร ส่งผลให้มีโอกาสเกิดปัญหาไฟล์งานหายและตกหล่น ประสิทธิภาพการดำเนินงานอาจจะลดลง ทำให้ข้อมูลสำคัญหรือความลับภายในรั่วไหล ส่งผลกระทบต่อความมั่นคงและภาพลักษณ์ของธุรกิจ   

สาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาข้อมูลรั่วไหล 

จากการรายงานของ IBM Security ร่วมกับ Ponemon Institute เรื่อง Data Breach (การละเมิดข้อมูล หรือ ข้อมูลถูกเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต) พบว่ามูลค่าองค์กรที่ได้รับความเสียหายจาก Data Breach ปี 2564 เพิ่มขึ้นกว่า 10% ซึ่งเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้ข้อมูลเกิดการรั่วไหล แต่นอกจากการละเมิดข้อมูลแล้ว... read more

หลังจบเทศกาลสงกรานต์ เชื่อว่าหลายคนคงกลับมาเจอกองเอกสารที่ค้างตั้งแต่ก่อนเทศกาลนี้ รวมถึงแฟ้มงานใหม่ที่วางรออยู่ตรงหน้า เรียกว่ายังไม่ได้นั่งพัก ก็ต้องกลับสู่มหกรรมสะสางงานกันอีกแล้ว แน่นอนว่า ถ้าคุณวางแผนการทำงานได้ไม่ดีพอ ก็มีโอกาสเจอปัญหาส่งงานไม่ทันเดดไลน์ งานตกหล่น ทำให้การส่งเอกสารเพื่ออนุมัติงานผิดพลาดหรือล่าช้า วันนี้ Ditto มีเทคนิควางแผนงานที่นิยมใช้กันทั่วโลกมาฝาก…

1. Eisenhower Matrix จัดตารางงานที่เร่งด่วน และ สำคัญ

Eisenhower Matrix คิดค้นโดย Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกาคนที่ 34 เป็นการแยก 4 ประเภทงาน ได้แก่ 1.1 งานเร่งด่วน และสำคัญ : งานที่ต้องทำให้เร็วที่สุด หากไม่ส่งตามกำหนดอาจเกิดผลกระทบต่อคุณหรือองค์กรได้ เช่น งานลูกค้า หรืองานที่ใกล้ถึงเดดไลน์ เป็นต้น 1.2 งานไม่เร่งด่วน แต่สำคัญ : งานที่ไม่มีกำหนดส่งตายตัว แต่ต้องทำเพื่อเป้าหมายของคุณหรือองค์กร ควรลงตารางเวลาว่าจะทำเมื่อไหร่ เช่น การพัฒนาทักษะตัวเอง หรือการวางแผนลดต้นทุนองค์กร เป็นต้น 1.3 งานเร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ... read more

    การเปลี่ยนผ่านของยุคสมัย นำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงมากมายในชีวิตประจำวันเรา แม้กระทั่งรูปแบบการทำงานภายในองค์กร ที่ต่างก็ค่อย ๆ ขยับพัฒนาไปตามสถานการณ์ และเทคโนโลยีที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน เพื่อให้การทำงานสอดคล้องและต่อเนื่องกับยุคสมัย รูปแบบการทำงานที่เหมาะสม จะช่วยให้องค์กรของคุณก้าวข้ามวิกฤติที่กำลังเผชิญไปได้อย่างง่ายดาย    วันนี้ Ditto จะมาแนะนำ e-Document ให้ทุกท่านได้รู้จักกันครับ ว่าทำไมการแปลงไฟล์เอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ ถึงถูกยกให้เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยสำคัญที่จะพาทุกองค์กรผ่านพ้นวิกฤติการเปลี่ยนผ่านของยุคสมัยไปได้ ถ้าคุณพร้อมแล้ว เราไปดูกันเลยครับ  

 

ยุคสมัยที่เปลี่ยนไปทำให้กระบวนการทำงานต้องเปลี่ยนตาม

  อย่างที่ทราบกันดีว่าในปัจจุบันนี้การทำงานด้วยเอกสารในรูปแบบกระดาษ เริ่มกลายเป็นสิ่งที่ล้าหลังและไม่ตอบโจทย์กับสถานการณ์ในปัจจุบันเป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด 19 ระลอกใหม่ ที่บีบให้หลายองค์กรต้องเปลี่ยนรูปแบบการทำงานมาเป็น Work From Home ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานบางอย่างลดลงอย่างช่วยไม่ได้ แต่ในทางตรงกันข้าม บางองค์กรก็อาจพบว่าประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากรกลับไม่ได้ลดลงเลยแม้แต่น้อย ทั้งยังมีแนวโน้มว่าการทำงานที่บ้านจะส่งผลดีมากกว่าผลเสียด้วยซ้ำไป   อ่านข้อมูลเพิ่มเติม: 5 รูปแบบ...   ซึ่งไม่ว่าจะด้วยเหตุผลอะไรก็ตาม หากองค์กรคุณต้องเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานไปจากเดิม นั่นเท่ากับว่าคุณจะไม่สามารถทำงานเอกสารด้วยกระดาษธรรมดาได้อีกต่อไป e-Document จึงเป็นอีกหนึ่งตัวเลือกสำคัญ ที่จะมาเติมเต็มการเปลี่ยนแปลงนี้ให้สมบูรณ์และตอบโจทย์การทำงานมากขึ้น  

ปฏิวัติรูปแบบการทำงานด้วย e-Document

  e-Document คือเอกสารที่อยู่ในรูปแบบของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อตอบโจทย์การทำงานที่ต้องการความสะดวกรวดเร็ว ต้องการความเป็นระเบียบ และความปลอดภัยในการจัดเก็บที่มากกว่าเอกสารกระดาษธรรมดาทั่วไป ซึ่งรูปแบบการทำงานของมัน เหมาะสมกับสถานการณ์ในปัจจุบันเป็นอย่างยิ่ง เพราะเมื่อพนักงานทุกคนต้องแยกกันไปทำงานที่บ้าน เอกสารทั้งหมดจึงต้องถูกแปลงให้กลายเป็น e-Document เพื่อให้ทุกคนในองค์กรยังสามารถทำงานต่อได้ผ่านคอมพิวเตอร์... read more

  ปัจจุบันการเปลี่ยนแปลงที่เรียกว่า Digital Disruption กลายมาเป็นคลื่นลูกใหม่ที่โหมกระหน่ำให้แทบทุกแบรนด์หันมาทำความรู้จักและเรียนรู้ เรื่อง Digitization หรือการเปลี่ยนรูปแบบจากแอนะล็อกแบบเดิมให้เป็นดิจิทัลกันมากขึ้น ซึ่งสิ่งนี้จะเป็นตัวแปรสำคัญที่จะส่งผลต่อผู้คนแทบทั้งโลก เพราะพฤติกรรมการใช้สมาร์ตโฟนของผู้บริโภคในชีวิตประจำวัน ทำให้แทบไม่มีการใช้งานแอนะล็อกเกิดขึ้นมาพักใหญ่แล้ว ในทางตรงกันข้ามการใช้งานดิจิทัลในทุกวงการดูจะมีอัตราการใช้งานเพิ่มขึ้นเป็นเท่าทวี   อ่านเรื่องราวเกี่ยวกับ Digitization ได้ที่บทความนี้!   ดังนั้นในช่วงเวลานี้หากอยากให้แบรนด์เติบโตโดยที่ไม่ถูกหลงลืมไปตามกาลเวลา จึงเป็นคำถามสำคัญที่ผู้บริหารต้องตอบให้ได้ เพราะในตอนนี้แบรนด์ที่ไม่ได้ปรับเปลี่ยนและพาตัวเองเข้าสู่โลกดิจิทัลหรือออนไลน์ ค่อนข้างอยู่ยากกว่าเดิมแล้ว แต่ก่อนที่เราจะเข้าสู่วิธีการ ปรับวัฒนธรรมองค์กรให้เป็น Digitization เราขอแนะนำเทรนด์ธุรกิจการตลาดที่น่าสนใจในปี 2022 เพื่อเป็นแนวทางให้คุณเห็นว่า ควรปรับรูปแบบการดำเนินงานให้เป็นไปในทิศทางไหน สอดคล้องกับเทรนด์ที่กำลังมาใหม่กับการเปลี่ยนแปลงแบรนด์ให้เป็นดิจิทัลมากขึ้น  

 

เทรนด์ธุรกิจที่นักการตลาดควรทำเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงในปี 2022

 

เอาใจกลุ่มผู้บริโภคหลักอย่างมิลเลนเนียล

คนกลุ่มมิลเลนเนียลหรือที่รู้จักกันอีกชื่อ คือ กลุ่มคนเจนวาย เกิดในช่วงปี 1980 - 2000 เป็นกลุ่มที่มีกำลังซื้อสูงและกำลังมีจำนวนแรงงานเข้ามาในตลาดแรงงานเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ยิ่งไปกว่านั้นเทรนด์ต่าง ๆ ที่มาพร้อมกับคนกลุ่มมิลเลนเนียลยังเปลี่ยนแปลงเร็วและมีความหลากหลายสูง ฉะนั้นการสร้างความเข้าใจและเข้าถึงผู้บริโภคจึงเป็นหัวข้อสำคัญ ซึ่งแตกแขนงออกได้เป็น 5 แนวทางดังนี้   1.1 Desire for Customization การผลิตสินค้าแบบเฉพาะให้ผู้บริโภค ปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการของลูกค้า   1.2 Expanded Delivery... read more

 

เมื่อพูดถึงกระบวนการผลิตงาน 1 ชิ้น หรือ 1 โครงการในองค์กร คุณคิดว่ามีองค์ประกอบใดบ้างที่ต้องอยู่ในแผนงาน หากเป็นบริษัทเล็ก ๆ สมาชิก 5 - 10 คน อาจตอบได้ทันที แต่ถ้าเป็นองค์กรใหญ่ที่มีบุคลากรนับร้อยคนล่ะ แน่นอนว่าต้องเปิดข้อมูลผังองค์กรกันเลยทีเดียว   ยิ่งถ้าเป็นบริษัทเอกชนในการทำงานแต่ละครั้งต้องผ่านการจัดทำ ตรวจสอบ แก้ไข และอนุมัติจากบุคลากรหลายคน หลายฝ่าย ที่สำคัญเข้มงวดเรื่องความละเอียด ความถูกต้อง และระยะเวลาเป็นพิเศษ ซึ่งด้วยโครงสร้างของบริษัทเอกชนที่มีความจำกัดในเรื่องทรัพยากรบุคคล ทำให้ต้องมีการเชื่อมโยง บุคลากร 1 คนอาจรับผิดชอบมากกว่า 1 โครงการ ทำให้ต้องส่งต่องานผ่าน ๆ กัน ซึ่งขั้นตอนเหล่านี้ส่งผลให้มีความเสี่ยงเกิดข้อผิดพลาดก่อนจบงานได้สูง เช่น ประสานงานผิดคน ส่งเอกสารผิดโครงการ หรือข้อมูลตกหล่นระหว่างส่งต่องาน เป็นต้น   โดยเฉพาะฝ่ายบัญชี การเงิน และจัดซื้อ ที่บุคลากรต้องใช้ความรอบคอบในกระบวนการทำงานหรือ Workflow เป็นพิเศษ ในการตรวจสอบฟอร์ม อย่าง ใบเสนอราคา... read more

  หลายคนอาจเคยได้ยินคำว่า “Digital Transformation” หรือการเปลี่ยนแปลงของยุคดิจิทัลที่ถูกพูดถึงเป็นอย่างมากในช่วง 2 - 3 ปีที่ผ่านมา เพราะการพัฒนาของเทคโนโลยีแบบก้าวกระโดด และมีอิทธิพลกับการใช้ชีวิตของผู้คนมากขึ้น ทำให้หลายองค์กรต่างต้องปรับตัวเพื่อรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้   โดยสิ่งสำคัญที่สุดของการปรับตัว คือการจะทำอย่างไรให้เป็นองค์กรดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสมบูรณ์แบบ ดังนั้นในการเริ่มก้าวสู่การเปลี่ยนเป็นองค์กรดิจิทัล ต้องเริ่มจากการนำเทคโนโลยีเข้ามาพัฒนาองค์กรและใช้ร่วมกับระบบการทำงานในด้านต่าง ๆ ซึ่งหากคุณกำลังสงสัยว่ากลุ่มคำที่เกี่ยวข้องกับ Digital Transformation คืออะไรและมีอะไรบ้าง Ditto ได้อธิบายความหมายและความแตกต่างของกลุ่มคำเหล่านั้นไว้แล้ว ไม่ว่าจะเป็น Digitization, Digitalization และ Digital Transformation   อ่านบทความเกี่ยวกับ Digitization ได้ที่นี่    

วิธีปรับให้เป็นองค์กร Digitization อย่างมีประสิทธิภาพ

  ในการเริ่มต้นของการปรับให้เป็นองค์กร Digitization สิ่งแรกที่ต้องทำคือ การนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาประยุกต์ใช้ในระบบการทำงานด้านต่าง ๆ  ไม่ว่าจะเป็นการใช้ระบบการจัดการงานหรือเอกสาร การใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปต่าง ๆ    โดยจุดเริ่มต้นในการปรับให้เป็นองค์กร Digitization ได้ คือการแปลงเอกสารกระดาษทั้งหมดเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกว่า e-Document อยู่ในรูปของไฟล์ชนิดต่าง... read more