ความเร็วในการส่งมอบสินค้าและบริการกลายเป็นปัจจัยสำคัญที่ลูกค้าให้ความสำคัญมากที่สุดในปัจจุบัน การที่ธุรกิจสามารถตอบสนองความต้องการได้ทันท่วงที จึงเป็นจุดแข็งที่ช่วยสร้างความแตกต่างจากคู่แข่ง หนึ่งในตัวชี้วัดหลักที่สะท้อนถึงประสิทธิภาพการดำเนินงานนี้คือ ‘Lead Time’ ซึ่งหลายคนอาจจะยังไม่เข้าใจว่า Lead Time คืออะไร และส่งผลกระทบต่อธุรกิจโดยตรงได้อย่างไร บทความนี้จะพาไปเจาะลึกว่า Lead Time มีความสำคัญอย่างไร และจะลดระยะเวลานี้เพื่อสร้างความได้เปรียบและเพิ่มผลกำไรให้ธุรกิจของคุณได้อย่างไร
Lead Time คืออะไร?
Lead Time คือระยะเวลาทั้งหมดที่นับตั้งแต่จุดเริ่มต้นของกระบวนการไปจนถึงจุดสิ้นสุด หรือระยะเวลารอคอยทั้งหมด
ตัวอย่างเช่น ในกระบวนการซื้อขาย Lead Time จะเริ่มนับตั้งแต่ลูกค้าสั่งซื้อสินค้า จนกระทั่งลูกค้าได้รับสินค้านั้นถึงมือ ซึ่งระหว่างทางจะประกอบด้วยขั้นตอนย่อย ๆ มากมาย ไม่ว่าจะเป็นการยืนยันคำสั่งซื้อ การจัดเตรียมสินค้าในคลัง การผลิต (ถ้ามี) การจัดส่งและอื่น ๆ อีกมากมาย ยิ่ง Lead Time สั้นเท่าไหร่ ก็ยิ่งหมายถึงกระบวนการที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น
ทำไม Lead Time ถึงเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจยุคใหม่?
การจัดการ Lead Time ที่มีประสิทธิภาพส่งผลโดยตรงต่อความสำเร็จของธุรกิจในหลายมิติ ไม่ใช่เพียงแค่เรื่องความเร็ว แต่ยังรวมถึง
- เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า ลูกค้าในปัจจุบันคาดหวังการบริการที่รวดเร็ว การส่งมอบที่ตรงเวลาช่วยสร้างประสบการณ์ที่ดีและทำให้ลูกค้ากลับมาใช้บริการซ้ำ
- เพิ่มความสามารถในการแข่งขัน ธุรกิจที่สามารถส่งมอบได้เร็วกว่าย่อมมีความได้เปรียบคู่แข่งในตลาดเดียวกัน
- ปรับปรุงกระแสเงินสด (Cash Flow) ยิ่งส่งมอบสินค้าและวางบิลได้เร็วเท่าไหร่ องค์กรก็ยิ่งได้รับเงินสดกลับมาหมุนเวียนในธุรกิจได้เร็วขึ้นเท่านั้น
- ลดต้นทุนการจัดเก็บสินค้าคงคลัง Lead Time ที่สั้นและคาดการณ์ได้แม่นยำ ช่วยให้ไม่จำเป็นต้องสต๊อกสินค้าไว้ในปริมาณมากเกินความจำเป็น ลดความเสี่ยงสินค้าตกรุ่นและลดต้นทุนค่าคลังสินค้า
- เพิ่มความยืดหยุ่นในการปรับตัว เมื่อตลาดมีความผันผวนหรือความต้องการของลูกค้าเปลี่ยนไป ธุรกิจที่มี Lead Time สั้นจะสามารถปรับเปลี่ยนแผนการผลิตหรือการจัดหาสินค้าได้อย่างรวดเร็วกว่า
รู้จัก Lead Time ประเภทต่างๆ ที่ส่งผลต่อธุรกิจคุณ
Lead Time สามารถแบ่งย่อยได้หลายประเภท ขึ้นอยู่กับว่าเรากำลังพิจารณาในขั้นตอนไหนของกระบวนการทั้งหมด โดยประเภทหลัก ๆ ที่ทุกธุรกิจควรรู้จัก ได้แก่
- Customer Lead Time ระยะเวลาที่ลูกค้ารอคอย นับตั้งแต่สั่งซื้อจนได้รับสินค้า/บริการ เป็นสิ่งที่ลูกค้าสัมผัสได้โดยตรง
- Material Lead Time ระยะเวลาที่ใช้ในการสั่งซื้อวัตถุดิบจากซัพพลายเออร์ นับตั้งแต่การส่งใบสั่งซื้อ (PO) จนกระทั่งได้รับวัตถุดิบ
- Production/Manufacturing Lead Time ระยะเวลาที่ใช้ในการผลิตสินค้าให้เสร็จสิ้น พร้อมสำหรับการจัดส่ง
- Cumulative Lead Time ผลรวมของ Material Lead Time และ Production Lead Time ซึ่งเป็นภาพรวมระยะเวลาทั้งหมดที่ต้องใช้หากไม่มีวัตถุดิบและสินค้าในสต๊อกเลย
5 กลยุทธ์ลด Lead Time เพิ่มความสามารถในการแข่งขัน
การลด Lead Time จำเป็นต้องอาศัยการวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการอย่างเป็นระบบ ซึ่งสามารถทำได้ผ่าน 5 กลยุทธ์หลัก ดังนี้
1. ปรับปรุงกระบวนการภายใน (Internal Process Improvement)
เริ่มต้นจากการมองย้อนกลับมาที่กระบวนการทำงานภายในองค์กร ลองวาดแผนผังขั้นตอนการทำงานทั้งหมด (Workflow Mapping) เพื่อค้นหาว่ามีขั้นตอนไหนที่เกิดความล่าช้า เป็นคอขวด (Bottleneck) หรือเป็นขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนและไม่จำเป็นหรือไม่ การทำแบบนี้ ไม่ใช่แค่การนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามา แต่คือการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงาน (Workflow Process) ให้มีประสิทธิภาพสูงสุดก่อนเป็นอันดับแรก
2. บริหารจัดการซัพพลายเออร์ (Supplier Management) อย่างมีประสิทธิภาพ
ซัพพลายเออร์คือปัจจัยภายนอกที่ส่งผลต่อ Lead Time อย่างมหาศาล ควรมีการประเมินและคัดเลือกซัพพลายเออร์ที่เชื่อถือได้ สามารถจัดส่งวัตถุดิบได้ตรงเวลาและมีคุณภาพ สร้างความสัมพันธ์ที่ดีและมีช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน รวมถึงอาจพิจารณาหาซัพพลายเออร์สำรองในพื้นที่ใกล้เคียง เพื่อลดระยะเวลาขนส่งและลดความเสี่ยง
3. ใช้เทคโนโลยีในการจัดการสต๊อกและวิเคราะห์ความต้องการล่วงหน้า
หากขาดวัตถุดิบ หรือสินค้าในสต๊อกเป็นหนึ่งในสาเหตุหลักที่ทำให้ Lead Time ในการทำงานนั้นยาวนาน ดังนั้น การใช้ซอฟต์แวร์จัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) และเครื่องมือพยากรณ์ความต้องการของตลาด (Demand Forecasting) จะช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนการสั่งซื้อและสำรองสต๊อกได้อย่างแม่นยำ ซึ่งในขั้นตอนนี้ จำเป็นต้องอาศัย Database ที่แข็งแกร่งและเป็นระบบในการเก็บและวิเคราะห์ข้อมูล
4. นำระบบอัตโนมัติ (Automation) มาช่วยลดขั้นตอน
งานเอกสารหรืองานธุรการที่ต้องทำซ้ำ ๆ เช่น การเปิดใบสั่งซื้อ การอนุมัติเอกสารหรือการคีย์ข้อมูล เป็นขั้นตอนที่ใช้เวลาและเสี่ยงต่อความผิดพลาด การนำระบบอัตโนมัติ (Automation) เข้ามาช่วยจัดการงานเหล่านี้จะช่วยลดเวลาในขั้นตอนย่อย ๆ ลงได้อย่างมาก ทำให้กระบวนการโดยรวมรวดเร็วยิ่งขึ้น
5. พัฒนาระบบการสื่อสารและจัดการเอกสารให้รวดเร็วขึ้น
บ่อยครั้งที่ความล่าช้าไม่ได้เกิดจากการผลิตหรือการขนส่ง แต่เกิดจากการรออนุมัติ หรือหาเอกสารไม่เจอ เพราะยังใช้เอกสารที่เป็นกระดาษอยู่ เพื่อพัฒนาระบบการสื่อสารและจัดการเอกสารให้รวดเร็วขึ้น การนำระบบจัดการเอกสาร (DMS) และระบบ ECM (Enterprise Content Management) เข้ามาปรับใช้ ก็จะช่วยเปลี่ยนเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ทำให้สามารถสืบค้น ส่งต่อและอนุมัติได้จากทุกที่ทุกเวลา พร้อมทั้งรักษาความปลอดภัยของข้อมูลตามหลัก PDPA ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
จัดการ Lead Time อย่างมีประสิทธิภาพด้วยโซลูชันจาก Ditto Thailand
Ditto เข้าใจถึงปัญหาคอขวดที่เกิดจากกระบวนการจัดการเอกสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อการเพิ่มขึ้นของ Lead Time เราจึงได้พัฒนามีโซลูชั่นของระบบจัดการเอกสาร ที่จะเข้ามาจัดเก็บ ค้นหา และสร้าง Workflow ในการทำงานของเอกสารให้เป็นอัตโนมัติ ช่วยลดระยะเวลาในการค้นหาและอนุมัติเอกสารได้อย่างก้าวกระโดด ทำให้องค์กรของคุณสามารถลด Lead Time ที่ไม่จำเป็น เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันและตอบสนองลูกค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
สรุปบทความ
Lead Time คือตัวชี้วัดประสิทธิภาพที่ทุกธุรกิจต้องให้ความสำคัญ เพราะส่งผลโดยตรงต่อความพึงพอใจของลูกค้า ต้นทุน และผลกำไรของบริษัท การลด Lead Time สามารถทำได้โดยการปรับปรุงกระบวนการภายใน การบริหารซัพพลายเออร์ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วย ตั้งแต่การจัดการสต๊อกไปจนถึงการพัฒนาระบบการสื่อสารและการจัดการเอกสารให้เป็นดิจิทัล ซึ่งเป็นกุญแจสำคัญในการปลดล็อกศักยภาพของธุรกิจให้เติบโตได้อย่างยั่งยืนในยุค Digital Transformation
