สำหรับผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เอกสารที่ชื่อว่า ใบกำกับภาษี ถือเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินธุรกิจที่ไม่สามารถมองข้ามได้ เพราะไม่เพียงแต่เป็นหลักฐานการซื้อขายสินค้าหรือบริการ แต่ยังเป็นเอกสารสำคัญที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับกรมสรรพากร การทำความเข้าใจว่าเอกสารนี้ คืออะไร จะช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นและถูกต้องตามกฎหมายอย่างแน่นอน
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คืออะไร?
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คือเอกสารสำคัญที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ผู้ขาย) มีหน้าที่ต้องออกให้กับผู้ซื้อสินค้า หรือผู้รับบริการทุกครั้งที่มีการซื้อขาย เพื่อแสดงมูลค่าของสินค้าหรือบริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่ผู้ประกอบการได้เรียกเก็บจากผู้ซื้อในครั้งนั้น ๆ
นอกจากนี้ ยังเป็นเอกสารที่มีความสำคัญ ทั้งต่อฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อ สำหรับผู้ขาย จะใช้เป็นหลักฐานในการนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภาษีขาย) ให้แก่กรมสรรพากร ในขณะที่ฝั่งผู้ซื้อ (ที่เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนเช่นกัน) จะใช้เป็นหลักฐานในการขอหักภาษี (ภาษีซื้อ) ออกจากภาษีขายของตนเอง ซึ่งช่วยลดภาระภาษีของกิจการได้
ใบกำกับภาษี มีกี่ประเภท?
ตามประมวลรัษฎากร กรมสรรพากรได้กำหนดรูปแบบของใบกำกับภาษีไว้หลายลักษณะ แต่ประเภทหลัก ๆ ที่คนทำธุรกิจต้องรู้จักและใช้งานเป็นประจำมี 2 ประเภทด้วยกัน ได้แก่
1. ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป (มาตรา 86/4)
ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป คือ บกำกับภาษีรูปแบบมาตรฐานที่มีรายการครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนดทุกประการ เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีการซื้อขายระหว่างผู้ประกอบการด้วยกัน (B2B) เนื่องจากผู้ซื้อสามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานในการหักภาษีซื้อ (Input Tax) ได้อย่างสมบูรณ์
2. ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
ใบกำกับภาษีอย่างย่อ คือเอกสารที่ออกโดยผู้ประกอบการค้าปลีก ซึ่งขายสินค้าหรือให้บริการในลักษณะที่ขายให้กับผู้บริโภคโดยตรง (B2C) จำนวนมาก เช่น ร้านสะดวกซื้อ ร้านอาหาร ห้างสรรพสินค้า โดยผู้ประกอบการกลุ่มนี้จะได้รับอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรให้ออกใบกำกับภาษีรูปแบบย่อได้ เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการให้บริการ แต่ผู้ซื้อจะไม่สามารถนำไปใช้หักภาษีซื้อได้
องค์ประกอบสำคัญใน “ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป” ที่ต้องมี
เพื่อให้ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปถูกต้องและสมบูรณ์ตามกฎหมาย จะต้องมีรายการอย่างน้อยดังต่อไปนี้
- คำว่า “ใบกำกับภาษี” ในตำแหน่งที่เห็นได้ชัดเจน
- ชื่อ ที่อยู่และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 13 หลัก ของผู้ขาย (ผู้ออกใบกำกับภาษี)
- ชื่อ ที่อยู่และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 13 หลัก ของผู้ซื้อ
- หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)
- วันที่ เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
- ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณและมูลค่า ของสินค้าหรือของบริการ
- จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการ โดยให้แยกแสดงออกจากราคาสินค้าอย่างชัดเจน
- ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด เช่น ระบุสำนักงานใหญ่ หรือสาขาที่ออกใบกำกับภาษี
เปรียบเทียบความแตกต่างใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ vs อย่างย่อ
| ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป | ใบกำกับภาษีอย่างย่อ | |
| ชื่อ-ที่อยู่ผู้ซื้อ | ต้องระบุ | ไม่จำเป็นต้องระบุ |
| เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ | ต้องระบุ | ไม่จำเป็นต้องระบุ |
| การแสดงภาษีมูลค่าเพิ่ม | แยก VAT ออกจากราคาสินค้า | แสดงเป็นราคารวม VAT แล้ว |
| การใช้สิทธิ์ทางภาษีของผู้ซื้อ | ใช้หักเป็นภาษีซื้อได้ | ใช้หักเป็นภาษีซื้อไม่ได้ |
| ผู้ที่สามารถออก | ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ทั่วไป | ผู้ประกอบการค้าปลีกที่ได้รับอนุมัติ |
สรุปบทความ
การเลือกใช้และออกใบกำกับภาษีให้ถูกต้องตามประเภทและมีองค์ประกอบครบถ้วน ถือเป็นหน้าที่และความรับผิดชอบที่ผู้ประกอบการทุกคนต้องให้ความสำคัญ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเบี้ยปรับเงินเพิ่มที่อาจตามมาในอนาคต ในยุคที่ธุรกิจต้องจัดการเอกสารจำนวนมหาศาล การมีระบบจัดการเอกสาร และระบบ ECM ที่ดีจะช่วยให้การจัดเก็บ ค้นหา ส่งต่อและตรวจสอบใบกำกับภาษีทำได้อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ ยิ่งไปกว่านั้น การนำเทคโนโลยี Automation เข้ามาปรับใช้กับกระบวนการทางบัญชีและการเงิน ยังถือเป็นก้าวสำคัญของการทำ Digital Transformation ที่ช่วยลดขั้นตอน ลดความผิดพลาดและเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันให้แก่องค์กร ซึ่งในอนาคต เทคโนโลยี AI จะยิ่งเข้ามามีบทบาทในการสกัดข้อมูลและตรวจสอบเอกสารเหล่านี้ได้อย่างแม่นยำและรวดเร็วยิ่งขึ้น
