บทความ

คุณรู้หรือไม่? คนไทยใช้ปริมาณกระดาษเฉลี่ยปีละ 3.9 ล้านตัน หรือราวคนละ 60 กิโลกรัม/ปี ซึ่งต้องตัดต้นไม้กว่า 66.3 ล้านต้น/ปี เท่ากับว่าในทุก ๆ  1 นาที จะต้องมีต้นไม้ที่ถูกนำมาทำเป็นกระดาษมากถึง 126 ต้นเลยทีเดียว! และที่สำคัญคือ ยิ่งปริมาณต้นไม้น้อยลง จะยิ่งส่งผลให้อุณหภูมิโลก และมลภาวะทางอากาศเพิ่มสูงขึ้น ส่งผลกระทบใหญ่หลวงต่อธรรมชาติเป็นวงกว้าง  Photo by 2H Media on Unsplash หลายประเทศจึงหันมาให้ความสนใจกับเทคโนโลยีสีเขียว และตั้งปณิธานที่จะลดการตัดต้นไม้กันมากขึ้น จึงเกิดเป็นนโยบายที่ช่วยผลักดันเทคโนโลยีสมัยใหม่ อย่าง e-Document ที่ไม่ต้องพึ่งพาการจัดเก็บข้อมูลลงบนกระดาษเข้ามาใช้งานมากขึ้น ซึ่งถือเป็นการมีส่วนช่วยลดการตัดต้นไม้มาทำกระดาษไปโดยปริยาย ผนวกกับอินเทอร์เน็ตความเร็ว 5G ที่เข้ามามีบทบาทสำคัญในชีวิตทำให้ e-Document กลายเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกใช้งานกันอย่างแพร่หลายมากขึ้น เพื่อขานรับการมาของยุคดิจิทัล องค์กรหลายแห่งจึงมีเป้าหมายเพื่อนำพาองค์กรเข้าสู่ระบบ Paperless ใช้งานกระดาษให้น้อยที่สุด ส่งเสริมการใช้งานผ่านระบบดิจิทัลมากขึ้น เพื่อจุดประสงค์สำคัญ ดังนี้  ลดต้นทุนและความสิ้นเปลืองทรัพยากรจากการใช้งานเอกสารกระดาษ เช่น ดินสอ... read more

หมดยุควุ่นวายในการหาเอกสาร จบปัญหารออนุมัติเอกสาร

ด้วย Workflow ระบบที่ช่วยลดขั้นตอนเอกสารที่ไม่จำเป็น

  เคยคิดไหมว่า… เราต้องเสียเวลาแค่ไหนในการนั่งหาเอกสารในกองกระดาษ หรือ ค้นหาไฟล์ที่ซ่อนอยู่ในโฟลเดอร์นับร้อยเป็นเวลาเท่าไหร่? จากการสำรวจ Information Worker ของ IDC สถาบันวิจัยด้านการตลาดของสหรัฐฯ ระบุว่าพนักงานใช้เวลาเฉลี่ย 5 ชม./สัปดาห์ ในการค้นหาเอกสาร ซึ่งบางองค์กรยังมองว่าเป็นปัญหาเล็กน้อย ทั้งที่จริง ๆ แล้วงานเอกสารถือเป็นหัวใจสำคัญในการดำเนินงาน ทุกองค์กรควรมีระบบดูแลให้ครอบคลุมทั้งเอกสารรูปแบบกระดาษ และ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่หลายองค์กรเริ่มหันมาใช้มากขึ้นในปัจจุบัน    รู้จักเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)  เอกสารกระดาษ ต่างกับ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างไร   วันนี้เราจะพูดถึงปัญหาการจัดการเอกสาร 2 ประเด็นหลัก ที่เชื่อว่าหลายองค์กรต้องเคยเจอ แล้วเพราะเหตุใดถึงทำให้องค์กรยังต้องเจอปัญหาเหล่านี้ ไปดูกัน...    

1. ปัญหาการจัดเก็บเอกสาร 

1.1. เมื่อใคร ๆ ก็สามารถเข้าถึงเอกสารได้ เคลื่อนย้ายและเปลี่ยนที่จัดเก็บเอกสาร ทำให้เอกสารสูญหาย ตกหล่น หรือต้องใช้เวลานานในการค้นหา  1.2. หลังการใช้งาน... read more

  เชื่อหรือไม่ “การออกใบแจ้งหนี้” เป็นหนึ่งในปัญหาใหญ่ของหลายองค์กร ที่ทำให้แผนกบัญชีปวดหัวได้ไม่น้อย และอาจส่งผลกระทบถึงความน่าเชื่อถือ ขององค์กรได้อย่างไม่น่าเชื่อ เช่น ใบแจ้งหนี้หาย, ข้อมูลบนใบแจ้งหนี้ไม่ตรงกับใบ PO, ข้อมูลบนเอกสารเสี่ยงต่อการรั่วไหล หรือการจัดการและการค้นหาเป็นไปได้ยาก จะดีกว่าไหม ถ้ามีตัวช่วยที่ทำให้จบทุกปัญหาในการออกใบแจ้งหนี้อย่างบริการ Invoice Processing System ซึ่งเป็นระบบจัดการใบแจ้งหนี้ที่ตอบโจทย์แผนกบัญชี ช่วยให้การบริหารจัดการเอกสารเหล่านี้ง่ายและสะดวกกว่าที่เคย    

Invoice Processing System ช่วยอะไรบ้าง?

Invoice Processing System หรือระบบจัดการใบแจ้งหนี้ ทำหน้าที่ช่วยตรวจสอบข้อมูลบนเอกสารให้ตรงกับใบ PO และช่วยให้การลงบันทึกบัญชี มีความถูกต้อง รวดเร็ว รวมถึงสามารถเรียกดูเอกสารที่เกี่ยวข้อง แยกประเภทเอกสาร และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลบนใบแจ้งหนี้ พร้อมติดตามสถานะการชำระเงินจากกระบวนการจัดการเอกสาร สามารถค้นหาไฟล์จาก Keyword และมีการแจ้งเตือนกำหนดชำระเงินแบบอัตโนมัติ จึงทำให้คุณสามารถจัดการใบแจ้งหนี้ได้อย่างเป็นระเบียบ มีการจัดลำดับเอกสารชำระเงินเป็นระบบ ช่วยลดความเสี่ยงใบแจ้งหนี้สูญหาย ทำให้แผนกบัญชีทำงานได้รวดเร็ว แม่นยำ มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น    

Invoice Processing System กับระบบ ECM

การทำงานของระบบ... read more

ธุรกิจร้านค้า ร้านอาหาร เป็นกลุ่มธุรกิจที่มีการแข่งขันสูงอยู่แล้ว อีกทั้งสถานการณ์ที่ภาคธุรกิจต้องเผชิญกับความกดดันหลายด้านไม่ว่าจะเป็น ภาวะเศรษฐกิจชะลอตัว, มาตรการจากภาครัฐ หรือแม้แต่พฤติกรรมผู้บริโภคที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้ร้านค้า ร้านอาหาร ต้องดำเนินธุรกิจภายใต้ข้อจำกัดที่มากขึ้น โดยเฉพาะการนั่งทานอาหารในร้าน ซึ่งเป็นรายได้หลักของกลุ่มธุรกิจนี้ ทำให้ผู้ประกอบการต้องเร่งปรับตัว เพิ่มช่องทางการขายผ่าน Online Delivery และเปลี่ยนรูปแบบบริการให้ผู้บริโภคมีทางเลือกมากยิ่งขึ้น อย่างเช่น Drive Thru, Fast Lane และ Pick-Up คุณอาจเคยได้ยินและอาจเคยใช้บริการทั้ง 3 แบบนี้มาบ้างแล้ว แต่สงสัยว่าทั้ง 3 อย่างนี้ เหมือนหรือต่างกันอย่างไร วันนี้ Ditto (Thailand) เตรียมข้อมูลมาให้คุณแล้ว     

Pick-Up คืออะไร?

  Pick-Up คือ การสั่งอาหารแบบกลับไปทานที่บ้านแล้วไปรับเอง ซึ่งเป็นหนึ่งวิธีที่ได้รับความนิยมมานานในหลายประเทศ และในสถานการณ์เช่นนี้ ทำให้จุดบริการ Pick-Up กลับมาเป็นที่นิยมอีกครั้ง ซึ่งจุด Pick-Up ถือเป็นทางเลือกสำหรับลูกค้าที่บ้านอยู่ใกล้ร้านอาหารหรือสะดวกที่จะแวะรับอาหารด้วยตัวเอง  โดยจุด Pick-Up จะเน้นการสั่งอาหารผ่านทางโทรศัพท์ หรือสั่งผ่านช่องทางออนไลน์... read more

นับจากวิกฤตการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 ทำให้พฤติกรรมผู้บริโภคเปลี่ยนแปลงไป กลายเป็นสิ่งใหม่ที่เป็นเรื่องปกติ หรือที่เราเรียกกันว่า New Normal ส่งผลให้ผู้ประกอบการต้องปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ โดยเฉพาะร้านค้า และร้านอาหารบางรายต้องหันมาใช้ ระบบ Drive-Thru กันถ้วนหน้า แต่ถ้าคุณเป็นผู้ประกอบการที่ยังไม่รู้จักระบบนี้ วันนี้เรามีข้อดีของระบบ Drive-Thru และเหตุผลที่คุณควรเลือกติดตั้งระบบ Drive-Thru กับ Ditto มาฝาก 

ข้อดีของระบบ Drive-Thru

  กลยุทธ์ Drive-Thru ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงแค่ธุรกิจร้านค้าและร้านอาหารเท่านั้น แต่สามารถนำมาใช้กับธุรกิจประเภทอื่น ได้อีกมากมาย อาทิ ธุรกิจขนส่ง ร้านสะดวกซื้อ การธนาคาร ตลอดจนธุรกิจบริการบางชนิด อย่างไรก็ตามสำหรับประเทศไทยเองยังไม่เป็นที่นิยมเท่าไหร่ จะเห็นเฉพาะธุรกิจอาหารและเครื่องดื่มเป็นส่วนมาก ซึ่งข้อดีของการให้บริการแบบ Drive-Thru นั้นมีประโยชน์ดังนี้   เพิ่มความสะดวกสบายแก่ลูกค้า ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาลงจากรถ รวมถึงต้องเสียเวลาหาที่จอดรถ โดยเฉพาะย่านตัวเมืองที่การจราจรแน่นหนา การหาที่จอดรถเป็นเรื่องยาก  ลดความหนาแน่นของลูกค้า ในการเข้ามาใช้บริการในพื้นที่ร้าน  ลดขั้นตอนการซื้อสินค้าหรือบริการลง ทำให้ประหยัดเวลาในขั้นตอนต่าง ๆ ทำให้มีเวลาเหลือไว้บริการลูกค้ารายต่อไปได้เร็วขึ้น ช่วยเพิ่มอัตราการขายสินค้าและบริการ เนื่องจากสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการขายต่อหน่วยเวลาได้มากกว่าแบบธรรมดา      ยิ่งในสถานการณ์โรคระบาดยังไม่หมดไปเช่นนี้... read more

Scanning Service บริการของ Dittoที่ใช้ OCR ช่วยคีย์ข้อมูลได้แม่นยำ!

Ditto เป็นผู้เชี่ยวชาญในด้านการบริหารจัดการงานเอกสารแบบครบวงจรยาวนานมากกว่า 20 ปี เรามีบริการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มากมายและหนึ่งในนั้น คือ Scanning Service   OCR คืออะไร   Scanning Service คือ บริการสแกนเอกสารกระดาษธรรมดา นำมาแปลงเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อเข้าสู่ระบบการจัดเก็บเอกสารต่อไป โดยมีองค์กรขนาดใหญ่มากมายไว้วางใจเลือกใช้บริการ Scanning Service จาก Ditto เพราะเรามีทีมงานมืออาชีพที่มีประสบการณ์เฉพาะทาง พร้อมอุปกรณ์เครื่องมือต่าง ๆ ที่คัดสรรมาโดยเฉพาะ เพื่อให้เกิดศักยภาพสูงสุด ทำให้มั่นใจและวางใจได้ว่าลูกค้าจะได้รับบริการที่มีคุณภาพและเหมาะสมกับองค์กรของคุณมากที่สุดอย่างแน่นอน   ด้วยเหตุนี้ Ditto จึงคัดสรรฟังก์ชันต่าง ๆ มาอำนวยความสะดวกเพื่อให้การทำงานในองค์กรของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นมากที่สุด โดยฟังก์ชันที่เราจะมาพูดถึงในวันนี้ คือ OCR ที่เข้ามาช่วยอ่านพร้อมจับข้อความบนเอกสาร ทำให้ระบบคีย์ข้อมูลได้แม่นยำและรวดเร็วทันใจ เหมาะกับรูปแบบการทำงานในยุคดิจิทัล   (credit images - outliers.tech)  

OCR มีส่วนเกี่ยวข้องกับ Scanning Service...

read more

 

Drag and Drop คืออะไร?

Drag and Drop คือ การใช้เมาส์ลากไฟล์งาน, รูปภาพ, โฟลเดอร์ หรือข้อความต่าง ๆ ไปยังอีกตำแหน่งหนึ่งที่ต้องการ ซึ่งการลากด้วยเมาส์จะต้องกดปุ่มซ้ายของเมาส์แช่ไว้เพื่อนำไฟล์ไปวางในที่ที่ต้องการ เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้วจึงยกนิ้วออกจากเมาส์ หรือเรียก Drag and Drop ง่าย ๆ ว่า ลากแล้ววาง   Drag and Drop นับได้ว่าเป็นวิธีการจัดการที่ง่ายที่สุดในการทำงานบนระบบคอมพิวเตอร์ แล้ว Drag and Drop เข้ามามีส่วนช่วยกระบวนการทำงาน Workflow ให้ง่ายขึ้นแค่ปลายนิ้วได้อย่างไร? หาคำตอบได้ที่นี่!    

Drag and Drop มีบทบาทต่อระบบ Workflow อย่างไร?

เดิมทีก่อนจะมีระบบจัดการเอกสารเข้ามาช่วยให้การทำงานภายในองค์กรสะดวกมากขึ้น เราได้ใช้กระดาษเป็นเอกสารเพื่อจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ รวมไปถึงใช้เป็นแบบฟอร์มในการส่งต่อข้อมูลไปยังแผนกอื่น ซึ่งการส่งต่อข้อมูลไปยังแผนกอื่นหรือการเดินเอกสารนี้จะค่อนข้างยุ่งยาก ใช้ระยะเวลา และเสี่ยงที่เอกสารจะสูญหาย ยิ่งในช่วง Work From... read more

เทียบชัด ๆ จัดการเอกสารแบบ

Document vs. e-document ต่างกันแค่ไหน?

  หากพูดถึง “เอกสาร (Document)” เรามักจะนึกถึงข้อมูลสำคัญทางธุรกิจที่เราจำเป็นต้องจัดเก็บไว้ให้ดี ห้ามทำหล่นหาย แต่ในทางกลับกันบางคนอาจจะนึกถึงกองกระดาษกองโตบนโต๊ะทำงานที่ทำให้เราต้องปวดหัว และเสียเวลาเป็นอย่างมากเพื่อจัดการกับมันในแต่ละวัน การทำงานในองค์กรยุคใหม่จึงเริ่มหันมาสนใจกับสิ่งที่เรียกว่า e-document กันมากขึ้น หรือก็คือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่สามารถจัดเก็บเอกสารไว้ในระบบซอฟต์แวร์ ในรูปแบบของดิจิทัลไฟล์ประเภทต่าง ๆ ได้    ถึงแม้เราจะได้ยินคำว่า e-document มาอย่างยาวนานแล้วก็ตาม แต่การเปลี่ยนเอกสารขององค์กรทั้งหมดให้กลายเป็น e-document จะสามารถช่วยให้องค์กรเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บเอกสารได้จริงหรือ?    หากผู้ประกอบการคนไหนที่สนใจจะติดตั้งระบบเพื่อเปลี่ยนเอกสารให้กลายเป็น e-document แต่ยังคงตัดสินใจไม่ได้ วันนี้ Ditto จะมาเปรียบเทียบให้ดูกันชัด ๆ ไปเลยว่า การจัดการเอกสารแบบกระดาษ และการจัดการเอกสารแบบ e-document มีข้อแตกต่างอะไรบ้าง   ความสามารถของ e-document ที่ไม่ได้มีดีแค่ลดต้นทุนกระดาษ    

เลือกการจัดเก็บเอกสารแบบ e-document หรือ...

read more

5 ขั้นตอนเปลี่ยนองค์กรเข้าสู่ Digitization Process 

    การพัฒนาทางเทคโนโลยีที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมานี้ ทำให้ชีวิตประจำวันของเราเปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง เราคงนึกกันไม่ออกแล้วว่า ส่วนไหนของชีวิตที่ไม่มีเทคโนโลยีเข้ามาแทรกบ้าง เพราะว่าในการทำหน้าที่ต่าง ๆ ในชีวิตประจำวันนั้นมักจะมีเทคโนโลยีเข้ามาช่วย ส่งผลให้มีความสะดวกสบายและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น     เช่นเดียวกันกับภาคธุรกิจที่มีการนำเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาประยุกต์ใช้เพื่อสร้างระบบทำงานที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นระบบการทำงานภายในองค์กร ไปจนถึงการเสริมสร้างประสบการณ์ที่ดีให้แก่ลูกค้า จนเกิดเป็นคำที่เรามักจะได้ยินกันอยู่บ่อย ๆ ในแวดวงธุรกิจนั้นก็คือการทำ Digital Transformation ยิ่งในช่วงที่เกิดการระบาดของ Covid-19 อย่างต่อเนื่องแบบนี้ ทุกองค์กรยิ่งเห็นความสำคัญของการปรับแผนการทำงานให้สอดคล้องกับยุค Digital มากขึ้นไปอีก     ดังนั้นหากองค์กรของคุณต้องการเริ่มวางแผนทำ Digital transformation ในช่วงนี้ คุณสามารถเริ่มได้จากการเปลี่ยนวิธีการทำงานองค์กรให้กลายเป็นรูปแบบ Digitization หรือการเปลี่ยนข้อมูลเอกสารในรูปแบบกระดาษและระบบการทำงานให้เข้าสู่ระบบดิจิทัล ซึ่งถือเป็นก้าวแรกที่สำคัญของทุกองค์กรในยุคดิจิทัล วันนี้ Ditto จึงมีคำแนะนำดี ๆ สำหรับเจ้าของกิจการที่สนใจการทำ Digitization มาฝากกันในบทความนี้!      

อยากเปลี่ยนองค์กรให้เข้าสู่การทำ  Digitization ต้องทำอย่างไรบ้าง?

 

1. ตรวจสอบกระบวนการทำงานภายในองค์กร

  ก่อนที่องค์กรจะลงทุนกับเครื่องมือต่าง ๆ ในการทำ Digitization... read more

Digitization จุดเริ่มต้นเปลี่ยนองค์กรให้เป็น Digital Transformation

  ในช่วง 4 - 5 ปีที่ผ่านมา โลกของเราก้าวเข้าสู่การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะในแวดวงธุรกิจที่หลายคนอาจเคยได้ยินคำว่า Digital Transformation ซึ่งคำ ๆ นี้มักจะมาพร้อมกับคำว่า Digitization และ  Digitalization ซึ่งเป็นการนำเทคโนโลยีเข้ามาเป็นปัจจัยหลักเพื่อผลักดันองค์กรสู่โลกดิจิทัล เปลี่ยนการทำงานแบบเดิม ๆ ให้เป็นรูปแบบใหม่ รวมถึงเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรให้มั่นคงและตอบโจทย์การทำงานของยุคโลกาภิวัตน์มากยิ่งขึ้น สามารถอ่านบทความเกี่ยวกับ Digitization และ Digitalization  เพิ่มเติมได้ที่   การทำ Digitization สำคัญแค่ไหนสำหรับองค์กรยุคใหม่     

ขั้นตอนการทำ Digitization

  แต่ก่อนที่องค์กรจะเข้าสู่การเปลี่ยนแปลงเป็น Digital Transformation ต้องผ่านการเปลี่ยนแปลงข้อมูลแบบอนาล็อก (Analog) ให้เป็นดิจิทัล (Digital) เสียก่อน หรือที่เรียกว่า Digitization ที่มักจะมาควบคู่กับเปลี่ยนกระบวนการทำงานเป็น Digitalization ที่นำมาใช้เพื่อสร้างคุณค่าและต่อยอดโอกาสให้กับธุรกิจ    ในบทความนี้ Ditto ขอหยิบยกประเด็นเรื่องของ... read more