บทความ

ความสำคัญของ ระบบ Workflow ที่สามารถช่วยพัฒนาองค์กรได้

  หากพูดถึงเทคโนโลยีในกระบวนการทำงานเชิงธุรกิจ คงปฏิเสธไม่ได้ว่า Workflow เป็นระบบงานอันดับแรกที่เรามักจะนึกถึง อย่างที่ทุกคนทราบกันดีว่า Workflow เป็นหัวใจสำคัญของทุกธุรกิจ ทั้งในแง่ของความสะดวกรวดเร็วและประสิทธิภาพของระบบการทำงาน ยิ่งในช่วงที่เกิดวิกฤตโควิด-19 หลายคนต้องทำงานที่บ้านกันเป็นส่วนใหญ่ ระบบ Workflow จึงเข้ามามีบทบาทด้วยการเป็นตัวช่วยสำคัญของระบบการการทำงานและระบบจัดการเอกสารที่องค์กรชั้นนำมากมายเลือกใช้ โดยบทความนี้ Ditto จะพาทุกคนไปทำความเข้าใจระบบ Workflow ว่าสามารถช่วยพัฒนาองค์กรให้ดีขึ้นกว่าเดิมได้อย่างไร? ไปติดตามกันเลย   Workflow คืออะไร  

   

Workflow ช่วยกระบวนการทำงานให้ง่ายขึ้น

หัวใจหลักของ Workflow คือเป็นผู้ช่วยในการเดินเอกสารและการอนุมัติเอกสารออนไลน์ โดดเด่นด้วยฟังก์ชันการขออนุมัติและการตรวจสอบเอกสารในขั้นตอนต่าง ๆ ได้แบบ Real-time   อีกทั้งยังสามารถปรับแต่งขั้นตอนการเดินเอกสารหรือการมอบหมายงานให้เข้ากับรูปแบบการทำงานภายในองค์กรได้อย่างอิสระ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและช่วยลดทอนขั้นตอนที่ไม่จำเป็น ส่งผลให้การทำงานง่ายขึ้นกว่าเดิม  

Workflow ช่วยทำให้เอกสารปลอดภัยมากยิ่งขึ้น

ความปลอดภัยของเอกสารเป็นส่วนสำคัญที่ Workflow ได้เข้ามาทำหน้าที่กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารประเภทต่าง ๆ ของบุคลากรในองค์กรได้ตามนโยบายที่วางไว้  เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลในเอกสารลับ รวมถึงมีการบันทึกข้อมูลการทำงานในขั้นตอนต่าง ๆ ไว้ครบถ้วน ทำให้ตรวจย้อนหลังได้ในทุกขั้นตอนการทำงาน ตัดปัญหาเอกสารสูญหายและปัญหาที่เกิดจากตัวบุคคล ที่นับเป็นจุดสำคัญของระบบ... read more

ข้อแตกต่างระหว่าง การจัดการเอกสารแบบเดิม กับ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

หลายครั้งที่เราพบว่าเทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินชีวิตเป็นอย่างมาก  โดยได้เข้ามาสร้างความสะดวกสบายให้กับผู้คนมากขึ้น และยังช่วยทำให้เรื่องยากเป็นเรื่องง่ายได้อีกด้วย ซึ่งเทคโนโลยีไร้กระดาษ (Paperless) หรือที่รู้จักกันในนาม E-Document เป็นเทคโนโลยีสำคัญที่ถูกนำมาใช้แทนเอกสารกระดาษ โดยใช้งานร่วมกับระบบ จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ DMS (Document Management System) หรือ ECM (Enterprise Content Management) ที่มีบทบาทสำคัญในการช่วยพัฒนางานเอกสารและจัดการข้อมูลในองค์กรชั้นนำต่าง ๆ มากมาย   Document management system คืออะไร Enterprise Content Management คืออะไร เหตุผลที่ควรใช้ระบบ DMS     ในวันนี้เราจะมาอธิบายถึงข้อแตกต่างระหว่าง การจัดการเอกสารแบบเดิม กับ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้ทุกคนได้เห็นภาพมากยิ่งขึ้น ว่าแท้จริงแล้วเทคโนโลยีมีอิทธิพลในโลกของการทำงานมากน้อยแค่ไหน? และมีข้อดีต่อองค์กรอย่างไรกันบ้าง?    

การจัดการเอกสารแบบเดิม

การจัดการเอกสารแบบเดิม คือ การจัดการเอกสารในรูปแบบกระดาษ ที่ครอบคลุมไปถึง การจัดเก็บ การค้นหา... read more

  ช่วงปีนี้เป็นยุคสมัยที่เกิดการแข่งขันสูงอย่างมากในแวดวงธุรกิจ หลากหลายองค์กรต่างงัดเอากลยุทธ์มากมายมาใช้เพื่อชิงความเป็นหนึ่งกันอย่างไม่มีใครยอมใคร มีจุดมุ่งหมายเพื่อผลักดันบริษัทของตัวเองให้ยืนเด่นอยู่เหนือคู่แข่งได้อย่างภาคภูมิ แน่นอนว่าแต่ละองค์กรนั้นก็มีแผนการ รูปแบบและวิธีการทำงานในแบบของตัวเอง แต่เชื่อหรือไม่ว่ายังมีเคล็ดลับง่าย ๆ ที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพองค์กรให้มีคุณภาพเพิ่มขึ้นได้อีก นั่นก็คือ ระบบ Workflow เครื่องมือการทำงานที่ช่วยจัดการระบบการทำงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่ง Workflow แปลว่า กระแสงาน ที่มีส่วนช่วยทำให้องค์กรดำเนินงานสะดวกมากขึ้น  

Workflow Process คืออะไร? 

Workflow Process หรือ ระบบ Workflow คือ ระบบที่เป็นเหมือนตัวช่วยในกระบวนการจัดการเอกสารที่รวมถึงการอนุมัติและตรวจสอบต่าง ๆ ภายในบริษัท ทำให้พนักงานในองค์กรสามารถทำงานได้อย่างมีแบบแผน มีระเบียบ เป็นขั้นเป็นตอนมากขึ้น ลดขั้นตอนหรือเวลาการทำงานที่ไม่จำเป็นออกไป เพราะเรื่องของการจัดการเอกสารนั้นไม่ใช่เรื่องเล็ก ๆ ถึงแม้จะอยู่ภายในองค์กรเดียวกัน แต่รายละเอียดการจัดการเอกสารในแต่ละแผนกอาจแตกต่างกันออกไป แต่ละทีมอาจมีขั้นตอนการดำเนินงานที่เจาะจงรายละเอียดมากขึ้นไปอีก   ระบบ Workflow จึงเข้ามาช่วยเปลี่ยนการดำเนินงานที่ยุ่งยากตรงนี้ให้คล่องตัวและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ลดขั้นตอนการดำเนินงานเอกสารที่บางทีอาจเสียเวลาเพราะต้องทำเรื่องขออนุมัติ ต้องมีลายเซ็น ต้องผ่านแผนกหลายแผนกจนเป็นกระบวนการที่ยุ่งยากเสียเวลาจนเกินไป ซึ่งหลาย ๆ ระบบ Workflow ในปัจจุบันนั้นสามารถสร้างแบบฟอร์มเอกสารได้หลายรูปแบบ เช่น การสร้างโฟลว์การอนุมัติที่สามารถแยกโฟลว์การอนุมัติได้ตามลำดับขั้นตอน หรือแยกตามตำแหน่งที่มีอำนาจในการอนุมัติเอกสารนั้น ๆ... read more

  ในช่วงที่สถานการณ์แพร่ระบาดของ Covid-19 ทำให้หลายองค์กร หลายบริษัท ต้องปรับการทำงานอย่างเช่น Work From Home หรือเปลี่ยนระบบการทำงานให้สอดคล้องกับดิจิทัลมากขึ้น และให้อยู่ในรูปแบบออนไลน์มากยิ่งขึ้น ซึ่ง 1 ในลิสต์แรกๆ ที่จำเป็นต้องทำ เพื่อแปลงจากองค์กร Analog ให้กลายเป็นดิจิทัล คือ การเปลี่ยนจากกระดาษให้เป็น E-Document หรือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แทน แต่เชื่อว่าหลายคนคงเคยได้ยิน หรือรู้จักคำว่า E-Doc หรือชื่อเต็ม ๆ คือ  E-Document  ผ่านหูกันมานานแล้ว แต่ยังมองไม่ออกว่า E-Document มันคืออะไร แล้วสามารถมาใช้ในงานรูปแบบองค์กรได้อย่างไร วันนี้ Ditto เตรียมข้อมูลมาให้คุณแล้ว    

ทำความเข้าใจ E-Doc หรือ E-Document คืออะไร? 

  E-Document หรืออีกชื่อเรียกว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ เอกสารที่อยู่ในรูปแบบของไฟล์ชนิดต่าง ๆ ที่เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์... read more

      สถานการณ์การแพร่ระบาดของ Covid-19 ตอนนี้ เรียกว่าเราไม่สามารถเอาแน่เอานอนกับสถานการณ์เหล่านี้ได้ ดังนั้น 1 ในวิธีการแก้ปัญหาระยะยาวในช่วงสถานการณ์นี้ คือการติดตั้งบริการไดร์ฟทรู ว่าแต่ธุรกิจประเภทไหนจะเหมาะกับ ไดร์ฟทรู บ้าง ไปดูกันเลย   การแพร่ระบาดของโควิด-19  ในประเทศไทยได้หวนกลับมาใหม่อีกครั้ง หลังจากผ่านไปเกือบหนึ่งปีและยังไม่รู้ว่าจะหายไปเมื่อไหร่ ทำให้ทุกภาคส่วนต้องปรับแผนธุรกิจสู้วิกฤติเพื่อความอยู่รอด ที่ต้องอาศัยการประคับประคองจากตัวช่วยมากมาย เพื่อผลักดันธุรกิจของตนเองให้อยู่รอดในยุค New Normal   ซึ่ง 1 ในวิธีการแก้ปัญหาระยะยาวในช่วงสถานการณ์เช่นนี้ คือ การติดตั้งบริการไดร์ฟทรู ถือเป็นทางเลือกที่เหมาะสมที่สุด ตอบโจทย์เรื่อง Physical Distancing ที่ทุกคนยังต้องเคร่งครัดกับมาตรการรักษาระยะห่างได้เป็นอย่างดี เพราะฉะนั้นเมื่อไม่ต้องลงจากรถ ผู้ใช้บริการไม่ต้องยืนต่อแถวใกล้กัน ไม่ต้องสัมผัสกับสิ่งของอื่นๆ โดยไม่จำเป็น ลดโอกาสการติดเชื้อ เป็นวิธีการแก้ปัญหาที่ง่าย สะดวก รวดเร็ว และลดการแพร่ระบาดของโควิด-19  

ภาคธุรกิจปรับตัวด้วย Drive-Thru อย่างไรเมื่อเกิดวิกฤต “โควิด-19” 

 

 

ธุรกิจการแพทย์และสุขภาพ   เทคโนโลยีทางการแพทย์ก็มีการใช้ระบบไดร์ฟทรู หลังการระบาดของโควิด-19 เพราะโรงพยาบาลเป็นหน่วยงานแรก ๆ ที่เร่งปรับตัวให้พร้อมรับมือตลอดเวลา และมีการปรับปรุงแผนการดำเนินงานให้สอดคล้องกับการระบาดของโรคโดยทันที โรงพยาบาลเอกชนส่วนใหญ่จึง นำระบบ... read more

    จะปี 2021 แล้ว ถ้าคุณยังไม่รู้จัก Data Analytic คืออะไร แล้วมีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร วันนี้เรา เตรียมข้อมูลเรื่อง Data Analytic มาให้คุณแล้ว   ในสถานการณ์โรคระบาดยังไม่หมดไปเช่นนี้ ธุรกิจที่มี Drive-Thru ย่อมได้เปรียบและเป็นทางรอดจากวิกฤต เนื่องจากขั้นตอนการเข้าใช้บริการถูกออกแบบมาให้ไม่ต้องใกล้ชิดระหว่างกัน ซึ่งสอดคล้องกับมาตรการเว้นระยะห่างเพื่อป้องกันการติดเชื้อโควิด-19 ทำให้เป็นจุดแข็งที่สร้างโอกาสให้ธุรกิจเติบโตเอาชนะคู่แข่งได้ในภาวะนี้ ถึงอย่างนั้น เราเชื่อว่ายังมีอีกหลายคนไม่ทราบถึงประวัติความเป็นมาของ Drive-Thru ว่ามีที่มาที่ไปอย่างไร ดังนั้นในวันนี้เราจะมานำเสนอให้ผู้อ่านของ Ditto (Thailand) ได้รู้กัน  

จุดเริ่มต้นเริ่มของ Drive Thru

  ย้อนไปในช่วงปี ค.ศ. 1921 ร้านฟาร์สฟู้ด Pig Stand เริ่มนำรูปแบบการให้บริการแบบใหม่ โดยลูกค้าที่สั่งอาหารไม่จำเป็นต้องลงจากรถ แต่จะมีพนักงานของร้านเดินมารับออเดอร์ที่รถ ตลอดจนนำออเดอร์ที่เสร็จแล้วส่งมอบให้ลูกค้า ซึ่งเรียกพนักงานที่ให้บริการแบบนี้ว่า “Carhop” โดยมีชื่อเรียกการให้บริการแบบนี้ว่า “Drive-In” ที่เริ่มใช้งานครั้งแรกในสาขาที่ตั้งอยู่เลียบทางด่วนระหว่างเมือง Dallas กับ Fort Worth จุดประสงค์คือต้องการเพิ่มความรวดเร็วให้แก่ลูกค้า ไม่ต้องเสียเวลาหาที่จอดรถ เพิ่มประสิทธิภาพการขาย... read more

    บริษัทเอกชนตลอดจนองค์กรทั่วไปต่างก็ต้องปรับรูปแบบการทำงานใหม่ เพื่อให้กระบวนการทำงานดำเนินต่อได้อย่างราบรื่นและได้รับผลกระทบน้อยที่สุด ด้วยการย้ายไปสู่รูปแบบดิจิทัล (Digital) มากขึ้น   ตั้งแต่ช่วงต้นปี 2020 ยาวเรื่อยมาจนถึงปัจจุบัน อย่างที่หลายคนเห็นแล้วว่าโรคระบาดส่งผลกระทบต่อรูปแบบการใช้ชีวิตของคนทั้งโลก จากที่ไม่ต้องกังวลใด ๆ ก็กลายมาเป็นต้องสวมใส่หน้ากากอนามัยก่อนออกจากบ้าน รวมถึงพกพาเจลแอลกอฮอล์ล้างมือ ถือเป็นอุปกรณ์ที่ทุกคนต้องพกติดตัวตลอดเพิ่มขึ้นมาจากกระเป๋าสตางค์และโทรศัพท์มือถือ จนเป็นภาพที่เราคุ้นชินตากันทั่วไป  ในด้านเศรษฐกิจ บริษัทเอกชนตลอดจนองค์กรทั่วไปต่างก็ต้องปรับรูปแบบการทำงานใหม่ เพื่อให้กระบวนการทำงานดำเนินต่อได้อย่างราบรื่นและได้รับผลกระทบน้อยที่สุด ซึ่งอนาคตสถานที่ทำงานจะถูกปรับเปลี่ยน ย้ายไปสู่รูปแบบดิจิทัล (Digital) มากขึ้นจากสภาวะบีบบังคับนี้       เป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องสร้าง New Normal ให้พนักงานทุกคนเข้าใจร่วมกัน ในการปรับตัวพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น หรือจะเป็น Next Normal หลังโควิด-19 ก็ตาม ไม่ว่าจะออกมาในรูปแบบไหนนั้น ขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีที่นำมาใช้ เพราะเป็นตัวกำหนดแนวทางการทำงานที่จะเกิดขึ้น ซึ่งย่อมส่งผลให้ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานกับที่ทำงานและบริษัทเปลี่ยนไป โดยวันนี้ Ditto เองก็มี 5 ข้อปฏิวัติการทำงานแบบเดิม ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตมานำเสนอให้ผู้อ่านได้ทราบกัน    

5 ข้อปฏิวัติการทำงานในอนาคต

   

1. ทำงานได้จากทุกที่ (Work from anywhere)

  ผลจากการแพร่ระบาดของโรค ทำให้หลาย ๆ... read more