ข้อแตกต่างการจัดการเอกสารแบบเดิม กับ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ข้อแตกต่างการจัดการเอกสารแบบเดิม กับ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
July 12, 2021
รู้จักระบบ Workflow ตัวช่วยมาแรงเปลี่ยนงานเอกสารให้เป็นเรื่องง่าย
รู้จักระบบ Workflow ตัวช่วยมาแรงเปลี่ยนงานเอกสารให้เป็นเรื่องง่าย
June 10, 2021
ช่วงปีนี้เป็นยุคสมัยที่เกิดการแข่งขันสูงอย่างมากในแวดวงธุรกิจ หลากหลายองค์กรต่างงัดเอากลยุทธ์มากมายมาใช้เพื่อชิงความเป็นหนึ่งกันอย่างไม่มีใครยอมใคร มีจุดมุ่งหมายเพื่อผลักดันบริษัทของตัวเองให้ยืนเด่นอยู่เหนือคู่แข่งได้อย่างภาคภูมิ แน่นอนว่าแต่ละองค์กรนั้นก็มีแผนการ รูปแบบและวิธีการทำงานในแบบของตัวเอง แต่เชื่อหรือไม่ว่ายังมีเคล็ดลับง่าย ๆ ที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพองค์กรให้มีคุณภาพเพิ่มขึ้นได้อีก นั่นก็คือ ระบบ Workflow เครื่องมือการทำงานที่ช่วยจัดการระบบการทำงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่ง Workflow แปลว่า กระแสงาน ที่มีส่วนช่วยทำให้องค์กรดำเนินงานสะดวกมากขึ้น
Workflow Process คืออะไร?
Workflow Process หรือ ระบบ Workflow คือ ระบบที่เป็นเหมือนตัวช่วยในกระบวนการจัดการเอกสารที่รวมถึงการอนุมัติและตรวจสอบต่าง ๆ ภายในบริษัท ทำให้พนักงานในองค์กรสามารถทำงานได้อย่างมีแบบแผน มีระเบียบ เป็นขั้นเป็นตอนมากขึ้น ลดขั้นตอนหรือเวลาการทำงานที่ไม่จำเป็นออกไป เพราะเรื่องของการจัดการเอกสารนั้นไม่ใช่เรื่องเล็ก ๆ ถึงแม้จะอยู่ภายในองค์กรเดียวกัน แต่รายละเอียดการจัดการเอกสารในแต่ละแผนกอาจแตกต่างกันออกไป แต่ละทีมอาจมีขั้นตอนการดำเนินงานที่เจาะจงรายละเอียดมากขึ้นไปอีก ระบบ Workflow จึงเข้ามาช่วยเปลี่ยนการดำเนินงานที่ยุ่งยากตรงนี้ให้คล่องตัวและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ลดขั้นตอนการดำเนินงานเอกสารที่บางทีอาจเสียเวลาเพราะต้องทำเรื่องขออนุมัติ ต้องมีลายเซ็น ต้องผ่านแผนกหลายแผนกจนเป็นกระบวนการที่ยุ่งยากเสียเวลาจนเกินไป ซึ่งหลาย ๆ ระบบ Workflow ในปัจจุบันนั้นสามารถสร้างแบบฟอร์มเอกสารได้หลายรูปแบบ เช่น การสร้างโฟลว์การอนุมัติที่สามารถแยกโฟลว์การอนุมัติได้ตามลำดับขั้นตอน หรือแยกตามตำแหน่งที่มีอำนาจในการอนุมัติเอกสารนั้น ๆ... read moreลดต้นทุนกระดาษ ปรับองค์กรเข้าสู่ดิจิทัลด้วย E-Document เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ลดต้นทุนกระดาษ ปรับองค์กรเข้าสู่ดิจิทัลด้วย E-Document เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
June 7, 2021
ในช่วงที่สถานการณ์แพร่ระบาดของ Covid-19 ทำให้หลายองค์กร หลายบริษัท ต้องปรับการทำงานอย่างเช่น Work From Home หรือเปลี่ยนระบบการทำงานให้สอดคล้องกับดิจิทัลมากขึ้น และให้อยู่ในรูปแบบออนไลน์มากยิ่งขึ้น ซึ่ง 1 ในลิสต์แรกๆ ที่จำเป็นต้องทำ เพื่อแปลงจากองค์กร Analog ให้กลายเป็นดิจิทัล คือ การเปลี่ยนจากกระดาษให้เป็น E-Document หรือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แทน แต่เชื่อว่าหลายคนคงเคยได้ยิน หรือรู้จักคำว่า E-Doc หรือชื่อเต็ม ๆ คือ E-Document ผ่านหูกันมานานแล้ว แต่ยังมองไม่ออกว่า E-Document มันคืออะไร แล้วสามารถมาใช้ในงานรูปแบบองค์กรได้อย่างไร วันนี้ Ditto เตรียมข้อมูลมาให้คุณแล้ว
ทำความเข้าใจ E-Doc หรือ E-Document คืออะไร?
E-Document หรืออีกชื่อเรียกว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ เอกสารที่อยู่ในรูปแบบของไฟล์ชนิดต่าง ๆ ที่เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์... read moreการทำ Digitization สำคัญแค่ไหนสำหรับองค์กรยุคใหม่?
การทำ Digitization สำคัญแค่ไหนสำหรับองค์กรยุคใหม่?
June 7, 2021
เมื่อโลกกำลังหมุนเข้าสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มตัว หลายองค์กรเริ่มมีการปรับโครงสร้างระบบการจัดการ เพื่อให้มีประสิทธิภาพเท่าทันยุคสมัย และนำการพัฒนาของเทคโนโลยีเข้ามาช่วยการทำงาน เมื่อพูดถึงการทำ Digital Transformation คุณคงจะเคยคุ้นหูกับคำว่า Digitization และ Digitalization กันมาอยู่บ้าง เพื่อทำให้ทุกคนเข้าใจมากขึ้น รวมถึงเข้าใจความสำคัญของการทำ Digital Transformation และมีกระทบอย่างไรต่อองค์กร ในบทความนี้ Ditto จะมาเล่าให้ทุกคนฟัง!
Digitization, Digitalization, Digital Transformation คืออะไร และแตกต่างกันอย่างไร?
ก่อนจะเล่าถึงความสำคัญและประโยชน์ของการทำ Digital Transformation เรามาทำความเข้าใจกับความหมายของคำเหล่านี้เสียก่อนว่าแตกต่างกันอย่างไร?Digitization คืออะไร?
ความหมาย: การเปลี่ยนแปลงข้อมูล “รูปแบบกายภาพ” เป็น “รูปแบบดิจิทัล”
การทำ Digitization ถือเป็นขั้นตอนการเริ่มต้นขององค์กรที่จะนำข้อมูลแบบ Analog หรือทุกสิ่งที่เป็นข้อมูลแบบกายภาพ สามารถจัดเก็บและนำมาใช้ซ้ำได้หรือใช้ประโยชน์ในด้านอื่น ๆ เช่น ภาพถ่าย, เอกสาร หรือหนังสือ ซึ่งการทำ Digitization คือระบบที่จะนำสิ่งที่เป็น Analog เหล่านี้เปลี่ยนแปลงเป็นระบบ Digital ทั้งหมด... read moreสร้างการแปลงไฟล์ให้เกิดประสิทธิภาพด้วย OCR
สร้างการแปลงไฟล์ให้เกิดประสิทธิภาพด้วย OCR
June 7, 2021
OCR คือ อะไร
แม้ว่ายุคสมัยจะเปลี่ยนแปลงไป แต่ดูเหมือนว่าการเก็บข้อมูลโดยการเก็บเอกสารเข้าแฟ้ม ยังคงเป็นระบบการทำงานที่องค์กรส่วนใหญ่เลือกใช้และมีแนวโน้มว่าจะเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ซึ่งไม่ใช่เรื่องผิดถ้าหากในองค์กรเลือกใช้วิธีการแบบเดิม ๆ แต่คงจะดีไม่น้อยถ้าหากองค์กรนั้นได้รู้จักกับตัวช่วยที่สามารถทำให้การแปลงไฟล์ข้อมูล หรือรูปภาพถูกจัดเก็บ แบ่งปัน ค้นหาและแก้ไขได้ง่ายขึ้นในเวลาเดียวกัน ซึ่งเทคโนโลยีที่สามารถทำให้การแปลงไฟล์นั้นเกิดประสิทธิภาพและง่ายขึ้นเรียกว่า OCRประโยชน์ของโปรแกรม OCR
OCR ย่อมาจาก Optical Character Recognition คือ ตัวช่วยอ่านข้อความจากเอกสาร PDF หรือไฟล์รูปภาพ หรือแม้กระทั่งลายมือในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และแปลงให้อยู่ในรูปแบบของตัวอักษรหรือข้อความที่สามารถนำไปประมวลผลและใช้สำหรับค้นหาได้ ด้วยการจัดทำดัชนีเอกสาร (index) ซึ่งจะช่วยให้ค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วผ่านการค้นหาด้วยคีย์เวิร์ดที่ถูกตั้งไว้ นอกจากนั้นยังช่วยสกัดข้อมูลจากการสแกนเอกสารสำคัญเช่น ใบแจ้งหนี้ หรือใบกำกับภาษี พร้อมทำการถ่ายโอนไปยังโปรแกรมที่เกี่ยวข้องได้อีกด้วย และเมื่อใช้งานคู่กับระบบ DMS (Document Magement System) หรือระบบจัดเก็บเอกสาร คุณก็จะสามารถจัดเก็บและรักษาเอกสารเก่า ๆ ให้คงอยู่ ในรูปแบบของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะผ่านไปนานแค่ไหน และยังสามารถค้นหาเพื่อนำกลับมาใช้ได้ง่าย ๆ จะเห็นได้ว่า OCR มีประโยชน์ต่อการแปลงไฟล์เอกสาร เพื่อการจัดเก็บภายในองค์กรให้เป็นระเบียบ และง่ายต่อการค้นหาอย่างมาก... read moreDigital Workplace เทคโนโลยีขับเคลื่อนธุรกิจขององค์กรยุคใหม่
Digital Workplace เทคโนโลยีขับเคลื่อนธุรกิจขององค์กรยุคใหม่
May 24, 2021
เทคโนโลยียุคใหม่ชีวิตง่ายขึ้นด้วยการทำงานแบบ Digital Workplace
จากการพัฒนาอย่างต่อเนื่องของเทคโนโลยีในยุคใหม่นี้ ทำให้การทำงานในรูปแบบดิจิทัลเป็นไปได้ง่ายและสะดวกสบายยิ่งขึ้น ส่งผลให้การทำงานในรูปแบบใหม่นี้มีประสิทธิภาพมากขึ้นเรื่อย ๆDigital Workplace เป็น 1 ในรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไป ด้วยเทคโนโลยีที่เข้ามามีบทบาทมากขึ้น ทำให้เกิดความสะดวกสบายและโดดเด่นในการแก้ไขปัญหาที่เคยมีในการดำเนินงานข้อดีจากการทำงานแบบ Digital Workplace มีอะไรบ้าง
... read moreกระแส Drive-Thru เติบโตมากขึ้นในยุคที่มีการแพร่ระบาดของโรค Covid-19
กระแส Drive-Thru เติบโตมากขึ้นในยุคที่มีการแพร่ระบาดของโรค Covid-19
May 1, 2021
สถานการณ์การแพร่ระบาดของ Covid-19 ตอนนี้ เรียกว่าเราไม่สามารถเอาแน่เอานอนกับสถานการณ์เหล่านี้ได้ ดังนั้น 1 ในวิธีการแก้ปัญหาระยะยาวในช่วงสถานการณ์นี้ คือการติดตั้งบริการไดร์ฟทรู ว่าแต่ธุรกิจประเภทไหนจะเหมาะกับ ไดร์ฟทรู บ้าง ไปดูกันเลย การแพร่ระบาดของโควิด-19 ในประเทศไทยได้หวนกลับมาใหม่อีกครั้ง หลังจากผ่านไปเกือบหนึ่งปีและยังไม่รู้ว่าจะหายไปเมื่อไหร่ ทำให้ทุกภาคส่วนต้องปรับแผนธุรกิจสู้วิกฤติเพื่อความอยู่รอด ที่ต้องอาศัยการประคับประคองจากตัวช่วยมากมาย เพื่อผลักดันธุรกิจของตนเองให้อยู่รอดในยุค New Normal ซึ่ง 1 ในวิธีการแก้ปัญหาระยะยาวในช่วงสถานการณ์เช่นนี้ คือ การติดตั้งบริการไดร์ฟทรู ถือเป็นทางเลือกที่เหมาะสมที่สุด ตอบโจทย์เรื่อง Physical Distancing ที่ทุกคนยังต้องเคร่งครัดกับมาตรการรักษาระยะห่างได้เป็นอย่างดี เพราะฉะนั้นเมื่อไม่ต้องลงจากรถ ผู้ใช้บริการไม่ต้องยืนต่อแถวใกล้กัน ไม่ต้องสัมผัสกับสิ่งของอื่นๆ โดยไม่จำเป็น ลดโอกาสการติดเชื้อ เป็นวิธีการแก้ปัญหาที่ง่าย สะดวก รวดเร็ว และลดการแพร่ระบาดของโควิด-19
ภาคธุรกิจปรับตัวด้วย Drive-Thru อย่างไรเมื่อเกิดวิกฤต “โควิด-19”
ธุรกิจการแพทย์และสุขภาพ เทคโนโลยีทางการแพทย์ก็มีการใช้ระบบไดร์ฟทรู หลังการระบาดของโควิด-19 เพราะโรงพยาบาลเป็นหน่วยงานแรก ๆ ที่เร่งปรับตัวให้พร้อมรับมือตลอดเวลา และมีการปรับปรุงแผนการดำเนินงานให้สอดคล้องกับการระบาดของโรคโดยทันที โรงพยาบาลเอกชนส่วนใหญ่จึง นำระบบ... read more
ทำความรู้จักช่องทางเพิ่มยอดขาย Drive-Thru
ทำความรู้จักช่องทางเพิ่มยอดขาย Drive-Thru
April 28, 2021
จะปี 2021 แล้ว ถ้าคุณยังไม่รู้จัก Data Analytic คืออะไร แล้วมีประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร วันนี้เรา เตรียมข้อมูลเรื่อง Data Analytic มาให้คุณแล้ว ในสถานการณ์โรคระบาดยังไม่หมดไปเช่นนี้ ธุรกิจที่มี Drive-Thru ย่อมได้เปรียบและเป็นทางรอดจากวิกฤต เนื่องจากขั้นตอนการเข้าใช้บริการถูกออกแบบมาให้ไม่ต้องใกล้ชิดระหว่างกัน ซึ่งสอดคล้องกับมาตรการเว้นระยะห่างเพื่อป้องกันการติดเชื้อโควิด-19 ทำให้เป็นจุดแข็งที่สร้างโอกาสให้ธุรกิจเติบโตเอาชนะคู่แข่งได้ในภาวะนี้ ถึงอย่างนั้น เราเชื่อว่ายังมีอีกหลายคนไม่ทราบถึงประวัติความเป็นมาของ Drive-Thru ว่ามีที่มาที่ไปอย่างไร ดังนั้นในวันนี้เราจะมานำเสนอให้ผู้อ่านของ Ditto (Thailand) ได้รู้กัน
จุดเริ่มต้นเริ่มของ Drive Thru
ย้อนไปในช่วงปี ค.ศ. 1921 ร้านฟาร์สฟู้ด Pig Stand เริ่มนำรูปแบบการให้บริการแบบใหม่ โดยลูกค้าที่สั่งอาหารไม่จำเป็นต้องลงจากรถ แต่จะมีพนักงานของร้านเดินมารับออเดอร์ที่รถ ตลอดจนนำออเดอร์ที่เสร็จแล้วส่งมอบให้ลูกค้า ซึ่งเรียกพนักงานที่ให้บริการแบบนี้ว่า “Carhop” โดยมีชื่อเรียกการให้บริการแบบนี้ว่า “Drive-In” ที่เริ่มใช้งานครั้งแรกในสาขาที่ตั้งอยู่เลียบทางด่วนระหว่างเมือง Dallas กับ Fort Worth จุดประสงค์คือต้องการเพิ่มความรวดเร็วให้แก่ลูกค้า ไม่ต้องเสียเวลาหาที่จอดรถ เพิ่มประสิทธิภาพการขาย... read more5 รูปแบบการทำงานในอนาคตที่จะเกิดขึ้น
5 รูปแบบการทำงานในอนาคตที่จะเกิดขึ้น
March 31, 2021
บริษัทเอกชนตลอดจนองค์กรทั่วไปต่างก็ต้องปรับรูปแบบการทำงานใหม่ เพื่อให้กระบวนการทำงานดำเนินต่อได้อย่างราบรื่นและได้รับผลกระทบน้อยที่สุด ด้วยการย้ายไปสู่รูปแบบดิจิทัล (Digital) มากขึ้น ตั้งแต่ช่วงต้นปี 2020 ยาวเรื่อยมาจนถึงปัจจุบัน อย่างที่หลายคนเห็นแล้วว่าโรคระบาดส่งผลกระทบต่อรูปแบบการใช้ชีวิตของคนทั้งโลก จากที่ไม่ต้องกังวลใด ๆ ก็กลายมาเป็นต้องสวมใส่หน้ากากอนามัยก่อนออกจากบ้าน รวมถึงพกพาเจลแอลกอฮอล์ล้างมือ ถือเป็นอุปกรณ์ที่ทุกคนต้องพกติดตัวตลอดเพิ่มขึ้นมาจากกระเป๋าสตางค์และโทรศัพท์มือถือ จนเป็นภาพที่เราคุ้นชินตากันทั่วไป ในด้านเศรษฐกิจ บริษัทเอกชนตลอดจนองค์กรทั่วไปต่างก็ต้องปรับรูปแบบการทำงานใหม่ เพื่อให้กระบวนการทำงานดำเนินต่อได้อย่างราบรื่นและได้รับผลกระทบน้อยที่สุด ซึ่งอนาคตสถานที่ทำงานจะถูกปรับเปลี่ยน ย้ายไปสู่รูปแบบดิจิทัล (Digital) มากขึ้นจากสภาวะบีบบังคับนี้ เป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องสร้าง New Normal ให้พนักงานทุกคนเข้าใจร่วมกัน ในการปรับตัวพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น หรือจะเป็น Next Normal หลังโควิด-19 ก็ตาม ไม่ว่าจะออกมาในรูปแบบไหนนั้น ขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีที่นำมาใช้ เพราะเป็นตัวกำหนดแนวทางการทำงานที่จะเกิดขึ้น ซึ่งย่อมส่งผลให้ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานกับที่ทำงานและบริษัทเปลี่ยนไป โดยวันนี้ Ditto เองก็มี 5 ข้อปฏิวัติการทำงานแบบเดิม ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตมานำเสนอให้ผู้อ่านได้ทราบกัน
5 ข้อปฏิวัติการทำงานในอนาคต
1. ทำงานได้จากทุกที่ (Work from anywhere)
ผลจากการแพร่ระบาดของโรค ทำให้หลาย ๆ... read moreDigital Workplace ส่งผลต่อพนักงานอย่างไร ?
Digital Workplace ส่งผลต่อพนักงานอย่างไร ?
March 19, 2021
รูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไป เกิดจากการพัฒนาของเทคโนโลยีที่เข้ามามีบทบาท ก่อให้เกิดความสะดวกสบายและแก้ไขปัญหาที่เคยมีในการดำเนินงาน รูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไป เกิดจากการพัฒนาของเทคโนโลยีที่เข้ามามีบทบาท ก่อให้เกิดความสะดวกสบายและแก้ไขปัญหาที่เคยมีในการดำเนินงาน โดยเฉพาะเทคโนโลยีดิจิทัล ที่หลายบริษัทได้เห็นถึงประโยชน์ จึงต่างพากันปรับองค์กรของตนมาสู่แนวทางแบบ Digital Workplace เนื่องจากมีประสิทธิภาพกว่าแบบเก่า แถมยังสร้างรูปแบบการทำงานใหม่ ๆ ที่ไม่เคยมีมาก่อน สิ่งสำคัญที่สุดของบริษัทคือ บุคลากรหรือคน เพราะเป็นตัวแปรหลักในการขับเคลื่อนธุรกิจหรือองค์กร หากคนเหล่านี้ทำงานได้ดีย่อมส่งผลให้องค์กรมีประสิทธิภาพและก้าวหน้า เนื่องจากคนเป็นตัวกำหนดทิศทาง รวมถึงการบริหารจัดการให้เป็นไปในทางที่ต้องการ อย่างไรก็ตามจากผลการวิจัยของ Deloitte ระบุว่า นอกจากการปรับองค์กรสู่รูปแบบ Digital Workplace ส่งผลให้มีส่วนช่วยในด้านการแข่งขันกับธุรกิจอื่น ๆ แล้ว ยังส่งผลต่อบุคลากรดังนี้
