ก่อนที่เราจะไปพูดถึงข้อดีของการมีพระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เราเรียกกันติดปากว่า พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ เราไปทำความรู้จักกับพระราชบัญญัตินี้กันก่อน ว่าคืออะไร  

ทำความรู้จักกับพระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์

  พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการกำหนดให้มีกฎหมายกลางในการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อส่งเสริมให้การทำงานและการให้บริการของภาครัฐปรับเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัล และสามารถใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลักได้ และเพื่อให้เป็นไปตามรัฐธรรมนูญ แห่งราชอาณาจักรไทย มาตรา 258 ข. ด้านการบริหารราชการแผ่นดิน (1) ที่บัญญัติให้มีการนำเทคโนโลยีที่เหมาะสมมาประยุกต์ใช้ในการบริหารราชการแผ่นดินและการจัดทำบริการสาธารณะ เพื่อประโยชน์ในการบริหารราชการแผ่นดินและเพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่ประชาชน รวมทั้งแผนการปฏิรูปประเทศด้านการบริหารราชการแผ่นดิน (ฉบับปรับปรุง) กิจกรรมปฏิรูปที่ 1 กำหนดให้มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการบริหารงาน การบริการภาครัฐไปสู่ระบบดิจิทัลโดยแก้ไขกฎหมาย และกฎระเบียบที่เป็นอุปสรรคให้เอื้อต่อการพัฒนาหน่วยงานของรัฐไปสู่องค์กรดิจิทัล และส่งเสริมให้เกิดระบบข้อมูลดิจิทัลของภาครัฐ ตลอดจนเป็นการดำเนินการให้เป็นไปตามมติคณะรัฐมนตรี  

ตัวอย่างสาระสำคัญของพระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์

  การยื่นคำขอ จ่ายเงิน หรือติดต่อราชการ ประชาชนสามารถทำได้โดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยให้ถือว่าเป็นการชอบด้วยกฎหมาย และเจ้าหน้าที่ของรัฐจะปฏิเสธไม่รับคำขอนั้นเพียงเพราะเหตุที่ผู้ขออนุญาตใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์มิได้ ยกเว้น การจดทะเบียนเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ การสมรส การหย่า การรับบุตรบุญธรรม การขอมีบัตรประจำตัวประชาชนและหนังสือเดินทาง    การแสดงใบอนุญาตทางอิเล็กทรอนิกส์... read more

  ต้องยอมรับกันก่อนว่า “ความสำเร็จในการบริหารงานการจัดการของหน่วยงานราชการ” ไม่ได้ขึ้นอยู่กับความสามารถของผู้นำเท่านั้น แต่ยังต้องอาศัยความรู้ความชำนาญ และระบบเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กรร่วมด้วย   สืบเนื่องจากการจัดเก็บเอกสารของหน่วยงาน อบต. ในปัจจุบัน โดยเฉพาะเอกสารข้อมูลสำคัญ มักจะถูกจัดเก็บอยู่ในรูปแบบของกระดาษ ซึ่งทำให้ยากต่อการดูแลรักษาหรือต้องนำกลับมาใช้งาน และอาจก่อให้เกิดการสูญหายในที่สุด ดังนั้น ธุรกิจการให้บริการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ จึงเป็นสิ่งจำเป็นมากที่จะเข้ามามีบทบาทในการช่วยพัฒนากระบวนการทำงานที่แตกต่างไปจากเดิม   

อบต. คืออะไร

  อบต. ย่อมาจาก “องค์การบริหารส่วนตำบล” เป็นองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นระดับตำบลที่อยู่ใกล้ชิดกับประชาชนมากที่สุด มีจุดมุ่งหมายสำคัญเพื่อดูแลทุกข์สุขและให้บริการประชาชนในหมู่บ้าน ตำบล เขต อบต. แทนรัฐบาลกลาง มีฐานะเป็นนิติบุคคลและเป็นราชการท้องถิ่น มีอำนาจหน้าที่ในการพัฒนาตำบลทั้งในด้านเศรษฐกิจ สังคม วัฒนธรรม และหน้าที่อื่น ๆ ตามที่กฎหมายกำหนด  

6 เอกสารสำคัญของหน่วยงาน อบต. ที่ควรจัดเก็บในระบบอิเล็กทรอนิกส์

 

1. หนังสือภายนอก

เนื่องจากเป็นหนังสือที่ต้องใช้ในการติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการ ใช้ในการติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการ หรือมีถึงบุคคลภายนอก  

2. หนังสือภายใน

เป็นหนังสือติดต่อราชการ แต่มีพิธีการน้อยกว่าหนังสือภายนอก ใช้ในการติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน โดยมีข้อมูลในการบันทึกข้อความลงในเอกสารเป็นจำนวนมาก  

3. หนังสือประทับตรา

หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้รับผิดชอบและลงชื่อย่อกำกับตรา และสามารถใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอกเฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ... read more

  ปัญหาเอกสารของหน่วยงาน อบจ. ที่เกิดขึ้น ส่วนหนึ่งเป็นเพราะเอกสารมีจำนวนเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว และขาดการบริหารจัดการในแต่ละกระบวนการ เมื่อต้องการเอกสารเพื่อนำไปเป็นหลักฐานพยานเอกสาร มักจะพบปัญหาว่าต้องใช้เวลานานในการสืบค้น และเอกสารบางส่วนกลับสูญหายไป ซึ่งปัญหาดังกล่าวนี้ ส่งผลให้เจ้าหน้าที่หน่วยงาน อบจ. ไม่สามารถบริการการจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจนำไปสู่การเสื่อมประสิทธิภาพและความศรัทธาที่ประชาชนมีต่อระบบราชการ ดังนั้น การมี พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็นการกำหนดให้มีกฎหมายกลางในการปฏิบัติทางราชการอย่างเป็นแบบแผน เพื่อส่งเสริมให้การทำงานและการให้บริการของหน่วยงาน อบจ. ปรับเปลี่ยนไปจากเดิม  

อบจ. คืออะไร

  อบจ. เป็นองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นที่จัดตั้งขึ้นตามพระราชบัญญัติองค์การบริหารส่วนจังหวัด พ.ศ. 2540 โดยเกิดขึ้นจากความต้องการกระจายอำนาจการบริหารราชการแผ่นดินจากส่วนกลาง และส่วนภูมิภาคมายังส่วนท้องถิ่น มีฐานะเป็นนิติบุคคล โดยมีพื้นที่รับผิดชอบครอบคลุมเขตจังหวัด และเป็นการบริหารราชการส่วนท้องถิ่น โครงสร้างองค์การบริหารส่วนจังหวัด ประกอบด้วยสมาชิกสภาองค์การบริหารส่วนจังหวัด นายกองค์การบริหารส่วนจังหวัดและรองนายกองค์การบริหารส่วนจังหวัด โดยมีบทบาทหน้าที่ให้คำปรึกษาแนะนำแก่คณะกรรมการจังหวัด เพื่อให้ประชาชนเข้ามามีส่วนร่วมในการบริหารงานภายใต้บทบัญญัติของกฎหมาย เพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาและสนองตอบต่อความต้องการแก่ประชาชน  

อำนาจหน้าที่ อบจ. ที่กฎหมายกำหนดอำนาจ

  บทบัญญัติตามกฎกระทรวงฯ พ.ศ.2541 ออกตามความใน พ.ร.บ. องค์การบริหารส่วนจังหวัด พ.ศ. 2540 คือ   การมีน้ำเพื่อการอุปโภคบริโภคและการเกษตร  การกำจัดขยะมูลฝอย บำบัดน้ำเสีย เพื่อรักษาทรัพยากรธรรมชาติและสิ่งแวดล้อม  ... read more

  การจัดเก็บข้อมูลเอกสารข่าวสารต่าง ๆ เป็นสิ่งจำเป็นที่จะต้องมีระบบการจัดการกับเอกสารให้มีความพร้อมต่อการนําออกมาใช้งาน ดังนั้นการนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ในการบริหารจัดการเอกสารจึงเป็นที่นิยมกันอย่างแพร่หลาย เนื่องจากสามารถเข้ามาช่วยแก้ปัญหาในการจัดเก็บเอกสารให้มีประสิทธิภาพ ทำให้สามารถทำงานที่ไหนก็ได้ เซ็นเอกสารที่ไหนก็ได้ อยู่ที่ไหนก็สามารถประชุมได้ เพราะโลกออนไลน์เชื่อมต่อทุกอย่างเอาไว้หมดแล้ว   และเมื่อไม่นานมานี้เอง พรบ การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ได้ถูกลงมติและลงรายละเอียด โดยพระราชบัญญัตินี้จะเข้ามาช่วยเสริมให้การทำงานออนไลน์ทำงานได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น  

พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร

  พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ คือ กฎหมายกลางในการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อต้องการส่งเสริมให้รูปแบบการทำงานและการให้บริการของภาครัฐปรับเปลี่ยนไปสู่ระบบดิจิทัล โดยสอดคล้องกับการพัฒนาทางเทคโนโลยีในปัจจุบัน เป็นการอำนวยความสะดวกและลดภาระค่าใช้จ่ายของประชาชนในการติดต่อราชการ การขออนุมัติ การอนุญาต ขึ้นทะเบียน จดทะเบียน การแจ้งเพื่อประกอบกิจการของประชาชน การรับเงิน และการออกใบเสร็จรับเงินของหน่วยงาน รวมทั้งลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพแก่การปฏิบัติราชการของภาครัฐในการปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างคล่องตัว รวดเร็ว และลดปัญหาการทุจริต ดังนั้นจึงทำให้ พ.ร.บ. ฉบับนี้เป็นความสำคัญของรัฐบาลไทยที่จะก้าวไปสู่ยุครัฐบาลดิจิทัลอย่างสมบูรณ์แบบ เพื่อให้สอดคล้องกับการพัฒนาทางเทคโนโลยีในปัจจุบัน    และเมื่อวันที่ 27 กรกฎาคม 2565 ที่ผ่านมา ในการประชุมร่วมกันของรัฐสภามีมติเห็นชอบร่าง พรบ การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. …. ที่ทางคณะรัฐมนตรีเป็นผู้เสนอ... read more

  “ระบบราชการ” หลายคนทราบดีว่ามีกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน เนื่องจากกฎระเบียบของราชการ ที่มีขั้นตอนการดำเนินงานมากมาย ส่งผลให้งานล่าช้า หรือการออกหนังสือราชการที่ยังเป็นรูปแบบเอกสาร โดยเฉพาะหนังสือเวียนที่ต้องพิมพ์ออกมาเป็นจำนวนมาก และให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายที่เกี่ยวข้องทำการเซ็นเอกสารทุกฉบับ อีกทั้งหนังสือเวียนนี้ยังต้องใช้เจ้าหน้าที่เป็นผู้เดินเอกสาร   “จะดีกว่าไหม? หากไม่ต้องมาพิมพ์หนังสือราชการเป็นจำนวนมาก ไม่ต้องหาคนมาเดินหนังสือเวียน หรือแม้กระทั่งไม่ต้องมานั่งค้นหาเอกสารในแฟ้มงานตามชั้นวางให้เสียเวลา”   เจ้าหน้าที่ข้าราชการจะได้เอาเวลาไปบริการประชาชน วางแผนงบประมาณ จัดทำแผนงานพัฒนาพื้นที่ และใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการเอกสารแทน และเมื่อไม่นานมานี้ได้มีการร่าง พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยอนุญาตให้นำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการมากขึ้น ส่งเสริมการทำงานรูปแบบดิจิทัล และการให้บริการของภาครัฐที่ทันสมัย ลดขั้นตอนการทำงาน เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว   โดย Ditto ผู้นำทางด้านเทคโนโลยีระบบจัดการเอกสาร DMS หรือ Document Management System เราเล็งเห็นปัญหาเอกสารในหน่วยงานรัฐ และเข้าใจกฎระเบียบของหนังสือข้าราชการอย่างดี เราจึงออกแบบระบบจัดการเอกสาร สำหรับ อบต. และ อบจ. โดยเฉพาะ เพื่อช่วยให้เจ้าหน้าที่ได้ใช้ระบบจัดการเอกสารที่ง่าย สะดวก รวดเร็ว ปลอดภัย ไม่ว่าที่ไหนคุณก็จัดการเอกสารได้ แต่เรื่องนี้ยังถือเป็นเรื่องใหม่สำหรับหน่วยงานรัฐ หลายคนยังสงสัยว่าระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ.... read more

  ในโลกของธุรกิจ การวางแผนถือเป็นขั้นตอนสำคัญ เพราะถ้ามีการวางแผนที่ไม่รัดกุม ไม่ชัดเจน อาจนำไปสู่กระบวนการที่ล้มเหลวได้ ดังนั้นเพื่อไม่ให้เกิดความล้มเหลว หลาย ๆ องค์กรจึงหันมาใส่ใจ Workflow เพื่อพัฒนาการวางแผนขั้นตอนการทำงานให้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น แล้วนำไปประยุกต์ใช้กับเทคโนโลยีของแต่ละองค์กร ดังนั้นวันนี้ Ditto จะมาพูดถึง ขั้นตอนการสร้าง Workflow ตั้งแต่เริ่มต้น  

ขั้นตอนการสร้าง Workflow องค์กร

1. เลือกแผนกที่ต้องจำเป็นต้องปรับระบบ Workflow

ลองถามองค์กรของตัวเองดูว่า แผนกไหนจำเป็นต้องปรับ Workflow โดยเร็วที่สุด ด้วยการลิสต์ปัญหาของแต่ละแผนกออกมาเป็นข้อ ๆ แล้วเลือกแผนกที่มีปัญหามากที่สุดมาปรับ Workflow ก่อน เป็นแผนกแรก แล้วค่อยปรับใช้กับแผนกอื่น ๆ ต่อไป หรือจะเลือกจากแผนกที่องค์กรให้ความสำคัญมากที่สุดก็ได้ ไม่มีกฎตายตัว หรือว่าถูกผิด  

2.  สำรวจ Workflow เดิม

เมื่อเลือกแผนกที่ต้องการปรับได้แล้ว สิ่งต่อมาคือ สำรวจ Workflow เดิม ว่ามีขั้นตอนการทำงานอย่างไร เริ่มต้นที่ใคร จบที่ใคร ระหว่างทางต้องประสานงานกับแผนกไหนบ้าง มีเอกสารอะไรที่เกี่ยวข้องบ้าง  

3. ร่าง...

read more

  ในยุคปัจจุบันเทคโนโลยี AI ได้ถูกคิดค้นและพัฒนาต่อยอด จนสามารถนำมาประยุกต์ใช้งานได้อย่างหลากหลายบนโลกดิจิทัล โดยเฉพาะภาคธุรกิจที่ต้องการทำ Digitization ซึ่งปัญญาประดิษฐ์ได้กลายเป็นหัวใจสำคัญของการทำงาน ส่งผลให้การจัดการภายในองค์กร มีความยืดหยุ่นและเกิดประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นกว่าเดิมหลายเท่า วันนี้ Ditto จึงอยากจะมาแชร์ความรู้เกี่ยวกับปัญญาประดิษฐ์ หรือ AI ให้ทุกท่านได้รู้จักกันครับ ว่ามีความเกี่ยวข้องอย่างไรต่อการทำธุรกิจ และมีแนวโน้มที่จะพัฒนาการทำงานไปในทิศทางใดได้บ้าง  

ปัญญาประดิษฐ์ คืออะไร? เกี่ยวข้องอย่างไรกับภาคธุรกิจ ที่ต้องการทำ Digitization

  AI (Artificial Intelligence) หรือที่รู้จักกันในชื่อไทยว่า “ปัญญาประดิษฐ์” เป็นโปรแกรมที่ถูกเขียนและพัฒนาขึ้นให้มีความสามารถในการคิด วิเคราะห์ และตัดสินใจได้ด้วยตัวเอง ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อจัดการปัญหาที่มีความซับซ้อนหรือทำงานซ้ำซากต่าง ๆ แทนมนุษย์ ในปัจจุบัน AI ถูกนำไปใช้งานในหลากหลายสาขาอาชีพ โดยเฉพาะภาคธุรกิจและอุตสาหกรรม ที่ตัวปัญญาประดิษฐ์ถูกนำมาเพิ่มศักยภาพการทำงานให้กับองค์กรทั้งทางตรงและทางอ้อม  ซึ่งการนำ AI มาประยุกต์ใช้งานนั้น ได้ช่วยให้หลายองค์กรสามารถลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นลง พร้อมกับช่วยสร้างโอกาสและความเป็นไปได้ใหม่ ๆ ในการทำธุรกิจ ทั้งยังตอบโจทย์การทำงานในยุคดิจิทัล ส่งเสริมให้ตัวองค์กรมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น ตามยุคสมัยที่เปลี่ยนแปลงไป    

แนวทางการประยุกต์ใช้ AI ในภาคธุรกิจ ที่มีการทำ Digitization

... read more

  การทำงานแบบ WFH หรือสลับกันเข้าออฟฟิศ คือแนวทางการทำงานแบบใหม่ที่เข้ามาเปลี่ยนแปลงวิถีชีวิตการทำงานแบบเดิม ที่ให้พนักงานทำงานจากที่ไหนก็ได้มากขึ้น ขอแค่มีอินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์ทำงานก็พร้อมเริ่มงานได้ทันที และยังช่วยลดค่าใช้จ่ายการเดินทางต่อวันที่แทบจะกินพื้นที่หนึ่งในสี่ของรายได้ ทำให้มีเวลากับตัวเองมากขึ้น โฟกัสกับชีวิตของตัวเองได้ดีกว่า การทำงานแบบนี้นี่แหละที่เรียกกันว่า “Hybrid Working”  

Hybrid Working คืออะไร?

Hybrid Working ในทางทฤษฎี คือ ข้อตกลงที่มีร่วมกันระหว่างเจ้านายและพนักงานให้จัดรูปแบบการทำงาน จากที่ไหนก็ได้โดยไม่ต้องเข้าออฟฟิศ เปิดโอกาสให้พนักงานมีอิสระในการจัดการชีวิตตัวเอง สร้างทางเลือกในการทำงานมากขึ้น ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนหรือทำอะไรอยู่ แค่พกแล็ปท็อปไปด้วย คุณก็เข้างานได้แล้ว จากผลแบบสอบถามความเห็นพนักงานของ Envoy ระบุว่า  “พนักงานกว่า 47% คงรู้สึกอยากลาออกแน่ ๆ หากที่ทำงานไม่ยอมเปลี่ยนการทำงานมาเป็น Hybrid Working” และมากถึง  “59% ของพนักงานต่างก็บอกเป็นเสียงเดียวกันว่า พวกเขาอยากให้เปลี่ยนมาเป็นการทำงานแบบ Hybrid มากกว่าแบบเดิม”  ซึ่งถ้าเทียบกันแล้วอัตราส่วนคนที่อยากทำงานจากที่ไหนก็ได้กินพื้นที่เกือบครึ่งหรือเกินครึ่งไปแล้วของการสำรวจ เนื่องจากพนักงานต่างเห็นคุณค่าของการทำงานจากที่ไหนก็ได้ ทำให้ Hybrid Working กลายเป็นการทำงานแบบที่ใคร ๆ ก็ต้องการกันมาก ยังมีข้อดีอีกหลายข้อ ที่ไม่เพียงแต่ส่งผลต่อพนักงาน แต่ยังส่งผลกับองค์กรเองด้วยเช่นกัน ดังนี้    

ข้อดีของการทำงานแบบ Hybrid...

read more

  Ditto เคยได้นำเสนอบทความเกี่ยวกับ ระบบ Workflow ไปมากมาย เช่น ระบบ Workflow คืออะไร มีข้อดีและข้อเสียอย่างไร? หรือ บทความจบปัญหารออนุมัติด้วย Workflow  ซึ่งล้วนเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์ต่อทุกคนที่กำลังสนใจการเปลี่ยนองค์กรให้อยู่ในกระบวนการ Digitization เป็นอย่างมาก และในวันนี้ทาง Ditto ก็ขอพาทุกคนไปรู้จักกับ 3 หลักองค์ประกอบ Workflow ที่ทุกธุรกิจควรมี เพื่อให้งานไหลลื่น ให้เข้าใจถึงความสำคัญของระบบ Workflow มากยิ่งขึ้นกันครับ   3 หลักองค์ประกอบของ Workflow ประกอบไปด้วย

1. งาน (Job)

งาน (Job) ของระบบ Workflow ที่เรากำลังกล่าวถึงในที่นี้ จะอยู่ในรูปแบบของเอกสารหรือฟอร์มต่าง ๆ  ซึ่งเป็นหนึ่งองค์ประกอบสำคัญที่ทำให้การทำงานภายในองค์กรไหลลื่นไปได้ด้วยดี  โดยเอกสารหรือฟอร์มจะมีการเปลี่ยนจากกระดาษให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ที่ช่วยให้มีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น เพราะระบบ Workflow จะเข้ามาทำหน้าที่กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของเอกสาร เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล และจะมีการบันทึกข้อมูลการทำงานไว้ภายในระบบอย่างครบถ้วน สามารถตรวจสอบได้ว่าใครเข้ามาแก้ไขข้อมูลตรงส่วนไหนบ้าง นอกจากนี้เอกสารหรือฟอร์มต่าง ๆ ภายในระบบ... read more

  เมื่อไหร่ก็ตามที่เราถูกจำกัดอยู่ในกรอบเดิม ๆ โดยไม่พัฒนาให้ก้าวทันโลกสมัยใหม่ที่เต็มไปด้วยเทคโนโลยี เมื่อนั้นเราอาจจะพบเจอกับปัญหายุ่งเหยิงที่รอการแก้ไขก็เป็นได้ อย่างเช่น การทำงานของแผนกบัญชีและการเงินในบริษัทต่าง ๆ ที่ยังมีการใช้ใบแจ้งหนี้แบบเดิม ซึ่งทุกคนทราบไหมครับว่าการแจ้งหนี้แบบเดิมนี้ สามารถนำไปสู่ปัญหาอะไรได้บ้าง วันนี้ Ditto มีคำตอบมาฝากทุกคน จะมีอะไรบ้างไปติดตามกันเลยครับ!  

ปัญหาการใช้ Invoice Processing แบบเดิม

 

1. ใช้ทรัพยากรบุคคลเป็นจำนวนมาก

ด้วยความหลากหลายของเอกสารภายในแผนกบัญชีและการเงิน ซึ่งเต็มไปด้วยตัวเลข และยังต้องทำงานแข่งกับเวลาควบคู่กับความถูกต้อง จึงทำให้หลายองค์กร ต้องจ้างพนักงาน ในแผนกบัญชีและการเงินนี้เป็นจำนวนมาก เพื่อเข้ามาตรวจสอบเอกสารการเงินต่าง ๆ อย่างเช่น ใบ PO (Purchase Order), DO (Delivery Order), WO (Work Order), หรือ PR (Purchase Requisition) ให้มีความถูกต้อง รวมถึงจัดการ Invoice Processing ให้เป็นไปตามกระบวนการที่มันควรจะเป็น  

2. เกิด Human Error ได้ง่าย

แม้จะจ้างพนักงานในแผนกบัญชีและการเงินจำนวนมากแค่ไหน... read more

  องค์กรใดที่มีการใช้งาน e-Document หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คงเป็นไปไม่ได้เลยที่จะไม่มีการใช้ e-Signature หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารควบคู่ไปด้วย เพราะความสามารถที่โดดเด่นของมัน ช่วยเพิ่มโอกาสในการทำธุรกรรมให้สะดวก รวดเร็ว และง่ายดายยิ่งขึ้น     

e-Signature คืออะไร?

ชื่อเต็มคือ Electronic Signature หรือภาษาไทยคือ “ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์” เป็นเครื่องมือที่ช่วยยืนยันความสัมพันธ์ ของตัวบุคคลผู้เป็นเจ้าของลายเซ็น กับพันธสัญญาในเอกสารนั้น ๆ     โดยตัวลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ สามารถใช้เป็นตัวเลข, อักขระ, ตัวอักษร, หรือสัญลักษณ์ในการระบุแทนตัวตนได้ โดยลายเซ็นจะถูกบีบอัดเป็นชุดข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ และใช้เทคโนโลยีในการช่วยเข้ารหัส สำหรับยืนยันความเป็นเจ้าของ ทำให้มีความปลอดภัยสูง ตรวจสอบย้อนหลังได้    

ประโยชน์ของ e-Signature ที่มีดีมากกว่าแค่ลายเซ็นบนหน้าจอ

   

ยกระดับความน่าเชื่อถือของ e-Document

e-Signature จะทำงานควบคู่กับ e-Document ที่รันอยู่บนระบบ DMS ช่วยรักษาความปลอดภัยของเอกสารได้ดียิ่งขึ้น รวมถึงยังสามารถตรวจสอบเอกสารได้อย่างอัตโนมัติ     

ทำธุรกิจข้ามประเทศได้สะดวก

การใช้งานเอกสารแบบเดิม ที่ต้องมีการใช้ลายเซ็นจากปากกาจริง เมื่อมีการทำสัญญาข้ามประเทศ ทำให้ต้องเสียค่าขนส่งเอกสาร และเวลาเพิ่มมากขึ้นกว่าจะได้ลายเซ็นกลับมา แต่เมื่อมีการใช้งาน e-Signature บนเอกสาร e-Document ก็สามารถเซ็นเอกสารจากที่ไหนก็ได้ เพียงแค่มีสมาร์ตโฟน หรือแท็บเล็ต... read more

    Digital Transformation มีส่วนสำคัญในการพัฒนาศักยภาพของตัวธุรกิจได้มากกว่าที่คิด เพราะมันถือเป็นการยกระดับองค์กร ด้วยนวัตกรรมหรือแนวคิดการทำงานรูปแบบใหม่ ที่สอดคล้องไปกับยุคสมัยและเทคโนโลยีที่มี ณ ช่วงเวลานั้น ไม่เว้นแม้แต่องค์กรชั้นอย่าง Netflix ก็มีการทำ Digital Transformation เช่นเดียวกัน   ซึ่งเมื่อองค์กรนำความเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เข้ามาใช้งานภายใน ก็จะส่งผลให้กระบวนการทำงานทั้งหมด มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะมีคุณภาพ และตอบโจทย์ความต้องการของตัวองค์กรได้เป็นอย่างดี ดังนั้นวันนี้ Ditto จึงอยากจะมาแนะนำประโยชน์ทั้ง 7 ข้อ หลังองค์กรเริ่มทำ Digital Transformation โดยจะมีข้อดีอะไรบ้างนั้น ไปดูพร้อม ๆ กันเลยครับ  

ประโยชน์ของการทำ Digital Transformation

 

1. พัฒนาและยกระดับการทำงานภายในองค์กร

  การทำ Digital Transformation นั้นเป็นการยกระดับขั้นตอนการดำเนินงานภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการนำเอานวัตกรรมหรือเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามาใช้ ซึ่งมันจะช่วยสร้างความสะดวกรวดเร็วในการทำงาน ทั้งยังส่งเสริมบุคลากรให้สามารถสร้างผลลัพธ์ที่มีคุณภาพออกมาได้ โดยการ Transformation ถือเป็นการพัฒนาองค์กรให้ก้าวทันตามยุคสมัยได้อย่างมั่นคง เพราะในปัจจุบันเทคโนโลยีด้านต่าง ๆ ล้วนไปไกลมาก การปรับปรุงขั้นตอนการทำงานขององค์กรให้ทันสมัย และเหมาะสมกับสังคมในบริบทโลกอยู่ตลอด... read more

  เมื่อไม่กี่ปีก่อนหลายคนน่าจะเคยได้ยินข่าว เรื่องการชูนโยบาย Thailand 4.0 สังคมไทยไร้กระดาษ ราชการ Paperless กันมาแล้ว ซึ่งที่ผ่านมาก็มีหน่วยงานราชการไทย ที่ได้ดำเนินตามนโยบาย Paperless ไปบ้าง ซึ่งจะมีองค์กรไหน และมีการทำงานอย่างไร อ่านได้ในบทความนี้    

ภาครัฐที่หันมาทำงานแบบ Paperless

   

กรมการค้าต่างประเทศ กระทรวงพาณิชย์ 

  มีการปรับปรุงงานบริการ ยกเลิกการใช้กระดาษ ลดขั้นตอนและค่าใช้จ่ายให้กับผู้ประกอบการ เชื่อมโยงข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และองค์กรในต่างประเทศ มีการใช้ระบบลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ สามารถส่งคำขอได้ตลอด 24 ชั่วโมง และภายหลังเอกสารได้รับการตรวจสอบข้อมูลถูกต้องก็จะแจ้งผลการอนุมัติผ่านระบบคอมพิวเตอร์    

กรมบังคับคดี 

  มีนโยบายผลักดันวงการสีกากีไทย ให้ใช้ระบบ Paperless ในองค์กรมากขึ้น โดยนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แบบใหม่มาใช้ ในการรับส่งหนังสือราชการ และ ยื่นคำร้องทางอิเล็กทรอนิกส์   จะเห็นได้ว่าราชการบางส่วน เริ่มมีการทำงานแบบ Paperless และสนับสนุนให้มีการจัดทำ e-Document กันมากขึ้น ซึ่งนับตั้งแต่วันแรกที่มีการประกาศ นโยบาย Thailand 4.0 จนถึงปัจจุบันนี้ มีเอกสารที่ทางราชการ สามารถออกเอกสารเป็นแบบ e-Document ให้กับประชาชนใช้งานได้สะดวกขึ้น      

ตัวอย่างเอกสารที่ราชการออกให้ ในรูปแบบ...

read more