เมื่อไม่กี่ปีก่อนหลายคนน่าจะเคยได้ยินข่าว เรื่องการชูนโยบาย Thailand 4.0 สังคมไทยไร้กระดาษ ราชการ Paperless กันมาแล้ว ซึ่งที่ผ่านมาก็มีหน่วยงานราชการไทย ที่ได้ดำเนินตามนโยบาย Paperless ไปบ้าง ซึ่งจะมีองค์กรไหน และมีการทำงานอย่างไร อ่านได้ในบทความนี้    

ภาครัฐที่หันมาทำงานแบบ Paperless

   

กรมการค้าต่างประเทศ กระทรวงพาณิชย์ 

  มีการปรับปรุงงานบริการ ยกเลิกการใช้กระดาษ ลดขั้นตอนและค่าใช้จ่ายให้กับผู้ประกอบการ เชื่อมโยงข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และองค์กรในต่างประเทศ มีการใช้ระบบลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ สามารถส่งคำขอได้ตลอด 24 ชั่วโมง และภายหลังเอกสารได้รับการตรวจสอบข้อมูลถูกต้องก็จะแจ้งผลการอนุมัติผ่านระบบคอมพิวเตอร์    

กรมบังคับคดี 

  มีนโยบายผลักดันวงการสีกากีไทย ให้ใช้ระบบ Paperless ในองค์กรมากขึ้น โดยนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แบบใหม่มาใช้ ในการรับส่งหนังสือราชการ และ ยื่นคำร้องทางอิเล็กทรอนิกส์   จะเห็นได้ว่าราชการบางส่วน เริ่มมีการทำงานแบบ Paperless และสนับสนุนให้มีการจัดทำ e-Document กันมากขึ้น ซึ่งนับตั้งแต่วันแรกที่มีการประกาศ นโยบาย Thailand 4.0 จนถึงปัจจุบันนี้ มีเอกสารที่ทางราชการ สามารถออกเอกสารเป็นแบบ e-Document ให้กับประชาชนใช้งานได้สะดวกขึ้น      

ตัวอย่างเอกสารที่ราชการออกให้ ในรูปแบบ...

read more

  ในวันที่ทั้งโลกอยู่ท่ามกลางกระแสการเปลี่ยนแปลงสู่ยุคดิจิทัล ทำให้เกิดเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามามีอิทธิพลในการใช้ชีวิตเกือบ 100% ทั้งการสื่อสาร, คมนาคม, สินค้าอุปโภค บริโภคในชีวิตประจำวัน ถือเป็นปัจจัยหลักที่ทำให้โลกธุรกิจ เกิดการขับเคลื่อนไปข้างหน้า เพื่อตอบโจทย์วิถีชีวิตผู้บริโภคยุคใหม่เช่นกัน   จากผลสรุปเทรนด์เทคโนโลยีมาแรงปี 2022 ของ Gartner บริษัทวิจัยและให้คำปรึกษาชั้นนำระดับโลก ได้กล่าวถึง 1 เทรนด์น่าสนใจ คือ  ‘เทคโนโลยี Hyperautomation’ การใช้เทคโนโลยีที่ซับซ้อน สร้างกระบวนการทำงานแบบ Automate เพื่อทดแทนการทำงานที่ต้องใช้มนุษย์ ช่วยเร่งให้ธุรกิจเติบโตเร็วขึ้น จากความสามารถด้านการประมวลผล, เพิ่มประสิทธิภาพให้การตรวจสอบ และทำให้กระบวนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติให้ได้มากที่สุด เช่น ระบบซอฟต์แวร์ต่าง ๆ, ปัญญาประดิษฐ์ (AI), Machine learning, เครื่องมือแบบ Low-code/no-code, เครื่องมือจัดกระบวนการเอกสารภายในองค์กร เป็นต้น     ซึ่ง ระบบ Workflow จัดอยู่ในส่วนหนึ่งของ Hyperautomation เช่นกัน... read more

  ใบแจ้งหนี้มักจะมี Template ที่แตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับบริษัท หรือองค์กรนั้น ๆ แต่ก็จะมีส่วนที่ทุกบริษัทมีเหมือนกัน เพื่อให้แผนกบัญชีในการทำอนุมัติ เบิกจ่ายได้สะดวก โดยการตรวจสอบว่า ใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice นั้นถูกต้องหรือไม่ จะมีจุดสังเกตหลัก ๆ 5 จุด ได้แก่  

5 จุดสำคัญ ดูใบแจ้งหนี้ถูกต้องไหม

1. ข้อมูลติดต่อบน Invoice

ข้อมูลติดต่อไม่ว่าจะเป็นฝั่งผู้ประกอบการ หรือฝั่งลูกค้า อย่างเช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ อีเมล รวมถึงหมายเลขโทรศัพท์ ต้องเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง อ่านได้อย่างชัดเจน และอย่าลืมตรวจสอบว่าเป็นข้อมูลที่อัปเดตล่าสุดหรือไม่ เพราะบางครั้งที่ถึงแม้ข้อมูลจะถูกต้อง แต่กลับเป็นข้อมูลของปีที่แล้ว ก็อาจทำให้การดำเนินงานในเรื่องของบัญชีล่าช้าออกไป  

2. เลขที่ใบสั่งซื้อสินค้า

ในกรณีที่เราเป็นผู้ซื้อสินค้า/บริการ เมื่อฝ่ายบัญชีได้รับใบแจ้งหนี้ ฝ่ายบัญชีจะรู้ทันทีว่าต้องทำเรื่องเพื่อชำระค่าสินค้า/บริการ โดยจะนำหมายเลขใบสั่งซื้อสินค้า (Purchase Order) หรือเรียกสั้น ๆ ว่า “ใบ PO” ที่ระบุอยู่บนใบแจ้งหนี้ ไปเทียบกับใบ PO... read more

  “สัญญาใด ๆ ก็ตามที่มีหลักฐานเป็นหนังสือและมีการลงลายลักษณ์อักษรครบถ้วนสมบูรณ์” คือจุดกำเนิดสัญญาแบบเก่าและมีผลบังคับใช้ทันทีหรือตามเวลาที่กำหนดในสัญญา เช่น การทำสัญญาเช่าอสังหาริมทรัพย์ สัญญาซื้อขาย สัญญาการประกอบธุรกิจ กิจการ ซึ่งการทำสัญญาแบบเป็นลายลักษณ์อักษร โดยทั่วไปมีไว้เพื่ออ้างอิงความบริสุทธิ์ หรือความผิดจากเหตุฟ้องร้องกันในชั้นศาล ฉะนั้นตามหลักกฎหมายจึงกำหนดหลักเกณฑ์การทำสัญญาไว้ 2 ประการด้วยกัน คือ ต้องมีหลักฐานเป็นหนังสือ ในสัญญาต้องมีการลงลายมือชื่อของคู่สัญญาเพื่อระบุตัวผู้ทำสัญญาได้ถูกต้อง   อย่างไรก็ตามในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา การทำสัญญายังคงถูกจำกัดอยู่เฉพาะในรูปแบบ “เอกสารและหลักฐานที่เป็นหนังสือในเชิงกายภาพ” พูดให้เข้าใจง่าย ๆ ก็คือ เอกสารที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษ ทำให้มีการตีความว่าเอกสารสัญญาต้องอยู่ในรูปแบบที่จับต้องได้ มีรูปร่างที่ปรากฏให้เห็นได้เท่านั้น ตัวสัญญาจึงอยู่ในรูปแบบของกระดาษเป็นส่วนใหญ่  แต่เพื่อปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น รองรับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไปอย่างไม่หยุดยั้ง กฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์จึงถูกบัญญัติขึ้นมา เพื่ออุดช่องโหว่ของกฎหมายเดิม ซึ่งภายในบทบัญญัติได้ระบุแนวทางเอาไว้ชัดเจน ในการยอมรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Document จะต้องมีสถานะครบถ้วนทางกฎหมาย 3 ประการ  ดังนี้   ข้อความที่ระบุในสัญญาสามารถเข้าถึงได้ หมายความถึง ข้อความที่ถูกเขียนขึ้นต้องสามารถอ่านได้ ตีความได้ แปลความหมายแล้วเข้าใจตรงกัน ไม่สามารถถูกตีความไปเป็นความหมายอื่น ข้อความที่ถูกเขียนต้องสามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ หมายถึง สามารถเปิดดูข้อความเนื้อหาในภายหลังได้ หรือดึงข้อมูลกลับมาเปิดดูอีกครั้งได้... read more

  ด้วยการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี บวกกับนโยบาย Thailand 4.0 เอกสารราชการต่าง ๆ ก็กลายเป็น e-Document กันมากขึ้น รวมไปถึง Invoice Processing ที่ทางสรรพากรสนับสนุนให้ผู้ประกอบการ ใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt เพื่อลดปัญหาการจัดการเอกสาร ที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษ และประหยัดเวลา - ค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสารของผู้ประกอบการ ดังนั้น Ditto จะพามาดู Invoice Processing พื้นฐาน ที่กำลังจะเปลี่ยนไปในอนาคตอันใกล้นี้    

Invoice Processing พื้นฐาน

 

1. สร้าง และ ส่ง ใบแจ้งหนี้

โดยปกติผู้ขายจะเป็นคนสร้างและพิมพ์ใบแจ้งหนี้ จากนั้นส่งไปยังผู้ซื้อ เมื่อผู้ซื้อได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว จะต้องส่งไปยังแผนกบัญชีบริษัท เพื่อนำรายละเอียดเหล่านี้พิมพ์เข้าสู่ระบบด้วยตนเอง หรือในบางบริษัทอาจใช้เทคโนโลยี OCR เพื่อช่วยลดเวลาของฝ่ายบัญชีในการคีย์ข้อมูล  

2. ตรวจสอบใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับมา จะถูกเจ้าหน้าที่ฝ่ายบัญชีตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่า หมายเลขใบแจ้งหนี้ ตรงกับหมายเลขใบสั่งซื้อ,... read more

  แม้ว่าในยุคปัจจุบันนี้ Digital Transformation จะเป็นเรื่องสำคัญที่ทุกองค์กรไม่ควรมองข้าม แต่การทำความเข้าใจ และศึกษาคอนเซปต์การเปลี่ยนแปลงนี้ให้ละเอียดถี่ถ้วน ก็เป็นสิ่งจำเป็นที่ทุกองค์กรต้องทำก่อนเริ่มการปรับตัว ดังนั้นเพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ Ditto จึงอยากจะมาแนะนำ 4 เคล็ดลับ การเตรียมพร้อมก่อนเริ่มทำ Digital Transformation ให้ทุกองค์กรได้รู้กันครับ ว่ามีขั้นตอนหรือข้อแนะนำอะไรบ้าง ที่จะช่วยให้การเปลี่ยนผ่านนี้ เป็นไปได้อย่างราบรื่น และไม่มีปัญหาตามมา    

1. เตรียมความพร้อมให้บุคลากรเป็นอันดับแรก

  การทำ Digital Transformation ให้ประสบความสำเร็จ ไม่ได้ขึ้นอยู่กับเครื่องมือหรือเทคโนโลยีเพียงอย่างเดียวเท่านั้น คนทำงานหรือบุคลากรภายในก็เป็นปัจจัยสำคัญ ที่ช่วยส่งเสริมให้องค์กรประสบความสำเร็จได้ตามเป้าหมายที่วางไว้ เพราะหากบุคลากรสามารถปรับตัว ตามความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว การทำงานภายในก็จะเกิดความต่อเนื่อง สามารถดำเนินงานต่อไปได้โดยไม่มีอะไรติดขัด ประสิทธิภาพการทำงานก็จะถูกยกระดับ ให้เหมาะสมกับยุคสมัย และก้าวทันโลกได้อย่างที่ควรจะเป็น    นั่นจึงเป็นเหตุผลที่องค์กรชั้นนำที่ทำ Digital Transformation ควรให้ความสำคัญกับความรู้และประสบการณ์ของพนักงานก่อนเป็นอันดับแรก เพราะการเปลี่ยนแปลงไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับทุกคน บุคลากรแต่ละคนต่างก็มีศักยภาพ ในการเรียนรู้ที่แตกต่างกันไปเป็นปกติ บ้างก็เรียนรู้ได้เร็ว บ้างก็เรียนรู้ได้ช้า ต้องใช้เวลาที่เหมาะสมในการขัดเกลาทักษะ หากองค์กรต้องการผลลัพธ์ที่น่าพึงพอใจจากความเปลี่ยนแปลง ต้องไม่รีบเร่งหรือกดดันพนักงานมากจนเกินไป ฉะนั้นการเตรียมความพร้อมให้กับบุคลากรล่วงหน้า จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ทุกองค์กรไม่ควรมองข้าม    

2. กำหนด “เป้าหมาย” และ...

read more

    ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าในช่วง 1-2 ปีที่ผ่านมา หลากหลายองค์กรที่ได้รับผลกระทบจากพิษโควิด 19 ได้อาศัยโอกาสนี้ ยกระดับการทำงานภายในให้เหมาะสมกับสถานการณ์โลกในปัจจุบัน ทั้งยังตอบโจทย์รูปแบบการใช้ชีวิตในยุคดิจิทัลมากขึ้น หรือที่เราเรียกกันว่า Digitization นั่นเอง ซึ่งจากการเปลี่ยนแปลงมากมายที่เกิดขึ้น ก็ส่งผลให้บุคลากรภายในองค์กรสามารถทำงานต่อไปได้ แม้ตัวองค์กรจะเผชิญหน้ากับวิกฤติระดับโลกอยู่ก็ตาม วันนี้ Ditto จึงอยากพาทุกท่าน ไปเจาะลึก 3 องค์กรชั้นนำที่เลือกทำ Digital Transformation กันครับ ว่าพวกเขาได้รับประโยชน์อะไรจากการเปลี่ยนแปลงภายในที่เกิดขึ้นบ้าง     

Microsoft

  สำหรับผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์แล้วคงไม่มีใครไม่รู้จัก Microsoft บริษัทผู้ผลิตและพัฒนาซอฟต์แวร์รายใหญ่ของโลก ที่ถูกก่อตั้งโดย Bill Gates และ Paul Allen ชายสองคนที่มีความเชื่อว่าอุปกรณ์คอมพิวเตอร์นั้นจะกลายเป็นกุญแจสำคัญที่จะเปลี่ยนโฉมโลกทั้งใบ ซึ่งในยุคปัจจุบันมันก็ได้ถูกพิสูจน์แล้วว่าวิสัยทัศน์ของพวกเขาเป็นอะไรที่มาก่อนกาลอย่างแท้จริง โดยตัว Microsoft นั้น ถูกยกให้เป็นอีกหนึ่งองค์กรสำคัญอันดับต้น ๆ ของโลกที่เป็นผู้นำด้านเทคโนโลยี เพราะนับตั้งแต่ปี ค.ศ.1975 เป็นต้นมา Microsoft ก็ได้พัฒนาระบบซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และการให้บริการต่าง ๆ แก่ผู้ใช้งานออกมามากมาย         แต่ถึงตัวบริษัทจะเคยประสบความสำเร็จมามากมายขนาดไหน... read more