หมดยุควุ่นวายในการหาเอกสาร จบปัญหารออนุมัติเอกสาร

ด้วย Workflow ระบบที่ช่วยลดขั้นตอนเอกสารที่ไม่จำเป็น

  เคยคิดไหมว่า… เราต้องเสียเวลาแค่ไหนในการนั่งหาเอกสารในกองกระดาษ หรือ ค้นหาไฟล์ที่ซ่อนอยู่ในโฟลเดอร์นับร้อยเป็นเวลาเท่าไหร่? จากการสำรวจ Information Worker ของ IDC สถาบันวิจัยด้านการตลาดของสหรัฐฯ ระบุว่าพนักงานใช้เวลาเฉลี่ย 5 ชม./สัปดาห์ ในการค้นหาเอกสาร ซึ่งบางองค์กรยังมองว่าเป็นปัญหาเล็กน้อย ทั้งที่จริง ๆ แล้วงานเอกสารถือเป็นหัวใจสำคัญในการดำเนินงาน ทุกองค์กรควรมีระบบดูแลให้ครอบคลุมทั้งเอกสารรูปแบบกระดาษ และ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่หลายองค์กรเริ่มหันมาใช้มากขึ้นในปัจจุบัน    รู้จักเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)  เอกสารกระดาษ ต่างกับ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างไร   วันนี้เราจะพูดถึงปัญหาการจัดการเอกสาร 2 ประเด็นหลัก ที่เชื่อว่าหลายองค์กรต้องเคยเจอ แล้วเพราะเหตุใดถึงทำให้องค์กรยังต้องเจอปัญหาเหล่านี้ ไปดูกัน...    

1. ปัญหาการจัดเก็บเอกสาร 

1.1. เมื่อใคร ๆ ก็สามารถเข้าถึงเอกสารได้ เคลื่อนย้ายและเปลี่ยนที่จัดเก็บเอกสาร ทำให้เอกสารสูญหาย ตกหล่น หรือต้องใช้เวลานานในการค้นหา  1.2. หลังการใช้งาน... read more

  เชื่อหรือไม่ “การออกใบแจ้งหนี้” เป็นหนึ่งในปัญหาใหญ่ของหลายองค์กร ที่ทำให้แผนกบัญชีปวดหัวได้ไม่น้อย และอาจส่งผลกระทบถึงความน่าเชื่อถือ ขององค์กรได้อย่างไม่น่าเชื่อ เช่น ใบแจ้งหนี้หาย, ข้อมูลบนใบแจ้งหนี้ไม่ตรงกับใบ PO, ข้อมูลบนเอกสารเสี่ยงต่อการรั่วไหล หรือการจัดการและการค้นหาเป็นไปได้ยาก จะดีกว่าไหม ถ้ามีตัวช่วยที่ทำให้จบทุกปัญหาในการออกใบแจ้งหนี้อย่างบริการ Invoice Processing System ซึ่งเป็นระบบจัดการใบแจ้งหนี้ที่ตอบโจทย์แผนกบัญชี ช่วยให้การบริหารจัดการเอกสารเหล่านี้ง่ายและสะดวกกว่าที่เคย    

Invoice Processing System ช่วยอะไรบ้าง?

Invoice Processing System หรือระบบจัดการใบแจ้งหนี้ ทำหน้าที่ช่วยตรวจสอบข้อมูลบนเอกสารให้ตรงกับใบ PO และช่วยให้การลงบันทึกบัญชี มีความถูกต้อง รวดเร็ว รวมถึงสามารถเรียกดูเอกสารที่เกี่ยวข้อง แยกประเภทเอกสาร และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลบนใบแจ้งหนี้ พร้อมติดตามสถานะการชำระเงินจากกระบวนการจัดการเอกสาร สามารถค้นหาไฟล์จาก Keyword และมีการแจ้งเตือนกำหนดชำระเงินแบบอัตโนมัติ จึงทำให้คุณสามารถจัดการใบแจ้งหนี้ได้อย่างเป็นระเบียบ มีการจัดลำดับเอกสารชำระเงินเป็นระบบ ช่วยลดความเสี่ยงใบแจ้งหนี้สูญหาย ทำให้แผนกบัญชีทำงานได้รวดเร็ว แม่นยำ มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น    

Invoice Processing System กับระบบ ECM

การทำงานของระบบ... read more

ธุรกิจร้านค้า ร้านอาหาร เป็นกลุ่มธุรกิจที่มีการแข่งขันสูงอยู่แล้ว อีกทั้งสถานการณ์ที่ภาคธุรกิจต้องเผชิญกับความกดดันหลายด้านไม่ว่าจะเป็น ภาวะเศรษฐกิจชะลอตัว, มาตรการจากภาครัฐ หรือแม้แต่พฤติกรรมผู้บริโภคที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้ร้านค้า ร้านอาหาร ต้องดำเนินธุรกิจภายใต้ข้อจำกัดที่มากขึ้น โดยเฉพาะการนั่งทานอาหารในร้าน ซึ่งเป็นรายได้หลักของกลุ่มธุรกิจนี้ ทำให้ผู้ประกอบการต้องเร่งปรับตัว เพิ่มช่องทางการขายผ่าน Online Delivery และเปลี่ยนรูปแบบบริการให้ผู้บริโภคมีทางเลือกมากยิ่งขึ้น อย่างเช่น Drive Thru, Fast Lane และ Pick-Up คุณอาจเคยได้ยินและอาจเคยใช้บริการทั้ง 3 แบบนี้มาบ้างแล้ว แต่สงสัยว่าทั้ง 3 อย่างนี้ เหมือนหรือต่างกันอย่างไร วันนี้ Ditto (Thailand) เตรียมข้อมูลมาให้คุณแล้ว     

Pick-Up คืออะไร?

  Pick-Up คือ การสั่งอาหารแบบกลับไปทานที่บ้านแล้วไปรับเอง ซึ่งเป็นหนึ่งวิธีที่ได้รับความนิยมมานานในหลายประเทศ และในสถานการณ์เช่นนี้ ทำให้จุดบริการ Pick-Up กลับมาเป็นที่นิยมอีกครั้ง ซึ่งจุด Pick-Up ถือเป็นทางเลือกสำหรับลูกค้าที่บ้านอยู่ใกล้ร้านอาหารหรือสะดวกที่จะแวะรับอาหารด้วยตัวเอง  โดยจุด Pick-Up จะเน้นการสั่งอาหารผ่านทางโทรศัพท์ หรือสั่งผ่านช่องทางออนไลน์... read more

นับจากวิกฤตการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 ทำให้พฤติกรรมผู้บริโภคเปลี่ยนแปลงไป กลายเป็นสิ่งใหม่ที่เป็นเรื่องปกติ หรือที่เราเรียกกันว่า New Normal ส่งผลให้ผู้ประกอบการต้องปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ โดยเฉพาะร้านค้า และร้านอาหารบางรายต้องหันมาใช้ ระบบ Drive-Thru กันถ้วนหน้า แต่ถ้าคุณเป็นผู้ประกอบการที่ยังไม่รู้จักระบบนี้ วันนี้เรามีข้อดีของระบบ Drive-Thru และเหตุผลที่คุณควรเลือกติดตั้งระบบ Drive-Thru กับ Ditto มาฝาก 

ข้อดีของระบบ Drive-Thru

  กลยุทธ์ Drive-Thru ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงแค่ธุรกิจร้านค้าและร้านอาหารเท่านั้น แต่สามารถนำมาใช้กับธุรกิจประเภทอื่น ได้อีกมากมาย อาทิ ธุรกิจขนส่ง ร้านสะดวกซื้อ การธนาคาร ตลอดจนธุรกิจบริการบางชนิด อย่างไรก็ตามสำหรับประเทศไทยเองยังไม่เป็นที่นิยมเท่าไหร่ จะเห็นเฉพาะธุรกิจอาหารและเครื่องดื่มเป็นส่วนมาก ซึ่งข้อดีของการให้บริการแบบ Drive-Thru นั้นมีประโยชน์ดังนี้   เพิ่มความสะดวกสบายแก่ลูกค้า ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาลงจากรถ รวมถึงต้องเสียเวลาหาที่จอดรถ โดยเฉพาะย่านตัวเมืองที่การจราจรแน่นหนา การหาที่จอดรถเป็นเรื่องยาก  ลดความหนาแน่นของลูกค้า ในการเข้ามาใช้บริการในพื้นที่ร้าน  ลดขั้นตอนการซื้อสินค้าหรือบริการลง ทำให้ประหยัดเวลาในขั้นตอนต่าง ๆ ทำให้มีเวลาเหลือไว้บริการลูกค้ารายต่อไปได้เร็วขึ้น ช่วยเพิ่มอัตราการขายสินค้าและบริการ เนื่องจากสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการขายต่อหน่วยเวลาได้มากกว่าแบบธรรมดา      ยิ่งในสถานการณ์โรคระบาดยังไม่หมดไปเช่นนี้... read more