News

  เมื่อพูดถึงกระบวนการผลิตงาน 1 ชิ้น หรือ 1 โครงการในองค์กร คุณคิดว่ามีองค์ประกอบใดบ้างที่ต้องอยู่ในแผนงาน หากเป็นบริษัทเล็ก ๆ สมาชิก 5 - 10 คน อาจตอบได้ทันที แต่ถ้าเป็นองค์กรใหญ่ที่มีบุคลากรนับร้อยคนล่ะ แน่นอนว่าต้องเปิดข้อมูลผังองค์กรกันเลยทีเดียว   ยิ่งถ้าเป็นบริษัทเอกชนในการทำงานแต่ละครั้งต้องผ่านการจัดทำ ตรวจสอบ แก้ไข และอนุมัติจากบุคลากรหลายคน หลายฝ่าย ที่สำคัญเข้มงวดเรื่องความละเอียด ความถูกต้อง และระยะเวลาเป็นพิเศษ ซึ่งด้วยโครงสร้างของบริษัทเอกชนที่มีความจำกัดในเรื่องทรัพยากรบุคคล ทำให้ต้องมีการเชื่อมโยง บุคลากร 1 คนอาจรับผิดชอบมากกว่า 1 โครงการ ทำให้ต้องส่งต่องานผ่าน ๆ กัน ซึ่งขั้นตอนเหล่านี้ส่งผลให้มีความเสี่ยงเกิดข้อผิดพลาดก่อนจบงานได้สูง เช่น ประสานงานผิดคน ส่งเอกสารผิดโครงการ หรือข้อมูลตกหล่นระหว่างส่งต่องาน เป็นต้น   โดยเฉพาะฝ่ายบัญชี การเงิน และจัดซื้อ ที่บุคลากรต้องใช้ความรอบคอบในกระบวนการทำงานหรือ Workflow เป็นพิเศษ ในการตรวจสอบฟอร์ม อย่าง ใบเสนอราคา ใบเบิกจ่าย เอกสาร... read more

  หลายคนอาจเคยได้ยินคำว่า “Digital Transformation” หรือการเปลี่ยนแปลงของยุคดิจิทัลที่ถูกพูดถึงเป็นอย่างมากในช่วง 2 - 3 ปีที่ผ่านมา เพราะการพัฒนาของเทคโนโลยีแบบก้าวกระโดด และมีอิทธิพลกับการใช้ชีวิตของผู้คนมากขึ้น ทำให้หลายองค์กรต่างต้องปรับตัวเพื่อรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้   โดยสิ่งสำคัญที่สุดของการปรับตัว คือการจะทำอย่างไรให้เป็นองค์กรดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสมบูรณ์แบบ ดังนั้นในการเริ่มก้าวสู่การเปลี่ยนเป็นองค์กรดิจิทัล ต้องเริ่มจากการนำเทคโนโลยีเข้ามาพัฒนาองค์กรและใช้ร่วมกับระบบการทำงานในด้านต่าง ๆ ซึ่งหากคุณกำลังสงสัยว่ากลุ่มคำที่เกี่ยวข้องกับ Digital Transformation คืออะไรและมีอะไรบ้าง Ditto ได้อธิบายความหมายและความแตกต่างของกลุ่มคำเหล่านั้นไว้แล้ว ไม่ว่าจะเป็น Digitization, Digitalization และ Digital Transformation   อ่านบทความเกี่ยวกับ Digitization ได้ที่นี่     วิธีปรับให้เป็นองค์กร Digitization อย่างมีประสิทธิภาพ   ในการเริ่มต้นของการปรับให้เป็นองค์กร Digitization สิ่งแรกที่ต้องทำคือ การนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาประยุกต์ใช้ในระบบการทำงานด้านต่าง ๆ  ไม่ว่าจะเป็นการใช้ระบบการจัดการงานหรือเอกสาร การใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปต่าง ๆ    โดยจุดเริ่มต้นในการปรับให้เป็นองค์กร Digitization ได้ คือการแปลงเอกสารกระดาษทั้งหมดเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกว่า e-Document อยู่ในรูปของไฟล์ชนิดต่าง... read more

  หากถามว่า “แผนกใดในองค์กรที่ต้องทำงานร่วมกับผู้คนและเอกสารมากที่สุด?” หลายคนคงนึกถึงแผนกบัญชีและการเงินขึ้นมาเป็นอันดับต้น ๆ ด้วยกระบวนการทำงาน ที่ต้องทำงานท่ามกลางเอกสารและบุคลากรทั้งภายในและภายนอกจำนวนมาก ทำให้แผนกบัญชีและการเงินต้องพบเจอกับอุปสรรคมากมายอย่างคาดไม่ถึง   อย่างเช่น เมื่อมี Invoice เข้ามาจำนวนมาก ทำให้ตรวจสอบไม่ทัน หรือ Report ในการติดตาม KPI ทำจ่ายให้ไม่ตรงเวลา รวมถึงความถูกต้องของข้อมูล ที่ยกมานี้เป็นเพียงส่วนหนึ่งของปัญหาที่เกิดขึ้นเท่านั้น แม้จะดูเป็นเพียงจุดเล็ก ๆ ของปัญหา แต่กลับเป็นเรื่องที่อาจส่งผลให้บริษัทเกิดความเสี่ยงที่จะเสียเครดิตต่อบริษัทคู่ค้าได้อย่างไม่น่าเชื่อ    ด้วยเหตุนี้ Ditto ได้เห็นถึงความสำคัญของปัญหาที่เกิดขึ้น ว่าควรถูกแก้ไขอย่างถูกต้อง ด้วยระบบจัดการใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice Processing System เข้ามาเป็นตัวช่วยให้บริษัทคุณทำจ่ายและรับเงินได้รวดเร็วยิ่งขึ้น   ทำความรู้จัก Invoice Processing System เพิ่มเติม คลิก จบทุกปัญหาปวดหัวในการออกใบแจ้งหนี้ Invoice Processing System ช่วยคุณได้! คลิก     Invoice Processing System ตัวช่วยสำคัญของแผนกบัญชี!   หลายคนอาจสงสัยว่า read more

  ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าในปัจจุบันหลายองค์กรต้องการการพัฒนาเพื่อขยับขยาย ให้เป็นองค์กรที่ใหญ่มากขึ้น มีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้างความมั่นคง และความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร แน่นอนว่าในการขยายองค์กรนั้น ต้องแลกกับภาระค่าใช้จ่ายที่มากขึ้นตามไปด้วย ซึ่งถือเป็นเหตุผลหลัก ที่ทางองค์กรต้องกลับมาทบทวนกระบวนการทำงาน ว่ามีวิธีการไหน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กรให้ดียิ่งขึ้น และจะดีกว่าไหม หากองค์กรสามารถลดต้นทุน ไปพร้อม ๆ กับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้านเอกสารให้ดียิ่งขึ้น   วันนี้ Ditto  มีตัวช่วยดี ๆ มานำเสนอนั้นก็คือ DMS (Document Management System) ที่เข้ามาช่วยบริหารจัดการงานเอกสารขององค์กรให้เข้าสู่ระบบดิจิทัลได้อย่างเต็มรูปแบบ โดยเริ่มจากการแปลงเอกสารในรูปแบบกระดาษให้เข้าสู่รูปแบบ e-Document หรือไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งขั้นตอนนี้นับเป็นก้าวแรก ที่จะช่วยให้องค์กรของคุณ สามารถลดต้นทุนองค์กรในระยะยาวและทำให้การทำงานงานภายในองค์กรสะดวกรวดเร็วมากขึ้น     กระบวนการทำงานของ e-Document e-Document คือ เอกสารที่ถูกเปลี่ยนแปลงให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล หรือก็คือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่ตอบโจทย์การทำงานแบบ Paperless ที่มีส่วนช่วยให้เกิดกระบวนพัฒนาการจัดเก็บเอกสารและสืบค้นเอกสาร ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น ผ่านระบบจัดการเอกสาร DMS (Document Management System) ทำให้จากเดิมที่ต้องเก็บเป็นแฟ้มกระดาษ และจัดเรียงไว้ในตู้ บนชั้นวางหรือห้องเอกสารที่อัดแน่นไปด้วยกระดาษ ที่ยากต่อการค้นหา เมื่อเปลี่ยนเป็น e-Document... read more

ปัจจุบันการเปลี่ยนแปลงที่เรียกว่า Digital Disruption กลายมาเป็นคลื่นลูกใหม่ที่โหมกระหน่ำให้แทบทุกแบรนด์หันมาทำความรู้จักและเรียนรู้เรื่อง Digitization หรือการเปลี่ยนรูปแบบจากแอนะล็อกแบบเดิมให้เป็นดิจิทัลกันมากขึ้น ซึ่งสิ่งนี้จะเป็นตัวแปรสำคัญที่จะส่งผลต่อผู้คนแทบทั้งโลก เพราะพฤติกรรมการใช้สมาร์ตโฟนของผู้บริโภคในชีวิตประจำวัน ทำให้แทบไม่มีการใช้งานแอนะล็อกเกิดขึ้นมาพักใหญ่แล้ว ในทางตรงกันข้ามการใช้งานดิจิทัลในทุกวงการดูจะมีอัตราการใช้งานเพิ่มขึ้นเป็นเท่าทวี   ดังนั้นในช่วงเวลานี้หากอยากให้แบรนด์เติบโตโดยที่ไม่ถูกหลงลืมไปตามกาลเวลา จึงเป็นคำถามสำคัญที่ผู้บริหารต้องตอบให้ได้ เพราะในตอนนี้แบรนด์ที่ไม่ได้ปรับเปลี่ยนและพาตัวเองเข้าสู่โลกดิจิทัลหรือออนไลน์ ค่อนข้างอยู่ยากกว่าเดิมแล้ว แต่ก่อนที่เราจะเข้าสู่วิธีการปรับวัฒนธรรมองค์กรให้เป็น Digitization เราขอแนะนำเทรนด์ธุรกิจการตลาดที่น่าสนใจในปี 2022 เพื่อเป็นแนวทางให้คุณเห็นว่า ควรปรับรูปแบบการดำเนินงานให้เป็นไปในทิศทางไหน สอดคล้องกับเทรนด์ที่กำลังมาใหม่กับการเปลี่ยนแปลงแบรนด์ให้เป็นดิจิทัลมากขึ้น     เทรนด์ธุรกิจที่นักการตลาดควรทำเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงในปี 2022   1. เอาใจกลุ่มผู้บริโภคหลักอย่างมิลเลนเนียล คนกลุ่ม "มิลเลนเนียล" หรือที่รู้จักกันอีกชื่อคือ กลุ่มคนเจน Y เกิดในช่วงปี 1980 - 2000 เป็นกลุ่มที่มีกำลังซื้อสูง และกำลังมีจำนวนแรงงานเข้ามาในตลาดแรงงานเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ยิ่งไปกว่านั้นเทรนด์ต่าง ๆ ที่มาพร้อมกับคนกลุ่มมิลเลนเนียลยังเปลี่ยนแปลงเร็วและมีความหลากหลายสูง ฉะนั้นการสร้างความเข้าใจและเข้าถึงผู้บริโภคจึงเป็นหัวข้อสำคัญ ซึ่งแตกแขนงออกได้เป็น 5 แนวทางดังนี้   1.1 Desire for Customization การผลิตสินค้าแบบเฉพาะให้ผู้บริโภค ปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการของลูกค้า   1.2 Expanded Delivery การบริการส่งพัสดุแบบ Delivery หรือ Takeaway... read more

คุณรู้หรือไม่? คนไทยใช้ปริมาณกระดาษเฉลี่ยปีละ 3.9 ล้านตัน หรือราวคนละ 60 กิโลกรัม/ปี ซึ่งต้องตัดต้นไม้กว่า 66.3 ล้านต้น/ปี เท่ากับว่าในทุก ๆ  1 นาที จะต้องมีต้นไม้ที่ถูกนำมาทำเป็นกระดาษมากถึง 126 ต้นเลยทีเดียว! และที่สำคัญคือ ยิ่งปริมาณต้นไม้น้อยลง จะยิ่งส่งผลให้อุณหภูมิโลก และมลภาวะทางอากาศเพิ่มสูงขึ้น ส่งผลกระทบใหญ่หลวงต่อธรรมชาติเป็นวงกว้าง  Photo by 2H Media on Unsplash หลายประเทศจึงหันมาให้ความสนใจกับเทคโนโลยีสีเขียว และตั้งปณิธานที่จะลดการตัดต้นไม้กันมากขึ้น จึงเกิดเป็นนโยบายที่ช่วยผลักดันเทคโนโลยีสมัยใหม่ อย่าง e-Document ที่ไม่ต้องพึ่งพาการจัดเก็บข้อมูลลงบนกระดาษเข้ามาใช้งานมากขึ้น ซึ่งถือเป็นการมีส่วนช่วยลดการตัดต้นไม้มาทำกระดาษไปโดยปริยาย ผนวกกับอินเทอร์เน็ตความเร็ว 5G ที่เข้ามามีบทบาทสำคัญในชีวิตทำให้ e-Document กลายเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกใช้งานกันอย่างแพร่หลายมากขึ้น เพื่อขานรับการมาของยุคดิจิทัล องค์กรหลายแห่งจึงมีเป้าหมายเพื่อนำพาองค์กรเข้าสู่ระบบ Paperless ใช้งานกระดาษให้น้อยที่สุด ส่งเสริมการใช้งานผ่านระบบดิจิทัลมากขึ้น เพื่อจุดประสงค์สำคัญ ดังนี้  ลดต้นทุนและความสิ้นเปลืองทรัพยากรจากการใช้งานเอกสารกระดาษ เช่น ดินสอ... read more

หมดยุควุ่นวายในการหาเอกสาร จบปัญหารออนุมัติเอกสาร ด้วย Workflow ระบบที่ช่วยลดขั้นตอนเอกสารที่ไม่จำเป็น   เคยคิดไหมว่า… เราต้องเสียเวลาแค่ไหนในการนั่งหาเอกสารในกองกระดาษ หรือ ค้นหาไฟล์ที่ซ่อนอยู่ในโฟลเดอร์นับร้อยเป็นเวลาเท่าไหร่? จากการสำรวจ Information Worker ของ IDC สถาบันวิจัยด้านการตลาดของสหรัฐฯ ระบุว่าพนักงานใช้เวลาเฉลี่ย 5 ชม./สัปดาห์ ในการค้นหาเอกสาร ซึ่งบางองค์กรยังมองว่าเป็นปัญหาเล็กน้อย ทั้งที่จริง ๆ แล้วงานเอกสารถือเป็นหัวใจสำคัญในการดำเนินงาน ทุกองค์กรควรมีระบบดูแลให้ครอบคลุมทั้งเอกสารรูปแบบกระดาษ และ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่หลายองค์กรเริ่มหันมาใช้มากขึ้นในปัจจุบัน    รู้จักเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)  เอกสารกระดาษ ต่างกับ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างไร   วันนี้เราจะพูดถึงปัญหาการจัดการเอกสาร 2 ประเด็นหลัก ที่เชื่อว่าหลายองค์กรต้องเคยเจอ แล้วเพราะเหตุใดถึงทำให้องค์กรยังต้องเจอปัญหาเหล่านี้ ไปดูกัน...     1. ปัญหาการจัดเก็บเอกสาร  1.1. เมื่อใคร ๆ ก็สามารถเข้าถึงเอกสารได้ เคลื่อนย้ายและเปลี่ยนที่จัดเก็บเอกสาร ทำให้เอกสารสูญหาย ตกหล่น หรือต้องใช้เวลานานในการค้นหา  1.2. หลังการใช้งาน เอกสารไม่ถูกบันทึกหรือจัดเก็บทันที ส่งผลให้เอกสารสูญหาย หรือปะปนกับเอกสารอื่น ๆ  1.3.... read more