แน่นอนว่า พอองค์กรเริ่มดำเนินงานไปได้สักระยะหนึ่ง เอกสารก็มักจะเพิ่มจำนวนขึ้นเรื่อย ๆ จนแทบไม่มีที่เก็บ การลุกขึ้นมาบริหารจัดการ และเคลียร์เอกสารที่ไม่จำเป็นแล้ว ถือเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกออฟฟิศควรทำอย่างสม่ำเสมอ แต่การจะนำกระดาษที่มีข้อมูลของบริษัทไปทิ้งถังขยะเฉย ๆ นั้นไม่ใช่เรื่องที่ควรทำเด็ดขาด เพราะการทำลายเอกสารที่ถูกต้อง จะต้องคำนึงถึงความปลอดภัยของข้อมูลเป็นหลัก บทความนี้ เราจะพาไปดูวิธีจัดการเอกสารตั้งแต่เริ่มต้นจนจบกระบวนการอย่างถูกวิธีกัน
ทำไมองค์กรควรเคลียร์เอกสารอย่างเป็นระบบ
การปล่อยให้เอกสารเก่าสะสมกองพะเนินอยู่ตามมุมต่าง ๆ ของออฟฟิศ ไม่เพียงแต่ทำให้สภาพแวดล้อมในการทำงานดูไม่เป็นระเบียบเท่านั้น แต่ยังอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานในองค์กรโดยไม่รู้ตัว ทำให้การเคลียร์เอกสารจึงมีข้อดีมากกว่าแค่เรื่องของความสะอาดตา แต่ส่งผลดีต่อองค์กรในหลากหลายมิติ ดังนี้
- ลดปัญหาเอกสารสะสม และพื้นที่จัดเก็บไม่เพียงพอ การคัดแยกและกำจัดเอกสารที่ไม่ใช้แล้ว ช่วยคืนพื้นที่ใช้สอยในออฟฟิศ ทำให้ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเช่าพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติม หรือจัดซื้อตู้เอกสารใหม่
- ช่วยให้ค้นหา และเรียกใช้เอกสารได้ง่ายขึ้น เมื่อเอกสารที่หมดอายุถูกนำออกไป แฟ้มที่เหลืออยู่ก็จะเป็นข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน ทำให้พนักงานทำงานได้รวดเร็ว ลดเวลาในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็น
- ลดความเสี่ยงจากข้อมูลสำคัญรั่วไหล การทิ้งเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคล หรือความลับของบริษัทอย่างไม่ระมัดระวังอาจทำให้เกิดปัญหาใหญ่ตามมา การจัดการอย่างเป็นระบบจะช่วยอุดช่องโหว่ ป้องกันข้อมูลหลุดรอดสู่บุคคลภายนอก
5 ขั้นตอนการทำลายเอกสารอย่างปลอดภัย
เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลจะไม่หลุดรอด และกระบวนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีมาตรฐาน มาดู 5 ขั้นตอนการทำลายเอกสารที่ทุกองค์กรสามารถนำไปปรับใช้ได้ ดังนี้
1. สำรวจเอกสารทั้งหมดภายในองค์กร
เริ่มต้นจากการตรวจสอบว่า องค์กรของคุณมีเอกสารประเภทใดบ้าง จัดเก็บไว้ที่แผนกไหน และมีปริมาณเท่าไหร่ การประเมินและรู้ข้อมูลเบื้องต้นทั้งหมดจะช่วยให้คุณวางแผนการจัดการในขั้นตอนต่อไปได้ง่ายขึ้นและไม่ตกหล่น
2. แยกเอกสารเป็น เก็บต่อ แปลงเป็นดิจิทัลและทำลาย
เมื่อทราบแล้วว่ามีเอกสารอะไรบ้าง ให้ทำการคัดแยกออกเป็น 3 กลุ่ม ได้แก่
- เอกสารที่ยังต้องเก็บเป็นกระดาษต้นฉบับ เช่น สัญญาทางกฎหมาย เอกสารทางบัญชี หรือเอกสารสำคัญที่มีลายเซ็นจริง ซึ่งกฎหมายบังคับให้ต้องเก็บตัวจริงไว้
- เอกสารที่ควรแปลงเป็นดิจิทัล หรือเอกสารที่ยังต้องใช้อ้างอิงในการทำงานอยู่เป็นประจำ แนะนำให้นำมาสแกนจัดเก็บเป็นไฟล์ในรูปแบบ e-Document ก็จะช่วยให้พนักงานค้นหา และส่งต่อข้อมูลกันได้ง่ายขึ้น
- เอกสารที่หมดความจำเป็น เช่น เอกสารที่หมดอายุการจัดเก็บตามกฎหมาย สำเนาเอกสารที่ซ้ำซ้อน หรือกระดาษร่างต่าง ๆ ซึ่งเอกสารกลุ่มนี้จะต้องถูกคัดแยกออกมาต่างหากเพื่อเตรียมเข้าสู่กระบวนการทำลายอย่างรัดกุมในขั้นตอนต่อไป
3. ตรวจสอบอายุและข้อกำหนดในการเก็บรักษา
เอกสารแต่ละประเภทมีกฎหมายกำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บที่แตกต่างกัน เช่น เอกสารทางบัญชี หรือภาษีอาจต้องเก็บไว้ 5 – 10 ปี เพราะฉะนั้น จึงต้องตรวจสอบให้แน่ใจอย่างถี่ถ้วนว่า เอกสารที่อยู่ในกองรอทำลายนั้นหมดอายุการจัดเก็บตามกฎหมายแล้วจริง ๆ หรือไม่
4. ขออนุมัติเอกสารที่จะทำลาย
ทั้งนี้ เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการทำลายเอกสารผิดฉบับ องค์กรควรตั้งผู้รับผิดชอบ หรือคณะกรรมการเพื่อทำการตรวจสอบซ้ำ และต้องมีการลงนามอนุมัติอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้งก่อนนำเอกสารไปทำลาย เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานการตรวจสอบ
5. เลือกวิธีทำลายเอกสารให้เหมาะสม
เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว ให้นำเอกสารไปทำลายด้วยวิธีที่ปลอดภัย และไม่สามารถนำเศษกระดาษกลับมาปะติดปะต่อกันได้อีก เช่น การใช้เครื่องทำลายเอกสารแบบตัดละเอียด หรือการว่าจ้างบริษัทที่รับทำลายเอกสารโดยเฉพาะ ซึ่งจะมีใบรับรองการทำลาย (Certificate of Destruction) ออกให้เพื่อความมั่นใจ
ข้อควรระวังที่องค์กรควรหลีกเลี่ยงในการทำลายเอกสาร
- ทิ้งเอกสารสำคัญรวมกับขยะทั่วไป การฉีกทิ้งหรือทิ้งลงถังขยะปกติ เป็นการเปิดโอกาสให้มิจฉาชีพนำข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลองค์กรไปใช้ประโยชน์ได้
- ทำลายเอกสารโดยไม่ตรวจสอบระยะเวลาการจัดเก็บ อาจทำให้องค์กรมีความผิดทางกฎหมาย หรือขาดหลักฐานสำคัญเมื่อถูกหน่วยงานภาครัฐเรียกตรวจสอบ
- ไม่มีผู้รับผิดชอบอนุมัติก่อนทำลาย หากเกิดกรณีเอกสารสำคัญสูญหาย จะไม่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้เลยว่าใครเป็นผู้นำไปทำลายและทำลายไปเมื่อใด
- ทำลายเอกสารต้นฉบับก่อนสำรองข้อมูลที่จำเป็น ควรทำการสแกน หรือสำรองไฟล์ดิจิทัลให้เสร็จก่อน และตรวจสอบความคมชัดของไฟล์ก่อนนำกระดาษต้นฉบับไปทำลายเสมอ
จัดการเอกสารจำนวนมากให้เป็นระบบด้วยบริการ BPO จาก Ditto
หากองค์กรของคุณกำลังเผชิญปัญหาเอกสารเก่าสะสมเป็นจำนวนมาก หรือมีกระบวนการจัดการเอกสารหลังบ้านที่ซับซ้อนจนเริ่มรับมือไม่ไหว การเลือกใช้บริการ BPO (Business Process Outsourcing) จาก Ditto ถือเป็นผู้ช่วยที่ตอบโจทย์อย่างยิ่ง เพราะเราคือผู้เชี่ยวชาญที่จะเข้ามาช่วยรับไม้ต่อในการบริหารจัดการเอกสารในส่วนที่คุณไม่ถนัด โดยทีมงานจะเข้าไปช่วยเตรียมเรื่องระบบ อุปกรณ์และคนดูแล พร้อมออกแบบและวางระบบให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรคุณโดยเฉพาะ ไม่ว่าจะเป็นบริการสแกนเอกสารปริมาณมหาศาล เพื่อเปลี่ยนผ่านองค์กรสู่การทำงานแบบ Paperless ควบคู่ไปกับการนำระบบ DMS เข้ามาช่วยจัดเก็บและบริหารจัดการไฟล์ดิจิทัลให้ค้นหาง่ายและปลอดภัยสูงสุด หรือการจัดการงานเอกสารที่ยุ่งยาก โซลูชันนี้จะช่วยลดภาระงานที่ซ้ำซ้อน ทำให้พนักงานของคุณมีความยืดหยุ่นและมีเวลาไปโฟกัสกับงานหลักที่ขับเคลื่อนธุรกิจได้อย่างเต็มศักยภาพ สนใจบริการ BPO หรือต้องการปรึกษาด้านระบบจัดการเอกสารแบบครบวงจร ติดต่อเราได้เลยวันนี้ที่ 02-517-5555 หรือ Line @dittothailand
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
เอกสารอะไรบ้างที่ไม่ควรทำลายทันที?
เอกสารทางบัญชีและภาษีอากร เพราะต้องเก็บอย่างน้อย 5 ปี สัญญาเช่า สัญญาจ้าง หรือเอกสารทางกฎหมายต่าง ๆ ที่ยังมีผลผูกพัน รวมถึงเอกสารโฉนดที่ดินและใบอนุญาตการประกอบกิจการ ซึ่งควรเก็บรักษาต้นฉบับไว้อย่างปลอดภัย
ก่อนทำลายเอกสารควรตรวจสอบอะไรบ้าง?
ควรตรวจสอบประเภทของเอกสาร วันที่หมดอายุตามกฎหมายกำหนด ลายมือชื่อผู้อนุมัติให้ทำลาย และต้องแน่ใจว่า ได้ทำการสแกนสำรองข้อมูลเอกสารที่มีความสำคัญเข้าสู่ระบบดิจิทัลเรียบร้อยแล้ว
เอกสารสำคัญควรทำลายอย่างไรให้ข้อมูลไม่รั่วไหล?
ควรใช้เครื่องทำลายเอกสารแบบตัดย่อยที่สามารถตัดกระดาษเป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อยจนไม่สามารถประกอบใหม่ได้ หรือหากมีเอกสารปริมาณมาก ควรใช้บริการจากบริษัทรับทำลายเอกสารที่ได้มาตรฐาน และสามารถออกใบรับรองการทำลายอย่างถูกต้องให้ได้
