จากบทความที่ผ่านมา Ditto ได้พูดถึงการ แก้ไขปัญหายุ่งยากจากการ Work From Home ด้วยระบบ Workflow ที่สามารถออกแบบ จัดวาง และตรวจสอบขั้นตอนการทำงานได้ ตั้งแต่การจัดทำ การส่งต่อ ไปจนถึงการอนุมัติ ทำให้รับรู้ความคืบหน้าของงานเอกสารได้แบบ Real-Time ซึ่งนอกจากขั้นตอนการบริหารจัดการข้อมูลระหว่างการทำงาน ยังมีกระบวนการหลังบ้านที่ทางองค์กรต้องดูแล ทั้งส่วนของการจัดเก็บเอกสาร และการสำรองหรือถ่ายโอนข้อมูล ซึ่งถือเป็นขั้นตอนการทำงานที่มีความสำคัญ จำเป็นต้องได้รับการป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลที่อยู่ในระดับสูง เพราะเมื่อเรายกขั้นตอนการทำงานไปอยู่บนระบบออนไลน์ อาจเกิดช่องโหว่ขึ้นในองค์กร ส่งผลให้มีโอกาสเกิดปัญหาไฟล์งานหายและตกหล่น ประสิทธิภาพการดำเนินงานอาจจะลดลง ทำให้ข้อมูลสำคัญหรือความลับภายในรั่วไหล ส่งผลกระทบต่อความมั่นคงและภาพลักษณ์ของธุรกิจ   สาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาข้อมูลรั่วไหล จากการรายงานของ IBM Security ร่วมกับ Ponemon Institute เรื่อง Data Breach (การละเมิดข้อมูล หรือ ข้อมูลถูกเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต) พบว่ามูลค่าองค์กรที่ได้รับความเสียหายจาก Data Breach ปี 2564 เพิ่มขึ้นกว่า 10% ซึ่งเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้ข้อมูลเกิดการรั่วไหล แต่นอกจากการละเมิดข้อมูลแล้ว... read more

  หลังจบเทศกาลสงกรานต์ เชื่อว่าหลายคนคงกลับมาเจอกองเอกสารที่ค้างตั้งแต่ก่อนเทศกาลนี้ รวมถึงแฟ้มงานใหม่ที่วางรออยู่ตรงหน้า เรียกว่ายังไม่ได้นั่งพัก ก็ต้องกลับสู่มหกรรมสะสางงานกันอีกแล้ว แน่นอนว่า ถ้าคุณวางแผนการทำงานได้ไม่ดีพอ ก็มีโอกาสเจอปัญหาส่งงานไม่ทันเดดไลน์ งานตกหล่น ทำให้การส่งเอกสารเพื่ออนุมัติงานผิดพลาดหรือล่าช้า วันนี้ Ditto มีเทคนิควางแผนงานที่นิยมใช้กันทั่วโลกมาฝาก…   1. Eisenhower Matrix จัดตารางงานที่เร่งด่วน และ สำคัญ Eisenhower Matrix คิดค้นโดย Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกาคนที่ 34 เป็นการแยก 4 ประเภทงาน ได้แก่   1.1 งานเร่งด่วน และสำคัญ : งานที่ต้องทำให้เร็วที่สุด หากไม่ส่งตามกำหนดอาจเกิดผลกระทบต่อคุณหรือองค์กรได้ เช่น งานลูกค้า หรืองานที่ใกล้ถึงเดดไลน์ เป็นต้น   1.2 งานไม่เร่งด่วน แต่สำคัญ : งานที่ไม่มีกำหนดส่งตายตัว แต่ต้องทำเพื่อเป้าหมายของคุณหรือองค์กร ควรลงตารางเวลาว่าจะทำเมื่อไหร่ เช่น การพัฒนาทักษะตัวเอง หรือการวางแผนลดต้นทุนองค์กร เป็นต้น   1.3 งานเร่งด่วน... read more

    การเปลี่ยนผ่านของยุคสมัย นำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงมากมายในชีวิตประจำวันเรา แม้กระทั่งรูปแบบการทำงานภายในองค์กร ที่ต่างก็ค่อย ๆ ขยับพัฒนาไปตามสถานการณ์ และเทคโนโลยีที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน เพื่อให้การทำงานสอดคล้องและต่อเนื่องกับยุคสมัย รูปแบบการทำงานที่เหมาะสม จะช่วยให้องค์กรของคุณก้าวข้ามวิกฤติที่กำลังเผชิญไปได้อย่างง่ายดาย   วันนี้ Ditto จะมาแนะนำ e-Document ให้ทุกท่านได้รู้จักกันครับ ว่าทำไมการแปลงไฟล์เอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ ถึงถูกยกให้เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยสำคัญที่จะพาทุกองค์กรผ่านพ้นวิกฤติการเปลี่ยนผ่านของยุคสมัยไปได้ ถ้าคุณพร้อมแล้ว เราไปดูกันเลยครับ     ยุคสมัยที่เปลี่ยนไปทำให้กระบวนการทำงานต้องเปลี่ยนตาม   อย่างที่ทราบกันดีว่าในปัจจุบันนี้การทำงานด้วยเอกสารในรูปแบบกระดาษ เริ่มกลายเป็นสิ่งที่ล้าหลังและไม่ตอบโจทย์กับสถานการณ์ในปัจจุบันเป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด 19 ระลอกใหม่ ที่บีบให้หลายองค์กรต้องเปลี่ยนรูปแบบการทำงานมาเป็น Work From Home ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานบางอย่างลดลงอย่างช่วยไม่ได้ แต่ในทางตรงกันข้าม บางองค์กรก็อาจพบว่าประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากรกลับไม่ได้ลดลงเลยแม้แต่น้อย ทั้งยังมีแนวโน้มว่าการทำงานที่บ้านจะส่งผลดีมากกว่าผลเสียด้วยซ้ำไป   อ่านข้อมูลเพิ่มเติม: 5 รูปแบบ...   ซึ่งไม่ว่าจะด้วยเหตุผลอะไรก็ตาม หากองค์กรคุณต้องเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานไปจากเดิม นั่นเท่ากับว่าคุณจะไม่สามารถทำงานเอกสารด้วยกระดาษธรรมดาได้อีกต่อไป e-Document จึงเป็นอีกหนึ่งตัวเลือกสำคัญ ที่จะมาเติมเต็มการเปลี่ยนแปลงนี้ให้สมบูรณ์และตอบโจทย์การทำงานมากขึ้น   ปฏิวัติรูปแบบการทำงานด้วย e-Document   e-Document คือเอกสารที่อยู่ในรูปแบบของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อตอบโจทย์การทำงานที่ต้องการความสะดวกรวดเร็ว ต้องการความเป็นระเบียบ และความปลอดภัยในการจัดเก็บที่มากกว่าเอกสารกระดาษธรรมดาทั่วไป ซึ่งรูปแบบการทำงานของมัน เหมาะสมกับสถานการณ์ในปัจจุบันเป็นอย่างยิ่ง เพราะเมื่อพนักงานทุกคนต้องแยกกันไปทำงานที่บ้าน เอกสารทั้งหมดจึงต้องถูกแปลงให้กลายเป็น e-Document เพื่อให้ทุกคนในองค์กรยังสามารถทำงานต่อได้ผ่านคอมพิวเตอร์... read more