ปัจจุบันมีหลายกิจกรรมในการดำเนินชีวิตประจำวัน กำลังถูกขับเคลื่อนภายใต้การพัฒนาของเทคโนโลยีสมัยใหม่ โดยเฉพาะวิธีการสื่อสารที่ใช้เครือข่ายไร้สาย เข้ามาเป็นตัวเชื่อมระหว่างบุคคล ให้สามารถติดต่อหรือส่งข้อมูลได้อย่างไร้ขีดจำกัด เช่นเดียวกับกระบวนการทำงานภายในองค์กร ที่จำเป็นต้องเปลี่ยนวิธีการทำงานให้ยืดหยุ่น และใช้รูปแบบข้อมูลที่ทันสมัยมากขึ้น ซึ่งมีหลายองค์กรหันมาใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Document แทนเอกสารกระดาษกระดาษมากขึ้น เช่น ไฟล์เอกสาร ไฟล์รูปภาพ ไฟล์สแกน ฯลฯ     ทำไม “ธุรกิจไร้กระดาษ” ถึงเป็นเป้าหมาย ขององค์กรยุคใหม่? จากผลการสำรวจของ ABBYY พบว่า “พนักงานบริษัทกว่า 92% ต้องเสียเวลาถึง 8 ชั่วโมง/สัปดาห์ ในการค้นหาเอกสารจากแฟ้มหรือตู้เก็บเอกสาร ส่งผลให้การทำงานเกิดความล่าช้า” และยังต้องเผชิญกับปัญหาข้อมูลตกหล่น สูญหาย หรือซ้ำซ้อนด้วยสาเหตุมาจากการจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ ส่งผลให้เกิดต้นทุนสิ้นเปลืองทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายในกรณีเอกสารเกิดข้อผิดพลาด หลายองค์กรเล็งเห็นช่องโหว่ตรงนี้ จึงหันมาให้ความสำคัญ ในการหาแนวทางแก้ไขปัญหาเรื้อรังจากเอกสารกระดาษ และวางเป้าหมายพัฒนาระบบการทำงานให้กลายเป็น “ธุรกิจไร้กระดาษ” หรือที่หลายคนรู้จักกันในชื่อของ Paperless   แต่อย่างไรก็ตามสำหรับบางธุรกิจ ยังคงคิดว่าการเปลี่ยนสู่การดำเนินงานแบบไร้กระดาษ เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ยาก หรืออาจจะยังสับสนว่าควรเริ่มต้นจากจุดไหน ถึงจะประสบความสำเร็จได้ วันนี้ Ditto จึงรวบรวมวิธีในการสร้างธุรกิจไร้กระดาษ เพื่อเป็นแนวทางให้กับเจ้าของธุรกิจทุกท่าน... read more

  เมื่อเทคโนโลยีและนวัตกรรมต่าง ๆ ได้เข้ามามีบทบาทต่อเนื่องในภาคธุรกิจ นับเป็นเรื่องปกติที่หลายองค์กรจะเริ่มปรับเปลี่ยนโครงสร้างการทำงานภายในให้เหมาะสมกับยุคสมัยมากยิ่งขึ้น เพราะนอกจากจะช่วยสร้างผลลัพธ์การทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิมแล้ว ยังเป็นการสนับสนุนบุคลากรให้สามารถทำงาน ได้อย่างยืดหยุ่นขึ้นอีกหลายเท่า โดยจะมี Workflow อะไร ที่ควรเปลี่ยนให้เหมาะสมกับยุคดิจิทัลบ้างนั้น วันนี้ Ditto ได้รวบรวมมาให้ผู้ประกอบการที่สนใจได้อ่านกันแล้วครับ     1. การอนุมัติเอกสาร   ขั้นตอนนี้ถือเป็นขั้นตอนหลักที่องค์กรชั้นนำให้ความสำคัญ เพราะอย่างที่ทราบกันดีว่า Workflow การอนุมัติเอกสารแบบเก่า มักสร้างปัญหาและเกิดความล่าช้าได้ ซึ่งหากเราไม่ปรับปรุงแก้ไขให้ทันสมัย ก็จะกลายเป็นปัญหาเรื้อรังที่คอยฉุดรั้งธุรกิจไม่ให้เติบโตอย่างที่ควรจะเป็น ด้วยเหตุนี้เอง ระบบอัตโนมัติ หรือระบบการจัดการเอกสาร (DMS) จึงเข้ามามีบทบาท เพราะทันทีที่ตัวองค์กรนำเอกสารเข้าสู่ระบบดิจิทัล และระบบ Workflow จะช่วยจัดการเอกสารที่ยุ่งเหยิง ให้เป็นระเบียบและตอบโจทย์การทำงานในยุคปัจจุบันมากยิ่งขึ้น ดังนี้   มีความสะดวก คล่องตัว และรวดเร็วยิ่งขึ้น หากขั้นตอนการอนุมัติเอกสารของตัวธุรกิจกลายเป็นระบบดิจิทัลหรือระบบอัตโนมัติ จะช่วยผลักดันระบบการทำงานภายในองค์กรให้เกิดความคล่องตัวและส่งต่องานไปยังแผนกอื่นได้รวดเร็วยิ่งขึ้น หมดปัญหาเอกสารตกค้างหรือสูญหาย เพราะระบบจัดการเอกสารจะช่วยอำนวยความสะดวกให้ระบบการทำงานลื่นไหล ตั้งแต่เริ่มจนจบสิ้นกระบวนการ ตรวจสอบย้อนหลังได้ตลอดเวลา การปรับขั้นตอนการอนุมัติเอกสารให้เป็นระบบดิจิทัล จะทำให้คนที่รับผิดชอบในระบบนั้น ๆ สามารถเข้าไปตรวจสอบข้อมูลการดำเนินงานย้อนหลังได้ตลอดเวลาที่ต้องการ เป็นการเปลี่ยนปัญหาที่ยาก ให้กลายเป็นเรื่องง่าย ด้วยความคล่องตัวนี้จะช่วยให้ตัวบุคลากรแก้ไขข้อผิดพลาดได้อย่างรวดเร็วหากเกิดปัญหาขึ้นมา มีความปลอดภัยสูง... read more

  Ditto เชื่อว่าปัญหาการชำระเงินล่าช้า เป็นปัญหาน่าปวดหัว ที่ทุกธุรกิจมักต้องเผชิญอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ผู้ประกอบการหลายท่านอาจคิดว่า ปัญหาเหล่านี้เกิดจากฝั่งลูกค้าเพียงฝ่ายเดียว แต่เชื่อหรือไม่ว่าในบางกรณี สาเหตุของการชำระเงินล่าช้าก็อาจมาจาก “Invoice Processing” หรือขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ของธุรกิจคุณก็เป็นได้ ดังนั้นวันนี้เราจึงอยากจะมาแชร์เคล็ดลับการออกใบแจ้งนี้ ให้กับผู้ที่สนใจได้รู้กันครับ ว่าต้องทำอย่างไรลูกค้าถึงจะชำระเงินไวที่สุด โดยที่เราไม่ต้องมานั่งทวงให้เสียเวลา   1. ข้อมูลถูกต้องครบถ้วน กระชับ และได้ใจความ ทุกครั้งที่ออกใบแจ้งหนี้ ตัวธุรกิจต้องทำให้แน่ใจว่าข้อมูลต่าง ๆ ที่อยู่บนเอกสารนั้นถูกต้อง ครบถ้วน และตรงประเด็น เงื่อนไขหรือข้อตกลงที่ควรแจ้งต้องถูกระบุให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยเฉพาะจำนวนเงินที่ต้องชำระ และวันเวลาที่ครบกำหนดต้องห้ามผิดพลาดเป็นอันขาด สิ่งเหล่านี้ถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ตัวธุรกิจต้องใส่ใจมากเป็นพิเศษ เพราะถ้าหากข้อมูลบนใบแจ้งหนี้คลาดเคลื่อนจนเกิดความเข้าใจผิด การชำระเงินของลูกค้าก็จะมีปัญหาติดขัดขึ้นมาทันที นอกจากธุรกิจคุณจะได้รับเงินล่าช้าไปกว่าเดิมแล้ว ตัวองค์กรอาจต้องเสียความน่าเชื่อถือไปอีกด้วย     คำแนะนำ : เคล็ดลับการออกใบแจ้งหนี้ที่อ่านแล้วเข้าใจง่าย   ไม่ใช้คำซับซ้อน พยายามตรงประเด็นเข้าไว้ พยายามหลีกเลี่ยงคำหรือประโยคที่ซับซ้อนเข้าใจยากบนใบแจ้งหนี้ เราต้องทำให้ลูกค้าหรือผู้ที่อ่านเข้าใจได้อย่างทันทีเพื่อลดความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น ตัวเลขชัดเจน ใช้คำย่อวันเวลาให้ถูกต้อง ตัวเลขบนใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งที่สำคัญมากเป็นอันดับต้น ๆ เราควรตรวจเช็คจุดทศนิยมและลูกน้ำทุกครั้งที่ออกเอกสาร รวมถึงวันและเวลา ที่ตัวองค์กรใช้ควรเป็นวันที่แบบสากลเข้าใจได้ในทันที สร้างตารางหรือวางเลย์เอาท์เอกสารให้เข้าใจง่าย การสร้างตารางหรือวางเลย์เอาท์ของเอกสารใบแจ้งหนี้ควรออกแบบให้ดี อย่าพยายามวางช่องหรือตีตารางที่ซับซ้อนเกินความจำเป็น เพราะเวลาลูกค้าอ่าน อาจเกิดความสับสนเข้าใจผิด... read more