ในวันที่ทั้งโลกอยู่ท่ามกลางกระแสการเปลี่ยนแปลงสู่ยุคดิจิทัล ทำให้เกิดเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามามีอิทธิพลในการใช้ชีวิตเกือบ 100% ทั้งการสื่อสาร, คมนาคม, สินค้าอุปโภค บริโภคในชีวิตประจำวัน ถือเป็นปัจจัยหลักที่ทำให้โลกธุรกิจ เกิดการขับเคลื่อนไปข้างหน้า เพื่อตอบโจทย์วิถีชีวิตผู้บริโภคยุคใหม่เช่นกัน
จากผลสรุปเทรนด์เทคโนโลยีมาแรงปี 2022 ของ Gartner บริษัทวิจัยและให้คำปรึกษาชั้นนำระดับโลก ได้กล่าวถึง 1 เทรนด์น่าสนใจ คือ ‘เทคโนโลยี Hyperautomation’ การใช้เทคโนโลยีที่ซับซ้อน สร้างกระบวนการทำงานแบบ Automate เพื่อทดแทนการทำงานที่ต้องใช้มนุษย์ ช่วยเร่งให้ธุรกิจเติบโตเร็วขึ้น จากความสามารถด้านการประมวลผล, เพิ่มประสิทธิภาพให้การตรวจสอบ และทำให้กระบวนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติให้ได้มากที่สุด เช่น ระบบซอฟต์แวร์ต่าง ๆ, ปัญญาประดิษฐ์ (AI), Machine learning, เครื่องมือแบบ Low-code/no-code, เครื่องมือจัดกระบวนการเอกสารภายในองค์กร เป็นต้น
ซึ่ง ระบบ Workflow จัดอยู่ในส่วนหนึ่งของ Hyperautomation เช่นกัน เพราะเป็นเทคโนโลยีใช้จัดการโครงสร้างการทำงานภายในองค์กร ตั้งแต่การระบุตำแหน่งบุคลากร แผนก และงานที่รับผิดชอบ โดยที่ผู้ใช้งานระบบสามารถประสานงาน และจัดการงานเอกสาร, ข้อมูลต่าง ๆ ผ่านระบบ Workflow และที่สำคัญคือ ตัวระบบเป็นแบบ Low-code เข้าใช้ได้หลายอุปกรณ์อย่างคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต มือถือ สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ ทุกเวลา เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต พร้อมวิธีการใช้งานแบบง่าย ๆ ให้คุณสามารถ จัด Workflow ทั้งองค์กร ได้เพียงแค่ลากเมาส์!
หากคุณเป็นหนึ่งในองค์กรที่อยากปรับตัวตามเทรนด์เทคโนโลยีปี 2022 วันนี้ Ditto มีตัวอย่างองค์กรระดับโลกที่นำระบบ Workflow ไปใช้ในกระบวนการทำงานแบบครอบคลุมได้ทั่วโลกในระบบเดียว นั่นก็คือ DHL ผู้ให้บริการขนส่งทั้งภายในและระหว่างประเทศ เป็นบริษัทโลจิสติกส์ที่มีจำนวนพนักงานมากกว่า 400,000 คน เปิดให้บริการใน 220 ประเทศ โดย DHL ใช้เทคโนโลยี Cognitive Workflow Automation พัฒนาในส่วนของกระบวนการกระจายสินค้าไปทั่วโลก ซึ่งมีการทำงานตลอด 24 ชม. โดยการส่งสินค้าไปแต่ละประเทศต้องผ่านจุดส่งมอบหลายสิบจุด ให้เป็นไปตาม 7 ขั้นตอนหลัก ดังนี้
- Pick Up: เข้ารับพัสดุที่ต้องการจัดส่ง
- Outbound: แยกประเภทพัสดุ/ประเทศปลายทางเพื่อส่งไปสนามบิน
- Export: ลำเลียงพัสดุเข้าตู้เก็บสินค้าและเตรียมส่งออก
- Transit: ทำการขนส่งทางอากาศสู่ประเทศปลายทาง
- Import: ตรวจสอบพัสดุโดยศุลกากรประเทศปลายทาง
- Inbound: กระจายพัสดุให้คนส่งของในพื้นที่
- Delivery: จัดส่งพัสดุถึงหน้าบ้านผู้รับ
แน่นอนว่ากว่าจะผ่านทั้ง 7 ขั้นตอน พนักงาน DHL ต้องเจอกับเอกสารหลายล้านฉบับในระหว่างทางการขนส่ง ซึ่งเอกสารแต่ละฉบับก็จะมีข้อมูลและรูปแบบแตกต่างกันไปตามพื้นที่ – ขั้นตอนดำเนินการ ตั้งแต่ใบกำกับสินค้า (แสดงข้อมูลและราคาสินค้า), ใบนำส่ง (แสดง Tracking Number), ใบตราส่งสินค้าทางเรือ/ทางอากาศ, ใบขนสินค้าขาเข้า/ขาออก, บัญชีสินค้า/แพ็กเกจ รวมถึงเอกสารอื่น ๆ ที่ใช้ยื่นกรมศุลกากร
นอกจากนี้ DHL มีการใช้อีกหนึ่งเครื่องมือเข้ามาเพิ่มความสะดวกให้พนักงานใช้จัดการเอกสาร คือ โปรแกรม Optical Character Recognition (OCR) ตัวช่วยอ่านข้อความจากเอกสาร PDF ไฟล์รูปภาพ หรือลายมือในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ส่งผลให้ข้อมูลที่ใช้ประสานงาน มีความแม่นยำมากกว่า 99% ยิ่งใช้ร่วมกับระบบ Workflow ก็ยิ่งเพิ่มความคล่องตัวในการขนส่งให้รวดเร็วขึ้น ส่งผลให้ DHL ยังคงขยายพื้นที่ให้บริการอย่างต่อเนื่องและรักษามาตรฐานการบริการระดับโลกได้ดี มาจนถึงทุกวันนี้!
แต่ไม่ได้มีแค่องค์กรขนาดใหญ่ระดับโลกเท่านั้น ที่สามารถใช้ระบบ Workflow ได้ ปัจจุบัน Ditto ได้ให้บริการระบบ Workflow แก่องค์กรชั้นนำในประเทศไทยเช่นกัน วันนี้ Ditto จึงขอสรุป 3 ประเด็นสำคัญ ที่ทำให้หลายองค์กรเลือกใช้ระบบ Workflow เข้าไปพัฒนารูปแบบการทำงาน ดังนี้
1.สามารถกำหนดเส้นทางการทำงานได้ชัดเจน
อย่างที่กล่าวไปข้างต้นว่าระบบ Workflow ก็เหมือนผังองค์กรในรูปแบบออนไลน์ แต่สามารถใช้ทำงานได้ด้วย อย่าง DHL ที่นำเอากระบวนการกระจายสินค้าทั่วโลกอยู่ในระบบเดียว เพื่อให้ข้อมูลมันสามารถดำเนินการไปได้อัตโนมัติตามเส้นทางการขนส่งทั้ง 7 ขั้นตอน ไม่ต้องมีบุคลากรมาคอยถือใบเอกสารเพื่อนำไปประสานงาน หรือนับข้อมูลว่าครบถ้วนหรือไม่
2.จัดการข้อมูลและเอกสารแบบ Real Time
เห็นได้จากตัวอย่างเอกสารการขนส่งของ DHL ที่มีข้อมูลและรูปแบบแตกต่างกัน เช่นเดียวกับธุรกิจอื่น ๆ ย่อมมีการใช้ฟอร์มเอกสารภายในองค์กรไม่เหมือนกัน ไหนจะเอกสารบัญชี จัดซื้อหรืองานลูกค้า ซึ่งผู้ใช้งานระบบ Workflow สามารถแยกเอกสารได้ตามโครงการ อีกทั้งส่งต่อ แจ้งแก้ไข ขออนุมัติ โดยสามารถติดตามสถานะเอกสารแต่ละฉบับได้แบบ Real Time
3.มีระบบเก็บข้อมูลให้ตรวจสอบย้อนหลังได้
เมื่อผู้ใช้งานมีการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขข้อมูลในเอกสาร ระบบ Workflow จะยังคงเก็บประวัติ Version เก่าไว้ โดยในการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง สามารถดูได้ว่าใครคือคนแก้ไข และเกิดขึ้นเมื่อวัน/เวลาใด ที่สำคัญเอกสารทุกฉบับสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเฉพาะผู้เกี่ยวข้องได้ เพื่อป้องกันข้อมูลสำคัญขององค์กรสูญหาย
อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดไหน ก็ควรเลือกระบบ Workflow ที่เหมาะกับรูปแบบธุรกิจ และวิถีการทำงานของบุคลากร คือไม่ยุ่งยากหรือซับซ้อนเกินไป ซึ่งระบบ Workflow ของ Ditto สามารถปรับเส้นทางการทำงาน ได้ตามโครงสร้างของทุกองค์กร ระบบใช้งานง่ายด้วยฟีเจอร์ Drag & Drop สามารถสร้าง Flow ได้ โดยไม่ต้องพึ่ง Developer ให้บุคลากรของคุณทำงานได้เองตั้งแต่ต้นจนจบ!
อ้างอิง
dhl.com, youtube.com, gartner.com, news.thaipbs.or.th
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
