Paperless แนวคิดที่จะช่วยจัดการปัญหาในหน่วยงานราชการ อบต. และ อบจ.

  • October 28, 2022

News Description

แนวคิด Paperless

 

Paperless คือ แนวคิดประหยัดการใช้กระดาษ ด้วยวิธีลดการใช้งานเอกสารรูปแบบกระดาษ หรือใช้วัสดุสิ่งของที่ทำจากกระดาษให้น้อยที่สุด ซึ่งการทำเช่นนี้เป็นการช่วยประหยัดพลังงาน และทรัพยากรธรรมชาติ รวมถึงยังเป็นปัจจัยกระตุ้นให้เกิดการพัฒนารูปแบบการทำงานเป็นระบบ Digital มากยิ่งขึ้น เพื่อเตรียมพร้อมก้าวเข้าสู่สังคม Digital Transformation ต่อไป

 

ยิ่งในช่วงสถานการณ์การแพร่ระบาดของ Covid-19 ทำให้หลายองค์กรทั่วโลกต่างหันมาใช้ระบบ Digital ในการทำงานแทนการทำงานแบบเดิมที่ใช้เอกสารกระดาษไปบ้างแล้ว ซึ่งทางหน่วยงานราชการไทยเองก็ปรับตัวมาใช้ระบบ Digital และเห็นความสำคัญของแนวคิด Paperless ไม่แพ้นานาชาติ โดยอีกไม่นานทางภาครัฐจะประกาศใช้ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่ให้หน่วยงานราชการสามารถปฏิบัติการด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงหน่วยงาน อบต. และ อบจ. เองก็สามารถทำงานผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้เช่นกัน โดยอาศัยแนวคิด Paperless เข้ามาช่วยจัดการปัญหาเอกสารต่างๆ ในหน่วยงานราชการ เพื่อปรับเปลี่ยนการบริการของภาครัฐให้เข้าสู่ระบบดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ

 

ปัญหาด้านการบริหารจัดการระบบเอกสารในหน่วยงานราชการ

 

1. หาเอกสารไม่เจอ เพราะจำนวนเอกสารเยอะ

โดยปกติแล้วเอกสารทางราชการนั้นมีหลากหลายประเภท ไม่ว่าจะเป็นหนังสือภายใน หนังสือภายนอก หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือรับรอง และหนังสือประเภทอื่น ๆ รวมถึงจำนวนเอกสารในแต่ละปีที่ทางหน่วยงานราชการออก ก็มีจำนวนนับไม่ถ้วน หากจำเป็นต้องค้นหาเอกสารสำคัญที่ย้อนหลังไป 3 ปี การค้นหาเอกสารแบบกระดาษจำนวนมากๆ ถือเป็นเรื่องยาก และอาจทำให้คุณเสียเวลาเป็นวัน หรือถ้าโชคร้ายเอกสารที่ต้องการใช้อาจเกิดความเสียหาย หรือสูญหายก็เป็นได้

 

2. ใช้ระยะเวลาในการเดินเอกสารค่อนข้างนาน

หลายคนคงเคยรับรู้ถึงปัญหาเรื่องระยะเวลาในการเดินเอกสารราชการแต่ละใบ ที่อาจต้องใช้ระยะเวลาเป็นวัน เพราะกระบวนการของหน่วยงานราชการจำเป็นต้องให้ทุกหน่วยงานหรือทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องลงนามในเอกสารเพื่อทำการรับรองความถูกต้องของเอกสาร และต้องเดินเรื่องไปทีละขั้นตอน ไปทีละฝ่ายตามลำดับ และหากมีความจำเป็นต้องเดินเอกสารไปต่างตำบล ต่างอำเภอ ต่างจังหวัด จำเป็นต้องเพิ่มเวลาในการเดินเอกสารและรอผู้ลงนามตามลำดับ

 

3. พื้นที่จัดเก็บเอกสารมีจำกัด

พื้นที่ในหน่วยงานราชการจะถูกจัดสรรพื้นที่ไว้ใช้สำหรับทำงาน สำหรับประชาชนเข้ามาติดต่อกับราชการ และยังมีพื้นที่อื่น ๆ ที่จัดสรรเอาไว้ใช้สอยทั่วไป แต่ทั้งนี้ ในกรณีที่พื้นที่ราชการมีพื้นที่จำกัด แต่จำนวนเอกสารแบบกระดาษที่เพิ่มขึ้นในทุกวันมีมากขึ้นเรื่อย ๆ ทำให้พื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสารไม่เพียงพอ ไม่ว่าจะเป็น ตู้เก็บเอกสารที่เต็มทุกชั้น หรือห้องที่ใช้สำหรับจัดเก็บกล่องหรือแฟ้มเอกสารก็มีไม่เพียงพอ หากมีความจำเป็นต้องเพิ่มพื้นที่ จะต้องทำเรื่องขอ ซึ่งต้องใช้ระยะเวลา แล้วในสถานที่ข้าราชการอย่าง อบต. และ อบจ. เองก็มีพื้นที่จำกัด แต่ด้วยเอกสารที่มีเข้ามาเพิ่มขึ้นทุกวัน ทำให้ต้องประสบปัญหาพื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสารอย่างแน่นอน

 

4. พนักงานราชการมีน้อย ทำให้เอกสารล่าช้า

จำนวนบุคลากรในหน่วยงานราชการแต่ละพื้นที่มีจำนวนจำกัด ต่างฝ่ายต่างทำหน้าที่ของตัวเอง แต่เมื่อไหร่ที่ต้องดำเนินการตรวจสอบเอกสาร หรือต้องเดินเอกสารอย่างเร่งด่วน บุคลากรที่ทำส่วนนี้อาจมีไม่เพียงพอ อาจส่งผลให้การดำเนินงานที่มีอยู่เดิมภายในหน่วยงานราชการนั้น ๆ เกิดปัญหา ติดขัด ล่าช้าได้ และยังส่งผลให้การเดินเอกสารเกิดความล่าช้าออกไป หรือมีความเป็นไปได้ที่ตัวเอกสารจะเกิดการเสียหายหรือสูญหายได้

 

จากทั้ง 4 ปัญหาที่กล่าวมา ล้วนเป็นปัญหาที่เกิดจากการมีจำนวนเอกสารที่ต้องจัดการเยอะกว่าจำนวนบุคลากร จะดีกว่าไหม หากปรับเป้าหมายให้หน่วยงานราชการหันมาใช้แนวคิด Paperless และเปลี่ยนจากเอกสารกระดาษหันมาใช้ระบบ Digital เข้ามาช่วยในการจัดการเอกสารมากยิ่งขึ้น

 

 

แนวคิด Paperless และระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. จะเข้ามาช่วยได้อย่างไร?

 

ก่อนหน้านี้เราได้ทำความรู้จักกับ แนวคิด Paperless และรวบรวมปัญหาของเอกสารแบบกระดาษในหน่วยงานราชการไปพอสมควรแล้ว ทีนี้เรามาดูกันดีกว่าว่าแนวคิด Paperless และระบบจัดการเอกสารจะเข้ามาช่วยจัดการปัญหาเหล่านี้ในหน่วยงาน อบต. และ อบจ. ได้อย่างไรบ้าง

 

  • ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษภายในหน่วยงาน อบต. และ อบจ.

หลักสำคัญของการใช้แนวคิด Paperless คือการใช้ทรัพยากรกระดาษให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ ซึ่งสิ่งที่ตอบโจทย์มากที่สุดก็คือ การเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้กลายเป็นไฟล์เอกสารดิจิทัล ซึ่งส่วนนี้จะช่วยประหยัดงบประมาณค่ากระดาษ อุปกรณ์สิ้นเปลือง ค่าจัดเก็บและบำรุงรักษา ทำให้หน่วยงานสามารถนำงบประมาณส่วนนี้ไปจัดสรรให้ส่วนอื่นที่สำคัญได้

 

  • ช่วยสร้างระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เข้าสู่โลกดิจิทัล

ประชาชนหลายคนพอพูดถึงหน่วยงานราชการอย่าง อบต. และ อบจ. ต่างเห็นภาพความล่าช้าของการดำเนินงาน และความซับซ้อนของเอกสาร แต่หากหน่วยงานเหล่านี้ปรับรูปแบบการทำงานโดยยึดหลักแนวคิด Paperless ด้วยการเปลี่ยนแปลงเอกสารรูปแบบกระดาษให้กลายเป็นไฟล์เอกสารดิจิทัล พร้อมพัฒนาระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. ที่บุคลากรภายในสามารถเข้าระบบเพื่อใช้งานได้ทุกที่ เพียงแค่มีสัญญาณอินเทอร์เน็ต หรือแม้แต่ประชาชนก็สามารถเข้าระบบออนไลน์เพื่อเข้าถึงข้อมูลเอกสาร จะช่วยส่งเสริมภาพลักษณ์ให้หน่วยงาน อบต. และ อบจ. มีรูปแบบทันสมัยยิ่งขึ้น เสริมประสิทธิภาพให้ทุกขั้นตอนการทำงาน และช่วยสร้างความพึงพอใจให้กับประชาชนได้อีกทางหนึ่ง

 

  • จัดการเอกสารได้ง่าย ทำงานได้รวดเร็ว

เมื่อทางหน่วยงานได้เปลี่ยนจากการใช้เอกสารกระดาษ มาเป็นไฟล์เอกสารดิจิทัล และนำข้อมูลเหล่านั้นเข้าสู่ ระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพียงเท่านี้ คุณก็จะสามารถค้นหาข้อมูลได้แบบออนไลน์ เพียงแค่พิมพ์หมายเลขเอกสาร หรือชื่อเอกสาร ก็จะเจอเอกสารที่ตามหาได้อย่างรวดเร็ว สามารถติดตามขั้นตอนการเดินเอกสารถึงลำดับไหน ติดขัดตรงไหนก็สามารถแก้ปัญหาได้ทันท่วงที ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสาร และไม่ต้องเดินเอกสารให้เสียเวลาอีกต่อไป

 

 

เพราะทุกวันนี้เทคโนโลยีในด้านต่าง ๆ ได้พัฒนาไปอย่างรวดเร็วแบบก้าวกระโดดไม่มีวันหยุดอยู่กับที่ เราจำเป็นต้องทำให้องค์กร หน่วยงานราชการทั้งเล็กใหญ่ อบต. อบจ. และหน่วยงานอื่น ๆ ได้พัฒนาปรับตัวให้ก้าวทันเทคโนโลยี พร้อมสร้างระบบการทำงานของหน่วยงานรัฐในรูปแบบดิจิทัล ภายใต้แนวคิด Paperless ที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานของทั้งภายในและภายนอกหน่วยงานรัฐ ช่วยลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ ควบคู่กับการใช้ระบบจัดการเอกสารในรูปแบบออนไลน์​ ช่วยให้การทำงานง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้นเป็นสำคัญ

 

 

 

สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม

📞 02-517-5555

Line ID: @dittothailand


เราใช้คุกกี้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ และประสบการณ์ที่ดีในการใช้เว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถศึกษารายละเอียดได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว และสามารถจัดการความเป็นส่วนตัวเองได้ของคุณได้เองโดยคลิกที่ ตั้งค่า

Privacy Preferences

คุณสามารถเลือกการตั้งค่าคุกกี้โดยเปิด/ปิด คุกกี้ในแต่ละประเภทได้ตามความต้องการ ยกเว้น คุกกี้ที่จำเป็น

Allow All
Manage Consent Preferences
  • คุกกี้ที่จำเป็น
    Always Active

    ประเภทของคุกกี้มีความจำเป็นสำหรับการทำงานของเว็บไซต์ เพื่อให้คุณสามารถใช้ได้อย่างเป็นปกติ และเข้าชมเว็บไซต์ คุณไม่สามารถปิดการทำงานของคุกกี้นี้ในระบบเว็บไซต์ของเราได้

  • คุกกี้เพื่อการวิเคราะห์

    คุกกี้ประเภทนี้จะทำการเก็บข้อมูลการใช้งานเว็บไซต์ของคุณ เพื่อเป็นประโยชน์ในการวัดผล ปรับปรุง และพัฒนาประสบการณ์ที่ดีในการใช้งานเว็บไซต์ ถ้าหากท่านไม่ยินยอมให้เราใช้คุกกี้นี้ เราจะไม่สามารถวัดผล ปรังปรุงและพัฒนาเว็บไซต์ได้

Save