ปรับองค์กรให้เป็น Hybrid Working ด้วย e-Document

  • August 15, 2022

News Description

 

การทำงานแบบ WFH หรือสลับกันเข้าออฟฟิศ คือแนวทางการทำงานแบบใหม่ที่เข้ามาเปลี่ยนแปลงวิถีชีวิตการทำงานแบบเดิม ที่ให้พนักงานทำงานจากที่ไหนก็ได้มากขึ้น ขอแค่มีอินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์ทำงานก็พร้อมเริ่มงานได้ทันที และยังช่วยลดค่าใช้จ่ายการเดินทางต่อวันที่แทบจะกินพื้นที่หนึ่งในสี่ของรายได้ ทำให้มีเวลากับตัวเองมากขึ้น โฟกัสกับชีวิตของตัวเองได้ดีกว่า การทำงานแบบนี้นี่แหละที่เรียกกันว่า “Hybrid Working”

 

Hybrid Working คืออะไร?

Hybrid Working ในทางทฤษฎี คือ ข้อตกลงที่มีร่วมกันระหว่างเจ้านายและพนักงานให้จัดรูปแบบการทำงาน จากที่ไหนก็ได้โดยไม่ต้องเข้าออฟฟิศ เปิดโอกาสให้พนักงานมีอิสระในการจัดการชีวิตตัวเอง สร้างทางเลือกในการทำงานมากขึ้น ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนหรือทำอะไรอยู่ แค่พกแล็ปท็อปไปด้วย คุณก็เข้างานได้แล้ว จากผลแบบสอบถามความเห็นพนักงานของ Envoy ระบุว่า

พนักงานกว่า 47% คงรู้สึกอยากลาออกแน่ ๆ หากที่ทำงานไม่ยอมเปลี่ยนการทำงานมาเป็น Hybrid Working” และมากถึง

59% ของพนักงานต่างก็บอกเป็นเสียงเดียวกันว่า พวกเขาอยากให้เปลี่ยนมาเป็นการทำงานแบบ Hybrid มากกว่าแบบเดิม”

ซึ่งถ้าเทียบกันแล้วอัตราส่วนคนที่อยากทำงานจากที่ไหนก็ได้กินพื้นที่เกือบครึ่งหรือเกินครึ่งไปแล้วของการสำรวจ เนื่องจากพนักงานต่างเห็นคุณค่าของการทำงานจากที่ไหนก็ได้ ทำให้ Hybrid Working กลายเป็นการทำงานแบบที่ใคร ๆ ก็ต้องการกันมาก

ยังมีข้อดีอีกหลายข้อ ที่ไม่เพียงแต่ส่งผลต่อพนักงาน แต่ยังส่งผลกับองค์กรเองด้วยเช่นกัน ดังนี้

 

 hybrid-working-benefit-for-employee

 

ข้อดีของการทำงานแบบ Hybrid Working ในแง่ของพนักงาน

  • ยกระดับคุณภาพชีวิตของพนักงาน

ก่อนที่กระแสการทำงานจากที่ไหนก็ได้จะเข้ามา เหล่ามนุษย์เงินเดือนต้องตื่นเช้าทำกิจวัตรประจำวัน ขึ้นรถโดยสารหรือขับรถเพื่อไปเข้างานให้ทันก่อนจะสาย ตกเย็นก็ฝ่ารถติดกลับบ้าน จัดการของในบ้านให้เรียบร้อยแล้วนอน ชีวิตวนอยู่แบบนี้ไปเรื่อย ๆ แต่ละวัน ทำให้พนักงานขาดแรงบันดาลใจในชีวิต หมดไฟในการทำงาน และยังไม่มีเวลาส่วนตัวมากพอไปจัดการธุระสำคัญอีกด้วย

 

แต่เมื่อทำงานจากที่ไหนก็ได้ พนักงานจะไม่ต้องฝืนตื่นเช้าเพื่อออกไปให้ทันรอบรถสาธารณะ ไม่ต้องเสียเวลาเดินทางเหมือนก่อน บาลานซ์ชีวิตตัวเองได้ดีขึ้น มีเวลาทำธุระส่วนตัวได้เต็มที่โดยที่ไม่กระทบงาน เพิ่มความ กระตือรือร้นในการทำงานและความคิดสร้างสรรค์

 

  • ลดรายจ่ายต่อวัน

เมื่อบ้านและที่ทำงานไม่ใช่ที่เดียวกัน พนักงานจำเป็นต้องเสียค่าเดินทางต่อวันนับร้อยบาท ส่วนคนที่มีรถก็ต้องเสียค่าน้ำมันที่ราคาสูงขึ้นทุกวันเพิ่มเข้าไปอีก รวมแล้วเดือนละหลายพันบาท แต่ถ้าเปลี่ยนมาทำงานที่บ้านได้ ค่าใช้จ่ายการเดินทางก็ไม่ต้องเสีย หรือหากเสียก็แค่ค่าน้ำหวาน – กาแฟที่สั่งมาส่งที่บ้านเท่านั้น

 

  • เพิ่มความคล่องตัว

การทำงานแบบที่ไม่ต้องปรากฏตัวที่ออฟฟิศ คือความฝันอย่างหนึ่งของพนักงาน เพราะเมื่อข้อจำกัดด้านสถานที่การทำงานถูกทำลายไป ทางเลือกก็มีมากขึ้น พนักงานสามารถอยู่ตรงไหน หรือทำกิจวัตรประจำวันอย่างอื่นไปด้วยระหว่างทำงานโดยที่ไม่กระทบต่อการเนื้องาน ยกตัวอย่างให้เข้าใจ เช่น ตอนเช้าพนักงานเข้าประชุมออนไลน์กับทีมที่บ้าน แต่พอบ่ายก็ออกไปหาคาเฟ่เย็น ๆ นั่งทำงานต่อ จิบกาแฟสบาย ๆ ตกเย็นก็แวะซื้อของหรือย้ายที่ทำงานไป Night Cafe แทน

 

hybrid-working-benefit-for-company

 

ข้อดีของ Hybrid Working ในแง่ขององค์กร

  • ลดค่าเช่าออฟฟิศ

ในเมื่อไม่มีพนักงานมาที่ออฟฟิศแล้ว ‘ที่ทำงาน’ ก็คงไม่จำเป็นอีกต่อไป เพราะในหนึ่งเดือน องค์กรต้องเสียค่าเช่านับหมื่นหรือแสน ขึ้นอยู่กับราคาค่าเช่าที่ ดังนั้นถ้าพนักงานไม่ทำงานที่ออฟฟิศอีกแล้ว การลดพื้นที่หรือยกเลิกการเช่าที่ก็จะช่วยองค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากขึ้น

 

  • จ้างพนักงานเพิ่มได้ โดยไม่ต้องลงทุนเช่าพื้นที่ออฟฟิศเพิ่ม

การจ้างพนักงานหนึ่งครั้ง องค์กรจำเป็นต้องจัดสรรพื้นที่ทำงานให้พนักงานแต่ละคนมีพื้นที่ทำงานเป็นของตัวเอง ซึ่งองค์กรต้องแบกรับภาระค่าใช้จ่ายในการจัดหาโต๊ะ เก้าอี้ คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์สำนักงานส่วนบุคคล และขยายพื้นที่สำนักงานให้รองรับกับจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้นตามขนาดองค์กร ซึ่งภาระในส่วนนี้จะถูกลดทอนลง ถ้าพนักงานหันไปเลือกทำงานจากที่อื่นแทนการมาออฟฟิศ องค์กรก็สามารถเพิ่มจำนวนพนักงานได้ โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายต่อพื้นที่เพิ่มขึ้นอีกต่อไป

 

  • พัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

อย่างที่ได้บอกไปในหัวข้อข้อดีต่อพนักงาน เมื่อพนักงานมีความสุข ชีวิตมีบาลานซ์ที่ดีขึ้น ไม่ต้องแปลกใจถ้าพวกเขาจะขยันทำงานมากขึ้นกว่าเดิม งานที่ได้ก็ดูจะออกมาดีเสียด้วย เพียงแค่องค์กรรักษาความสุขของพนักงานไว้ เท่านี้ประสิทธิภาพการทำงานของทั้งองค์กรและพนักงานก็จะเพิ่มสูงขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ทำให้เอาชนะองค์กรที่ไม่ได้ทำงานแบบ Hybrid ได้

 

  • ลดระดับอัตราการลาออก (Retention Rate)

พนักงานมองเห็นข้อดีและประโยชน์ที่ได้จากการทำงานแบบ Hybrid ก็ย่อมต้องคาดหวังให้องค์กรดำเนินนโยบายการทำงานแบบนี้บ้าง องค์กรใดที่ปรับรูปแบบให้ทำงานได้อย่างอิสระก็จะได้ประโยชน์จากทั้ง 6 ข้อที่กล่าวมา ส่วนองค์กรที่ไม่ได้ปรับมาใช้ Hybird Working ก็อาจสูญเสียพนักงานที่มีคุณค่าไปเรื่อย ๆ เหมือนกับภาวะสมองไหลซึ่งส่งผลเสียต่อองค์กรแน่นอน กล่าวได้ว่าการทำงานแบบผสมผสานและยืดหยุ่นสามารถลดอัตราการลาออกของพนักงานได้ ไม่ต่างจากการให้สวัสดิการอื่น ๆ เลย

 

hybrid working with e-document

 

เริ่มใช้งาน e-Document ส่งเสริมให้ทำงานแบบ Hybrid มากขึ้น

หลักการทำงานของ e-Document หรือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือการจัดทำเอกสารให้เป็นรูปแบบไฟล์ชนิดต่าง ๆ ไว้ในคอมพิวเตอร์ หรือฝากไว้บนระบบเซิร์ฟเวอร์ออนไลน์ ทำให้เข้าถึงเอกสารจากที่ไหนก็ได้ ไม่จำเป็นต้องเดินทางเข้าออฟฟิศ ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ ลดค่าใช้จ่ายอุปกรณ์สำนักงาน อาทิ เครื่องพิมพ์ หมึก เครื่องทำลายเอกสาร เป็นต้น ลดโอกาสการทำงานซ้ำซ้อน ล่าช้า หรือเอกสารสูญหายโดยไม่ทราบสาเหตุ

 

ซึ่ง e-Document จะเข้ามาแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นข้างต้น และรองรับกับสภาพการทำงานที่เปลี่ยนไป เมื่อพนักงานเลือกที่จะทำงานจากที่ไหนก็ได้ การใช้งานเอกสารออนไลน์จึงเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่องค์กรจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนให้เข้ากับบริบทมากขึ้น โดยปกติแล้ว e-Document ที่นิยมใช้กันแพร่หลายมากที่สุดในปัจจุบันคือไฟล์ PDF ที่ใช้งานง่ายพร้อมฟังก์ชันลูกเล่นให้ใช้ทั้ง Highlight พิมพ์ข้อความ ลงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ การแสดงผลรวดเร็ว ฯลฯ อีกทั้งยังได้รับความนิยมสูงใช้งานกันทั่วโลก

 

ทั้งนี้การใช้งาน e-Document ยังมีข้อดีที่ช่วยปรับการทำงานในองค์กรคุณให้เป็นแบบ Hybrid คือ

 

  • จัดการและจัดเรียงเอกสารได้ง่ายขึ้น

เมื่อก่อนเอกสารภายในองค์กรจะถูกจัดทำขึ้นบนกระดาษที่บอบบาง ถูกทำลายได้ง่าย ยิ่งปรับเปลี่ยนให้เป็นการทำงานจากที่ไหนด้วยแล้วล่ะก็ การส่งเอกสารไปมาย่อมมีความเสี่ยงที่จะสูญหายสูง หรือไม่เอกสารก็มีปริมาณเยอะมากจนปะปนไปกับเอกสารอื่นขณะขนส่ง หาเอกสารไม่เจอ ทั้งนี้ e-Document จึงเข้ามาช่วยบรรเทาภาระที่เกินความจำเป็นเหล่านี้ ย่อเอกสารให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ ปรับเปลี่ยนให้ส่งเอกสารผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตแทน ซึ่งทำงานควบคู่กับระบบ DMS ที่ช่วยคัดกรองและจัดเรียงเอกสารตามความสำคัญให้ผู้ใช้งานเห็นชัดเจนยิ่งขึ้น

 

  • ทำงานร่วมกับระบบปฏิบัติการได้หลากหลาย

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถูกออกแบบมาให้ใช้งานได้ง่าย และเข้าถึงได้หลากหลายระบบไม่ว่าจะเป็น Windows, Firefox, MacOS หรือใช้งานร่วมกับระบบบนมือถืออย่าง IPhone และ Android ก็ได้เช่นกัน เพียงแค่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตก็พร้อมใช้งาน e-Document ได้ทันที สอดรับกับการทำงานจากที่ไหนก็ได้

 

  • ยกระดับความปลอดภัยได้มากกว่า ด้วยการจำกัดสิทธิ์ในเอกสาร

เมื่อพนักงานทุกคนกระจายกันทำงานจากที่ไหนก็ได้ เอกสารลับหรือเอกสารสำคัญจึงถูกส่งไปตามที่อยู่ของพนักงานแต่ละคน นอกจากจะต้องเสียงบประมาณไปกับการขนส่งแล้ว มีความเป็นไปได้สูงว่าเอกสารอาจถูกเปิดหรือมีการแก้ไขในระหว่างทาง และยังมีโอกาสที่เอกสารลับนั้นจะชำรุดหรือสูญหาย ก่อให้เกิดความเสียหายต่อองค์กร ฉะนั้นเพื่อตัดปัญหาการโจรกรรมข้อมูลและการสูญหายของเอกสาร การรับ-ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์บนเครือข่ายปิดขององค์กรจึงตอบโจทย์ได้มากกว่าด้วยการใช้ e-Document และระบบ DMS ร่วมกันในการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร สามารถตั้งค่าในการเข้าถึงเอกสารแต่ละส่วนให้ผู้ใช้งานแต่ละคนได้ และเพิ่มความแน่นหนาด้วยระบบการตรวจสอบย้อนหลังในคนที่เข้าถึงข้อมูล ที่ระบุผู้แก้ไขและเนื้อหาที่ถูกแก้ได้อย่างชัดเจน ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลในเอกสารลับทั้งหลายจะปลอดภัยภายใต้ระบบที่ได้มาตรฐานสากล

 

และนี่คือประโยชน์ของ e-Document ที่เข้ามาช่วยส่งเสริม การปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานขององค์กรคุณให้เป็น Hybird Working มากขึ้น ที่ไม่ได้มีดีแค่ให้คุณทำงานจากที่ไหนก็ได้ แต่ยังช่วยประหยัดต้นทุน ช่วยลดการใช้ทรัพยากรสิ้นเปลืองโดยไม่จำเป็น เสริมด้วยการใช้งานควบคู่ไปกับระบบ DMS ที่จะช่วยจัดระเบียบเอกสารให้ใช้งานได้ง่ายและปลอดภัยมากขึ้น ลดโอกาสการเกิดความผิดพลาดจากการดูแลเอกสารที่ผิดพลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพที่เห็นได้อย่างชัดเจน

 

ข้อมูลอ้างอิง:

Advanced Workplace

 

สอบถามรายละเอียด ระบบ DMS เพิ่มเติม

📞 02-517-5555

Line ID: @dittothailand

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม


เราใช้คุกกี้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ และประสบการณ์ที่ดีในการใช้เว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถศึกษารายละเอียดได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว | นโยบายการกำกับดูแลกิจการ | Privacy Notice และสามารถจัดการความเป็นส่วนตัวเองได้ของคุณได้เองโดยคลิกที่ ตั้งค่า

Privacy Preferences

คุณสามารถเลือกการตั้งค่าคุกกี้โดยเปิด/ปิด คุกกี้ในแต่ละประเภทได้ตามความต้องการ ยกเว้น คุกกี้ที่จำเป็น

Allow All
Manage Consent Preferences
  • คุกกี้ที่จำเป็น
    Always Active

    ประเภทของคุกกี้มีความจำเป็นสำหรับการทำงานของเว็บไซต์ เพื่อให้คุณสามารถใช้ได้อย่างเป็นปกติ และเข้าชมเว็บไซต์ คุณไม่สามารถปิดการทำงานของคุกกี้นี้ในระบบเว็บไซต์ของเราได้

  • คุกกี้เพื่อการวิเคราะห์

    คุกกี้ประเภทนี้จะทำการเก็บข้อมูลการใช้งานเว็บไซต์ของคุณ เพื่อเป็นประโยชน์ในการวัดผล ปรับปรุง และพัฒนาประสบการณ์ที่ดีในการใช้งานเว็บไซต์ ถ้าหากท่านไม่ยินยอมให้เราใช้คุกกี้นี้ เราจะไม่สามารถวัดผล ปรังปรุงและพัฒนาเว็บไซต์ได้

Save