บทความ

  ในยุคที่โลกถูกขับเคลื่อนด้วยระบบดิจิทัล การทำงานรูปแบบออฟไลน์แบบเดิม ๆ อาจทำให้การทำงานล่าช้าลง เมื่อเทียบกับการทำงานผ่านระบบดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทางไกล ที่ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถประชุมได้ทุกที่ หรือแม้กระทั่งการเปลี่ยนรูปแบบการเก็บข้อมูลเอกสารจากรูปแบบกระดาษ ก็เปลี่ยนเป็นการเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล หรือ ที่เราเรียกกันว่า Big Data ซึ่งในบริษัทเอกชนไม่ว่าจะขนาดเล็ก กลาง ใหญ่ ต่างเริ่มหยิบชุดข้อมูลที่มีในมือ มาวิเคราะห์และวางกลยุทธ์การตลาดเป็นที่เรียบร้อย แต่ในส่วนของราชการอาจยังสงสัยว่า Big Data หน้าตาเป็นอย่างไร วันนี้เราเลยเตรียมข้อมูลเกี่ยวกับ Big Data ในหน่วยงานภาครัฐมาฝาก เพื่อให้คุณทำความเข้าใจได้มากขึ้น   

Big Data คืออะไร?

Big Data คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลที่มีทั้งหมดภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลของบริษัท ข้อมูลการติดต่อลูกค้า ข้อมูลการติดต่อของผู้ร่วมธุรกิจ ข้อมูลลักษณะของผู้บริโภค การทำรายการธุรกิจต่าง ๆ ในแต่ละวัน ตัวอักษร ไฟล์เอกสาร รูปภาพ ทั้งหมดในองค์กร และข้อมูลอื่น ๆ ทุกประเภทที่อยู่บนโลกออนไลน์    และด้วยปริมาณของชุดข้อมูลที่มีเป็นจำนวนมาก เราจำเป็นต้องมีระบบสำหรับประมวลข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ เป็นระบบที่สามารถรองรับปริมาณข้อมูลมหาศาลได้ เพราะเราจำเป็นต้องนำข้อมูลเหล่านี้ไปวิเคราะห์... read more

  Data Driven คือ การขับเคลื่อนด้วยข้อมูล เป็นแนวคิดที่ได้รับความนิยมในตอนนี้ เพราะทุกวันนี้ข้อมูล หรือ Data ถือเป็นกุญแจสำคัญในการทำกลยุทธ์การตลาด และการพัฒนาทุกรูปแบบธุรกิจ รวมถึงการปรับใช้กับหน่วยงานภาครัฐ เพราะข้อมูลเหล่านี้ สามารถนำมาวิเคราะห์และปรับใช้เพื่อให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าและผู้ใช้บริการของเรามากที่สุด ทั้งนี้ สำหรับแนวคิด Data Driven ก็ได้จบเพียงเท่านี้ แต่ยังมีผู้ชำนาญการหลายคนคิดแผนต่อยอดนำไปสู่แนวคิดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับ Data Driven ได้อีก หนึ่งในนั้นคือ แนวคิด Data Driven Mindset ที่มีแนวคิดอะไร แล้วสามารถนำมาปรับใช้กับองค์กรธุรกิจหรือหน่วยงานภาครัฐได้อย่างไร วันนี้เราเตรียมข้อมูลมาให้คุณแล้ว  

ทำความรู้จัก Data Driven Mindset คืออะไร?

คือ หลักวิธีคิดและแนวทางการวิเคราะห์ข้อมูลที่อาศัยการขับเคลื่อนด้วยข้อมูลที่มีอยู่เป็นหลัก มากกว่าการใช้สัญชาตญาณและความรู้สึก เพื่อใช้สำหรับแก้ไขปัญหาหรือวางแผนธุรกิจ ซึ่งแนวคิดนี้ถือเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องทำความเข้าใจ และตระหนักถึงการใช้ข้อมูลอย่างเป็นประโยชน์ที่สุด โดยแนวคิดนี้มีทั้งหมด 5 ขั้นตอน ที่ไม่ว่าคุณจะเป็นองค์กรจากหน่วยงานรัฐ หรือเอกชน ก็สามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้  

1. ทำ Strategic Data-Driven...

read more

  ในช่วงสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด 19 ทำให้หลายหน่วยงานต่างปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน จากปกติที่เป็นรูปแบบออฟไลน์ หรือการเดินทางไปจัดการธุระด้วยตัวเอง แต่เมื่อสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสแย่ลง ทำให้ต้องเปลี่ยนแปลงรูปแบบการจัดการ จากออฟไลน์ เป็นรูปแบบออนไลน์​ ทำธุระหรือติดต่องานผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์มากยิ่งขึ้น ซึ่งไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานราชการ หรือ หน่วยงานเอกชนเอง ก็ต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบให้เท่าทันสถานการณ์   แม้ในปัจจุบันสถานการณ์เชื้อไวรัสโควิด 19 อยู่ในสถานการณ์ที่ควบคุมได้ และเฝ้าระวัง แต่รูปแบบการทำงานผ่านระบบออนไลน์ยังคงตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์ของประชาชนทุกคน ทำให้รัฐบาลเล็งเห็น จึงได้เตรียมประกาศ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ บังคับใช้หน่วยงานราชการ ไม่ว่าจะเป็น ส่วนกลาง ส่วนภูมิภาค ส่วนท้องถิ่น รัฐวิสาหกิจ องค์การมหาชน และหน่วยงานอื่นของรัฐทุกหน่วย ให้ดำเนินงานโดยระบบอิเล็กทรอนิกส์นั่นเอง ดังนั้นก่อนที่เราจะไปดูรูปแบบการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ เรามาเปรียบเทียบขั้นตอนการติดต่อราชการแบบเดิมและแบบใหม่กันดีกว่า  

รูปแบบการติดต่อราชการแบบเดิม

 

1. ถือเอกสารไปติดต่อหน่วยงานราชการ

ในแบบเดิมการติดต่อทำเรื่องกับทางราชการ เราจำเป็นต้องพกเอกสารไปติดต่อขอดำเนินการ ซึ่งบางธุระจะต้องเตรียมเอกสารไปจำนวนมาก บางครั้งก็เกือบจะยกทั้งแฟ้มไปทำเรื่องก็ว่าได้ และถ้าเอกสารไม่ครบตามเงื่อนไข ก็ต้องมาใหม่ในวันรุ่งขึ้น และเตรียมเอกสารใหม่ทั้งหมด   

2. ต้องยื่นเอกสารสำเนาทุกครั้ง

เวลาที่ต้องติดต่อราชการ และต้องยื่นข้อมูลบัตรประชาชน - ทะเบียนบ้าน ทางหน่วยงานราชการ หรือหน่วยงานอื่น ๆ มักจะขอสำเนาบัตรประชาชนหรือทะเบียนบ้าน... read more

  อินเทอร์เน็ต ดิจิทัล สมาร์ทโฟน สิ่งเหล่านี้กลายเป็นปัจจัยที่ 5 ในชีวิตประจำวันของพวกเราไปแล้วอย่างไม่น่าสงสัย เพราะทุกวันนี้เพียงแค่เราพกสมาร์ทโฟน เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เราก็สามารถทำธุรกรรมการเงิน รับข้อมูลข่าวสาร สามารถประชุมทางไกลได้ทุกที่ ติดต่อคนที่ต้องการได้ตลอดเวลา ยิ่งในยุคสมัยที่เทคโนโลยีพัฒนาอย่างไม่หยุดนิ่ง ทำให้ชีวิตเราไม่สามารถขาดสิ่งเหล่านี้ไปได้เลย   โดยประเทศไทยเองก็มีการปรับตัวให้เท่าทันเทคโนโลยีอยู่ตลอดเวลา ซึ่งทางภาครัฐเองมีการเตรียมประกาศใช้ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ปรับเปลี่ยนหน่วยงานรัฐให้ทำงานผ่านอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อตอบโจทย์ความต้องการของประชาชน และเทคโนโลยีโลก ซึ่งอีกหนึ่งปัจจัยในการปรับตัวเข้ายุคโลกดิจิทัลอย่าง Digital ID หรือ โครงการพัฒนาระบบการพิสูจน์และยืนยันตัวตนทางดิจิทัลภาครัฐ นับเป็นอีกหนึ่งกลยุทธ์ที่ทางรัฐบาลไทยกำลังดำเนินการ   

Digital Identity หรือ Digital ID คืออะไร?

ปัจจุบัน Digital ID หลายประเทศได้ถูกคิดค้นและพัฒนาระบบเพื่อให้ประชาชนในประเทศได้ใช้งาน ซึ่งระบบการทำงานของแต่ละประเทศนั้นก็มีความแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับรูปแบบการทำงานของหน่วยงานรัฐในแต่ละประเทศ และความต้องการของประชาชน แต่ในส่วนของประเทศไทยนั้นระบุว่า Digital ID คือ “ระบบพิสูจน์และยืนยันตัวตนทางดิจิทัล”   เพราะฉะนั้น Digital Identity หรือ Digital ID คือ โครงสร้างสำคัญพื้นฐานของประเทศ... read more

  การทำ Digital Transformation ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เทคโนโลยีหรือนวัตกรรมล้ำสมัย ไม่ใช่ปัจจัยเดียวที่ผู้ประกอบการต้องให้ความสำคัญ เพราะยังมีเรื่องของกลยุทธ์ เป้าหมาย และนโยบายภายในต่าง ๆ ที่ส่งผลให้การ Transformation ประสบความสำเร็จได้อย่างที่ควรจะเป็น  ดังนั้นก่อนที่จะเริ่มทำความเปลี่ยนแปลงใด ๆ เราต้องทำความเข้าใจก่อนว่า องค์ประกอบในการปรับเปลี่ยนโครงสร้างไหน จะทำให้การ Transformation เกิดปัญหาน้อยที่สุด วันนี้ Ditto มีคำตอบมาฝากครับ  

องค์ประกอบหลักการปรับเปลี่ยนไปสู่ Digital Transformation

1. โครงสร้างพื้นฐานขององค์กรต้องพร้อมรองรับเทคโนโลยีที่ถูกนำมาใช้

  ก่อนที่เราจะนำเอาเทคโนโลยีอะไรสักอย่างเข้ามาใช้งาน ผู้ประกอบการหรือผู้นำองค์กรต้องประเมินก่อนเสมอว่า นวัตกรรมเหล่านั้นมีความเข้ากันได้กับโครงสร้างพื้นฐานของตัวองค์กรหรือไม่ นี่ถือเป็นขั้นตอนแรกสุดของการทำ Digital Transformation ที่เราต้องคิดและพิจารณาให้ถี่ถ้วน เพราะถ้าหากเข้ากันไม่ได้แล้วเราฝืนใช้งานมากเกินไป ก็อาจจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานลดลง จนเกิดเป็นปัญหามากมายตามมาได้   วิธีที่ง่ายและรวดเร็วที่สุดในการจัดการเรื่องนี้เลยก็คือ การวางโครงสร้างพื้นฐานขององค์กรใหม่ ให้มีขั้นตอนการทำงานที่เหมาะสม จนพร้อมรองรับเทคโนโลยีที่จะถูกนำมาใช้ได้อย่างลงตัว เช่น   หันมาใช้งานเอกสารดิจิทัลแทนกระดาษ ข้อแตกต่างระหว่าง การจัดการเอกสารแบบเดิม กับ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ จะช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นให้กับการทำงานภายในองค์กรได้โดยตรง ทำให้ตัวองค์กรมีคุณสมบัติมากพอจะปรับตัวเข้าหาเทคโนโลยีใหม่ ๆ ได้มากขึ้น... read more

  เมื่อ Data Marketing กลายเป็นกลยุทธ์หลักเพื่อใช้ในการตีตลาดของทุกบริษัท ข้อมูลของลูกค้ากลายเป็นสิ่งสำคัญ ที่สามารถระบุทิศทางของอนาคตบริษัทได้ ทำให้เกิดปัญหาในกรณีที่บางบริษัทได้นำข้อมูลส่วนตัวของลูกค้าไปใช้หาผลประโยชน์ เปิดเผยต่อที่สาธารณะ หรือแม้กระทั่งนำข้อมูลของเราไปขายต่อกับบริษัทอื่น โดยที่เจ้าของข้อมูลไม่ได้ยินยอมให้ทางบริษัทนั้นเข้ามาเก็บข้อมูลเพื่อใช้ในวาระอื่น ๆ ถือว่าเป็นการละเมิดสิทธิส่วนบุคคล ที่หลายธุรกิจในสมัยก่อนนิยมทำกันและทำการเอาผิดได้ยาก แต่ในปัจจุบันได้มีกฎหมาย พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 นั่นก็คือ Personal Data Protection Act หรือ PDPA เข้ามาเพื่อช่วยควบคุมและป้องกันเหตุการณ์ดังกล่าว  

Personal Data Protection Act หรือ PDPA คืออะไร 

กฎหมาย Personal Data Protection Act หรือ PDPA เป็น พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. ​2562 เป็นกฎหมายที่ออกมาเพื่อคุ้มครองสิทธิเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล เช่น การควบคุมไม่ให้องค์กรนำข้อมูลของเราไปใช้โดยไม่ได้รับความยินยอม เช่น เปิดเผยข้อมูลของเราในที่สาธารณะ หรือนำข้อมูลของเราไปขายให้กับบริษัทอื่น เช่น... read more

  การประกาศใช้ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้หลายหน่วยงานภาครัฐ หรือหน่วยงานภาคอื่น ๆ ต้องปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน โดยเฉพาะการติดต่อราชการทางด้านเอกสาร จากแต่เดิมที่ต้องติดต่อด้วยเอกสารแบบกระดาษ ต้องเปลี่ยนมาเป็นเอกสารรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเช่นนี้ ทำให้หน่วยงานภาครัฐต้องปรับกระบวนการทำงานให้ทำผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกว่า Government e-Services มากขึ้น แต่ด้วยการที่เรื่องนี้ถือเป็นเรื่องใหม่มาก ๆ วันนี้เราเลยจะมาอธิบายเรื่อง Government e-Services กัน  

Government e-Services คือ

การที่หน่วยงานภาครัฐทำงานผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่มีชื่อเรียกสากลว่า Government e-Services คือ การจัดการบริการต่าง ๆ ของหน่วยงานภาครัฐหรือหน่วยงานราชการ ที่ให้บริการกับประชาชนผ่านช่องทางออนไลน์ เพื่อเพิ่มช่องทางให้กับประชาชนในการติดต่อและขอรับบริการจากหน่วยงานภาครัฐ ทั้งนี้การประกาศ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็นก้าวแรกที่สำคัญมากของหน่วยงานภาครัฐที่จะเริ่มเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ยิ่งขึ้น พร้อมพัฒนาประเทศให้ทัดเทียมนานาประเทศด้วยเทคโนโลยีดิจิทัล   โดยสาเหตุหลักที่ทำให้หน่วยงานรัฐต้องเริ่มใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในการบริการประชาชนคือ การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 ที่ทำให้ประชาชนไม่สามารถเดินทางมาขอบริการที่หน่วยงานรัฐได้ ควบคู่กับพฤติกรรมของประชาชนในยุคนี้ ที่หันมาใช้แพลตฟอร์มออนไลน์ในชีวิตประจำวันมากยิ่งขึ้น ทำให้ต้องมีการประกาศใช้ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อตอบสนองความต้องการของประชาชน   

องค์ประกอบของ Government e-Services 

 

1....

read more

  ปัจจุบันมีหลายกิจกรรมในการดำเนินชีวิตประจำวัน กำลังถูกขับเคลื่อนภายใต้การพัฒนาของเทคโนโลยีสมัยใหม่ โดยเฉพาะวิธีการสื่อสารที่ใช้เครือข่ายไร้สาย เข้ามาเป็นตัวเชื่อมระหว่างบุคคล ให้สามารถติดต่อหรือส่งข้อมูลได้อย่างไร้ขีดจำกัด เช่นเดียวกับกระบวนการทำงานภายในองค์กร ที่จำเป็นต้องเปลี่ยนวิธีการทำงานให้ยืดหยุ่น และใช้รูปแบบข้อมูลที่ทันสมัยมากขึ้น ซึ่งมีหลายองค์กรหันมาใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Document แทนเอกสารกระดาษกระดาษมากขึ้น เช่น ไฟล์เอกสาร ไฟล์รูปภาพ ไฟล์สแกน ฯลฯ    

ทำไม “ธุรกิจไร้กระดาษ” ถึงเป็นเป้าหมาย ขององค์กรยุคใหม่? 

จากผลการสำรวจของ ABBYY พบว่า “พนักงานบริษัทกว่า 92% ต้องเสียเวลาถึง 8 ชั่วโมง/สัปดาห์ ในการค้นหาเอกสารจากแฟ้มหรือตู้เก็บเอกสาร ส่งผลให้การทำงานเกิดความล่าช้า” และยังต้องเผชิญกับปัญหาข้อมูลตกหล่น สูญหาย หรือซ้ำซ้อนด้วยสาเหตุมาจากการจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ ส่งผลให้เกิดต้นทุนสิ้นเปลืองทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายในกรณีเอกสารเกิดข้อผิดพลาด หลายองค์กรเล็งเห็นช่องโหว่ตรงนี้ จึงหันมาให้ความสำคัญ ในการหาแนวทางแก้ไขปัญหาเรื้อรังจากเอกสารกระดาษ และวางเป้าหมายพัฒนาระบบการทำงานให้กลายเป็น “ธุรกิจไร้กระดาษ” หรือที่หลายคนรู้จักกันในชื่อของ Paperless   แต่อย่างไรก็ตามสำหรับบางธุรกิจ ยังคงคิดว่าการเปลี่ยนสู่การดำเนินงานแบบไร้กระดาษ เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ยาก หรืออาจจะยังสับสนว่าควรเริ่มต้นจากจุดไหน ถึงจะประสบความสำเร็จได้ วันนี้ Ditto... read more

  เมื่อเทคโนโลยีและนวัตกรรมต่าง ๆ ได้เข้ามามีบทบาทต่อเนื่องในภาคธุรกิจ นับเป็นเรื่องปกติที่หลายองค์กรจะเริ่มปรับเปลี่ยนโครงสร้างการทำงานภายในให้เหมาะสมกับยุคสมัยมากยิ่งขึ้น เพราะนอกจากจะช่วยสร้างผลลัพธ์การทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิมแล้ว ยังเป็นการสนับสนุนบุคลากรให้สามารถทำงาน ได้อย่างยืดหยุ่นขึ้นอีกหลายเท่า โดยจะมี Workflow อะไร ที่ควรเปลี่ยนให้เหมาะสมกับยุคดิจิทัลบ้างนั้น วันนี้ Ditto ได้รวบรวมมาให้ผู้ประกอบการที่สนใจได้อ่านกันแล้วครับ    

1. การอนุมัติเอกสาร 

  ขั้นตอนนี้ถือเป็นขั้นตอนหลักที่องค์กรชั้นนำให้ความสำคัญ เพราะอย่างที่ทราบกันดีว่า Workflow การอนุมัติเอกสารแบบเก่า มักสร้างปัญหาและเกิดความล่าช้าได้ ซึ่งหากเราไม่ปรับปรุงแก้ไขให้ทันสมัย ก็จะกลายเป็นปัญหาเรื้อรังที่คอยฉุดรั้งธุรกิจไม่ให้เติบโตอย่างที่ควรจะเป็น ด้วยเหตุนี้เอง ระบบอัตโนมัติ หรือระบบการจัดการเอกสาร (DMS) จึงเข้ามามีบทบาท เพราะทันทีที่ตัวองค์กรนำเอกสารเข้าสู่ระบบดิจิทัล และระบบ Workflow จะช่วยจัดการเอกสารที่ยุ่งเหยิง ให้เป็นระเบียบและตอบโจทย์การทำงานในยุคปัจจุบันมากยิ่งขึ้น ดังนี้   มีความสะดวก คล่องตัว และรวดเร็วยิ่งขึ้น หากขั้นตอนการอนุมัติเอกสารของตัวธุรกิจกลายเป็นระบบดิจิทัลหรือระบบอัตโนมัติ จะช่วยผลักดันระบบการทำงานภายในองค์กรให้เกิดความคล่องตัวและส่งต่องานไปยังแผนกอื่นได้รวดเร็วยิ่งขึ้น หมดปัญหาเอกสารตกค้างหรือสูญหาย เพราะระบบจัดการเอกสารจะช่วยอำนวยความสะดวกให้ระบบการทำงานลื่นไหล ตั้งแต่เริ่มจนจบสิ้นกระบวนการ ตรวจสอบย้อนหลังได้ตลอดเวลา การปรับขั้นตอนการอนุมัติเอกสารให้เป็นระบบดิจิทัล จะทำให้คนที่รับผิดชอบในระบบนั้น ๆ สามารถเข้าไปตรวจสอบข้อมูลการดำเนินงานย้อนหลังได้ตลอดเวลาที่ต้องการ เป็นการเปลี่ยนปัญหาที่ยาก ให้กลายเป็นเรื่องง่าย ด้วยความคล่องตัวนี้จะช่วยให้ตัวบุคลากรแก้ไขข้อผิดพลาดได้อย่างรวดเร็วหากเกิดปัญหาขึ้นมา ... read more

  Ditto เชื่อว่าปัญหาการชำระเงินล่าช้า เป็นปัญหาน่าปวดหัว ที่ทุกธุรกิจมักต้องเผชิญอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ผู้ประกอบการหลายท่านอาจคิดว่า ปัญหาเหล่านี้เกิดจากฝั่งลูกค้าเพียงฝ่ายเดียว แต่เชื่อหรือไม่ว่าในบางกรณี สาเหตุของการชำระเงินล่าช้าก็อาจมาจาก “Invoice Processing” หรือขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ของธุรกิจคุณก็เป็นได้ ดังนั้นวันนี้เราจึงอยากจะมาแชร์เคล็ดลับการออกใบแจ้งนี้ ให้กับผู้ที่สนใจได้รู้กันครับ ว่าต้องทำอย่างไรลูกค้าถึงจะชำระเงินไวที่สุด โดยที่เราไม่ต้องมานั่งทวงให้เสียเวลา  

1. ข้อมูลถูกต้องครบถ้วน กระชับ และได้ใจความ

ทุกครั้งที่ออกใบแจ้งหนี้ ตัวธุรกิจต้องทำให้แน่ใจว่าข้อมูลต่าง ๆ ที่อยู่บนเอกสารนั้นถูกต้อง ครบถ้วน และตรงประเด็น เงื่อนไขหรือข้อตกลงที่ควรแจ้งต้องถูกระบุให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยเฉพาะจำนวนเงินที่ต้องชำระ และวันเวลาที่ครบกำหนดต้องห้ามผิดพลาดเป็นอันขาด สิ่งเหล่านี้ถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ตัวธุรกิจต้องใส่ใจมากเป็นพิเศษ เพราะถ้าหากข้อมูลบนใบแจ้งหนี้คลาดเคลื่อนจนเกิดความเข้าใจผิด การชำระเงินของลูกค้าก็จะมีปัญหาติดขัดขึ้นมาทันที นอกจากธุรกิจคุณจะได้รับเงินล่าช้าไปกว่าเดิมแล้ว ตัวองค์กรอาจต้องเสียความน่าเชื่อถือไปอีกด้วย    

คำแนะนำ : เคล็ดลับการออกใบแจ้งหนี้ที่อ่านแล้วเข้าใจง่าย

  ไม่ใช้คำซับซ้อน พยายามตรงประเด็นเข้าไว้ พยายามหลีกเลี่ยงคำหรือประโยคที่ซับซ้อนเข้าใจยากบนใบแจ้งหนี้ เราต้องทำให้ลูกค้าหรือผู้ที่อ่านเข้าใจได้อย่างทันทีเพื่อลดความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น ตัวเลขชัดเจน ใช้คำย่อวันเวลาให้ถูกต้อง ตัวเลขบนใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งที่สำคัญมากเป็นอันดับต้น ๆ  เราควรตรวจเช็คจุดทศนิยมและลูกน้ำทุกครั้งที่ออกเอกสาร รวมถึงวันและเวลา ที่ตัวองค์กรใช้ควรเป็นวันที่แบบสากลเข้าใจได้ในทันที สร้างตารางหรือวางเลย์เอาท์เอกสารให้เข้าใจง่าย การสร้างตารางหรือวางเลย์เอาท์ของเอกสารใบแจ้งหนี้ควรออกแบบให้ดี อย่าพยายามวางช่องหรือตีตารางที่ซับซ้อนเกินความจำเป็น เพราะเวลาลูกค้าอ่าน อาจเกิดความสับสนเข้าใจผิด... read more