fbpx

ระบบ DMS กับแนวคิด Paperless ที่เจ้าของธุรกิจต้องปรับตัว

ระบบ DMS กับแนวคิด Paperless ที่เจ้าของธุรกิจต้องปรับตัว

paperless solution และระบบ DMS

ระบบการจัดการเอกสาร DMS คืออะไร?

ในช่วงหลังสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 ทั่วโลกต่างเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการอยู่อาศัย ปรับตัวให้เข้ากับ New Normal รูปแบบใหม่ รวมถึงการปรับตัวของ Office หลายแห่ง มีการเปลี่ยนแปลงตัวเอง อย่างเช่น การทำงานอยู่บ้าน การเรียนอยู่บ้าน รวมถึงเกิดแนวคิด Paperless Office ที่บอกเลยว่ามาแรงมากในช่วงสถานการณ์ที่ผ่านมา และถ้าคุณที่เป็นเจ้าของธุรกิจ เจ้าของบริษัท แต่ยังไม่รู้ว่า Paperless Office คืออะไร แล้วแนวคิด Paperless มีข้อดีอย่างไร วันนี้ Ditto (Thailand) จะมาบอกคุณเอง


แนวคิด Paperless คืออะไร? ทำไมถึงเพิ่งเป็นที่สนใจ?

Paperless Solution คือ แนวคิดประหยัดการใช้กระดาษ ลดการใช้งานเอกสารรูปแบบกระดาษ เพื่อใช้ทรัพยากรกระดาษให้น้อยที่สุด นอกจากจะช่วยประหยัดทรัพยากรแล้ว ยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายไปได้อีกด้วย โดยวิธีการประหยัดทรัพยากรกระดาษก็คือการเปลี่ยนกระดาษให้เป็นเอกสารรูปแบบ Digital Format และเป็นการก้าวเข้าสู่ยุค Digital Transformation ให้ระบบการทำงานภายในองค์กรก้าวทันยุคสมัย ก้าวนำหรือเทียบเคียงกับคู่แข่งในวงการธุรกิจของคุณ 

แม้ Paperless Solution จะไม่ใช่แนวคิดที่แปลกใหม่ แต่เราปฏิเสธไม่ได้เลยว่า การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส Covid-19 เป็นตัวกระตุ้นให้หลายองค์กร หลายหน่วยงาน หันมาใช้เอกสารรูปแบบ Digital เร็วขึ้น โดยเฉพาะในช่วง Work and study from home ที่ทุกคนจะต้องอยู่บ้าน ต้องสร้างระยะห่างทางสังคม เพื่อไม่ให้เชื้อไวรัสเกิดการแพร่ระบาดยิ่งขึ้น

ดังนั้นการ Work and study from home ที่เราจะไม่สามารถติดต่อกันได้โดยตรง เราจำเป็นต้องใช้ เทคโนโลยีภายใต้แนวคิด Digital Transformation เข้ามาช่วย ไม่ว่าจะเป็นการติดต่อกันแบบ Online การเรียนการสอนแบบ Online รวมถึงการยื่นเอกสารสำคัญให้คนภายในองค์กรเซ็นรับทราบในรูปแบบ Digital 

นอกจากนี้ยังมีข่าวจาก cbsnews โดย Dr. Sanjay Maggirwar นักวิจัยกล่าวว่า “เชื้อไวรัส Covid-19 ที่อยู่บนวัตถุไม่ว่าจะเป็นกระดาษ เหรียญ และพื้นผิวอื่นๆ จะมีชีวิตอย่างน้อย 10 วัน” จึงเป็นเหตุผลให้หลายคนตระหนักถึงการสัมผัสสิ่งของโดยตรง รวมถึงการสัมผัสกระดาษที่ใช้ในชีวิตประจำวันด้วยเช่นกัน

ซึ่งสิ่งนี้เองมีส่วนกระตุ้นให้คนเริ่มหันมาสนใจชีวิตที่ไร้กระดาษ หรือใช้กระดาษให้น้อยลง ลดการสัมผัสกับสิ่งของ หลายหน่วยงานจึงเริ่มหันมาใช้เทคโนโลยีการจัดการต่าง ๆ กันเร็วกว่าที่คาดเอาไว้ และเริ่มเปลี่ยนแนวคิดภายในองค์กรให้กลายเป็น บริษัทรูปแบบ Paperless นั่นเอง 

โดยกระบวนการเปลี่ยนองค์กรให้เป็นรูปแบบแนวคิด Paperless มีหลากหลายวิธี แต่ที่ได้รับความสนใจ และมีหลายองค์กรเริ่มหันมาศึกษา Digital Transformation เพื่อเสริมศักยภาพธุรกิจ ให้เท่าทันกับเทคโนโลยี และตอบโจทย์แนวคิด Paperless นั่นก็คือระบบ DMS หรือ Document Management System ระบบจัดการเอกสารรูปแบบ Digital ซึ่งระบบนี้มีข้อดีดังนี้ 

    • ทำให้บริษัทมีกระบวนการทำงานชัดเจน เนื่องจากแนวคิด Paperless จะเป็นกระบวนการที่วางแผน ระบุขั้นตอนภายใต้ระบบ พร้อมกำหนด Flow การทำงาน เพื่อลดปัญหาความผิดพลาดของการทำงาน
    • ให้การทำงานของคุณรวดเร็วยิ่งขึ้น ลดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อน โดยเฉพาะการจัดการเอกสารในรูปแบบกระดาษ 
    • ลดปัญหาข้อมูลสูญหาย เนื่องจากระบบจัดการเอกสาร DMS รองรับแนวคิด Paperless เพราะภายในระบบมีการสำรองข้อมูล เพื่อป้องกันเอกสารหรือข้อมูลสูญหาย 
    • ช่วยจัดเอกสารภายในองค์กรให้เป็นระบบ ช่วยเรื่องการค้นหาเอกสารภายในองค์กรเป็นเรื่องง่าย และรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลานั่งค้นหาเอกสารเป็นชั่วโมง ๆ มีเวลาไปโฟกัสกับงานส่วนอื่นได้อย่างเต็มที่ 
    • มีระบบติดตามเอกสารอย่างชัดเจน ช่วยตรวจสอบเอกสารภายในองค์กรได้อย่างครบถ้วน เช่น สามารถเช็คสถานะเอกสารว่าอยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว เนื้อหาในเอกสารเป็นอย่างไร เอกสารอยู่ที่บุคคลใด และอื่นๆ
    • แปลงโฉมออฟฟิศ ให้สะอาดและน่าทำงาน เนื่องจากปัญหาเรื่องจำนวนเอกสารที่มีปริมาณมาก ทำให้เหล่าพนักงานของคุณต้องนั่งอยู่กับกองเอกสาร มันจะดีกว่าไหมถ้านำเอกสารเหล่านี้เข้าระบบ Digital ประหยัดพื้นที่ ออฟฟิศสะอาด และเป็นอีกหนึ่งทางอ้อมที่ทำให้เหล่าพนักงานของคุณทำงานอย่างมีความสุข 
    • ทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา นอกจากจะช่วยประหยัดทรัพยากรกระดาษแล้ว DMS ยังช่วยสนับสนุนการทำงานรูปแบบ Work anywhere ที่ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน ก็สามารถทำงาน จัดการเอกสารได้ตลอดเวลา 

ระบบการจัดการเอกสาร กับ paperless solution

ระบบ DMS การแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นรูปแบบ Digital 

Document Management System เป็นส่วนหนึ่งของซอฟต์แวร์ ECM ที่เข้ามาช่วยจัดการเอกสารทั้งหมดขององค์กรคุณ โดยระบบนี้จะช่วยเก็บเอกสารทั้งหมดขององค์กร, ช่วยจัดประเภทของเอกสาร, ช่วยค้นหาเอกสารผ่านระบบ Digital, สามารถแชร์เอกสารให้คนในองค์กรเข้ามามีส่วนร่วม, ระบุสิทธิ์บุคคลเข้าถึงเอกสารได้ และตัวช่วยอื่นๆ ที่ทำให้ Flow การทำงานออกมาสมบูรณ์แบบ

โดยจะเริ่มจากการเปลี่ยนรูปแบบเอกสารกระดาษ แปลงเป็นรูปแบบ E-Document ซึ่งขั้นตอนนี้จะต้องมีผู้เชี่ยวชาญที่เข้ามาช่วยในการสแกน (BPO) ยิ่งหน่วยงานไหนที่มีเอกสารกองพะเนิน จะต้องนำเอกสารทั้งหมดมาสแกนเพื่อเปลี่ยนเป็นเอกสารรูปแบบ E-Document คัดแยกประเภทเอกสารแบบอัตโนมัติ ตั้งชื่อเอกสาร สร้างอินเด็กซ์ (Index)  แล้วนำเข้าระบบ DMS หรือ Document Management System เพื่อทำการจัดเก็บและจัดการเอกสาร 

ซึ่งแนวคิดนี้จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายเอกสาร ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ ไม่ต้องมานั่งคอยหาพื้นที่สำหรับเก็บเอกสารองค์กร ตามแนวคิด Paperless Office แถมการเก็บเอกสารในระบบ DMS ยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยเพราะสามารถจำกัดสิทธิ์เข้าถึงเอกสารได้ด้วย

ทั้งนี้หากคุณกำลังมีแนวคิดที่จะเปลี่ยนรูปแบบองค์กร หน่วยงาน หรือบริษัท ให้เป็นรูปแบบ Paperless Office ต้องการทีมช่วยสแกนเอกสาร หรือต้องการทีมผู้เชี่ยวชาญเรื่องระบบ DMS ที่เข้ามาช่วยจัดการเอกสารกองยักษ์ของคุณ


สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto (Thailand)

📞02-517-5555

https://www.dittothailand.com/contact-us/

Line ID: @dittothailand
Add Friend