ปัจจุบันการทำธุรกรรมและเอกสารราชการต่าง ๆ กำลังเปลี่ยนผ่านสู่รูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่ง e-Signature หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญ เทคโนโลยีนี้ไม่เพียงแต่เปลี่ยนเอกสารที่เป็นกระดาษให้มาอยู่ในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และประหยัดเวลาในการดำเนินงาน แต่ยังช่วยเพิ่มความโปร่งใส ทำให้สามารถติดตามตรวจสอบได้ อำนวยความสะดวกให้ทั้งเจ้าหน้าที่รัฐและประชาชน
วันนี้เราจะมาทำความเข้าใจว่า e-Signature คืออะไร และมีประโยชน์ต่อการพัฒนาระบบราชการอย่างไรบ้าง ในบทความนี้กัน
e-Signature คืออะไร
e-Signature หรือ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการใช้เทคโนโลยีในการลงลายมือชื่อบนเอกสารออนไลน์ สามารถใช้ทดแทนลายเซ็นที่เป็นปากกาได้ อีกทั้งลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ยังได้ถูกรองรับตามกระบวนการกฎหมาย มาตรา 26 สามารถนำไปใช้ในหลายอุตสาหกรรมได้ไม่ว่าจะเป็น การเงิน อสังหาริมทรัพย์ หรือทางด้านกฎหมาย และตอนนี้ได้มีการประกาศใช้ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่สามารถเข้าถึงบริการของราชการผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ง่ายยิ่งขึ้น เพราะฉะนั้นการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะยิ่งแพร่หลายมากยิ่งขึ้นอีกด้วย ซึ่งหากคุณยังไม่รู้จักหรือไม่รู้ว่าข้อดีของการมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นอย่างไร แล้วหน่วยงานรัฐไหนใช้ e-Signature บ้าง วันนี้เราเตรียมข้อมูลมาให้คุณแล้ว
Digital Signature คืออะไร
Digital Signature หรือลายเซ็นดิจิทัล คือ รูปแบบของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้เทคโนโลยีการเข้ารหัสแบบกุญแจคู่ (Public Key Infrastructure – PKI) เพื่อสร้างความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือให้กับเอกสารดิจิทัล ระบบจะสร้างลายเซ็นที่เป็นเอกลักษณ์เฉพาะสำหรับเอกสารแต่ละฉบับ ทำให้สามารถตรวจสอบตัวตนของผู้ลงนาม ความถูกต้องของเอกสารและป้องกันการปลอมแปลงได้อย่างมีประสิทธิภาพ
e-Signature VS Digital Signature แตกต่างกันอย่างไร
e-Signature หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เป็นรูปแบบพื้นฐานของการลงลายมือชื่อในรูปแบบดิจิทัล อาจเป็นภาพสแกนลายเซ็น การพิมพ์ชื่อ ตัวเลข อักขระ สัญลักษณ์ต่าง ๆ หรือการวาดลายเซ็นบนหน้าจอ ทำให้มีความสะดวกและรวดเร็ว อีกทั้งยังมีความปลอดภัย จำเป็นต้องใช้รหัสผ่านในการยืนยันตัวตนการเป็นเจ้าของข้อมูล
ในขณะที่ Digital Signature จะนิยมใช้งานกับเอกสารที่ต้องการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล มีความสะดวก รวดเร็ว และความปลอดภัยเช่นเดียวกันกับ e-Signature และมีใบรับรองลายเซ็นที่ออกโดยหน่วยงานที่น่าเชื่อถือได้
e-Signature ที่มีผลตามกฎหมายเป็นอย่างไร
การใช้งานลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) ให้มีผลบังคับใช้และได้รับการยอมรับทางกฎหมายนั้น ไม่ใช่เพียงแค่การแปะรูปภาพลายเซ็นลงบนไฟล์เอกสาร แต่จะต้องประกอบด้วยเงื่อนไขสำคัญ 3 ประการ ได้แก่
- ต้องสามารถระบุตัวตนบุคคลที่เป็นเจ้าของลายเซ็นได้
- ต้องแสดงเจตนารมณ์ในการเซ็นอย่างชัดเจน เช่น เซ็นเพื่ออนุมัติ หรือรับรองสำเนาถูกต้อง เป็นต้น
- ระบบที่ใช้สร้างลายเซ็นนั้นต้องมีความน่าเชื่อถือ ปลอดภัย รวมถึงอยู่ภายใต้การควบคุมของเจ้าของลายเซ็นเท่านั้น
อย่างไรก็ตาม e-Signature ในรูปแบบพื้นฐานยังมีความเสี่ยงต่อการถูกปลอมแปลงได้ง่าย จึงเหมาะสมที่สุดสำหรับการใช้งานภายในองค์กรหรือกับเอกสารที่มีความเสี่ยงต่ำ เช่น แบบฟอร์มขออนุมัติลางาน หรือเอกสารเบิกจ่ายทั่วไป หากจำเป็นต้องใช้กับเอกสารสำคัญที่ส่งออกไปภายนอกองค์กร ควรมีระบบการตรวจสอบความถูกต้องและเจตนาของผู้ลงนามที่รัดกุมมากเป็นพิเศษ
องค์กรควรรู้! การใช้ e-Signature ตามมาตรฐาน ETDA และ สพธอ.
เพื่อให้การสร้างลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์มีผลบังคับใช้ทางกฎหมายและเป็นไปในทิศทางเดียวกัน สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ ETDA ภายใต้กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม ได้วางเกณฑ์มาตรฐานไว้ โดยแบ่งระดับความรัดกุมและความน่าเชื่อถือออกเป็น 3 ประเภทหลัก ดังนี้
1. ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบทั่วไป
ลายเซ็นดิจิทัลในระดับพื้นฐานที่อ้างอิงตามมาตรา 9 ของ พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ โดยมีหลักการทำงานสำคัญ คือต้องสามารถระบุได้ว่าใครเป็นเจ้าของลายเซ็น แสดงเจตนาของการลงนามได้อย่างชัดเจน และใช้กระบวนการรวมถึงระบบติดต่อสื่อสารที่มีความน่าเชื่อถือเพียงพอ
2. ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้
ลายเซ็นประเภทนี้มักใช้ในการให้บริการระหว่างกลุ่มบุคคล ตามมาตรา 26 ของ พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ โดยถูกยกระดับความปลอดภัยให้รัดกุมยิ่งขึ้น ด้วยการนำเทคโนโลยีการเข้ารหัสลับ (Encryption) เข้ามาช่วย ทำให้ระบบสามารถตรวจจับได้ทันทีหากมีการแก้ไขดัดแปลงข้อมูลหรือลายเซ็นหลังจากที่เซ็นไปแล้ว ที่สำคัญคือในจังหวะที่ลงนาม เจ้าของลายเซ็นจะต้องเป็นผู้ควบคุมการเซ็นนั้นด้วยตนเองทั้งหมด
3. ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้แบบใช้ใบรับรอง
ระดับที่มีความปลอดภัยและรัดกุมสูงสุด อ้างอิงตามมาตรา 26 และ 28 ตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ เป็นการนำคุณสมบัติการเข้ารหัสของประเภทที่ 2 มาใช้งานร่วมกับ “คนกลาง” หรือผู้ให้บริการออกใบรับรอง (Certificate Authority) โดยผู้ให้บริการจะเข้ามาช่วยยืนยันตัวตนของผู้ลงนามอย่างเข้มงวดในระดับ IAL2 และ AAL2 ขึ้นไป เพื่อการันตีว่าบุคคลนั้นคือตัวจริงเสียงจริง เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการทำธุรกรรมออนไลน์ที่มีความสำคัญหรือมีความเสี่ยงสูง ซึ่งในปัจจุบันองค์กรสามารถเลือกใช้บริการผ่านหน่วยงานที่น่าเชื่อถือ เช่น ผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ (NRCA) ได้
ทำไมองค์และหน่วยงานต่าง ๆ ถึงหันมาใช้ระบบ e-Signature
การเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลทำให้องค์กรต่าง ๆ ต้องปรับตัวเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ระบบ e-Signature จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการช่วยลดขั้นตอนและระยะเวลาในการเซ็นเอกสาร ประหยัดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์และจัดส่งเอกสาร อีกทั้งยังช่วยลดการใช้กระดาษซึ่งสอดคล้องกับนโยบาย Paperless ระบบ ESG ขององค์กรอีกด้วย นอกจากนี้ ระบบ e-Signature ยังมีความปลอดภัยสูง สามารถตรวจสอบได้ และถูกต้องตามกฎหมาย พร้อมรองรับการทำงานระยะไกล ทำให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ
4 ประโยชน์ e-Signature ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ที่คุณควรรู้
1. เซ็นได้ทุกที่ทุกเวลา
เราสามารถเซ็นชื่อ เซ็นเอกสารสำคัญได้ทุกที่ ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่บ้าน อยู่ต่างประเทศ ก็สามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการอนุมัติหรือเซ็นรับทราบข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องเดินทางไปถึงบริษัท หรือหน่วยงานราชการให้เสียเงินเสียเวลา ก็สามารถเซ็นเอกสารได้เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ต
2. เก็บเอกสารเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
เนื่องจากเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เพราะฉะนั้นไฟล์เอกสารที่เซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะต้องเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เช่นกัน ซึ่งข้อดีนี้จะช่วยให้การเก็บเอกสารนั่นง่ายขึ้น ลดพื้นที่เก็บกระดาษในหน่วยงานมากยิ่งขึ้น
3. ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ในการจัดการ
เมื่อใช้ระบบคอมพิวเตอร์จะทำให้การทำงาน ในการวิเคราะห์และตรวจสอบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ง่ายและรวดเร็ว อีกทั้งระบบคอมพิวเตอร์เองยังมีระบบการรักษาความปลอดภัยที่แน่นหนา ลดความผิดพลาดของมนุษย์ได้เป็นอย่างดี
4. ลดเวลาการทำงาน จัดส่งเอกสารได้รวดเร็ว
ปกติถ้าเวลาที่เราไปเซ็นเอกสารที่หน่วยงานราชการ นอกจากเสียเวลาเดินทางไปเซ็นแล้ว ยังต้องเสียเวลาในการรอคอยระบบปฏิบัติการที่ใช้คนในการทำงาน แต่ถ้าเราเซ็นเอกสารด้วยอิเล็กทรอนิกส์ เราไม่ต้องเดินทางไปเซ็น แถมยังใช้คอมพิวเตอร์ในการตรวจสอบลายเซ็นได้อีกด้วย ลดการทำงาน เอกสารดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว
หน่วยงานรัฐที่ใช้ e-Signature
กรมสรรพากร
เรียกว่าเป็นหน่วยงานแรก ๆ ของประเทศไทยที่ได้นำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้งานบริการประชาชน ได้มีการลงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในขั้นตอนการยื่นคำขอแบบ การเปลี่ยนแปลงข้อมูล การใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax & invoice) และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt)
กรมบัญชีกลาง
อีกหนึ่งหน่วยงานที่สนับสนุนให้มีการใช้งานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ โดยออกแนวทางการใช้ เพื่อให้หน่วยงานรัฐนำไปใช้ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง เพื่อความว่องไวในการอนุมัติ ลดขั้นตอนการทำงาน
กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์
ได้ออกหนังสือรับรอง และรับรองสำเนาเอกสารนิติบุคคล โดยใช้ลายมือทางอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบของ Digital Signature ซึ่งจะต้องใช้รหัสที่มีความปลอดภัยสูง อำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ประกอบการ ลดระยะเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางมาเซ็นชื่อ เพื่อให้เกิดความคล่องตัวของผู้ประกอบการ
กรมการค้าต่างประเทศ
ใช้สำหรับในการเข้าระบบลงทะเบียนผู้ประกอบการ และระบบในการให้บริการออกใบอนุญาตและออกหนังสือรับรองการส่งออก – นำเข้าสินค้าทั่วไป
มหาวิทยาลัยขอนแก่น
จัดทำระบบภายในของตัวเอง เพื่อรองรับการใช้งาน Digital Signature ภายในหน่วยงานอย่างเต็มรูปแบบ
สรุปบทความ
จากการเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัล จะเห็นได้ว่าหน่วยงานภาครัฐและองค์กรต่าง ๆ เริ่มนำระบบอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาใช้มากขึ้น โดยเฉพาะระบบ e-Signature ที่เข้ามาช่วยยกระดับทั้งความสะดวก รวดเร็ว และความปลอดภัยในการจัดการเอกสารสำคัญ อีกทั้งยังสอดคล้องกับกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ทำให้การดำเนินงานในปัจจุบันไม่จำเป็นต้องพึ่งพาเอกสารกระดาษแบบเดิมอีกต่อไป
เพราะฉะนั้นการเลือกใช้ระบบที่ได้มาตรฐานและเชื่อถือได้จึงเป็นเรื่องสำคัญ ซึ่ง Ditto เป็นหนึ่งในผู้ให้บริการระบบ e-Signature และ Digital Signature ที่ออกแบบมา เพื่อตอบโจทย์การใช้งานขององค์กรยุคใหม่ รองรับการลงนามบนเอกสารสำคัญควบคู่ไปกับระบบจัดการเอกสารได้อย่างครบวงจร พร้อมมาตรการด้านความปลอดภัยที่เข้มงวด ทั้งการยืนยันตัวตนและการป้องกันการปลอมแปลงเอกสาร อีกทั้งยังสอดคล้องกับกฎหมายอย่าง พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ และ พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ให้องค์กรของคุณสามารถปรับตัวสู่การทำงานในยุคของ Digital Signature ได้อย่างมั่นใจ ลดขั้นตอนที่ซับซ้อน และเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการเอกสาร เพื่อก้าวสู่สังคมดิจิทัลได้อย่างเต็มรูปแบบในอนาคต
ขอบคุณข้อมูล:
crossingsoft.com, fusionsol.com, standard.dga.or.th, thansettakij.com
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
คำถามที่พบบ่อย
e-Signature ปลอดภัยแค่ไหน?
e-Signature มีความปลอดภัยในระดับที่เหมาะสมต่อการใช้งาน โดยความปลอดภัยจะขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีและระบบที่นำมาใช้ หากเป็นระบบพื้นฐานอาจมีความเสี่ยงในการปลอมแปลงได้บ้าง แต่หากใช้ระบบที่ได้มาตรฐาน เช่น การเข้ารหัสข้อมูล (Encryption) หรือ Digital Signature ที่มีใบรับรอง (Certificate) จะช่วยยืนยันตัวตนผู้ลงนาม ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร และป้องกันการแก้ไขข้อมูลย้อนหลังได้ ทำให้เอกสารมีความน่าเชื่อถือและปลอดภัยมากยิ่งขึ้น
e-Signature ใช้แทนลายเซ็นจริงได้หรือไม่?
e-Signature สามารถใช้แทนลายเซ็นจริงได้ตามกฎหมาย หากเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด เช่น สามารถระบุตัวตนของผู้ลงนามได้อย่างชัดเจน แสดงเจตนาในการลงนาม และใช้ระบบที่มีความน่าเชื่อถือ ซึ่งสอดคล้องกับ พ.ร.บ. ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นในหลายกรณี เช่น เอกสารราชการ สัญญา หรือเอกสารทางธุรกิจ ก็สามารถใช้ e-Signature แทนการเซ็นด้วยปากกาได้อย่างถูกต้อง
e-Signature ช่วยลดต้นทุนองค์กรได้อย่างไร?
e-Signature ช่วยลดต้นทุนองค์กรได้ในหลายด้าน ทั้งการลดค่าใช้จ่ายด้านกระดาษ หมึกพิมพ์ และการจัดส่งเอกสาร รวมถึงช่วยลดระยะเวลาในการดำเนินงาน เพราะสามารถส่งและเซ็นเอกสารได้ทันทีแบบออนไลน์ นอกจากนี้ยังลดภาระในการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษ และลดความผิดพลาดจากการทำงานของมนุษย์ ส่งผลให้องค์กรสามารถบริหารจัดการงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินธุรกิจในระยะยาว
