กรกฎาคม 6, 2022
ใบแจ้งหนี้มักจะมี Template ที่แตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับบริษัท หรือองค์กรนั้น ๆ แต่ก็จะมีส่วนที่ทุกบริษัทมีเหมือนกัน เพื่อให้แผนกบัญชีในการทำอนุมัติ เบิกจ่ายได้สะดวก โดยการตรวจสอบว่า ใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice นั้นถูกต้องหรือไม่ จะมีจุดสังเกตหลัก ๆ 5 จุด ได้แก่
กรกฎาคม 1, 2022
“สัญญาใด ๆ ก็ตามที่มีหลักฐานเป็นหนังสือและมีการลงลายลักษณ์อักษรครบถ้วนสมบูรณ์” คือจุดกำเนิดสัญญาแบบเก่าและมีผลบังคับใช้ทันทีหรือตามเวลาที่กำหนดในสัญญา เช่น การทำสัญญาเช่าอสังหาริมทรัพย์ สัญญาซื้อขาย สัญญาการประกอบธุรกิจ กิจการ ซึ่งการทำสัญญาแบบเป็นลายลักษณ์อักษร โดยทั่วไปมีไว้เพื่ออ้างอิงความบริสุทธิ์ หรือความผิดจากเหตุฟ้องร้องกันในชั้นศาล ฉะนั้นตามหลักกฎหมายจึงกำหนดหลักเกณฑ์การทำสัญญาไว้ 2 ประการด้วยกัน คือ ต้องมีหลักฐานเป็นหนังสือ ในสัญญาต้องมีการลงลายมือชื่อของคู่สัญญาเพื่อระบุตัวผู้ทำสัญญาได้ถูกต้อง อย่างไรก็ตามในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา การทำสัญญายังคงถูกจำกัดอยู่เฉพาะในรูปแบบ “เอกสารและหลักฐานที่เป็นหนังสือในเชิงกายภาพ” พูดให้เข้าใจง่าย ๆ ก็คือ เอกสารที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษ ทำให้มีการตีความว่าเอกสารสัญญาต้องอยู่ในรูปแบบที่จับต้องได้ มีรูปร่างที่ปรากฏให้เห็นได้เท่านั้น ตัวสัญญาจึงอยู่ในรูปแบบของกระดาษเป็นส่วนใหญ่ แต่เพื่อปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น รองรับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไปอย่างไม่หยุดยั้ง กฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์จึงถูกบัญญัติขึ้นมา เพื่ออุดช่องโหว่ของกฎหมายเดิม ซึ่งภายในบทบัญญัติได้ระบุแนวทางเอาไว้ชัดเจน ในการยอมรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Document จะต้องมีสถานะครบถ้วนทางกฎหมาย 3 ประการ ดังนี้ ข้อความที่ระบุในสัญญาสามารถเข้าถึงได้ หมายความถึง ข้อความที่ถูกเขียนขึ้นต้องสามารถอ่านได้ ตีความได้ แปลความหมายแล้วเข้าใจตรงกัน ไม่สามารถถูกตีความไปเป็นความหมายอื่น ข้อความที่ถูกเขียนต้องสามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ หมายถึง สามารถเปิดดูข้อความเนื้อหาในภายหลังได้ หรือดึงข้อมูลกลับมาเปิดดูอีกครั้งได้... read more
มิถุนายน 30, 2022
ด้วยการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี บวกกับนโยบาย Thailand 4.0 เอกสารราชการต่าง ๆ ก็กลายเป็น e-Document กันมากขึ้น รวมไปถึง Invoice Processing ที่ทางสรรพากรสนับสนุนให้ผู้ประกอบการ ใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt เพื่อลดปัญหาการจัดการเอกสาร ที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษ และประหยัดเวลา - ค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสารของผู้ประกอบการ ดังนั้น Ditto จะพามาดู Invoice Processing พื้นฐาน ที่กำลังจะเปลี่ยนไปในอนาคตอันใกล้นี้
มิถุนายน 25, 2022
แม้ว่าในยุคปัจจุบันนี้ Digital Transformation จะเป็นเรื่องสำคัญที่ทุกองค์กรไม่ควรมองข้าม แต่การทำความเข้าใจ และศึกษาคอนเซปต์การเปลี่ยนแปลงนี้ให้ละเอียดถี่ถ้วน ก็เป็นสิ่งจำเป็นที่ทุกองค์กรต้องทำก่อนเริ่มการปรับตัว ดังนั้นเพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ Ditto จึงอยากจะมาแนะนำ 4 เคล็ดลับ การเตรียมพร้อมก่อนเริ่มทำ Digital Transformation ให้ทุกองค์กรได้รู้กันครับ ว่ามีขั้นตอนหรือข้อแนะนำอะไรบ้าง ที่จะช่วยให้การเปลี่ยนผ่านนี้ เป็นไปได้อย่างราบรื่น และไม่มีปัญหาตามมา
มิถุนายน 21, 2022
ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าในช่วง 1-2 ปีที่ผ่านมา หลากหลายองค์กรที่ได้รับผลกระทบจากพิษโควิด 19 ได้อาศัยโอกาสนี้ ยกระดับการทำงานภายในให้เหมาะสมกับสถานการณ์โลกในปัจจุบัน ทั้งยังตอบโจทย์รูปแบบการใช้ชีวิตในยุคดิจิทัลมากขึ้น หรือที่เราเรียกกันว่า Digitization นั่นเอง ซึ่งจากการเปลี่ยนแปลงมากมายที่เกิดขึ้น ก็ส่งผลให้บุคลากรภายในองค์กรสามารถทำงานต่อไปได้ แม้ตัวองค์กรจะเผชิญหน้ากับวิกฤติระดับโลกอยู่ก็ตาม วันนี้ Ditto จึงอยากพาทุกท่าน ไปเจาะลึก 3 องค์กรชั้นนำที่เลือกทำ Digital Transformation กันครับ ว่าพวกเขาได้รับประโยชน์อะไรจากการเปลี่ยนแปลงภายในที่เกิดขึ้นบ้าง
มิถุนายน 17, 2022
เชื่อว่าหลายคนคงเคยได้ยินหรือผ่านตา กับคำว่า Paperless กันมาบ้าง ซึ่งหมายถึง “การลดใช้กระดาษ” โดยเฉพาะในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา ทั้งอุตสาหกรรมและธุรกิจหลายประเภทเริ่มหันมาให้ความสนใจประเด็นนี้กันมากขึ้น รวมถึง Ditto เองก็เช่นกัน เรามองว่า แนวคิด Paperless เป็นสิ่งสำคัญที่เจ้าของธุรกิจควรมีและปลูกฝังให้บุคลากรได้ด้วยยิ่งดี เพราะทุกองค์กรล้วนมีกระบวนการดำเนินงานที่ต้องใช้เอกสารจำนวนมาก โดยรายงานจาก Clean Up Australia องค์กรอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมของออสเตรเลียบอกว่า แม้ปัจจุบันจะมีหลายธุรกิจดำเนินงานและสื่อสารผ่านระบบดิจิทัลมากขึ้น แต่ยังพบว่าพนักงานออฟฟิศมีอัตราการใช้งานกระดาษเฉลี่ยรายบุคคลอยู่ที่ 50 กิโลกรัม/ปี ลองนึกภาพว่าถ้าคิดรวมทั้งองค์กรจะขนาดไหนกัน.. แต่ด้วยยุคสมัยที่เปลี่ยนเข้าสู่ Digital Tranformation ทำให้หลายธุรกิจเริ่มปรับวิธีการทำงาน จากเดิมที่เคยคุยกันต่อหน้าก็กลายเป็นการสื่อสารผ่านทางโปรแกรมออนไลน์ทั้งวิดีโอคอล และส่งแชทข้อความ รวมถึงบางองค์กรเคยใช้เอกสารเป็นกระดาษทั้งหมด ก็จำเป็นต้องเปลี่ยนมาใช้ไฟล์ดิจิทัลหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ควบคู่ไปด้วย เพื่อให้บุคลากรและกระบวนการทำงานสามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่น หรือถ้าพูดง่าย ๆ ก็คือ ทำงานได้แบบโฟลว์ ๆ ตัวอย่างเช่น การใช้ e-Ticket/e-Brochure ในงานอีเวนต์ e-Book... read more
มิถุนายน 7, 2022
หากคุณพบว่าองค์กรของคุณมีปัญหาสะสมเกิดขึ้นซ้ำ ๆ ในเรื่องของใบแจ้งหนี้ ที่ผู้อนุมัติใช้เวลานานเกินไปในกระบวนการอนุมัติ ส่งผลต่อการจัดซื้อและการชำระเงิน ทั้งในระยะสั้น-ระยะยาว วันนี้ Ditto จะมาบอกถึงเหตุผล ว่าทำไมองค์กรจึงต้องติดตาม KPI แผนกบัญชีและการเงิน และ Invoice Processing System จะเข้ามาช่วยเรื่องนี้ได้อย่างไร? ไปติดตามกันเลยครับ
มิถุนายน 2, 2022
“e-Document” หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อธิบายเพิ่มเติมคือ เอกสารที่ไม่ได้ถูกจัดเก็บอยู่ในรูปแบบกระดาษ แต่จะถูกจัดเก็บแบบออนไลน์บนเซิร์ฟเวอร์ต่าง ๆ ซึ่งนอกจากจะช่วยลดการใช้ทรัพยากรกระดาษที่สิ้นเปลืองและไม่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมแล้ว e-Document ยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลองค์กรได้อีกชั้นหนึ่ง อย่างไรก็ตาม หากมีการทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากโดยไม่มีการจัดการที่ดีพอ อาจทำให้ค้นหาไฟล์เอกสารไม่เจอ หรือจำไม่ได้ว่าจัดเก็บไฟล์เอกสารไว้ที่ไหน ฉะนั้นจึงเป็นหน้าที่ของระบบ DMS ที่เข้ามาช่วยจัดการเอกสารให้เป็นระเบียบมากขึ้น เพราะระบบ DMS หรือ Document Management System เป็นระบบการจัดการเอกสารแบบครบวงจรในรูปแบบดิจิทัล ช่วยจัดเก็บ จัดการ และติดตามการดำเนินงานเอกสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ตลอดเวลา ช่วยออกแบบ Workflow และช่วยให้ค้นหาเอกสารได้เร็วยิ่งขึ้น
พฤษภาคม 30, 2022
Workflow แปลตรง ๆ ว่า กระแสงาน ถ้าเป็นในองค์กรก็หมายถึง กระบวนการทำงานระหว่าง บุคลากร หรือหน่วยงาน พร้อมกำหนดข้อปฏิบัติตั้งแต่ การกระจายงาน ติดตาม อนุมัติ และประสานงาน โดยใช้เอกสารเป็นองค์ประกอบสำคัญ ส่งผ่านบุคลากรหรือคอมพิวเตอร์ ที่คอยช่วยกำกับแต่ละขั้นตอนให้เป็นไปตาม Workflow ที่ผู้บริหาร หรือ เจ้าของโครงการวางไว้ ต่อมาเมื่อองค์กรเริ่มก้าวสู่ยุค Digital Transformation ที่ส่งผลกระทบต่อรูปแบบเอกสาร เริ่มเปลี่ยนจากกระดาษเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ทำให้รูปแบบบริหารจัดการ Workflow แต่ละองค์กร ปรับจากการส่งเอกสารจากมือถึงมือ การจัดเก็บและค้นหาโดยบุคลากร สู่ระบบจัดการเอกสาร (DMS: Document Management System) แบบดิจิทัล ทำงานผ่านเครือข่าย โดยใช้โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว สามารถป้องกันข้อผิดพลาดในเรื่องของ e-Document ได้ เพราะการบริหารจัดการ e-Document ที่แตกต่างจากเอกสารแบบเดิม ทำให้องค์กรต้องหันมาใช้ระบบ DMS แบบดิจิทัล... read more
พฤษภาคม 28, 2022
BPO หรือ Business Process Outsourcing จาก Ditto คือ การมอบหมายกระบวนการธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับระบบจัดการเอกสารที่คุณไม่ถนัดให้ Ditto ดูแล โดยเราจะออกแบบระบบเพื่อตอบสนองต่อความต้องการขององค์กรคุณให้ดีที่สุด ไม่ว่าตอนนี้บริษัทของคุณจัดอยู่ในประเภทใด ก็สามารถนำระบบจัดการเอกสารของ Ditto เข้าไปช่วยให้ภายในองค์กรทำงานได้ง่ายขึ้น เช่น Invoice Processing System หรือระบบจัดการใบแจ้งหนี้ รวมถึง Bulk Scanning Service ที่ทางดิทโต้จะเข้ามาช่วยสนับสนุนองค์การคุณให้เข้าสู่การทำงานแบบ Paperless ซึ่งเราเข้าใจเป็นอย่างดีว่าภายในแผนกบัญชีนั้นมีกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน และมันจะดีขึ้นมากถ้าหากคุณให้ Ditto ได้ออกแบบ BPO ให้องค์กรของคุณ
