3 หัวใจหลัก ในการจัด Workflow ระดับองค์กร

  • August 10, 2022

News Description

3-หัวใจหลัก-ในการจัด-Workflow-ระดับองค์กร

 

Ditto เคยได้นำเสนอบทความเกี่ยวกับ ระบบ Workflow ไปมากมาย เช่น ระบบ Workflow คืออะไร มีข้อดีและข้อเสียอย่างไร? หรือ บทความจบปัญหารออนุมัติด้วย Workflow ซึ่งล้วนเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์ต่อทุกคนที่กำลังสนใจการเปลี่ยนองค์กรให้อยู่ในกระบวนการ Digitization เป็นอย่างมาก และในวันนี้ทาง Ditto ก็ขอพาทุกคนไปรู้จักกับ 3 หลักองค์ประกอบ Workflow ที่ทุกธุรกิจควรมี เพื่อให้งานไหลลื่น ให้เข้าใจถึงความสำคัญของระบบ Workflow มากยิ่งขึ้นกันครับ

 

3 หลักองค์ประกอบของ Workflow ประกอบไปด้วย

1. งาน (Job)

งาน (Job) ของระบบ Workflow ที่เรากำลังกล่าวถึงในที่นี้

จะอยู่ในรูปแบบของเอกสารหรือฟอร์มต่าง ๆ ซึ่งเป็นหนึ่งองค์ประกอบสำคัญที่ทำให้การทำงานภายในองค์กรไหลลื่นไปได้ด้วยดี

โดยเอกสารหรือฟอร์มจะมีการเปลี่ยนจากกระดาษให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ที่ช่วยให้มีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น เพราะระบบ Workflow จะเข้ามาทำหน้าที่กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของเอกสาร เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล และจะมีการบันทึกข้อมูลการทำงานไว้ภายในระบบอย่างครบถ้วน สามารถตรวจสอบได้ว่าใครเข้ามาแก้ไขข้อมูลตรงส่วนไหนบ้าง นอกจากนี้เอกสารหรือฟอร์มต่าง ๆ ภายในระบบ Workflow ยังช่วยลดปัญหาเอกสารสูญหายได้อีกด้วย

 

2. ผู้ปฏิบัติงาน (Operator)

ผู้ปฏิบัติงาน (Operator) หรือรายชื่อบุคคลใน

แต่ละแผนกที่รับผิดชอบงานมีความแตกต่างกัน จึงทำให้การสร้างระบบ Workflow การทำงานของแต่ละแผนกไม่เหมือนกัน

ซึ่งถ้าหากคุณต้องการสร้างระบบ Workflow ภายในแผนกบัญชี ก็ต้องมีการวางแผนกระบวนการทำงานของแผนกตั้งแต่ต้นจนจบ พร้อมกับกำหนดตัวบุคลากรภายในแผนก ว่าควรเริ่มต้นที่ใครและไปสิ้นสุดขั้นตอนสุดท้ายที่ใคร เช่น สร้างระบบงานเอกสารของแผนกบัญชีที่สามารถแยกการอนุมัติได้ตามลำดับขั้นตอน หรือแยกตามตำแหน่งงานที่มีอำนาจในการอนุมัติเอกสารนั้น ๆ

โดยการดำเนินงานจากบุคลากรที่ 1 ซึ่งเป็นพนักงานทำการคีย์ข้อมูล ไปจนถึงลำดับสุดท้ายคือผู้มีอำนาจทำการอนุมัติเอกสารนั้น ๆ โดยสามารถทำได้ง่าย ๆ ผ่านอุปกรณ์ที่สะดวก ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์มือถือ คอมพิวเตอร์ หรือแท็บเล็ต อีกทั้งทุกคนภายในแผนกสามารถตรวจสอบสถานะการทำงาน ว่าตอนนี้เอกสารไปอยู่ที่ลำดับไหนแล้ว เพื่อทำให้รู้ได้ทันทีว่าเกิดปัญหาหรือเอกสารล่าช้าตรงจุดไหน ซึ่งทำให้เราสามารถแก้ไขได้ทันท่วงทีนั่นเอง

 

3. กระบวนการปฏิบัติงาน (Process)

กระบวนการปฏิบัติงาน (Process) ของระบบ Workflow คือ

ขั้นตอนการรับ-ส่งงาน อาจสายงานเดียวจบ หรือมีมากกว่า 1 งานที่ต้องทำไปพร้อม ๆ กัน หรือสองโปรเจกต์ที่ต้องส่งงานถึงกันได้

โดยมีขั้นตอนในการเดินเอกสาร การขออนุมัติ ซึ่งระบบ Workflow จะเข้าไปดำเนินการตามขั้นตอนที่วางไว้ และสามารถทำการตรวจสอบเอกสารในขั้นตอนต่าง ๆ ได้แบบเรียลไทม์ ทำให้เข้าไปตรวจสอบขั้นตอนของงานแต่ละประเภท ว่างานนั้นใช้ระยะเวลาเท่าไหร่ มีส่วนช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายภายในองค์กร สามารถควบคุมกระบวนการทำงานของเอกสารได้ตั้งแต่ต้นจนจบ

 

เริ่มตั้งแต่ขั้นตอนการสร้างไฟล์เอกสารขึ้นมา เพื่อส่งให้ผู้อนุมัติแต่ละคน สามารถกำหนดได้ว่าต้องใช้เวลาในแต่ละขั้นตอนกี่วัน อีกทั้งระบบ Workflow ยังสามารถกำหนดค่าได้ว่า การทำงานของแผนกต่าง ๆ ภายในองค์กรจะใช้ระยะเวลาในการทำงานให้เสร็จภายในกี่วัน ก่อนจะส่งงานต่อให้แผนกอื่นนั่นเองครับ

 

จะเห็นได้ว่าระบบ Workflow เป็นตัวช่วยสำคัญภายในบริษัทให้มีการทำงานที่ไหลลื่นมากยิ่งขึ้น ยิ่งในช่วงสถานการณ์ปัจจุบันที่หลายบริษัทยังให้พนักงานทำงานอยู่ที่บ้าน หรือแม้แต่องค์กรที่อยากเปลี่ยนระบบการทำงาน ให้อยู่ในรูปแบบของ Digitization ถือได้ว่าระบบ Workflow นี้ ช่วยให้การทำงานภายในองค์กรสะดวกรวดเร็ว และลดต้นทุนในระยะยาวไปได้มากทีเดียว

 

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

📞 02-517-5555

Line ID: @dittothailand

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม

 


เราใช้คุกกี้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ และประสบการณ์ที่ดีในการใช้เว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถศึกษารายละเอียดได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว | นโยบายการกำกับดูแลกิจการ | Privacy Notice และสามารถจัดการความเป็นส่วนตัวเองได้ของคุณได้เองโดยคลิกที่ ตั้งค่า

Privacy Preferences

คุณสามารถเลือกการตั้งค่าคุกกี้โดยเปิด/ปิด คุกกี้ในแต่ละประเภทได้ตามความต้องการ ยกเว้น คุกกี้ที่จำเป็น

Allow All
Manage Consent Preferences
  • คุกกี้ที่จำเป็น
    Always Active

    ประเภทของคุกกี้มีความจำเป็นสำหรับการทำงานของเว็บไซต์ เพื่อให้คุณสามารถใช้ได้อย่างเป็นปกติ และเข้าชมเว็บไซต์ คุณไม่สามารถปิดการทำงานของคุกกี้นี้ในระบบเว็บไซต์ของเราได้

  • คุกกี้เพื่อการวิเคราะห์

    คุกกี้ประเภทนี้จะทำการเก็บข้อมูลการใช้งานเว็บไซต์ของคุณ เพื่อเป็นประโยชน์ในการวัดผล ปรับปรุง และพัฒนาประสบการณ์ที่ดีในการใช้งานเว็บไซต์ ถ้าหากท่านไม่ยินยอมให้เราใช้คุกกี้นี้ เราจะไม่สามารถวัดผล ปรังปรุงและพัฒนาเว็บไซต์ได้

Save