ด้วยการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี บวกกับนโยบาย Thailand 4.0 เอกสารราชการต่าง ๆ ก็กลายเป็น e-Document กันมากขึ้น รวมไปถึง Invoice Processing ที่ทางสรรพากรสนับสนุนให้ผู้ประกอบการ ใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt เพื่อลดปัญหาการจัดการเอกสาร ที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษ และประหยัดเวลา – ค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสารของผู้ประกอบการ ดังนั้น Ditto จะพามาดู Invoice Processing พื้นฐาน ที่กำลังจะเปลี่ยนไปในอนาคตอันใกล้นี้
Invoice Processing พื้นฐาน
1. สร้าง และ ส่ง ใบแจ้งหนี้
โดยปกติผู้ขายจะเป็นคนสร้างและพิมพ์ใบแจ้งหนี้ จากนั้นส่งไปยังผู้ซื้อ เมื่อผู้ซื้อได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว จะต้องส่งไปยังแผนกบัญชีบริษัท เพื่อนำรายละเอียดเหล่านี้พิมพ์เข้าสู่ระบบด้วยตนเอง หรือในบางบริษัทอาจใช้เทคโนโลยี OCR เพื่อช่วยลดเวลาของฝ่ายบัญชีในการคีย์ข้อมูล
2. ตรวจสอบใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับมา จะถูกเจ้าหน้าที่ฝ่ายบัญชีตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่า หมายเลขใบแจ้งหนี้ ตรงกับหมายเลขใบสั่งซื้อ, เงื่อนไขการชำระเงินถูกต้อง, จำนวนเงินที่เรียกเก็บเงินเท่ากับจำนวนสินค้า/บริการที่จัดซื้อหรือไม่ เป็นต้น
3. อนุมัติใบแจ้งหนี้
หลังจากที่ตรวจสอบแล้ว ใบแจ้งหนี้พวกนี้จะต้องได้รับการอนุมัติ จากผู้บริหารระดับสูงในบริษัท หรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง หากมีปัญหาเกิดขึ้น อย่างหมายเลขใบแจ้งหนี้ ไม่ตรงกับใบสั่งซื้อ หรือปัญหาอื่น ๆ จำเป็นต้องติดต่อไปยังบริษัทต้นทาง เพื่อจัดการปัญหาก่อน ถึงจะได้รับการอนุมัติใบแจ้งหนี้
4. บันทึกใบแจ้งหนี้
ฝ่ายบัญชีบริษัทเจ้าหนี้ต้องบันทึกรายได้ต่าง ๆ ลงในบัญชีของบริษัท และเก็บใบแจ้งหนี้ไว้ในไฟล์ หรือแฟ้มเก็บเอกสาร ให้เป็นระเบียบเรียบร้อย เพื่อความรวดเร็วในการค้นหาใบแจ้งหนี้ในภายภาคหน้า อย่างการ Audit บัญชี แล้วมีความจำเป็นต้องใช้เอกสารเพิ่มเติม เป็นต้น
5. ชำระเงินตามใบแจ้งหนี้
ฝ่ายผู้ซื้อเมื่อตรวจสอบ และได้รับการอนุมัติใบแจ้งหนี้แล้ว ทีมบัญชีของบริษัทจะดำเนินการชำระเงิน ตามช่องทาง และเงื่อนไขที่ระบุอยู่บนใบแจ้งหนี้ ฝ่ายผู้ขายเมื่อได้รับแจ้งรายการรับเงินแล้ว ก็จะออกเอกสารใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินให้ผู้ซื้อ ส่วนตัวผู้ขายก็จะต้องนำส่งข้อมูล ใบกำกับภาษี/ใบรับ ส่งให้กับสรรพากรในขั้นถัดไป
คงจะเห็นแล้วว่า Invoice Processing ส่วนใหญ่ทำงานอยู่กับเอกสาร ซึ่งไม่ได้มีอยู่แค่ฉบับเดียว บางที่มีเป็นล้าน ๆ ฉบับ ซึ่งเรามองว่า “การเก็บไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่เป็นเรื่องของการนำมาใช้มากกว่า” ว่าข้อมูลไหนคือข้อมูลที่ถูกต้อง และต้องเป็นข้อมูลที่อัปเดตด้วย
ดังนั้น Invoice Processing Service จาก Ditto จะเข้ามาช่วยเข้ามาบริหารจัดการเอกสารต่าง ๆ เพื่อให้สะดวกรวดเร็ว แม่นยำมากขึ้น และเพื่อให้แน่ใจว่า ทุก ๆ การเปลี่ยนของข้อมูล จะมีการอัปเดตอยู่ในระบบเสมอ พร้อมเชื่อมโยง e-Tax Invoice รองรับการให้บริการในรูปแบบ Service Provider ที่ตรงตามข้อกำหนดของสรรพากร นับว่าเป็นการส่งเสริมภาพลักษณ์ขององค์กรให้ดูทันสมัยและน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น
ข้อมูลอ้างอิง
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand