จากการแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 ในช่วงปี 2020 ส่งผลต่อรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไป จากเดิมที่ต้องเข้าออฟฟิศทุกวันเพื่อมาทำงานร่วมกับทุกคนในองค์กร แต่ด้วยมาตรการป้องกันและลดความเสี่ยงการแพร่กระจายของโรค องค์กรต้องคำนึงถึงมาตรการกันระยะห่างทางสังคม (Social distancing) จึงมีความจำเป็นต้องให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน และนำมาสู่เทรนด์การทำงานรูปแบบใหม่ “Hybrid Working”
ทำความเข้าใจ Hybrid working คืออะไร
การทำงานแบบ Hybrid Working คือ รูปแบบการทำงานที่ผสมผสานการทำงานจากที่บ้าน (Work from Home) และการทำงานที่ออฟฟิศ (Work from Office) เข้าด้วยกัน โดยพนักงานสามารถเลือกสถานที่ทำงานได้ตามความต้องการและความเหมาะสม ต่างจากเดิมที่ต้องเข้าออฟฟิศทุกวัน
โดยการทำงานแบบ Hybrid Working นี้ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นอย่างมากในปัจจุบัน และมีแนวโน้มว่าต่อไปหลายองค์กรจะเริ่มปรับเปลี่ยนนโยบายการทำงานเป็นแบบผสมผสาน เพื่อที่จะเอื้อประโยชน์และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับพนักงาน
รูปแบบการทำงานแบบ Hybrid Working มีอะไรบ้าง?
รูปแบบการทำงานแบบ Hybrid Working มีหลากหลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กรและพนักงาน รูปแบบการทำงานแบบ Hybrid Working ที่นิยม ได้แก่
- Flexible Hybrid Working พนักงานสามารถเลือกวันทำงานที่ออฟฟิศและวันทำงานที่บ้านได้ตามต้องการ องค์กรอาจกำหนดจำนวนวันที่พนักงานต้องเข้าออฟฟิศไว้อย่างชัดเจน เช่น 3 หรือ 2 วันต่อสัปดาห์ หรือพนักงานอาจกำหนดวันทำงานที่ออฟฟิศและวันทำงานที่บ้านเอง
- Rotational Hybrid Working พนักงานทำงานที่ออฟฟิศและทำงานจากที่บ้านเป็นรอบ ๆ องค์กรอาจกำหนดให้พนักงานทำงานที่ออฟฟิศ 1 เดือน และทำงานจากที่บ้าน 1 เดือน หรือพนักงานอาจทำงานที่ออฟฟิศ 2 สัปดาห์ และทำงานจากที่บ้าน 2 สัปดาห์
Hybrid working ทำไมองค์กรยุคใหม่ถึงให้ความสำคัญ
แน่นอนว่า Hybrid Working จะส่งผลดีต่อพนักงานในองค์กรแล้ว การที่มีนโยบายการทำงานแบบยืดหยุ่น Flexible Work Arrangements (FWA) ก็เริ่มจะเป็นหนึ่งในความต้องการของคนรุ่นใหม่ เมื่อเวลามองหางานสักที่นั้น ก็อยากจะเลือกองค์กรที่มีนโยบายเรื่องนี้
นอกจากนี้ บริษัทหรือองค์กรชั้นนำทั่วโลกจำนวนมากได้ปรับใช้การทำงานแบบ Hybrid ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา โดยบางแห่งกำหนดจำนวนวันที่พนักงานต้องเข้าออฟฟิศไว้อย่างชัดเจน เช่น 3 วันต่อสัปดาห์ ในขณะที่บางแห่งให้พนักงานมีอิสระในการกำหนดวันทำงานที่ออฟฟิศและวันทำงานที่บ้านเอง
ยกตัวอย่างเช่น Apple กำหนดให้พนักงานเข้าออฟฟิศ 3 วันต่อสัปดาห์ (จันทร์ อังคาร และพฤหัส) โดยพนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านได้ 2 วันต่อสัปดาห์ (พุธและศุกร์) Apple ได้ลงทุนสร้างสำนักงานแห่งใหม่ที่สวย ทันสมัย มีฟังก์ชันอำนวยความสะดวกครบครัน ให้การทำงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้น เช่น มีพื้นที่ทำงานแบบ co-working และพื้นที่ทำงานส่วนตัว หรืออย่างบริษัท Spotify เองที่กำหนดให้พนักงานเข้าออฟฟิศ 2 วันต่อสัปดาห์ และยังได้ลงทุนในเทคโนโลยีต่างๆ เช่น เครื่องมือสำหรับการประชุมทางวิดีโอและการทำงานร่วมกันทางไกล
แสดงให้เห็นเลยว่า องค์กรยุคใหม่เริ่มหันมาใส่ใจความยืดหยุ่น และเปิดโอกาสให้พนักงานได้เลือกบริหารเวลาตามสไตล์ของตนเอง เพื่อให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด
ประโยชน์ของ Hybrid Working
-
ความยืดหยุ่นในการบริหารงานและเวลา
การทำงานแบบ Hybrid Working มีประโยชน์อย่างยิ่งที่ให้พนักงานสามารถจัดการตารางเวลา ทั้งการทำงานและสถานที่ทำงานตามความต้องการและไลฟ์สไตล์ของตนเอง ซึ่งช่วยให้พนักงานรู้สึกมีอิสระและรับผิดชอบชีวิตของตนเองได้มากขึ้น
-
ปรับความสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว
Hybrid Working เป็นส่วนสำคัญที่ช่วยให้พนักงานทุกคนแบ่งแยกเวลาทำงานและเวลาส่วนตัวได้ชัดเจน หรือที่เรียกว่า Work-life balance เมื่อทำงานเสร็จภายในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ เพื่อมีเวลาไปพักผ่อนและใช้เวลาร่วมกับครอบครัว เพื่อนฝูงอย่างเพียงพอ ลดความเครียดเพิ่มความสุขและได้ดูแลตนเองมากขึ้น
-
สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีขึ้น
หลายคนอาจเบื่อกับการทำงานแบบเดิม ๆ ที่ต้องตื่นเช้า เดินทางเพื่อเข้าไปทำงานที่ออฟฟิศ Hybrid Working ที่ทำให้คุณเลือกสถานที่การทำงานจากที่บ้านได้ ทำให้พนักงานสามารถทำงานในสภาพแวดล้อมที่สะดวกสบายและเหมาะกับตนเอง จะจัดแต่งห้องทำงานอย่างไรก็ได้ตามใจที่ตนเองชอบ หรือเปลี่ยนบรรยากาศออกไปทำงานที่ co working space ด้านนอก เพิ่มแรงบันดาลใจใหม่ ๆ ส่งผลดีต่อสุขภาพกายและสุขภาพจิต
-
ประหยัดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ
ช่วยลดค่าใช้จ่ายโดยรวมของบริษัทอย่างมาก ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับสาธารณูปโภคภายในออฟฟิศ เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำ ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าโทรศัพท์ ค่าทำความสะอาด เป็นต้น องค์กรไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าใช้จ่ายเหล่านี้ให้กับพนักงานทั้งหมด เนื่องจากพนักงานไม่ได้มาทำงานอยู่ที่ออฟฟิศทุกวัน รวมถึงพนักงานประหยัดเงินค่าเดินทาง ค่าอาหารอีกด้วย
-
เข้าถึงเทคโนโลยีที่ใช้ทำงานได้ตลอดเวลาและจากทุกที่
ก่อนหน้าที่พนักงานทุกคนต้องทำงานกันแบบออฟไลน์ ทั้งการพูดคุย เข้าประชุม หรือการส่งเอกสารกันไปมา Hybrid Working จะทำให้รูปแบบการทำงานเปลี่ยนแปลงไปด้วยเช่นกัน เพราะเมื่อทุกอย่างต้องกลายเป็นออนไลน์ทั้งหมด เทคโนโลยีจึงเป็นส่วนสำคัญที่เข้ามาขับเคลื่อนกระบวนการทำงาน เช่น ซอฟต์แวร์สำหรับการประชุมทางวิดีโอ ระบบจัดระเบียบไฟล์สำหรับทำงาน การรับส่งเอกสารกันบนแพลตฟอร์มออนไลน์ การสร้าง Workflow ตั้งแต่เริ่มจนสิ้นสุดขั้นตอนการขออนุมัติ จดหมายเวียน หรือหนังสือเชิญประชุม
ยกตัวอย่างองค์กรที่นำ Hybrid Working ไปใช้แล้วประสบความสำเร็จ เช่น Google ประกาศใช้ Hybrid Working ตั้งแต่ช่วงปลายปี 2022 โดยพนักงานสามารถเลือกทำงานจากที่บ้านหรือที่ออฟฟิศได้อย่างยืดหยุ่นตามความต้องการ โดย Google ได้กำหนดให้พนักงานเข้าออฟฟิศอย่างน้อย 3 วันต่อสัปดาห์ และสามารถทำงานจากที่บ้านได้สูงสุด 2 วันต่อสัปดาห์
และได้ผลตอบรับที่ดีจากพนักงานส่วนใหญ่ของ Google พบว่า พนักงานมีความพึงพอใจกับ Hybrid Working เป็นอย่างมาก โดย Hybrid Working ทำให้พวกเขามีสมาธิในการทำงานมากขึ้น และทำให้พวกเขามี Work-Life Balance ที่ดีขึ้น ต่อมา Google จึงอนุญาตให้พนักงานทำงานจากที่ไหนก็ได้นานสูงสุด 4 สัปดาห์ต่อปี
เทคโนโลยีช่วยให้การทำงานแบบ Hybrid Working มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ซึ่งรูปแบบการทำงานแบบ Hybrid Working จะดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและลดขั้นตอนในการทำงานแบบเดิม ๆ นั้น ต้องอาศัยเทคโนโลยีหรือระบบการจัดการเอกสารและเนื้อหา ที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดเก็บ ค้นหา และแจกจ่ายเอกสารและเนื้อหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบเหล่านี้จะช่วยยกระดับการทำงานแบบ Hybrid Working ช่วยให้พนักงานเข้าถึงเอกสารและเนื้อหาได้จากทุกที่ องค์กรสามารถติดตามเอกสารและเนื้อหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ พนักงานจึงสามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารและเนื้อหาได้ทุกเมื่อ
เทคโนโลยี หรือโปรแกรมต่าง ๆ ที่ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารงานภายในได้ดีขึ้น อาทิเช่น
- Human Resource Management Software โดยองค์กรสามารถจัดการงานด้านทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การสรรหาและคัดเลือกพนักงาน การจ้างงาน การพัฒนาพนักงาน การวัดผลการปฏิบัติงาน ไปจนถึงการจ่ายเงินเดือนและสวัสดิการต่าง ๆ ตัวอย่างโปรแกรมบริหารงานบุคคล ได้แก่ Workday, Oracle HCM Cloud และ SAP SuccessFactors
- Project Management Software เป็นโปรแกรมที่ช่วยให้องค์กรสามารถวางแผน บริหารจัดการ และติดตามโครงการต่าง ๆ ได้อย่างครบถ้วน ตัวอย่างโปรแกรมบริหารจัดการโครงการ ได้แก่ Asana, Trello และ Jira
- Customer Relationship Management Software องค์กรสามารถบริหารจัดการข้อมูลลูกค้าได้ง่ายและสะดวก จัดกลุ่มหรือเรียงลำดับข้อมูลลูกค้าเพื่อนำไปต่อยอดในการวิเคราะห์ พัฒนาการบริการและทำการตลาดได้แม่นยำตอบโจทย์มากขึ้น ไปจนถึงการติดต่อสื่อสารกับลูกค้า ตัวอย่างโปรแกรมบริหารจัดการลูกค้าสัมพันธ์ ได้แก่ Salesforce, Microsoft Dynamics 365 และ Oracle CRM
ระบบการจัดการเอกสารโดย Ditto เพื่อการทำงานขององค์กรที่ง่ายขึ้น
นอกจากโปรแกรมเหล่านี้แล้ว ยังมีโปรแกรมอื่น ๆ อีกมากมายที่ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารงานภายในได้ดีขึ้น เช่น Enterprise content management (ECM) และ Document Management System (DMS) ระบบการจัดการเอกสารเป็นอีกหนึ่งระบบสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารงานภายในได้ดีขึ้น โดยเฉพาะด้านการจัดการเอกสารและข้อมูลแบบดิจิทัล ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญสำหรับธุรกิจยุคใหม่ ประโยชน์ของระบบการจัดการเอกสาร ผู้ใช้สามารถจัดเก็บ ค้นหาและเรียกใช้เอกสารได้อย่างรวดเร็ว เพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน ลดเวลาที่เสียไปกับการค้นหาเอกสารแบบเก่าอีกทั้งยังช่วยลดการใช้กระดาษ ลดการใช้แฟ้มและพื้นที่จัดเก็บเอกสาร ช่วยลดค่าใช้จ่ายขององค์กรในระยะยาว และยังเป็นระบบที่ตอบโจทย์ให้การทำงานที่บ้านไม่ใช่ปัญหาสำหรับพนักงานอีกต่อไป ช่วยให้ลดความเครียดของพนักงาน รวมถึงประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปทำงานได้อีกด้วย เหมาะอย่างยิ่งกับรูปแบบการทำงาน Hybrid Working
สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียด ระบบระบบจัดการเอกสาร อบต. และ อบจ. เพิ่มเติม
📞 02-517-5555
Line ID: @dittothailand
