ข้อมูลมหาศาลที่หลั่งไหลเข้ามาในองค์กรทุกวัน กลายเป็นทั้งโอกาสและความท้าทาย การรับมือกับปริมาณข้อมูลเหล่านี้อย่างถูกวิธี คือหัวใจสำคัญที่จะขับเคลื่อนธุรกิจให้ก้าวล้ำนำหน้าคู่แข่งได้ หลายองค์กรอาจกำลังเผชิญกับคำถามว่า แล้วจะเริ่มต้นหรือปรับปรุงกระบวนการจัดการข้อมูลที่มีอยู่ให้ดีขึ้นได้อย่างไร ในบทความนี้ Ditto จะมาแนะวิธีการจัดการกับข้อมูลเหล่านี้ ที่จะช่วยให้องค์กรของคุณสามารถบริหารจัดการข้อมูลมหาศาลได้อย่างเป็นระบบและเกิดประโยชน์สูงสุดกัน
การจัดการข้อมูล คืออะไร
การจัดการข้อมูล (Data Management) คือกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการรวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล จัดระเบียบข้อมูล รักษาความปลอดภัยและนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์อย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลขององค์กรมีความถูกต้อง ครบถ้วน ปลอดภัยและพร้อมใช้งานเมื่อต้องการ
ทำไมองค์กรต้องให้ความสำคัญกับการจัดการข้อมูล
ในโลกธุรกิจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล การละเลยการจัดการข้อมูล เปรียบเสมือนการเดินเรือโดยไม่มีเข็มทิศ องค์กรที่ให้ความสำคัญกับกรจัดการนี้จะได้รับประโยชน์มากมาย ไม่ว่าจะเป็นการตัดสินใจที่เฉียบคมขึ้นจากการวิเคราะห์ข้อมูลที่ถูกต้อง เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลและงาน สามารถปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล PDPA ได้อย่างมั่นใจ รวมถึงการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน และสนับสนุนการในก้าวเข้าสู่ยุค Digital Transformation ให้ประสบความสำเร็จได้ ดังนั้น การมีระบบการจัดการข้อมูลที่ดีจึงไม่ใช่แค่ทางเลือก แต่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรยุคใหม่มาก ๆ
12 วิธีจัดการข้อมูลในองค์กรให้เป็นระบบ
1. กำหนดนโยบายการจัดเก็บข้อมูลที่ชัดเจน
เริ่มต้นด้วยการสร้างกรอบการทำงานที่ทุกคนในองค์กรเข้าใจตรงกัน ควรกำหนดนโยบายที่ระบุถึงประเภทข้อมูลที่ต้องจัดเก็บ วิธีการจัดเก็บ ระยะเวลาในการจัดเก็บ ใครมีสิทธิ์เข้าถึงและวิธีการทำลายข้อมูลเมื่อไม่จำเป็นต้องใช้งานอีกต่อไป นโยบายนี้จะเป็นแนวทางหลักในการปฏิบัติงานด้านการจัดการข้อมูลของทั้งองค์กร
2. แยกประเภทข้อมูลตามความสำคัญ
ข้อมูลแต่ละชุดมีความสำคัญไม่เท่ากัน เพราะฉะนั้น การจำแนกประเภทข้อมูล เช่น ข้อมูลลับสุดยอด ข้อมูลภายในองค์กรหรือข้อมูลสาธารณะ ก็จะช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดระดับการรักษาความปลอดภัยได้ และยังเข้าถึง และสำรองข้อมูลได้อย่างเหมาะสม
3. ใช้ระบบจัดการเอกสาร (Document Management System)
องค์กรที่มีเอกสารจำนวนมาก ทั้งในรูปแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ ควรนำระบบจัดการเอกสาร (DMS) เข้ามาช่วยจัดการ เพราะระบบนี้จะช่วยจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ค้นหาได้ง่าย ลดการใช้กระดาษ ควบคุมเวอร์ชันเอกสาร และเพิ่มความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลได้
4. ตั้งสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล
ไม่ใช่ทุกคนในองค์กรที่จำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลทุกอย่าง ควรกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามบทบาทและความรับผิดชอบ (Role-Based Access Control) เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต ลดความเสี่ยงข้อมูลรั่วไหล และสร้างความมั่นใจในการจัดการข้อมูล
5. จัดทำ Backup อย่างสม่ำเสมอ
ข้อมูลอาจสูญหายได้จากหลายสาเหตุ เช่น Hardware ล้มเหลว จากภัยธรรมชาติหรือการโจมตีทางไซเบอร์ ดังนั้น การสำรองข้อมูล (Backup) อย่างสม่ำเสมอ และทดสอบการกู้คืนข้อมูล (Restore) เป็นประจำ ก็จะช่วยให้องค์กรมั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญจะไม่สูญหายและสามารถกู้คืนกลับมาใช้งานได้เมื่อเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน
6. ลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นอย่างปลอดภัย
การเก็บข้อมูลที่ไม่จำเป็นไว้จะก่อให้เกิดความสิ้นเปลืองพื้นที่จัดเก็บ และเพิ่มความเสี่ยงด้านความปลอดภัย เพราะฉะนั้น ควรกำหนดกระบวนการลบหรือทำลายข้อมูลที่ไม่ใช้งานแล้วอย่างปลอดภัยและเป็นไปตามนโยบายที่กำหนดไว้ การทำเช่นนี้ช่วยให้การจัดการข้อมูลมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
7. ใช้เทคโนโลยี ECM เพื่อควบคุมข้อมูลจำนวนมาก
สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลหลากหลายรูปแบบและปริมาณมหาศาล การนำระบบ ECM (Enterprise Content Management) เข้ามา จะช่วยบริหารจัดการข้อมูลทั้งหมด ตั้งแต่การสร้าง จัดเก็บ ใช้งาน ไปจนถึงการทำลายได้อย่างครบวงจร
8. ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ
ข้อมูลที่ผิดพลาดหรือไม่เป็นปัจจุบันอาจนำไปสู่การตัดสินใจที่คลาดเคลื่อนได้ ควรกระบวนการตรวจสอบความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูล (Data Validation & Verification) เป็นประจำ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ใช้ในการวิเคราะห์และตัดสินใจมีความน่าเชื่อถือ ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของการจัดการข้อมูลที่ดี
9. เชื่อมต่อข้อมูลด้วย API หรือระบบอัตโนมัติ
เพื่อให้ข้อมูลสามารถไหลเวียนและนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างรวดเร็ว การเชื่อมต่อระบบต่าง ๆ ที่จัดเก็บข้อมูลเข้าด้วยกันผ่าน API (Application Programming Interface) หรือการใช้ระบบ Automation จะช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อน เพิ่มความรวดเร็วในการเข้าถึงข้อมูล และเปิดโอกาสในการสร้างสรรค์บริการใหม่ ๆ เช่น e-Service ที่ต้องการข้อมูลที่ถูกต้องและทันท่วงที
10. ฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจการจัดการข้อมูล
เทคโนโลยีและนโยบายจะไร้ความหมายหากพนักงานขาดความรู้ความเข้าใจ ควรจัดให้มีการฝึกอบรมพนักงานทุกระดับให้ตระหนักถึงความสำคัญของการจัดการข้อมูล เข้าใจนโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติ รวมถึงวิธีการใช้เครื่องมือต่าง ๆ อย่างถูกต้องและปลอดภัย
11. กำหนดระยะเวลาเก็บรักษาข้อมูลตาม PDPA
กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) กำหนดให้องค์กรต้องมีระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลที่ชัดเจน เมื่อพ้นระยะเวลาดังกล่าวหรือหมดความจำเป็นในการประมวลผลแล้ว ข้อมูลนั้นจะต้องถูกลบหรือทำให้เป็นข้อมูลที่ไม่สามารถระบุตัวตนได้
12. ติดตามและประเมินผลการบริหารจัดการข้อมูลอย่างต่อเนื่อง
โลกของข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ทั้งเทคโนโลยี กฎหมายและความต้องการทางธุรกิจ องค์กรควรมีการติดตาม ประเมินผลและปรับปรุงกระบวนการจัดการข้อมูลของตนเองอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่ายังคงมีประสิทธิภาพ สอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบันและสามารถสนับสนุนเป้าหมายขององค์กรได้อย่างดีที่สุด
ควรจัดการข้อมูลอย่างไร ให้สอดคล้องกับกฎหมายและนโยบายองค์กร
การจัดการข้อมูลให้สอดคล้องกับกฎหมาย โดยเฉพาะพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือ PDPA ถือเป็นเรื่องที่ทุกองค์กรต้องให้ความสำคัญสูงสุด แนวทางปฏิบัติสำคัญ คือการขอความยินยอม (Consent) จากเจ้าของข้อมูลอย่างถูกต้องและชัดเจนก่อนการเก็บรวบรวม ใช้หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล ต้องแจ้งวัตถุประสงค์ในการประมวลผลข้อมูลให้เจ้าของข้อมูลทราบผ่านทางเอกสารที่เรียกว่า Privacy notice
องค์กรจำเป็นต้องมีมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่เหมาะสมเพื่อป้องกันการรั่วไหล และต้องกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูลตามความจำเป็น เมื่อหมดระยะเวลาแล้วต้องดำเนินการลบหรือทำลายข้อมูลอย่างถูกวิธี นอกจากนี้ องค์กรควรจัดทำบันทึกกิจกรรมการประมวลผลข้อมูล (Record of Processing Activities) และแต่งตั้งเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (Data Protection Officer) ก็จะช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างถูกต้อง โปร่งใสและสร้างความเชื่อมั่นให้กับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
สรุปบทความ
ระบบการจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพไม่ได้เป็นเพียงการลงทุนทางเทคโนโลยี แต่เป็นการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เห็นคุณค่าของข้อมูล หากนำทั้ง 12 วิธีการข้างต้นไปปรับใช้ ก็จะช่วยให้องค์กรของคุณสามารถควบคุม จัดการและใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้อย่างเต็มศักยภาพ ซึ่งจะนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีขึ้น สามารถดำเนินงานได้อย่างคล่องตัว และท้ายที่สุด คือจะช่วยให้ธุรกิจของคุณสามารถเติบโตอย่างยั่งยืนในโลกธุรกิจยุคดิจิทัล
