ระยะเวลาจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ต้องเก็บกี่ปี และเก็บอย่างไรให้ถูกต้อง

 

ธุรกิจมักขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ยิ่งทำมานานเท่าไหร่ ข้อมูลก็ยิ่งเยอะเพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ ดังนั้น การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ให้ถูกต้องตามกฎหมายและมีประสิทธิภาพกลายเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้ามเลยทีเดียว โดยเฉพาะระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสาร ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ต้องเก็บกี่ปี ถึงจะถูกต้องตามระเบียบข้อบังคับ และมีวิธีการใดบ้างที่จะช่วยให้การจัดเก็บเป็นไปอย่างมีระบบ ปลอดภัยและสามารถนำกลับมาใช้งานได้สะดวก บทความนี้ Ditto จะพาคุณไปหาคำตอบ เพื่อให้ธุรกิจของคุณมั่นใจได้ว่าการจัดเก็บเอกสารเป็นไปอย่างถูกต้อง ไม่มีความเสี่ยงทางกฎหมาย และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอีกด้วย  

 

ระยะเวลาจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามกฎหมาย ต้องเก็บกี่ปี?

การกำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสารและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ซึ่งมีข้อกำหนดแตกต่างกันไปในแต่ละหมวดหมู่ เพื่อให้ธุรกิจปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้อง เราได้สรุปประเภทเอกสาร และระยะเวลาจัดเก็บที่สำคัญมาให้ดังนี้  

 

เอกสารด้านบัญชีและภาษี 

เอกสารกลุ่มนี้เป็นเอกสารที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินธุรกิจ และมีกฎหมายกำหนดระยะเวลาจัดเก็บอย่างชัดเจน เช่น

• ใบกำกับภาษี, ใบเสร็จรับเงิน, รายงานภาษีซื้อ-ภาษีขาย ควรจัดเก็บอย่างน้อย 5 ปี นับจากวันยื่นภาษี หรือตามที่ประมวลรัษฎากรกำหนด ซึ่งอาจขยายระยะเวลาได้ถึง 7 – 10 ปี ในบางกรณี
• สมุดบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี ต้องจัดเก็บไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชีหรือจนกว่าจะมีการตรวจสอบและรับรองบัญชี  

เอกสารด้านทรัพยากรบุคคล (HR)

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับพนักงานเป็นสิ่งจำเป็นในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล และมีข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตาม ได้แก่

• ประวัติพนักงาน, สัญญาจ้าง, เอกสารการจ่ายเงินเดือน โดยทั่วไปควรจัดเก็บตลอดระยะเวลาที่พนักงานทำงานอยู่ และต่อเนื่องไปอีกอย่างน้อย 2 ปี หลังจากพนักงานลาออก เพื่อประโยชน์ในการอ้างอิงและตรวจสอบตามกฎหมายแรงงาน
• เอกสารประกันสังคม, กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ควรจัดเก็บตามที่กฎหมายประกันสังคมและกฎหมายที่เกี่ยวข้องกำหนด ซึ่งอาจมีระยะเวลานานกว่า 2 ปี  

เอกสารสัญญาและเอกสารทางกฎหมาย

เอกสารกลุ่มนี้มีความสำคัญในการยืนยันสิทธิและข้อผูกพันทางกฎหมายของธุรกิจ เช่น 

• สัญญาทางธุรกิจทุกประเภท อาทิ สัญญาซื้อขาย สัญญาบริการ สัญญาเช่า ควรจัดเก็บตลอดระยะเวลาของสัญญา และต่อเนื่องไปอีกอย่างน้อย 10 ปี หลังจากสัญญาสิ้นสุดลง เพื่อใช้เป็นหลักฐานในกรณีที่มีข้อพิพาททางกฎหมาย
• เอกสารทางกฎหมายอื่น ๆ เช่น เอกสารคดีความ หนังสือรับรองบริษัท ควรจัดเก็บถาวรหรือตามที่กฎหมายเฉพาะกำหนด  

วิธีการและเครื่องมือที่ตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่ เก็บอย่างไรให้ถูกต้อง?

การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้ถูกต้องตามกฎหมาย ไม่ใช่แค่การกำหนดระยะเวลา แต่ยังรวมถึงวิธีการจัดเก็บที่ต้องมีความน่าเชื่อถือ ปลอดภัยและสามารถตรวจสอบได้ 

• แปลงเอกสารกระดาษเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เริ่มต้นด้วยการสแกนเอกสารกระดาษให้เป็นไฟล์ดิจิทัลที่มีความละเอียดเหมาะสมและมีข้อมูลครบถ้วน
• จัดหมวดหมู่และตั้งชื่อไฟล์ กำหนดมาตรฐานการตั้งชื่อไฟล์และการจัดหมวดหมู่ที่ชัดเจน เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและเรียกใช้งาน
• ใช้ระบบจัดการเอกสาร (DMS) นี่คือหัวใจสำคัญของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในยุคปัจจุบัน ระบบ DMS ช่วยให้คุณจัดเก็บ ค้นหา จัดการและควบคุมเอกสารได้อย่างเป็นระบบ มีความปลอดภัยสูง และเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย
• สำรองข้อมูล (Backup) ควรมีการสำรองข้อมูลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างสม่ำเสมอ ทั้งแบบ On-Premise และ Cloud เพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูล
• กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง ควบคุมการเข้าถึงเอกสารอย่างเคร่งครัด กำหนดสิทธิ์การมองเห็น แก้ไขหรือลบเอกสารตามบทบาทหน้าที่ เพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยของข้อมูล
• รักษาความปลอดภัยของข้อมูล ใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่เหมาะสม เช่น การเข้ารหัสข้อมูล (Encryption), Firewall, และระบบป้องกันมัลแวร์ เพื่อปกป้องข้อมูลจากภัยคุกคาม
• ปฏิบัติตาม PDPA หากเอกสารมีข้อมูลส่วนบุคคล ต้องแน่ใจว่าการจัดเก็บและประมวลผลเป็นไปตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) อย่างเคร่งครัด  

หลักการสำคัญของการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามกฎหมาย

การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้ถูกต้องตามกฎหมายนั้น ไม่ได้อาศัยเพียงแค่การมีไฟล์ดิจิทัล แต่ยังต้องคำนึงถึงหลักการสำคัญอื่น ๆ เพื่อให้เอกสารเหล่านั้นมีสถานะทางกฎหมายที่สมบูรณ์และเชื่อถือได้ โดยจะมีหลักการ ดังนี้ 

• ความน่าเชื่อถือของข้อมูล (Integrity) เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องคงสภาพเดิม ไม่ถูกแก้ไข เปลี่ยนแปลง หรือทำลายโดยไม่ได้รับอนุญาต
• การเข้าถึงได้ (Accessibility) เอกสารต้องสามารถเข้าถึงและเรียกใช้งานได้ตลอดระยะเวลาที่กำหนด โดยไม่ติดขัด
• ตรวจสอบย้อนกลับได้ (Traceability) สามารถตรวจสอบประวัติการเข้าถึง การแก้ไข หรือการเปลี่ยนแปลงเอกสารได้
• การรักษาความลับ (Confidentiality) ข้อมูลในเอกสารจะต้องได้รับการปกป้องจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต โดยเฉพาะข้อมูลสำคัญและข้อมูลส่วนบุคคล
• ความสมบูรณ์ของเอกสาร (Authenticity) สามารถพิสูจน์ได้ว่าเอกสารนั้นเป็นของจริง ไม่ใช่เอกสารปลอมแปลง 

ความเสี่ยงของการจัดเก็บแบบเดิม ๆ 

การพึ่งพิงการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล หรือ External Hard Drive อาจดูสะดวกในระยะสั้น แต่มีความเสี่ยงสูงเช่นกัน 

• ความเสี่ยงจากการสูญหายหรือเสียหาย ฮาร์ดแวร์ชำรุด, ติดไวรัส, ถูกโจรกรรม หรือภัยธรรมชาติ ล้วนทำให้ข้อมูลสูญหายได้ถาวร
• การเข้าถึงข้อมูลที่ไม่มีการควบคุม ข้อมูลอาจถูกเข้าถึง แก้ไขหรือลบโดยผู้ไม่ได้รับอนุญาตได้ง่าย
• การค้นหายากและใช้เวลานาน เมื่อมีเอกสารจำนวนมาก การค้นหาเอกสารที่ต้องการอาจใช้เวลานานและไม่มีประสิทธิภาพ
• ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย การจัดเก็บแบบไม่มีระบบ อาจไม่สามารถพิสูจน์ความน่าเชื่อถือของเอกสารตามกฎหมายได้ นำมาซึ่งความเสี่ยงด้าน PDPA หากข้อมูลส่วนบุคคลรั่วไหลจากความไม่ปลอดภัยในการจัดเก็บ อาจนำไปสู่การละเมิด PDPA และถูกปรับได้  

ยกระดับการจัดเก็บด้วยระบบจัดการเอกสาร (DMS) จาก Ditto Thailand

เพื่อให้ธุรกิจของคุณก้าวเข้าสู่ยุค Digital Transformation ได้อย่างสมบูรณ์แบบ การนำระบบจัดการเอกสาร ที่มีประสิทธิภาพเข้ามาใช้ จึงเป็นหัวใจสำคัญ Ditto เราเข้าใจถึงความท้าทายในการจัดการเอกสารของธุรกิจในปัจจุบัน เราจึงได้นำเสนอโซลูชันระบบจัดการเอกสาร (DMS) เข้ามาช่วยให้คุณสามารถจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างครบวงจร ตั้งแต่การนำเข้า การจัดเก็บ การค้นหา ไปจนถึงการทำลายเอกสารตามระยะเวลาที่กำหนด

ไม่เพียงช่วยให้คุณจัดเก็บเอกสารได้อย่างเป็นระบบ แต่ยังช่วยยกระดับความปลอดภัยด้วยฟังก์ชันการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง การเข้ารหัสข้อมูลและการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณจะปลอดภัยและสามารถนำกลับมาใช้งานได้เสมอ นอกจากนี้ ระบบยังสามารถผสานรวมกับเทคโนโลยีล้ำสมัยอย่าง Database เพื่อการจัดเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพและ AI เพื่อช่วยในการจำแนกประเภทเอกสารและวิเคราะห์ข้อมูล ทำให้การทำงานของคุณรวดเร็วและฉลาดมากยิ่งขึ้นอีกด้วย   

สรุปบทความ 

การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างถูกต้องตามกฎหมายไม่เพียงแค่รู้ระยะเวลาที่ต้องเก็บรักษาเท่านั้น แต่ยังต้องให้ความสำคัญกับวิธีการจัดเก็บที่ปลอดภัย ตรวจสอบได้และมีระบบรองรับที่เหมาะสม โดยเฉพาะในยุคที่ข้อมูลคือทรัพย์สินสำคัญของธุรกิจ เพราะฉะนั้น การทราบว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เก็บได้กี่ปี จึงเป็นเรื่องที่ไม่สามารถมองข้ามได้ เพราะเป็นเรื่องที่ค่อนข้างเกี่ยวพันกับการบริหารความเสี่ยงและความถูกต้องตามกฎหมายโดยตรงเลย ดังนั้น การนำระบบจัดการเอกสาร (DMS) เข้ามาช่วยจัดเก็บเอกสารนี้ ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดความเสี่ยงจากการสูญหายหรือถูกละเมิดข้อมูล และเป็นไปตามข้อกฎหมาย PDPA ด้วยเช่นกัน