ความสำคัญของ ระบบ Workflow ที่สามารถช่วยพัฒนาองค์กรได้

  • July 13, 2021

News Description

ความสำคัญของ ระบบ Workflow ที่สามารถช่วยพัฒนาองค์กรได้

 

หากพูดถึงเทคโนโลยีในกระบวนการทำงานเชิงธุรกิจ คงปฏิเสธไม่ได้ว่า Workflow เป็นระบบงานอันดับแรกที่เรามักจะนึกถึง อย่างที่ทุกคนทราบกันดีว่า Workflow เป็นหัวใจสำคัญของทุกธุรกิจ ทั้งในแง่ของความสะดวกรวดเร็วและประสิทธิภาพของระบบการทำงาน ยิ่งในช่วงที่เกิดวิกฤตโควิด-19 หลายคนต้องทำงานที่บ้านกันเป็นส่วนใหญ่ ระบบ Workflow จึงเข้ามามีบทบาทด้วยการเป็นตัวช่วยสำคัญของระบบการการทำงานและระบบจัดการเอกสารที่องค์กรชั้นนำมากมายเลือกใช้ โดยบทความนี้ Ditto จะพาทุกคนไปทำความเข้าใจระบบ Workflow ว่าสามารถช่วยพัฒนาองค์กรให้ดีขึ้นกว่าเดิมได้อย่างไร? ไปติดตามกันเลย

 

 

ข้อดีของระบบ Workflow

 

 

  • Workflow ช่วยกระบวนการทำงานให้ง่ายขึ้น

หัวใจหลักของ Workflow คือเป็นผู้ช่วยในการเดินเอกสารและการอนุมัติเอกสารออนไลน์ โดดเด่นด้วยฟังก์ชันการขออนุมัติและการตรวจสอบเอกสารในขั้นตอนต่าง ๆ ได้แบบ Real-time อีกทั้งยังสามารถปรับแต่งขั้นตอนการเดินเอกสารหรือการมอบหมายงานให้เข้ากับรูปแบบการทำงานภายในองค์กรได้อย่างอิสระ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและช่วยลดทอนขั้นตอนที่ไม่จำเป็น ส่งผลให้การทำงานง่ายขึ้นกว่าเดิม

 

  • Workflow ช่วยทำให้เอกสารปลอดภัยมากยิ่งขึ้น

ความปลอดภัยของเอกสารเป็นส่วนสำคัญที่ Workflow ได้เข้ามาทำหน้าที่กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารประเภทต่าง ๆ ของบุคลากรในองค์กรได้ตามนโยบายที่วางไว้ เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลในเอกสารลับ รวมถึงมีการบันทึกข้อมูลการทำงานในขั้นตอนต่าง ๆ ไว้ครบถ้วน ทำให้ตรวจย้อนหลังได้ในทุกขั้นตอนการทำงาน ตัดปัญหาเอกสารสูญหายและปัญหาที่เกิดจากตัวบุคคล ที่นับเป็นจุดสำคัญของระบบ Workflow

 

  • Workflow ช่วยเพิ่มสปีดให้งานเอกสารรวดเร็วมากขึ้น

ด้วยระบบการทำงานในรูปแบบดิจิทัลของ Workflow ที่สามารถปรับกระบวนการเดินเอกสารให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ ทั้งในส่วนรายละเอียดยิบย่อยไปจนถึงขั้นตอนสำคัญเร่งด่วนของการทำงานอย่างการขออนุมัติจากผู้บริหาร หรือแม้กระทั่งขั้นตอนการเดินเอกสารที่ใช้ระยะเวลาอันรวดเร็ว ทำให้บุคลากรในองค์กรไม่ต้องคอยกังวลกับเอกสารที่ส่งออกไป และไม่ต้องคอยรับเอกสารให้ยุ่งยากวุ่นวาย ในส่วนนี้จะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของระบบงาน และบุคลากรในองค์กรให้ทำงานได้อย่างมีระเบียบแบบแผน ทำให้การทำงานไม่ติดขัด ตัดปัญหาเอกสารตกค้าง ส่งผลให้การดำเนินงานคล่องตัวและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

 

ระบบ Workflow คืออะไร

 

  • Workflow สามารถเข้าใช้งานจากที่ไหนก็ได้

สอดคล้องกับการทำงานในยุคดิจิทัล ไม่ว่าอยู่ที่ไหนก็สามารถเข้าใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลาแค่เพียงมีสัญญาณอินเตอร์เน็ต แม้อยู่ในช่วงที่ต้องปรับรูปแบบการทำงานเป็น Work from home เช่นนี้ หลายองค์กรอาจคิดว่าการทำงานค่อนข้างลำบาก แต่ระบบ Workflow ตัวนี้ จะเข้ามามีส่วนช่วยสำคัญทำให้ระบบงานไม่ติดขัด แม้ต้องทำงานจากที่บ้านก็ตาม

 

  • Workflow ช่วยลดต้นทุนทรัพยากรในระยะยาว

อีกหนึ่งประเด็นสำคัญของระบบ Workflow คือ ช่วยประหยัดต้นทุนและลดการใช้งานทรัพยากรต่าง ๆ ภายในองค์กรได้อย่างยั่งยืน เพราะ Workflow นั้นเป็นระบบงานดิจิทัล ทำให้เราไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารกระดาษในการทำงาน หรือช่วยให้ใช้กระดาษน้อยที่สุด จึงทำให้องค์กรที่นำระบบ Workflow เข้ามาเป็นตัวช่วยดำเนินงานนั้นประหยัดค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ไปได้มาก อีกทั้งยังช่วยลดต้นทุนของทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับงานเอกสารในระยะยาวได้อีกด้วย

 

จะเห็นได้ว่าระบบ Workflow เป็นตัวช่วยสำคัญที่ทำให้องค์กรประหยัดต้นทุนทรัพยากร ช่วยประหยัดระยะเวลาทำงาน และทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น ลดความผิดพลาดของระบบงาน ลดการเกิดเอกสารสูญหาย เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้แก่บุคลากรในองค์กร นั่นเป็นเหตุผลที่ว่าระบบ Workflow สามารถช่วยพัฒนาองค์กรได้ดีมากยิ่งขึ้นนั่นเอง