เทียบชัด ๆ จัดการเอกสารแบบ Document vs. e-document ต่างกันแค่ไหน?

  • September 30, 2021

News Description

เทียบชัด ๆ จัดการเอกสารแบบ

Document vs. e-document ต่างกันแค่ไหน?

 

หากพูดถึง “เอกสาร (Document)” เรามักจะนึกถึงข้อมูลสำคัญทางธุรกิจที่เราจำเป็นต้องจัดเก็บไว้ให้ดี ห้ามทำหล่นหาย แต่ในทางกลับกันบางคนอาจจะนึกถึงกองกระดาษกองโตบนโต๊ะทำงานที่ทำให้เราต้องปวดหัว และเสียเวลาเป็นอย่างมากเพื่อจัดการกับมันในแต่ละวัน การทำงานในองค์กรยุคใหม่จึงเริ่มหันมาสนใจกับสิ่งที่เรียกว่า e-document กันมากขึ้น หรือก็คือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่สามารถจัดเก็บเอกสารไว้ในระบบซอฟต์แวร์ ในรูปแบบของดิจิทัลไฟล์ประเภทต่าง ๆ ได้

 

ถึงแม้เราจะได้ยินคำว่า e-document มาอย่างยาวนานแล้วก็ตาม แต่การเปลี่ยนระบบเอกสารขององค์กรทั้งหมดให้กลายเป็น e-document จะสามารถช่วยให้องค์กรเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บเอกสารได้จริงหรือ?

 

หากผู้ประกอบการคนไหนที่สนใจจะติดตั้งระบบเพื่อเปลี่ยนเอกสารให้กลายเป็น e-document แต่ยังคงตัดสินใจไม่ได้ วันนี้ Ditto จะมาเปรียบเทียบให้ดูกันชัด ๆ ไปเลยว่า การจัดการเอกสารแบบกระดาษ และการจัดการเอกสารแบบ e-document มีข้อแตกต่างอะไรบ้าง

 

 

พื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร

 

เลือกการจัดเก็บเอกสารแบบ e-document หรือ แบบเอกสารกระดาษ ดีกว่ากัน?

 

  • พื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร

 

อย่างที่รู้กันดีว่าเอกสารกระดาษเมื่อมีมากขึ้นเท่าไหร่ ทางองค์กรก็ต้องจัดเตรียมพื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสารให้มากพอที่จะรองรับเอกสารกองโตเหล่านี้ ยิ่งเป็นบริษัทที่มีขนาดใหญ่ด้วยแล้ว ต้นทุนที่คุณจะต้องซื้อแฟ้ม และพื้นที่จัดเก็บเพิ่มนั้นไม่ใช่น้อย ๆ เลย อีกทั้งยังมีโอกาสที่เอกสารจะชำรุดหรือสูญหายได้สูง แต่หากคุณเปลี่ยนเอกสารในองค์กรให้เป็น e-document เอกสารกองโตของคุณจะถูกแปลงและจัดเก็บเป็นดิจิทัลไฟล์ในซอฟต์แวร์ระบบเดียว ทำให้ไม่ต้องใช้พื้นที่ในออฟฟิศเพื่อเก็บกระดาษ และยังประหยัดต้นทุนด้านกระดาษและอุปกรณ์จัดเก็บอีกสารได้อีกด้วย

 

  • การเข้าถึงเอกสาร

 

การเข้าถึงเอกสารของระบบ e-document สามารถทำได้สะดวกสบายมากกว่าเอกสารแบบกระดาษ ซึ่งเมื่อเปรียบเทียบกันแล้ว การค้นหาเอกสารกระดาษจำเป็นต้องใช้เวลาเป็นอย่างมากในการค้นหา และถ้าคุณต้องการส่งเอกสารให้กับเพื่อนร่วมงานในแผนกอื่น ๆ คุณจำเป็นต้องหาเอกสารเพื่อทำการ Copy หรือ Scanเอกสารและส่งต่อให้เพื่อนร่วมงาน ซึ่งอาจจะไม่สะดวกมากนักในช่วงที่ทุกคนต้อง Work from home แบบนี้

 

การเก็บเอกสารทุกอย่างไว้ในระบบ e-document ช่วยให้คุณสามารถค้นหาเอกสารเจอได้ในไม่กี่คลิก ด้วยระบบการค้นหาแบบใช้ Keyword ที่เกี่ยวข้อง ที่เข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นบน Laptop หรือ Smartphone อีกทั้งยังสามารถแชร์การเข้าถึงเอกสารให้เพื่อนร่วมงานที่เกี่ยวข้องได้ในทันที

 

ความปลอดภัยของเอกสาร

 

  • ความปลอดภัยของข้อมูล

สำหรับองค์กรที่มีขนาดใหญ่ ด้วยจำนวนเอกสารที่มีอยู่มหาศาล การจัดเก็บเอกสารในที่ปลอดภัยและป้องกันไม่ให้ข้อมูลรั่วไหลมีความสำคัญเป็นอย่างมาก ซึ่งเมื่อเปรียบเทียบความปลอดภัยจากเอกสารกระดาษที่ใครก็สามารถเข้าถึงได้ เพียงเดินไปที่แฟ้มในออฟฟิศเพึยงไม่กี่ก้าว อีกทั้งยังสามารถฉีกขาดได้ง่าย และเสี่ยงต่อการสูญหาย

 

ในการทำงานระหว่างระบบ DMS กับ e-document ถือว่ามีความปลอดภัยในระดับที่สูงกว่ามาก ด้วยระบบที่เจ้าของเอกสารสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของเอกสารผ่านการตั้งค่าในระบบได้ จึงเปรียบเสมือนตู้นิรภัยชั้นดีสำหรับการจัดเก็บเอกสาร สามารถตรวจสอบการเข้าระบบย้อนหลังของผู้ใช้งานได้ ทำให้คุณสามารถรู้ได้ทันทีว่า ใครเป็นคนเข้ามาแก้ไขเอกสารบ้าง และเอกสารฉบับไหนคือเอกสารเวอร์ชั่นล่าสุด ส่งผลให้ทุกคนได้ใช้เอกสารในเวอร์ชั่นใหม่ล่าสุดเสมอ และข้อมูลสำคัญในเอกสารยังคงเป็นข้อมูลลับเฉพาะแผนกหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ตอบโจทย์ด้านความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญในองค์กรคุณได้เป็นอย่างดี

 

  • ความเสี่ยงเอกสารชำรุดหรือสูญหาย

 

หนึ่งในข้อดีที่ไม่กล่าวถึงไม่ได้สำหรับการจัดเก็บเอกสารแบบ e-document ก็คือระบบที่สามารถป้องกันความเสี่ยงในการชำรุดหรือสูญหายของเอกสารได้มากกว่าการเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ เพราะเมื่อคุณสร้างไฟล์เอกสารในแบบ e-document แล้วเอกสารจะอยู่ในระบบตลอดไป นอกจากว่ามีคนกดลบเอกสารทิ้ง เมื่อเทียบกับการใช้เอกสารแบบกระดาษที่ต้องจัดเก็บใหม่ทุกครั้งหลังใช้งาน และมีโอกาสสูญหายได้ในทันทีหากเอกสารนั้นไม่ถูกจัดเก็บในแฟ้มอย่างเป็นระเบียบแล้ว ระบบ e-document ถือว่าตอบโจทย์เรื่องลดความเสี่ยงการสูญหายของเอกสารได้เป็นอย่างมาก

 

  • ความน่าเชื่อถือของเอกสาร

 

ถึงแม้การใช้งานระบบ e-document จะมีความสะดวกสบายมากขนาดไหน แต่เมื่อถึงเวลาต้องใช้เอกสารในเชิงกฏหมาย หรือเอาไว้เป็นหลักฐานประกอบธุรกิจ การใช้เอกสารกระดาษย่อมเป็นหลักฐานที่มีความน่าเชื่อถือมากกว่า อย่างไรก็ตามเมื่อองค์กรทั้งหลายมีการประยุกต์ใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น จึงทำให้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถูกยอมรับในด้านกฏหมายมากขึ้นเรื่อย ๆ เช่นกัน โดยทางองค์กรต้องทำตามขั้นตอนหรือเงื่อนไขที่กำหนดไว้อย่างถูกต้อง

 

การเข้าถึงเอกสาร

 

  • การบริหารงานจัดการเอกสาร


การบริหารจัดการเอกสารที่ดีต้องมีการทำงานควบคู่ระหว่างระบบ DMS กับ e-document ไปด้วยกันเพื่อความรวดเร็ว ซึ่งถ้าหากในองค์กรนั้นมีเอกสารจำนวนมาก ทำให้การจัดการเอกสารนั้นเป็นไปได้ยาก ยกตัวอย่างเช่น องค์กร A เป็นองค์กรขนาดใหญ่ได้ทำการเปิดธุรกิจมาอย่างยาวนานมากกว่า 10 ปี มีพนักงานในองค์กรจำนวนมากและใช้กระดาษในการเก็บข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งในปัจจุบันผู้บริหารต้องการค้นหาเอกสารทางการเงินย้อนหลัง 5 ปี และมอบหมายให้หัวหน้าแผนกบัญชีไปค้นหาเอกสารดังกล่าวมา จะเห็นได้ว่าเป็นเรื่องยากมาก ๆ สำหรับหัวหน้าแผนกบัญชีที่ต้องไปค้นหาเอกสาร แต่ถ้าหากองค์กร A มีการใช้ e-document ควบคู่ไปกับระบบ DMS เข้ามาช่วยในเรื่องของการบริหารจัดการเอกสารจะทำให้การค้นหาเอกสารเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาก โดยใช้เวลาไม่กี่นาที และไม่ว่าจะทำการเพิ่มเอกสาร ลบเอกสาร เคลื่อนย้าย ส่งต่อ คัดลอก แก้ไข ก็สามารถจัดการได้ง่ายขึ้นอีกด้วย

 

Ditto e-doc

 

เริ่มเปลี่ยนเอกสารองค์กรให้เป็น e-document ด้วยระบบ DMS กับ Ditto Thailand

 

หากคุณสนใจเริ่มเปลี่ยนเอกสารในองค์กรให้เป็น e-document แต่ไม่รู้จะเริ่มต้นยังไง ที่ Ditto (Thailand) มีทีมผู้เชี่ยวชาญด้านระบบจัดการเอกสารและข้อมูลที่จะคอยช่วยให้คำปรึกษา พร้อมวิเคราะห์ปัญหาต่าง ๆ เกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารองค์กร ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ เพื่อช่วยวางโครงสร้างระบบให้เหมาะสมกับการใช้งานจริงขององค์กรคุณโดยเฉพาะ

 

ด้วยระบบ Document Management Solutions หรือ DMS จะเปลี่ยนการจัดเก็บเอกสารที่เป็นเรื่องยากให้เป็นเรื่องง่าย โดยขั้นตอนการนำเข้าเอกสารและระบบการจัดการเอกสารที่เรียบง่าย ช่วยให้ Workflow การจัดการเอกสารทำได้สะดวกและแม่นยำมากขึ้น รวมถึงประหยัดเวลาการทำงาน และลดต้นทุนเอกสารได้อย่างคุ้มค่า

 

 

สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Ditto (Thailand)

📞02 – 517 – 5555

https://dittothailand.com/contact-us/

Line ID: @dittothailand

สอบถามเกี่ยวกับ DMS


เราใช้คุกกี้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ และประสบการณ์ที่ดีในการใช้เว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถศึกษารายละเอียดได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว และสามารถจัดการความเป็นส่วนตัวเองได้ของคุณได้เองโดยคลิกที่ ตั้งค่า

นโยบายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

คุณสามารถเลือกการตั้งค่าคุกกี้โดยเปิด/ปิด คุกกี้ในแต่ละประเภทได้ตามความต้องการ ยกเว้น คุกกี้ที่จำเป็น

Allow All
จัดการความเป็นส่วนตัว
  • คุกกี้ที่จำเป็น
    เปิดใช้งานตลอด

    ประเภทของคุกกี้มีความจำเป็นสำหรับการทำงานของเว็บไซต์ เพื่อให้คุณสามารถใช้ได้อย่างเป็นปกติ และเข้าชมเว็บไซต์ คุณไม่สามารถปิดการทำงานของคุกกี้นี้ในระบบเว็บไซต์ของเราได้

  • คุกกี้เพื่อการวิเคราะห์

    คุกกี้ประเภทนี้จะทำการเก็บข้อมูลการใช้งานเว็บไซต์ของคุณ เพื่อเป็นประโยชน์ในการวัดผล ปรับปรุง และพัฒนาประสบการณ์ที่ดีในการใช้งานเว็บไซต์ ถ้าหากท่านไม่ยินยอมให้เราใช้คุกกี้นี้ เราจะไม่สามารถวัดผล ปรังปรุงและพัฒนาเว็บไซต์ได้

บันทึก