ECM คืออะไร ช่วยให้การทำงานขององค์กรดีขึ้นอย่างไร

องค์กรของคุณเคยเจอปัญหานี้ไหม? มีเอกสารกระดาษมากมายที่ต้องจัดเก็บ ยิ่งนานเท่าไหร่จำนวนเอกสารก็ยิ่งมีมากขึ้นเท่านั้น และเมื่อต้องการค้นหาเอกสารสำคัญก็ต้องใช้เวลานานกว่าจะค้นหาเจอ บางทีเอกสารนั้นอาจเกิดการสูญหายไปก่อนที่คุณจะใช้งานเสียอีก แต่ปัญหาเหล่านี้จะหมดไปเมื่อคุณใช้ระบบจัดการข้อมูลองค์กร Enterprise Content Management หรือ ECM ที่เข้ามาแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document)

บทความนี้เราจะพาคุณมาทำความรู้จักกันว่าระบบ ECM คืออะไร? และมีประโยชน์อย่างไรต่อองค์กรของคุณ? มาศึกษาพร้อม ๆ กันเลย

ระบบ ECM คืออะไร

Enterprise Content Management หรือ ECM คือ ระบบจัดการข้อมูลองค์กร ที่ประกอบไปด้วยกระบวนการออกแบบกลยุทธ์ เครื่องมือ และแพลตฟอร์มที่นำมาใช้เพื่อจัดการกับข้อมูลต่าง ๆ เช่น ระบบการจัดการเอกสาร การสแกนไฟล์ แชร์ข้อมูลภายในหน่วยงานหรือภายนอก และการจัดการเว็บไซต์ นับเป็นการต่อยอดจากระบบ DMS (Document Management System) เพื่อผลักดันการทำงานของเครื่องมือให้เป็นมากกว่าระบบจัดการเอกสาร แต่สามารถต่อยอดได้ถึงข้อมูลขององค์กรได้

ความสำคัญของระบบ ECM

เป็นที่รู้กันว่าการดำเนินงานในระดับองค์กรนั้นมีข้อมูลมากมาย แต่ละแผนกนั้นมีข้อมูลมหาศาล ซึ่งเป็นเรื่องยากที่คนในแต่ละแผนกจะจัดการและรักษาข้อมูลของพวกเขาอย่างเป็นระเบียบ ด้วยข้อมูลทั้งหมดนี้ แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่แผนกและทีมต่าง ๆ จะรู้ว่าเนื้อหาใดบ้างที่มีอยู่นอกเหนือจากที่พวกเขาสร้างไว้ และนั่นก็คือสิ่งที่การจัดการข้อมูลองค์กรสามารถแก้ปัญหาได้

ECM ไม่ใช่แค่การเก็บรักษาข้อมูลแต่ยังทำให้ข้อมูลเหล่านั้นใช้งานได้ ด้วยการแท็กข้อมูลด้วยแต่ละชิ้นด้วย Meta-data ซึ่งจะทำให้เนื้อหานั้นสามารถค้นหาได้โดยผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงที่ที่เนื้อหานั้นจัดเก็บอยู่ จากนั้นข้อมูลก็จะพร้อมใช้งานและง่ายต่อการแชร์ นอกจากนี้ยังสามารถติดตามข้อมูลซึ่งเป็นไปตามมาตรฐานการกำกับดูแลข้อมูล การจัดการทั้งหมดในวงจรเอกสารก็จะกลายเป็นแบบอัตโนมัติมากขึ้น ทำให้การจัดการและการบังคับใช้นโยบายการเก็บรักษาเอกสารง่ายขึ้น

ข้อดีของการประยุกต์ใช้ระบบ ECM ในองค์กร

1. เพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงเอกสาร

การทำ ECM จะเป็นการนำเอาเอกสารทั้งหมดเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง ทำให้สามารถค้นหาข้อมูลเอกสารได้ง่าย และเชื่อมโยงไปสู่เอกสารที่เกี่ยวข้องได้ ทุกหน่วยงานในองค์กรสามารถเข้าถึงเอกสารได้ ทำให้

2. ข้อมูลมีความปลอดภัย และป้องกันการสูญหาย

ระบบ ECM จัดเก็บข้อมูลบนระบบที่มีมาตรฐานและความปลอดภัยสูง ไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลจะสูญหาย และองค์กรยังสามารถกำหนดสิทธิในการเข้าถึงเอกสารได้ ทำให้สามารถเก็บรักษาเอกสารที่เป็นความลับได้ด้วย

3. ประหยัดต้นทุนในการเก็บเอกสาร

หากองค์กรมีเอกสารเป็นจำนวนมาก จะมีค่าใช้จ่ายด้านพื้นที่จัดเก็บค่อนข้างสูง การทำ ECM จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร ทำให้สามารถนำต้นทุนไปพัฒนาองค์กรในด้านอื่น ๆ ได้

4. บุคลากรทำงานร่วมกันได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

บุคลากรสามารถเรียกดูข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ลดข้อผิดพลาด และ ภาระหน้าที่การทำงานที่ซ้ำซ้อน อีกทั้งยังสามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา เนื่องจากมีระบบรองรับการทำงานบนอุปกรณ์ต่าง ๆ ทั้งมือถือ แท็บเล็ต อำนวยความสะดวกในการใช้งาน

5. สนับสนุนองค์กรตามแนวคิด Paperless & Digital Organization

การทำ ECM สามารถประยุกต์ใช้กับระบบใหม่ ๆ ได้อย่างสะดวก เทคโนโลยีเข้ามาจะช่วย ปรับปรุงแก้ไขปัญหาการจัดการเอกสารแบบเดิมให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ขับเคลื่อนองค์กรสู่การเป็นองค์กร Paperless และ Digital Transformation ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

จัดการเอกสารของคุณด้วยระบบ DMS และ ECM จาก Ditto

โดยระบบจัดการเอกสาร DMS และ ECM คือ หนึ่งในเทคโนโลยีที่จะช่วยให้องค์กรของคุณเข้าสู่ดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะสามารถจัดการเอกสารให้อยู่ในรูปแบบ E-Document นำองค์กรเข้าสู่การทำงานรูปแบบใหม่ได้อย่างเต็มตัว เข้าถึงข้อมูลได้จากที่ทุกที่ ทุกเวลา ประหยัดเวลาในการสืบค้นข้อมูลจากเอกสารกระดาษ และช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษในสำนักงาน

มีฟังก์ชั่นหลากหลายที่ช่วยให้การจัดการและค้นหา เป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น อีกทั้งสามารถเชื่อมต่อกับโปรแกรม ERP ต่าง ๆ ได้ ซึ่งดิทโต้เชื่อมั่นและไว้วางใจเลือกระบบจัดการข้อมูลอย่าง Laserfiche และ Amagno ซึ่งเป็นระบบ ECM/DMS ที่ช่วยจัดการเอกสารภายในองค์กรที่ทั่วโลกต่างยอมรับ

เจ้าของธุรกิจสมัยใหม่ต้องใส่ใจสิ่งแวดล้อม คุณสามารถพัฒนาองค์กรพร้อมรักษาสิ่งแวดล้อมไปพร้อม ๆ กันได้ เพียงปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเอกสารจาก ดิทโต้ (Ditto) ที่มีระบบ ระบบ DMS และ ECM ได้มาตรฐาน พร้อมออกแบบโครงสร้างให้เหมาะสมกับองค์กรของคุณโดยเฉพาะ และมีบริการ BPO ที่อำนวยความสะดวกในการแปลงเอกสารทุกชนิด ทุกขนาด ให้เข้าสู่ระบบดิจิทัลได้อย่างปลอดภัยภายใต้มาตรฐานด้านความปลอดภัยในระดับสากล เหมาะกับการใช้งานเพื่อจัดการเอกสารดิจิทัลและข้อมูลทุกรูปแบบ ครอบคลุมการทำงานได้อย่างสมบูรณ์ เช่น